BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 7 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pendahuluan Pada Bab II ini akan dibahas mengenai landasan teori yang berkaitan dengan topik penelitian. Landasan teori ini dibutuhkan dalam rangka menyelesaikan permasalahan yang akan diteliti yaitu faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses pengadaan terhadap kinerja waktu. Adapun teori-teori yang akan dibahas pada Bab II ini adalah sub Bab 2.2 akan membahas mengenai manajemen pengadaan proyek, sub Bab 2.3 akan membahas teori-teori yang berkaitan dengan kinerja waktu, sub Bab 2.4 akan membahas tentang kerangka berpikir, sub Bab 2.5 akan membahas tentang hipotesa, dan sub Bab 2.6 akan membahas tentang penelitianpenelitian-penelitian yang yang relevan dengan penelitian yang akan dilaksanakan 2.2 Manajemen Pengadaan Proyek Pada sub Bab ini akan dibahas hal-hal yang berkaitan dengan manajemen pengadaan proyek. Sub Bab ini terdiri dari definisi dan tahapan manajemen pengadaan Definisi Pengadaaan atau procurement mempunyai pengertian yang lebih luas daripada pembelian atau purchasing karena mengandung arti pembelian, penyewaan, peminjaman, tukar-tambah, transfer dari perusahaan lain, dan sebagainya 5 Menurut Stuckhart, definisi dari proses pengadaan adalah proses-proses yang dibutuhkan untuk menyuplai equipment, material, dan sumber dayasumber daya lainnya dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek. Proses

2 8 ini biasanya terdiri dari akuisisi, pembelian, logistik, pemantauan, quality assurance, dan administrasi kontrak 6. Sedangkan menurut Huston, proses pengadaan adalah semua aktifitas yang diperlukan untuk mendapatkan barang dan jasa untuk suatu proyek 7 Imam Suharto, menyatakan bahwa pengadaan material dan peralatan atau procurement bukan hanya meliputi pembelian saja, tetapi mempunyai lingkup yang lebih luas, yaitu mulai dari identifikasi kebutuhan, pembelian, menjaga inventori, pemantauan produksi, sampai kepada penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi proyek, termasuk juga menyiapkan dan menangani dokumen yang diperlukan. 8 Sedangkan menurut PMI (Project Management Institute), Manajemen Pengadaan Proyek adalah proses-proses yang dilakukan untuk membeli atau mengakuisisi produk-produk, jasa-jasa, atau hasil produksi lainnya yang dibutuhkan oleh team proyek dari pihak luar untuk melaksanakan suatu pekerjaan Tahapan Manajemen Pengadaan Proyek Berdasarkan uraian diatas, kita dapat mengetahui bahwa proses pengadaan proyek adalah proses yang dilakukan untuk mengadakan barang, jasa, dan sumber daya-sumber daya lainnya, mulai dari identifikasi kebutuhan, pembelian, menjaga inventori, pemantauan produksi, sampai kepada penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi proyek, termasuk juga menyiapkan dan menangani dokumen yang diperlukan. Menurut PMI (Project Management Institute)-2004, tahapan dari proses manajemen pengadaan proyek adalah sebagai berikut: Perencanaan Pembelian dan Akuisisi 2. Perencanaan Kontrak 3. Permintaan Respon dari Pemasok 4. Pemilihan Pemasok 5. Administrasi Kontrak 6. Penutupan Kontrak

3 Perencanaan Pembelian dan Akuisisi Pada tahap ini, team proyek harus sudah menentukan apa-apa saja yang akan dibeli atau diakuisisi termasuk kapan diperlukan, berapa banyak diperlukan dan bagaimana cara mengadakaannya. Menurut Huston, tahapan pertama dalam proses manajemen pengadaan ini adalah yang paling penting karena jika apa yang dibutuhkan dari pemasok atau subkontraktor tidak dapat ditentukan dengan jelas maka akan besar kemungkinan bagi proyek untuk tidak menerima barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Kejelasan dari apa yang dibutuhkan tersebut termasuk uraian teknis secara lengkap, mutu, jadual kebutuhan, biaya, dan persyaratan kinerja 11. International Trade Centre menyatakan bahwa dalam menetapkan kebutuhan kita perlu menentukan Spesifikasi Pembelian. Spesifikasi Pembelian adalah semua informasi yang harus dikomunikasikan kepada pemasok dalam rangka mendapatkan kebutuhan sesuai harapan. Komponen Spesifikasi Pembelian dapat dilihat pada Gambar Sumber : ITC, 2000 Gambar 2.1. Spesifikasi Pembelian

4 10 Setelah Spesifikasi Pembelian dibuat, maka kita sudah dapat mengetahui apa, kapan, dan berapa kebutuhan kita. Proses selanjutnya adalah menentukan bagaimana kebutuhan proyek tersebut diadakan. Untuk menentukan bagaimana mengadakan kebutuhan proyek tersebut perlu dibuat strategi pembelian atau pengadaan. Kraljic menyatakan bahwa kebutuhan dari suatu perusahaan terhadap supply strategy tergantung pada 2 (dua) faktor, yaitu: 13 Pentingnya strategi pembelian berhubungan dengan nilai tambah yang diberikan kepada lini produksi, persentase dari material terhadap total biaya dan lain-lain Kompleksitas dari supply market yang diukur berdasarkan kelangkaan suplai, perkembangan teknologi dan atau materialmaterial pengganti, kendala untuk memasuki pasar, biaya dan kompleksitas masalah logistik, serta kondisi monopoly atau oligopoli. Selanjutnya Karljick mengklaim bahwa dengan menilai situasi perusahaan dalam kaitannya dengan dua variabel diatas, manajemen puncak, atau senior executing pengadaan dapat menentukan tipe dari suplai strategi yang dibutuhkan perusahaan dalam rangka mengeksploitasi kekuatan daya belinya dengan tetap mempertimbangkan pentingnya peran pemasok dan juga dalam rangka mengurangi resiko bagi perusahaan sampai pada tahap minimal sehingga bisa diterima oleh perusahaan Elemen dasar dalam proses managemen strategi temasuk untuk pembelian adalah seperti terlihat pada Gambar 2.2.

