BAB I MANAGEMENT PROYEK

Transkripsi

1 BAB I MANAGEMENT PROYEK PENDAHULUAN Kemajuan dalam kegiatan industri pada bebrapa aspek memerlukan manajemen atau ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil yang sesuai harapan. Pengelolaan suatu kegiatan dengan investasi berskala besar dan tingkat kompleksitas yg sangat sulit membutuhkan cara teknis/ metode yang teruji, sumber daya yg berkualitas, serta penerapan ilmu pengetahuan yang tepat dan up to date. Manajemen sebagai ilmu mengelola suatu kegiatan yg skalanya dapat bersifat kecil atau bahkan sangat besar, mempunyai ukuran tersendiri terhadap HASIL AKHIR. Dengan menerapkan prinsip-prinsip dasar manajemen yg sama oleh individu atau organisasi yg berbeda, hasil akhir proses manajemen dapat berbeda satu sama lain. Ini karena ada perbedaan-perbedaan budaya, pengalaman, lingkungan, kondisi sosial, tingkat ekonomi, karakter sumber daya manusia serta kemampuan untuk menguasai prinsip- prinsip dasar manajemen. Perkembangan ilmu pengetahuan tentang manajemen berjalan beriring dengan perkembangan praktis yg terjadi sehari-hari dalam laju kemajuan implementasi prinsipprinsip manajemen pada masyarakat.pengalaman selama proses implementasi memberikan suatu data primer yang berguna untuk mengembangkan teori teori manajemen agar menjadi lebih luas dan mempunyai nilai tambah, sehingga dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi dan memberikan kontribusi bagi perkembangan ilmu manajemen baik secara teoritis maupun praktis. Untukmemberikan gambaran tentang manajemen, selanjutnya diuraikan ruang lingkup manajemen, seperti definisi dan kegiatan-kegiatan dalam manajemen, Manajemen Proyek, Karakteristik Proyek, Stakeholder (pemangku kepentingan) pada proyek serta Organisasi Proyek, Kontrak-kontrak Proyek, Kinerja Proyek, Manajemen Lingkungan, Manajemen Risiko serta Sistem Informasi manajemen proyek.

2 DEFINISI DALAM MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN: Suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yg terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber-sumber daya yg terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yg efektif dan efisien. TUJUAN MANAJEMEN: Mendapatkan metode atau cara teknis yg paling baik agar dengan sumber-sumber daya yg terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketepatan, kecepatan, penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif. UNSUR- UNSUR MANAJEMEN: Pemimpin: Mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan. Sumber-sumber daya yg terbatas : Manusia, modal/ biaya, peralatan dan material. Kegiatan : Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalian (Suprervisi, Inspeksi, Koreksi). PROYEK: - Gabungan dr sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal / biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.

3 MANAJEMEN PROYEK: Penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yg terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yg telah ditentukan agar mendapatkan hasil yg optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan kerja. PROSES MANAJEMEN PROYEK INPUT: FUNGSI MANAJEMEN PROYEK: OUT PUT: Tujuan, Perencanaan, Optimasi Sasaran, Pengorganisasian, Kinerja Proyek Informasi, Pelaksanaan, - Biaya, Mutu, Data dan Pengendalian - Waktu, Sumber daya - Safety/ K3 ASPEK-ASPEK DALAM MANAJEMEN PROYEK - Aspek keuangan: berkaitan dng pembelanjaan dan biaya proyek. Berasal dari modal sendiri, Bank, investor, dlm jangka pendek atau panjang. (analisa keu.) - Aspek Anggaran Biaya: berkaitan dng perencanaan dan pengendalian biaya selama proyek berlangsung. (angaran Proyek yg terkendali). - Aspek manajemen sumber daya manusia: Berkaitan dng alokasi dan kebutuhan SDM selama proyek berlangsung.(proses stafing, deskripsi kerja, perhitungan beban kerja, deskripsi wewenang & tanggung jawab SDM, serta penjelasan sasran dan tujuan proyek). - Aspek manajemen Produksi : berkaitan dgn hasil akhir dr proyek.( produktifitas SDM, effisiensi, proses produksi, kualitas produksi melalui jaminan mutu, pengendalian mutu). - Aspek Harga : timbul krn. Kondisi eksternal, persaingan harga.

4 - Aspek Efektifitas dan Efisiensi: bila fungsi produksi tdk terpenuhi/ tdk efektif dan tdk efisien, sehingga usaha produksi membutuhkan biaya besar/ tak terkendali. - Aspek pemasaran: faktor Eksternal krn ada persaingan harga, strategi promosi, mutu produk, serta analisa pasar yg salah terhadap produksi yg dihasilkan. - Aspek Mutu: berkaitan dgn kualitas produk akhir, memberikan kepuasan pelanggan naik. - Aspek waktu: bila tepat maka akan menguntungkan. INTISARI MANAJEMEN PROYEK : Susuatu konklusi terpadu yg memberikan informasi struktur area manajemen proyek berupa langkah-langkah kegiatan yg dilakukan, proses, objek dan area manajemen proyek serta indikator kinerja yg diharapkan sebagai sasaran dan tujuan proyek. Proses manajemen proyek terdiri dr fungsi kegiatan manajemen proyek dengan bidang areanya terdiri dari manajemen : Biaya, Mutu, Waktu, K3, Sumber daya, Lingkungan, Risiko dan Sistem Informasi untuk memperoleh hasil maksimal dalam pencapaian kinerja: Keselamatan kerja, Biaya, Mutu dan Waktu.