5 11 Gambar 2.2. Elemen-Elemen Dasar Dalam Proses Manajemen Strategis 14 Sumber : Wheelen & Hunger, 1998 Environmental Scanning, adalah proses pemantauan, evaluasi, dan penyebarluasan informasi dari dalam dan luar lingkungan kepada orangorang yang berkompeten dalam perusahaan. 15 Terdapat banyak pendekatan yang bisa dilakukan dalam Environmental Scanning, diantaranya adalah: SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threat) Analysis. Pendekatan ini dilakukan dengan menilai kekuatankekuatan dan kelemahan-kelemahan dari dalam perusahaan sehubungan dengan peluang-peluang dan ancaman-ancaman yang berasal dari luar perusahaan 16. Model SWOT analysis untuk pembelian dapat dilihat di Gambar 2.3

6 12 Gambar 2.3. SWOT Analysis and Purchasing Sumber : Kenneth Lyson, 1996 Porter s Five Forces Model, seperti terlihat pada Gambar 2.4, Porter mengidentifikasi lima gaya yang saling berkompetisi dan menentukan intensitas kompetisi dalam suatu industri dan nilai total profit atau nilai yang dihasilkan dalam industri tertentu 17

7 13 Gambar 2.4. Porter s Five Forces of Industrial Attractiveness Sumber : Kenneth Lyson, 1996 The Supply Positioning Model, adalah suatu model yang dikembangkan dengan memetakan produk atau jasa yang dibutuhkan kedalam sebuah matriks yang merupakan fungsi dari besaran nilai expenditure terhadap impact on profit, supply opportunity dan resiko. Tujuan dari pembuatan model ini adalah untuk membantu memprioritaskan usaha yang dilakukan dalam mendapatkan dan memilih pemasok, sebagai masukan dalam menentukan strategi pengadaan, dan menentukan bentuk kerja sama yang akan dibangun dengan pemasok 18 Pemodelan Supply Positioning Model dapat dilihat pada Gambar 2.5

8 14 Gambar 2.5 The Supply Positioning Model Sumber : ITC, 2000 Strategy Formulation, adalah proses dalam memformulasikan strategi. Strategy Formulation diantaranya adalah hal-hal yang berkaitan dengan: 19 Persiapan mission statement Penentuan sasaran-sasaran Penentuan keputusan-keputusan strategis Strategy Implementation, adalah proses yang akan dilakukan dalam mengimplementasikan strategi yang telah ditetapkan. Hal-hal yang berkaitan dalam thapan ini adalah: 20 Struktur Organisasi Pengalokasian Sumber Daya Kebijakan-kebijakan Prosedur-prosedur Strategy Evaluation and Control, adalah proses yang akan dilakukan dalam rangkan mengevaluasi strategi yang telah diformulasikan dan

9 15 diimplementasikan. Termasuk didalamnya proses pengendalian pengendalian kesesuaian kinerja actual dengan perencanaan. Pada tahap Perencanaan Pembelian dan Akuisisi ini output yang dihasilkan adalah sebagai berikut: Procurement Management Plan Procurement Management Plan menguraikan bagaimana prosesproses pengadaan dikelola mulai dari pembuatan dokumen-dokumen pengadaan sampai pengakhiran atau penyelesaian kontrak. 2. Contract Statement of Work Contract Statement of Work menguraikan bagian atau ruang lingkup dari pekerjaan yang akan dibeli atau diperoleh dari luar. Statement of Work (SOW) dikembangkan dari project scope statement, project Work Breakdown Strcuture (WBS), dan WBS Dictionary. 3. Make or Buy Decission Make or Buy Decission adalah dokumen keputusan tentang produk atau jasa apa yang akan dibeli atau diperoleh dari luar, dan produk atau jasa apa yang akan dibuat sendiri oleh team proyek 4. Request Changes Request Changes adalah dokumen yang berisi permintaan perubahan terhadap Project Management Plan dan dokumen terkait lainnya yang disebabkan oleh proses perencanaan pembelian dan akuisisi Perencanaan Kontrak Perencanaan Kontrak adalah proses penyiapan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung proses Permintaan Respon Pemasok dan proses Pemilihan Pemasok. Hasil atau output dari Perencanaan Kontrak adalah:

10 16 1. Procurement Documents Procurement Documents digunakan untuk mendapatkan proposal dari pemasok. Istilah-istilah yang sering digunakan untuk Procurement Document ini adalah Invitation for Bid, Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ), Tender Notice, Invitation for Negotiation, dan Contractor Initial Respons. Imam Suharto-2001 menyatakan bahwa Procurement Documents atau Paket Lelang atau Request for Proposal (RFP) adalah paket yang terdiri dari dokumen yang dikirimkan kepada peserta lelang yang telah lulus prakualifikasi. 22 Adapun komponen-komponen dokumen lelang, rancangan kontrak, dan paket lelang adalah seperti terlihat pada Gambar

11 17 Undangan untuk ikut Lelang Petunjuk lelang (A) = Dokumen Lelang Proposal Pokok-pokok persetujuan (articles of agreement) Syarat-syarat umum Syarat-syarat khusus (B) = Rancangan Kontrak Lingkup proyek (A) + (B) = Paket Lelang (RFP) Gambar-gambar desain dan engineering Adendum (C) = Adendum, muncul pada waktu negosiasi Catatan: - Komponen 1,2,4,5,6,7, dan 8 dipersiapkan oleh pemilik proyek - Komponen 3 dipersiapkan oleh pemilik, diisi dan diselesaikan peserta lelang - Komponen 9 adalah hasil interaksi antara pemilik dan peserta sebelum penandatangan kontrak Gambar Komponen-komponen dokumen lelang, rancangan kontrak, dan Sumber : Imam Suharto, Evaluation Criteria paket lelang Evaluation Criteria adalah serangkaian kriteria yang akan digunakan dalam mengevaluasi proposal dari vendor dalam rangka memilih pemasok. Evaluation Criteria ini biasanya merupakan bagian dari Procurement Document. Kriteria-kriteria yang biasanya digunakan dalam mengevalusi proposal dari calon pemasok adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana tingkat pemahaman calon pemasok terhadap kebutuhan proyek? 2. Apakah harga yang ditawarkan oleh calon pemasok sudah mencakup seluruh life-cycle cost?

12 18 3. Apakah calon pemasok memiliki kemampuan dan pengetahuan teknis yang dibutuhkan? 4. Apakah calon pemasok memiliki kemampuan secara menajerial untuk membuat proses manajement dan prosedur-prosedur lainnya untuk memastikan kesuksesan proyek? 5. Apakah para calon pemasok mengajukan metodologi teknis tertentu, teknik-teknik penyelesaian tertentu, solusi, atau pelayanan-pelayanan lainnya dalam rangka pemenuhan tehadap hal-hal yang disyaratkan dalam Procurement Document 6. Apakah calon pemasok memiliki sumber-sumber pendanaan yang cukup sesuai dengan kebutuhan 7. Apakan calon pemasok mempunyai kapasitas produksi yang cukup untuk memenuhi kebutuhan proyek, dan apakah calon pemasok mempunyai keinginan untuk terus melakukan hubungan bisnis di masa depan? 8. Apakah calon pemasok memiliki skala dan jenis usaha yang memadai sesuai dengan kebutuhan? 9. Apakah calon pemasok memiliki referensi tentang pekerjaan sejenis yang pernah dilakukan sebelumnya kepada pelanggan yang lain? 10. Apakah calon pemasok memiliki hak atas kekayaan intelektual terhadap proses kerja atau jasa-jasa lainnya dalam rangka menghasilkan produk yang ditawarkan? 11. Apakah calon pemasok memiliki hak atas proses proses kerja atau jasa-jasa lainnya dalam rangka menghasilkan produk yang ditawarkan? 3. Contract Statement of Works (Updates) Modifikasi terhadap satu atau lebih Statement of Works dapat diidentifikasi selama pembuatan atau pengembangan Procurement Document.