5 BAB II PERENCANAAN PROYEK Perencanaan adalah salah satu fungsi yg Vital dalam kegiatan mamajemen Proyek, untuk mencapai Tujuan. Manajemen harus melakukan langkah-langkah proaktif dalam melakukan perencanaan yg komprehensif agar sasaran dan tujuan dapat dicapai. Perencanaan dikatakan baik bila seluruh proses kegiatan yg ada didalamnya dapat diemplementasikan sesuai dng sasaran dan tujuan yg telah ditetapkan dengan penyimpangan yg minimal serta hasil akhir yg maksimal. DEFINISI PERENCANAAN : Suatu tahapan dalam manajemen proyek yg mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat diimplementasikan. TUJUAN PERENCANAAN : Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan specifikasi proyek yg ditentukan dalam batas Biaya, Mutu dan Waktu dengan terjaminnya faktor keselamatan (Safety). FILOSOFI PERENCANAAN : - Aman, keselamatan terjamin. - Efektif, produk perencanaan berfungsi sesuai yg diharapkan. - Efisien, produk yg dihasilkan hemat biaya. - Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yang ditentukan. Produk dr perencanaan adalah dasar acuan bagi kegiatan selanjutnya seperti Pelaksanaan dan Pengendalian. Proses Perencanaan harus dapat mengantisipasi sityuasi proyek yg belum jelas dan penuh ketidakpastian. Karena Aspek utama perencanaan adalah Peramalan, yg bergantung pada pengetahuan teknis dan subjektifitas perencana. (dpt disempurnakan dan dikoreksi sesuai dng kondisi proyek).

6 KERANGKA ACUAN KERJA (TERM OF REFERENCE). KAK ini dibuat oleh Owner untuk diajukan untuk penyelesaian proyek yg akan diajukan kepada Konsuktan Perencana baik melalui Tender terbuka maupun penunjukan langsung. Isi KAK berupa: 1. Pendahuluan - Latar belakang Proyek - Maksud dan tujuan proyek 2. Diskripsi Proyek - Uraian tetang hal administrasi yg diinginkan oleh pemilik proyek - Uraian tentang hal teknis yg diinginkan oleh pemilik proyek 3. Jasa yg disediakan oleh konsultan 4. Lingkup pekerjaan konsultan 5. Pelayanan Manajemen 6. Pendanaan proyek dan pelaksanaan Jadwal proyek 7. Kebutuhan tenaga ahli 8. Diagram organisasi konsultan 9. Logistik, Fasilitas dan peralatan Konsultan. Dengan adanya KAK tsb yg dikeluarkan oleh Pemilik Proyek ini disertai dgn uraian dan batasan-batasan yg akan dilakukan oleh konsultan perencana, maka Konsultan terpilih atau yang ditunjuk diharapkan dapat memberikan produknya sesuai dgn permintaan pemilik proyek.

7 BAB III PENJADWALAN PROYEK PENDAHULUAN Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan, yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk penyelesaian proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksud untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek. MANFAAT PENJADWALAN SECARA UMUM: - Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan/ kegiatan mengenai batas waktu untuk memulai dan akhir dari masing-masing tugas. - Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan realistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumberdaya dan waktu. - Memberikan sarana untuk menilai kemajuan pekerjaan. - Menghindari pemakaian sumberdaya yg berlebihan, dengan harapan proyek dapat diselesaikan sebelum waktu yg ditentukan. - Memberikan kepastian waktu pelaksanaan proyek. - Merupakan sarana penting dalam pengendalian proyek. METODE PENJADWALAN NETWORK PLANNING Metode ini dikembangkan untuk mengendalikan sejumlah besar kegiatan yg memiliki ketergantungan yg kompleks. Dengan metode ini hubungan antar kegiatan jelas, dapat memperlihatkan kegiatan kritis. Dari informasi Network Planning lah, monitoring serta tindakan koreksi dapat dilakukan.

8 TAHAPAN PENYUSUNAN NETWORK SCHEDULING 1. Menginfentarisasi kegiatan dari paket WBS berdasarkan item pekerjaan, lalu diberikan kode kegiatan untuk identifikasi. 2. Memperkirakan durasi setiap kegiatan dng memperimbangkan jenis pekerjaan, jumlah sumberdaya, lingkungan kerja serta produktifitas pekerja. 3. Penentuan logika ketergantungan antar kegiatan dilakukan dng 3 kemungkinan hubungan, yaitu kegiatan yg mendahului (predecessor), kegiatan yang didahului (succesor), serta bebas. 4. Perhitungan analisis waktu serta alokasi sumberdaya, dilakukan setelah langkahlangkah diatas dilakukan dng akurat dan teliti. MANFAAT PENETAPAN NETWORK SCHEDULING 1. Penggambaran logika hubungan antar kegiatan, membuat perencanaan proyek lebih rinci dan detail. 2. Dengan memperhitungkan dan mengetahui waktu terjadinya setiap kejadian yang ditimbulkan oleh satu atau, beberapa kegiatan, kesukaran-kesukaran yg bakal timbul dapat diketahui jauh sebelum terjadi sehingga tindakan pencegahan yg diperlukan dapat dilakukan. 3. Dalam Network Planning dapat terlihat jelas waktu penyelesaian yang dapat ditunda atau disegerakan. 4. Membantu mengkomunikasikan hasil network yang ditampilkan. 5. Memungkinkan dicapainya hasil proyek yg lebih ekonomis dari segi biaya langsung (direct cost) serta penggunaan sumber daya. 6. Berguna untuk menyelesaikan klaim yang diakibatkan oleh keterlambatan dalam menentukan pembayaran kemajuan pekerjaaan, menganalisa cashflow, dan pengendalian biaya. 7. Menyediakan kemampuan analisis untuk mencoba mengubah sebagaian dari proses, lalu mengamati efek terhadap proyek secara keseluruhan. 8. Terdiri atas metode Activity On Arrow (CPM) dan Activity On Node (Preceden Diagram metode) /PDM.