13 Permintaan Respon dari Pemasok Permintaan Respon dari Pemasok adalah proses-proses dalam rangka mendapatkan respon dari calon pemasok yang prospektif, seperti penawaran atau proposal yang berisi bagaimana project requirement dapat dipenuhi. Pada tahapan inilah proses lelang dimulai. Pelelangan didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan untuk menyediakan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia terbaik 24 Beberapa metode atau pendekatan yang dapat digunakan dalam mendapatkan repon atau penawaran dari pemasok adalah: Menggunakan Pendekatan Informal Pendekatan ini adalah yang paling sederhana yaitu dengan menggunakan saran-sarana informal seperti telepon untuk mendapatkan penawaran harga. Beberapa perusahaan mendelegasikan pembelian informal ini langsung kepada pemakai, biasanya dengan menggunakan purchasing card atau reimbursable cash. Metode ini dgunakan untuk pembelian kebutuhan proyek yang nilainya rendah 2. Menggunakan Pendekatan Enquiry-Quotation Pendekatan ini adalah pendekatan semi formal yang diaplikasikan ketika team proyek bermaksud untuk melakukan transaksi dengan hanya beberapa pemasok yang telah diseleksi sebelumnya. 3. Menggunakan Formal Tender Formal Tender adalah pendekatan yang paling formal dalam mendapatkan penawaran dari pemasok. Pendekatan ini

14 20 dilakukan untuk pengadaan produk atau jasa yang sangat kompleks dan nilai pembeliannya sangat tinggi. 4. Menggunakan e-marketplaces Perkembangan penggunaan internet dalam dunia bisnis, telah membuka peluang baru dalam proses pembelian yaitu pembelian melalui e-marketplaces. Keuntungan penggunaan metode ini adalah akses terhadap pemasok yang lebih luas, lebih cepat dan lebih sederhana. Hasil output dari proses Permintaan Respon dari Pemasok adalah: 1. Qualified Seller List Qualified Seller List adalah para pemasok yang diundang untuk mengirimkan proposal atau penawaran 2. Procurement Document Package Procurement Document Package adalah dokumen permintaan formal dari pembeli yang telah dipersiapkan sebelumnya, yang dikirim kepada setiap calon pemasok dan merupakan dasar atau acuan bagi para pemasok untuk menyiapkan penawaran dari produk atau jasa yang diminta seperti yang telah ditentukan dan diuraikan dalam procurement documentation. 3. Proposal Proposal adalah dokumen yang telah dipersiapkan oleh pemasok sebelumnya yang menggambarkan kemampuan dan kemauan dari pemasok untuk menyediakan produk atau jasa yang diminta seperti yang telah ditentukan dalam procurement documentation. Proposal dari pemasok ini terdiri dari penawaran formal dan legal yang merupakan respon dari permintaan pembeli.

15 Pemilihan Pemasok Proses ini adalah proses pemilihan pemasok dari penawaran atau proposal yang diterima dengan mengaplikasikan evaluation criteria yang sesuai, untuk memilih satu atau lebih pemasok yang qualified dan layak sebagai pemasok. Banyak faktor yang bisa dievaluasi dalam rangka memutuskan untuk memilih pemasok, diantaranya adalah: Harga atau biaya dapat dijadikan faktor penentu utama. Namun demikian penawaran dengan harga terendah belum tentu merupakan penawaran dengan total biaya terendah jika penjual terbukti tidak dapat mengirimkan produk atau jasa sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Proposal yang dikirim oleh pemasok sering dibagi menjadi bagian teknis dan bagian komersial, dimana keduanya akan dievaluasi secara terpisah. Sumber yang lebih dari satu terkadang diperlukan untuk produk atau jasa yang kritis untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi menyangkut delivery schedule dan quality requirements. Evaluasi penawaran dari pemasok dilakukan dengan mempetimbangkan tiga aspek berikut: 26 Aspek administrasi Aspek teknis Aspek harga Beberapa cara yang dapat ditempuh dalam memilih pemasok adalah sebagai berikut: Pendekatan dengan Harga Terendah Pendekatan ini adalah menggunakan harga terendah sebagai kriteria utama, namun demikian tidaklah berarti bahwa pemasok yang menawarkan harga terendah akan secara otomatis terpilih

16 22 sebagai pemenang. Sebelum harga, penawaran dari pemasok akan diperiksa pemenuhannya terhadap persyaratan minimum yang telah ditentukan 2. Pendekatan dengan Total Cost of Ownership (TCO) Terendah. Dalam pendekatan ini penawaran dari pemasok juga akan diperiksa pemenuhannya terhadap persyaratan minimum yang telah ditetapkan. Selanjutnya pemilihan pemasok didasarkan pada pemasok yang menawarkan Total Cost of Ownership terendah bagi pembeli. 3. Weighted Scoring Pada pendekatan ini, pemilihan pemasok akan dilakukan dengan cara menghitung total nilai dari penawaran yang diberikan terhadap sejumlah criteria-kriteria tertentu yang telah di beri bobot sesuai dengan tingkat kepentingannya Langkah-langkah yang dilakukan dalam pendekatan ini adalah sebagai berikut: Mengidentifikasi criteria-kriteria yang akan digunakan dalam proses pemilihan pemasok 2. Memberi bobot masing-masing criteria sesuai dengan kepentingannya dalam keputusan pemilihan pemasok 3. Mengidentifikasi persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh pemasok untuk menyaring pemasok yang tidak layak untuk diproses 4. Menentukan skala penilaian (score) 5. Dalam Procurement Document, urutan kepentingan dari tiap-tiap kriteria sesuai dengan tingkat kepentingaannya 6. Melakukan penilaian terhadap penawaran pemasok berdasarkan kriteria

17 23 7. Menghitung total nilai dari para pemasok dan menentukan pemenang. Hasil atau output dari poses pemilihan pemasok ini adalah: 1. Pemasok yang Terpilih Permasok yang terpilih adalah para pemasok yang telah dinilai sebagai emasok yang kompetitif berdasarkan hasil dari evaluasi proposal atau penawaran, dan juga merupakan pemasok yang telah dilakukan negosiasi terhadap draft kontrak yang akan menjadi kontrak yang sebenarnya jika pemasok telah diputuskan. 2. Kontrak Kontrak diberikan kepada pemasok yang terpilih. Bentuk kontrak dapat berupa dokumen yang kompleks atau sebuah Purchase Order (PO) yang sederhana. Proses pembentukan kontrak (contract formation) diawali dengan adanya dua pihak atau lebih yang telah saling menyetujui untuk mengadakan suatu transaksi, umumnya berupa kesanggupan oleh satu pihak untuk melakukan sesuatu bagi pihak lainnya dengan sejumlah imbalan (monetary value) yang telah disepakati bersama 29 Menurut Kerzner terdapat beberapa elemen dasar kontrak, yaitu: 30 Mutual Agreement, harus terdapat suatu penawaran dan persetujuan Consideration, harus ada down payment Contract Capability, Suatu kontrak dikatakan mengikat hanya jika kontraktor memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan

18 24 Legal Purpose, kontrak dibuat untuk tujuan hukum Form Provided by Law, kontrak harus merefleksikan kewajiban hukum dari kontraktor untuk menyerahkan produk akhir Dasar-dasar pengertian mengenai kontrak mencakup pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan 31 : Proses pembentukan kontrak Proses dan prosedur pelaksanaan kontrak Pelanggaran kontrak Analisa kerugian akibat pelanggaran kontrak Hubungan kontraktual Beberapa faktor memperngaruhi pemilihan jenis kontrak, sebelum menetapkan pilihan, hendaknya dipertimbangkan halhal berikut: 32 Lengkap atau tidaknya definisi lingkup kerja Insentif Eskalasi Kurun waktu penyelesaian proyek Sifat proyek Sedangkan jenis-jenis kontrak, Imam Suharto menjelaskan sebagai berikut: 33 A. Kontrak harga tidak tetap ditambah upah tetap (cost plus fixed fee. Pemasok menerima pembayaran yang jumlahnya sama dengan pengeluaran ditambah upah dengan jumlah tetap

19 25 B. Kontrak harga tidak tetap ditambah perangsang Upah dapat berubah-ubah sesuai dengan prestasi pemasok. Pengeluaran sepenuhnya ditanggung oleh pembeli C. Kontrak harga tidak tetap dengan resiko bersama Upah berubah-ubah sesuai prestasi pemasok D. Kontrak harga tetap (lump-sum contract) Pemasok menerima upah tetap untuk pekerjaan yang tertera pada dokumen lelang. Pemasok menanggung resiko atas segala sesuatu diluar syarat-syarat kontrak. E. Kontrak harga tetap ditambah perangsang Disamping harga tetap, pemasok masih menerima upah untuk kinerja yang dihasilkan, misalnya penyelesaian proyek lebih awal F. Kontrak harga tetap dengan satuan harga per unit (unit price) G. Kontrak harga tidak tetap menjadi tetap Pada awal proyek dipakai kontrak harga tidak tetap, kemudian setelah definisi lingkup kerja menjadi jelas dan lengkap, bentuk kontrak diubah menjadi kontrak harga tetap 3. Perencanaan Pengelolaan Kontrak Untuk pembelian atau akuisisi yang signifikan, perencanaan pengelolaan kontrak dibuat berdasarkan hal-hal yang spesifik dari kontrak, seperti dokumentasi, waktu pengiriman, kinerja yang dipersyaratkan dan hal-hal lainnya yang disepakati oleh pemasok dan pembeli.

20 26 International Trade Centre menyatakan, elemen-elemen dari perencanaan pengelolaan kontrak adalah: 34 Informasi Umum Kontrak dan Strategi Pengadaan Kebijakan dan Prosedur yang terkait dengan kontrak Penjadualan Kontrak Budget Kontrak Perencanaan Mutu Kontrak Sosialisasi hal-hal yang menjadi prioritas pencapaian dalam kontrak 4. Ketersediaan Sumber Daya Jumlah dan ketersediaan sumber daya tertentu yang diperlukan beserta tanggal kebutuhannya harus sudah terdokumentasi denngan baik 5. Procurement Management Plan (Updates) Procurement Management Plan harus di-up date untuk menggambarkan setiap permintaan perubahan yang telah disetujui yang berdampak pada Procurement Management. 6. Permintaan Perubahan (Requested Changes) Permintaan perubahan terhadap Project Management Plan dan perencanaan lain yang terkait, seperti project schedule, dan procurement management plan mungkin terjadi sebagai akibat dari proses pemilihan pemasok Administrasi Kontrak Pemasok dan pembeli melakukan administrasi kontrak untuk tujuan yang serupa. Setiap pihak ingin memastikan bahwa kedua pihak dan pihak-pihak terkait lainnya akan memenuhi kewajibannya secara kontraktual dan terlindungi hak-haknya secara hukum.

21 27 Pada tahapan ini dikenal apa yang disebut dengan Kontrak Administrator. Kontrak Administrator bertanggung jawab terhadap pemenuhan kinerja kontraktor terhadap persyaratan-persyaratan yang tertuang dalam kontrak, dan memastikan produk akhir yang dihasilkan akan sesuai dengan penggunaanya 35. Sedangkan untuk proses peninjauan kembali kesepakatan kontrak, bagian-bagian yang terlibat adalah: 36 Proposal Legal Asuransi Perpajakan Manajemen Proyek Engineering Estimating Konstruksi Pengadaan Hasil atau output dari Administrasi kontrak ini adalah: 1. Dokumen Kontrak Dokumen Kontrak terdiri dari kontraknya sendiri dan semua dokumen-dokumen pendukung lainnya seperti schedule, requested unapproved contract changes, dan approved change request. Dokumen kontrak juga termasuk dokumen-dokumen teknis yang dibuat oleh pemasok, dan informasi kinerja pekerjaaan seperti deliverables, laporan kinerja pemasok, garansi, dokumen-dokumen finansial termasuk invoice dan rekaman pembayaran, dan hasilhasil inspeksi yang berhubungan dengan kontrak 2. Permintaan Perubahan (Requested Change) Permintaan perubahan terhadap Project Management Plan dan perencanaan lain yang terkait, seperti project schedule, dan

22 28 procurement management plan mungkin terjadi sebagai akibat dari proses administrasi kontrak. Permintaan Perubahan dapat juga termasuk arahan yang dibuat oleh pembeli atau tindakan yang dilakukan oleh pemasok, dan pihak yang lain menganggap bahwa perubahan tersebut adalah perubahan yang konstruktif terhadap kontrak. 3. Rekomendasi Tindakan Perbaikan Rekomendari Tindakan Perbaikan adalah segala sesuatu yang perlu untuk dilakukan agar pemasok dapat memenuhi persyaratan dalam kontrak 4. Organizational Process Assets (Updates) Korespondensi Permintaan dan Schedule Pembayaran Dokumen evaluasi kinerja pemasok 5. Project Management Plan (Updates) Procurement Management Plan, diupdate untuk merefleksikan setiap permintaan perubahan yang disetujui dan berdampak pada procurement managemen Contract Management Plan, diupdate untuk merefleksikan setiap permintaan perubahan yang disetujui dan berdampak pada administrasi kontrak Penutupan Kontrak Proses penutupan kontrak ini adalah proses yang mendukung proses penutupan proyek, karena dalam proses penutupan kontrak terdapat proses verifikasi terhadap semua pekerjaan and deliverables yang disetujui. Proses penutupan kontrak juga melibatkan aktifitas-aktifitas administratif

23 29 seperti updating rekaman untuk merefleksikan hasil akhir dan pencapaian untuk kepentingan di masa yang akan datang. Hasil atau output dari proses penutupan kontrak adalah: 1. Closed Contract Pembeli biasanya melalui Contract Administratornya akan meberikan catatan formal secara tertulis yang menyatakan kontrak sudah diselesaikan oleh pemasok. Persyaratan penutupan kontrak secara formal biasanya ditentukan dalam term of the contract, dan akan dimasukkan dalam contract management plan. 2. Organizational Process Assets (Updates) Contract File, adalah satu set dokumen kontrak yang lengkap Deliverable acceptance, pembeli biasanya melalui Contract Administratornya akan meberikan catatan formal secara tertulis yang menyatakan suatu deliverables telah diterima atau ditolak. Lesson Learned Documentation. Lesson Learned analysis dan rekomendasi-rekomendasi proses perbaikan dibuat untuk perencanaan dan implementasi pembelian atau akuisisi dimasa yang akan datang. 2.3 Kinerja Waktu Proyek Bagi kebanyakan orang, waktu adalah sumberdaya, jika waktu tersebut hilang atau dipergunakan tidak sebagaimana mestinya, waktu tersebut tiadak akan pernah kembali lagi. 37 Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan. 38. Waktu dan jadwal adalah salah satu dari criteria dalam mengukur kinerja suatu proyek. Kinerja waktu yang tidak baik dalam bentuk terlambatnya

24 30 penyelesaian suatu proyek akan mengakibatkan berkurangnya potensi pendapatan dan keuntungan dari pengoperasian proyek tersebut, lebih jauh lagi hal tersebut akan dapat membawa kepada resiko secara ekonomi dan keuangan seperti meningkatnya biaya yang disebabkan oleh suku bunga dan kehilangan petensi pasar yang ada. Sedangkan dari sisi kontraktornya sendiri, keterlambatan penyelesaian proyek dari waktu yang telah disepakati dalam kontrak akan mengakibatkan meningkatnya biaya yang berasal dari perpanjangan waktu penyelesaian proyek, seperti biaya buruh dan equipment, serta direct dan indirect cost. Bagi kebanyakan orang yang tertarik dalam proyek Anda, patokannya adalah kapan kita menyelesaikan proyek ini. Karena faktor tepat waktu adalah salah satu faktor keberhasilan suatu proyek, maka membuat jadual yang akurat adalah sesuatu yang sangat penting untuk pengukuran keberhasilan 39. Chris Hendrickson & Tung Au menyatakan bahwa penjadualan yang baik akan dapat mengeliminasi permasalahan-permasalahan yang disebabkan oleh bottleneck proses produksi, memfasilitasi pengadaan material yang penting dengan waktu yang cukup, dan memastikan penyelesaian suatu proyek secepatnya. Sebaliknya penjadualan yang tidak baik akan mengakibatkan pemborosan biaya buruh dan equipment karena menunggu ketersediaan sumber daya yang diperlukan atau penyelesaian dari tugas-tugas sebelumnya. Keterlambatan penyelesaian seluruh proyek karena penjadualan yang tidak baik dapat menjadi malapetaka bagi pemilik proyek yang sangat ingin segera memulai untuk menggunakan fasilitas yang dibangun 40 Terdapat beberapa hal yang perlu diketahui dalam pengelolaan waktu, yaitu: Identifikasi Kegiatan, proses pengelolaan waktu diawali dengan mengidentifikasi kegiatan proyek agar komponen lingkup WBS (Work Breakdown Structure) atau deliverables yang telah ditentukan dapat terlaksana sesuai dengan jadual. Output dari proses ini adalah daftar kegiatan dan WBS

25 31 2. Penyusunan Urutan Kegiatan, setelah diuraikan menjadi komponen-komponen, lingkup proyek disusun kembali menjadi uruta kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja 3. Perkiraan Kurun Waktu, setelah terbentuk jaringan kerja, masingmasing komponen kegiatan diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja yang telah memiliki kurun waktu dan perkiraan sumber daya yang diperlikan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. 4. Penyusunan Jadual, jaringan kerja yang masing-masing komponen kegiatannya telah diberi kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisis dah dihitung kurun waktu penyelesaian proyek dan milestone yang merupakan titik penting dari sudut jadual proyek. Output dari proses ini adalah jadual induk, milestone, dan jadual untuk pekerjaan di lapangan 5. Pengendalian Jadual, pengendalian jadual meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan dan pengoreksian agar progress pekerjaan proyek sesuai dengan jadual yang sudah ditentukan. Output dari proses ini adalah revisi jadual induk, milestone, dan jadual lapangan. Sedangkan untuk pengukuran kinerja waktu proyek, menurut PMI (Project Management Institute)2004, terdapat 2 (dua) cara penghitungan yaitu: Dengan menggunakan Schedule Variance (SV) Schedule Variance (SV) atau penyimpangan jadual adalah nilai yang menunjukan selisih antara pencapaian proyek pada saat tertentu dan perencanaan yang ditetapkan sebelumnya. SV = EV PV (2.1) Dimana : SV = Schedule Variance

26 32 EV = Earn Value, adalah nilai proyek yang telah dikerjakan pada suatu periode tertentu PV = Plan Value, adalah rencana pembiayaan pekerjaan atau paket pekerjaan yang telah dijadualkan untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu Keterangan: Schedule Variance negative (-) berarti pelaksanaan lebih lambat dari yang direncanakan Schedule Variance nol (0), berarti pelaksanaan proyek sesuai dengan yang direncanakan Schedule Variance positif (+), berarti pelaksanaan proyek lebih cepat dari yang direncanakan 2. Dengan Menggunakan Schedule Performance Index (SPI) Schedule Performance Index (SPI) adalah indeks yang digunakan untuk mengetahui status dari jadual pada suatu periode tertentu, dan juga untuk memperkirakan tanggal penyelesaian proyek. SPI adalah perbandingan antara Earn Value dan Plan Value. SPI = EV/PV (2.2) Dimana: SPI = Schedule Performance Index EV = Earn Value PV = Plan Value Keterangan: Jika Indeks < 1, berarti kinerja waktu proyek terlambat dari perencanaan

27 33 Jika Indeks = 1, berarti kinerja waktu proyek sesuai dengan perencanaan Jika Indeks > 1, berarti kinerja waktu proyek lebih cepat dari perencanaan 2.4 Proyek Engineering, Procurement, and Constrcution (EPC) Proyek EPC adalah suatu proyek dimana kontraktor mengerjakan proyek dengan ruang lingkup dan tanggung jawab penyelesaian pekerjaan meliputi studi dan detail desain, pengadaan equipment & bulk material konstruksi, tahapan konstruksi termasuk testing & commisioning serta perencanaan dari ketiga aktifitas tersebut 43. Pada kontrak EPC, kontrakor diwajibkan untuk menghasilkan/ menyerahkan fasilitas lengkap kepada pemilik pekerjaan, sehingga pemilik pekerjaan hanya memutar kunci untuk mengoperasikan fasilitas tersebut, oleh karena itu kontrak EPC disebut juga dengan kontrak turnkey. Sebagai tambahan untuk menghasilkan fasilitas lengkap tersebut, kontraktor menjamin bahwa fasilitas yang dibangun sesuai dengan biaya, waktu dan target performance tertentu. Kegagalan dalam memenuhi persyaratan atau jaminan tersebut akan menjadi beban kontraktor Karakteristik Proyek EPC Kandungan dari kontrak proyek EPC adalah untuk menghasilkan produk dalam satu paket dan merupakan kewajiban dari kontraktor 45, yaitu : a. Single Point of Responsibility, yaitu kontraktor bertanggung jawab penuh terhadap semua desain, rancang bangun, pengadaan, konstruksi, mengawasi dan melakukan pengujian terhadap fasilitas yang dibangun. Hal ini jika terjadi suatu masalah maka pemilik proyek hanya melihat satu kontraktor saja yang terkait dengan semua masalah secara langsung dengan pekerjaabb ataupun menyangkut kompensasi.

28 34 b. Fixed Contract Price, risiko yang berhubungan dengan kerugian karena pembengkakan biaya pembangunan ataupun keuntungan yang diperoleh karena penghematan terhadap semua biaya yang muncul menjadi tanggung jawab kontraktor, dalam hal ini kontraktor punya peluang yang yang sangat terbatas/kecil dalam melakukan klaim komersial terhadap keterlambatan dalam pelaksanaan proyek, maupun perbedaan dari volume kerja yang dilaksanakan. c. Fixed Completed Date, dalam kontrak EPC, jaminan penyelesaian akan dituangkan dalam tanggal yang tetap, atau jika terjadi perbaikan tanggal atau periode perbaikan akan ditentukan setelah kontrak EPC ditetapkan. Hal ini jika kontraktor tidak bisa memenuhi terhadap tanggal tersebut akan terkena Delay Liquidated Damages (DLD/denda keterlambatan). DLD ini sebagai bentuk kompensasi kepada pemilik proyek terhadap kerugian yang dikarenakan oleh keterlambatan penyelesaian dari fasilitas tersebut. d. Performance Guarantee, penghasilan dari pemilik proyek diperoleh setelah fasilitas tersebut beroperasi, sehingga performa dari fasilitas tersebut diukur dari sisi kapasitas produksi, kualitas produk dan efisiensi, dalam hal ini kontrak EPC berisi performa guarantee yang didukung dengan Performance Liquidated Damages (PLD/denda yang muncul karena tidak terpenuhinya performa dari fasilitas), dan ini menjadi tanggung jawab kontraktor kepada pemilik proyek. e. Caps on Liability, kewajiban perlindungan dalam kontrak EPC, yaitu kewajiban yang menjadi beban dari kontraktor adalah tak terbatas, dalam hal ini untuk kontrak EPC nilai perlindungan dari kewajiban diukur dari nilai prosentase terhadap kontrak, dan besarnya harus ditegaskan di awal penyusunan kontrak. f. Security, kontraktor harus memberikan performa sekuriti pada pemilik proyek, hal ini bertujuan sebagai pengaman jika kontraktor

29 35 tidak mampu memenuhi kewajibannya seperti dalam kontrak EPC. Bentuk dari performa security adalah Bank Guarantee, advance payment guarantee jika ada pembayaran uang muka dan parent company guarantee dimana diberikan oleh induk perusahaan (Holding Company) yang memberikan jaminan jika terjadi ketidak mampuan dari kontraktor dalam memenuhi kontrak EPC. g. Variations/changes, pemilik proyek berhak menyetujui ataupun menolak perubahan yang diusulkan kontraktor, aturan mengenai nilai kontrak dari perubahan ini harus dituangkan didalam kontrak, jika kesepakatan harga tidak dicapai maka pemilik proyek berhak menentukan terhadap harga dari perubahan tersebut. Pemilik pekerjaan berwenang untuk memberikan pekerjaan perubahan tersebut kepada kontraktor lain. Dalam hal aturan jaminan performa dan keamanan dari pekerjaan perubahan tersebut harus dituangkan secara jelas dalam pasal kontrak baik pada kontraktor pertama atau yang lain. h. Defect Liability, kontraktor bertanggung jawab terhadap kerusakan yang terjadi selama masa garansi, dan kontraktor harus mengganti atau memperbaiki fasilitas tersebut jika kerusakan dikarenakan oleh kerusakan material ataupun pemasangan. i. Intellectual Property, kontraktor menjamin terhadap kebenaran dari intelektual property yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dan akan melakukan ganti rugi jika terjadi pelanggaran / klaim dari pihak ke tiga. j. Suspension, pemilik mempunyai kewenangan untuk menunda pekerjaan. k. Termination, kontraktor punya hak terminasi yang terbatas, hak terminasi terbatas berlaku jika pembayaran tidak dilakukan oleh pemilik, penundaan yang berkelanjutan atau karena force majeure, hal ini sangat berbeda dengan pemilik proyek. l. Performance Specification, dalam kontrak EPC akan berisi Performance Specification (performa spesifikasi) yaitu merupakan

30 36 detail kriteria performa dari proyek yang harus dipenuhi oleh kontraktor, dalam hal ini spesifikasi harus tertuang secara detail dalam kontrak agar pemilik mengetahui terhadap fasilitas yang akan diterima saat proyek selesai. Sehingga jika terjadi konflik, kontraktor dapat melakukan argumentasi terhadap ruang lingkup tanggung jawabnya. m. Force Majeure, semua pihak sepakat terhadap tanggung jawab masing-masing jika terjadi Force Majeure (kejadian diluar kendali kedua belah pihak). Jika dilihat dari nilai kontraknya, maka nilai proyek EPC relatif besar dan untuk pelaksanaan sumber dayanya lebih terfokus pada pemakaian sumber daya yang mempunyai keahlian, material/peralatan yang akan dipasang, sehingga pengawasan yang akan dilakukan dalam proyek EPC adalah pengawasan dalam pemakaian dari sumber daya tersebut. Secara ke engineering an harus dipertimbangkan bahwa fasilitas yang dipasang dalam plant tersebut harus dirancang yang mudah dilakukan perawatan, baik perawatan rutin maupun perawatan besar. Dilihat dari uraian diatas dapat ditegaskan bahwa risiko dan tanggung jawab yang harus dikelola oleh kontraktor untuk kontrak EPC sangat besar, sehingga dalam penanganan setiap proyek EPC harus dilakukan secara terencana dengan baik dari saat awal proses tender Alur Pekerjaan Proyek EPC Siklus dari pembangunan suatu fasilitas industri meliputi total waktu yang diperlukan dari proses identifikasi kebutuhan sampai dengan pembangunan fasilitas tersebut dioperasikan. Dalam periode tersebut ada 8 (delapan) fase 46, yaitu : Client Requirement Engineering (Basic & Detailed Engineering) Project Management Pengadaan (Procurement)

31 37 Vendor Material Control Pabrikasi/Konstruksi (Fabrication/Construction) Commisioning Untuk mempercepat proses pemenuhan kebutuhan pasar maka tidak jarang antara fase terkait diatas dilakukan secara over lapping (paralel) hal ini akan menghemat terhadap waktu, sehingga akan berdampak pada penurunan biaya investasi.

32 38 Gambar 2. 7 Alur Pekerjaan Proyek EPC Uraian karakteristik dari setiap fase tersebut adalah seperti penjelasan berikut: a. Pemilik Proyek (Client) Gambar 2.7. Alur Pekerjaan Proyek EPC Sumber : General Prochedue for Operating Engineering Procurement and Construction PT. X

33 39 Uraian karakteristik dari setiap fase tersebut adalah seperti penjelasan berikut: a. Pemilik Proyek (Client) Meskipun pemilik proyek telah menyerahkan wewenang dan tanggung jawab implementasi fisik pembangunan kepada kontraktor dalam suatu kontrak EPC, pemilik harus berperan aktif dalam rangka usaha agar proyek selesai sesuai sasaran yang telah ditetapkan, yaitu memenuhi spsesifikasi, handal, terpercaya, aman (safe), dan efisien serta ekonomis, baik dari segi biaya maupun jadwal. Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap konseptual 47 : Formulasi gagasan, yaitu mencetuskan gagasan, kemudian melihat kedalam organisasi, mengenai tersedianya perangkat dan keahlian untuk melakukan berbagai studi dan pengkajian Evaluasi hasil studi kelayakan, setelah laporan studi kelayakan selesai dan diserahkan kepada pemilik, kemudian dikaji hasil-hasilnya dengan melihat perkiraan kasar biaya, jadwal dan aspek ekonomi serta teknis lainnya. Tujuan dasar, penentuan sasaran proyek agar proyek yang dikerjakan cepat selesai supaya hasil proyek dapat segera dipergunakan, harga terendah namun memenuhi persyaratan teknis dan berfungsi sesuai spesifikasi Indikasi lingkup kerja, lingkup kerja desain engineering terkait erat dengan lingkup kerja konstruksi, karena desain engineering memberikan dan menentukan berbagai parameter dan produk yang akan digunakan sebagai dasar pegangan (referensi) Pendanaan, pengelolaan keuangan proyek secara menyeluruh meliputi memobilisasi penggunaan dan pengendalian dana untuk proyek. Memberikan petunjuk dan bimbingan, dalam hal hubungan dengan pemerintah dan masyarakat setempat, prosedur pemasukan barang dan tenaga kerja asing, pemilihan rekanan pembelian maupun subkontraktor, peraturan-peraturan pemerintah yang harus diikuti.

34 40 Memberikan masukan, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap Definisi/perencanaan 48 Menentukan strategi penyelenggaraan yang terkait dengan pengambilan keputusan setelah mengkaji pilihan-pilihanyang tersedia, berkaitan dengan cara mencapai sasaran proyek. Menetapkan sasaran yang terkait dengan biaya, jadwal, mutu dan lingkup kerja. Menyiapkan perangkat peserta tender berupa RFP, paket lelang, MIS, kontraktor dan konsultan Mengkaji proposal dari peserta lelang pekerjaan Rencana sumber daya pelaksanaan proyek berupa dana, SDM, material dan peralatan Negosiasi dan tandatangan kontrak Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap implementasi 49 Mengelola implementasi fisik : monitor kemajuan pelaksanaan proyek, review laporan, berkoordinasi, change order, inspeksi dan pengetesan Mengelola administrasi keuangan, seperti menyiapkn anggaran, mencari sumber pendanaan, dasar akuntansi proyek, jadwal penarikan pinjaman, laporan berkala dan laporan akhir keuangan proyek. Administrasi kontrak, yang meliputi penanganan aspek komersial, seperti meneliti surat-surat pengajuan, pencatatan, progress payment, claim, evaluasi laporan, pengecekan di lapangan untuk mengumpulkan bukti bahwa syarat-syarat pembayaran sudah dipenuhi. b. Perekayasaan (Engineering) Kegiatan perekayasaan (Engineering) terbagi menjadi tiga tahapan yang meliputi kegiatan desain konseptual, perekayasaan dasar (Basic Engineering) dan perekayasaan rinci (Detail Engineering). Kegiatan

35 41 Engineering dasar dimulai dengan pengembangan rancang bangun dan perekayasaan proses yang diperoleh dari pemilik teknologi. Kemudian dilakukan optimalisasi terhadap konsepsi desain dan diagram alir proses, yang dilanjutkan dengan pengembangan plot plant atas suatu fasilitas tertentu. Pada tahapan ini konsepsi dasar dari sistem kontrol suatu fasilitas mulai ditentukan, demikian juga dengan pengembangan spesifikasi peralatan-peralatan fasilitas. Sedangkan pada kegiatan engineering rinci dilakukan rancang bangun dan perekayasaan sipil dan struktur, pemipaan, kelistrikan serta instrumentasi. Dengan banyaknya jenis kegiatan. Engineering yang dilakukan dibutuhkan kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti proses, mekanikal (precess equipment, machinery, furnace), sipil, struktur, piping, elektrikal dan instrument engineering. Kegiatan engineering adalah proses mewujudkan gagasan menjadi kenyataan dengan wawasan totalitas sistem, yaitu dengan memperhatikan efektifitas sistem menyeluruh sampai pada operasi dan pemeliharaan. Engineering dilakukan dengan pendekatan setahap demi setahap, mulai dari konseptual, basic engineering sampai detail engineering 50. Perekayasaan Desain Konseptual Desain ini dilakukan pada waktu studi kelayakan, tahapan yang dilalui adalah merumuskan garis besar dasar pemikiran teknis mengenai sistem yang akan diwujudkan, dan mengemukakan berbagai alternatif yang didasarkan atas perkiraan kasar, untuk dikaji lebih lanjut mengenai aspek ekonomi, pemasaran dan lainlain 51. Perekayasaan Dasar (Basic Engineering) Basic Engineering adalah proses pengembangan informasi strategi yang sesuai, dimana tim proyek menentukan lingkup pekerjaan awal, prediksi risiko dari proyek dan penentuan kontrak serta strategi pengerjaan yang paling sesuai untuk memaksimalkan

36 42 hasil pekerjaan. Dalam proses ini dibuat kerangka kerja yang komprehensif untuk perencanaan proyek yang mendetail. Fase basic engineering melibatkan berbagai disiplin ilmu, proses dari berbagai macam satuan kerja yang saling mempengaruhi performa proyek 52. Karakteristik Fase Perekayasaan Dasar (Basic Engineering) Pada tahap basic engineering diletakkan dasar-dasar pokok desain engineering, dalam arti segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek sudah harus dijabarkan, termasuk menentukan proses yang akan mengatur masukan material dan energi yang dikonversikan menjadi produk yang diinginkan. Karakteristik dasar untuk fase ini adalah menggambarkan input, troughput, out put, main equipment yang diperlukan untuk mencapai hasil dan keterkaitannya. Tujuan utama dari fase ini adalah memberikan definisi ruang lingkup proyek secara jelas dan meminimalkan perubahan saat detail engineering. Hal ini mengingat pada fase ini merupakan fase untuk mengontrol terhadap dampak biaya yang akan muncul kedepan 53. Gambar-gambar dan dokumen-dokumen yang dibuat pada tahapan ini diperiksa dengan teliti untuk mengidentifikasi bahan dan peralatan khusus yang dibutuhkan untuk proyek serta perkiraan jumlah untuk setiap itemnya. Kebutuhan waktu untuk masingmasing bahan dan peralatan ditentukan, sehingga tanggal paling lambat untuk dimulainya pengadaan dapat ditentukan. Pengadaan harus dimulai untuk setiap item yang mempunyai suatu waktu permulaan selama tahap ini, terutama yang mempunyai kompleksitas yang dapat mengakibatkan suatu resiko tinggi, atau yang memerlukan pengembangan dan mempunyai suatu dampak utama atas rancang-bangun terperinci.

37 43 Input Basic Engineering : Beberapa hal yang menjadi input/masukan pada tahap Basic Engineering antara lain adalah 54 Formulasi gagasan dari pemilik proyek Meletakan dasar kriteria desain engineering Pengumpulan data teknis yang diperlukan untuk desain Indikasi lingkup kerja, lingkup kerja desain engineering terkait dengan pelaksanaan konstruksi Masukan dari pemilik proyek, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi Proses Basic Engineering Proses yang berlangsung pada Basic Engineering antara lain adalah 55 Meletakan dasar-dasar pokok engineering Desain dilakukan pada waktu studi kelayakan Merumuskan garis besar dasar pemikiran teknis mengenai sistem yang akan diwujudkan dan berbagai alternatifnya Merupakan perkiraan kasar yang masih harus dikaji lebih lanjut mengenai aspek ekonomi, pemasaran dan lain-lain. Penjabaran segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek Penentuan proses yang akan mengatur masukan material dan energi untuk dikonversi menjadi produk yang diinginkan. Pengecekan ulang dan mengkonfirmasikan masalah fungsi, kualitas, keserasian dan persyaratan pelestarian lingkungan. Mengevaluasi dan menyetujui (berkoordinasi dengan client) usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur Melakukan proses pembelajaran (study) untuk memilih konsep terbaik yang akan diterapkan, termasuk study terhadap value

38 44 engineering, analisa kemampuan konstruksi (constructability), analisa resiko dan analisa pencegahan kerugian (losses). Menyiapkan diagram alir mechanical, spesifikasi umum rancangan, lembar ringkasan peralatan instrumen, lembar spesifikasi peralatan utama, preliminari tata letak (preliminary lay out) dari peralatan yang dipasang, preliminari ukuran pipa yang digunakan, plot plan, permintaan lain khusus dari pemilik proyek. Persiapan alur proses, balance material dan performa peralatan Output Basic Engineering Hasil atau output dari basic engineering antara lain berupa 56 : Informasi spesifikasi material/produk Desain proses dan desain engineering mekanikal Memberikan besaran kuantitatif dari berbagai parameter, sehingga dapat dipakai untuk menyusun biaya dengan akurasi lebih baik Menetapkan strategi operasi dan perawatan Menetapkan strategi pelaksanaan yang dituangkan dalam rencana pelaksanaan proyek yang dituangkan dalam struktur organisasi dan tanggung jawab dari setiap anggota proyek, meneliti terhadap potensi masalah yang muncul dan rencana kontingensinya, menggambarkan filosopy alokasi resiko dan set terhadap waktunya secara umum. Perekayasaan Rinci (Detail Engineering) Kegiatan detail engineering meliputi: peletakan dasar kriteria desain engineering; mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain; meembuat spesifikasi material; merancang gambar-gambar dan perekayasaan berbagai disiplin seperti sipil dan struktur, mekanikal, piping, kelistrikan serta instrumentasi; membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, misalnya reaktor utama, turbin penggerak, generator listrik, dan lain-lain.

39 45 Spesifikasi ini diperlukan untuk memesan peralatan kepada vendor atau perusahaan manufaktur; mengevaluasi dan menyetujui usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur; membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang ditentukan. Dengan banyaknya jenis kegiatan engineering yang dilakukan dibutuhkan kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti proses, sipil dan struktur, mekanikal, piping, elektrikal dan instrumentasi. Produk akhir dari fase ini adalah gambar dan spesifikasi kerja yang dipergunakan untuk mendukung kegiatan pengadaan dan konstruksi dan aktifitas detail engineering ini diawali dari parameter kontrol yang telah didefinisikan pada fase konsep engineering, parameter tersebut diverifikasi dan diperluas dalam fase ini. Dalam fase ini dibagi dalam dua, yaitu : Menyiapkan dokumen teknis untuk pengadaan Menyiapkan dokumen untuk konstruksi Input Detail Engineering Beberapa hal sebagai masukan/input Detail Engineering 57 : Formulasi gagasan dari pemilik proyek Output dari Basic Engineering yang sudah ditunjau ulang oleh pemilik proyek Tujuan pemilik proyek dalam penentuan sasaran proyek agar proyek yang dikerjakan cepat selesai supaya hasil proyek dapat segera dipergunakan, harga terendah namun memenuhi persyaratan teknis dan berfungsi sesuai spesifikasi Masukan dari pemilik proyek, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi

40 46 Proses Detail Engineering Proses yang berlangsung pada Detail Engineering antara lain 58 : Melakukan studi lanjutan terhadap Constructability dari hasil detail engineering sebelum dikeluarkan, hal ini bertujuan untuk mendapatkan biaya yang lebih efektif dari hasil rancangan. Merinci schedule engineering, untuk meyakinkan terhadap interface dengan fase yang lain. Memfinalkan rencana eksekusi proyek Membuat estimasi biaya yang dituangkan dalam Cash flow plan sesuai dengan ruang lingkup kontrak proyek. Mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain Membuat spesifikasi material Membuat desain proses dan desain engineering mekanikal Merancang gambar-gambar untuk pabrikasi struktur instalasi, pabrikasi pipa, pekerjaan pondasi dan lain-lain Membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, yang diperlukan untuk memesan peralatan tersebut kepada perusahaan manufaktur Mengevaluasi dan menyetujui (berkoordinasi dengan client) usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur Menyiapkan pengajuan keperluan material (MR) untuk kegiatan pembelian Membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang ditentukan. Membuat perkiraan biaya proyek Membuat jadwal pelaksanaan proyek Menyusun program jaminan mutu