Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Proyek dengan Metode Earned Value Management (EVM)

Transkripsi

1 1 Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Proyek dengan Metode Earned Value Management (EVM) Zul Fadli, Yusroniya Eka Putri R.W, ST., MT dan Trijoko Wahyu Adi, ST., MT., PhD Jurusan Teknik Sipil, Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya Abstrak Pembangunan harus mempunyai arah dan tujuan yang jelas sehingga hasil yang direncanakan dapat dicapai lebih optimal. Pengawasan, evaluasi, dan pengendalian perlu dilakukan terutama yang menyangkut masalah biaya dan waktu pelaksanaan proyek sehingga dapat diketahui kinerja proyek serta memprediksi besarnya biaya dan waktu berakhirnya pelaksanaan proyek jika proyek mengalami keterlambatan penyelesainnya, menggunakan metode Earned Value Management (EVM) dalam mengendalikan waktu dan biaya proyek. Akan tetapi dalam prakteknya pengelolaan proyek konstruksi yang dilakukan kontraktor di Indonesia belum menerapkan EVM sepenuhnya. Terutama penggunaan sistem informasi dalam pengelolaan proyek konstruksi belum optimal termasuk dalam menerapkan metode EVM dalam pengendalian proyek. Sebuah pelaksanaan proyek konstruksi tentunya akan terbantu dengan adanya sistem informasi. Keterlambatan pekerjaan dapat langsung diketahui sehingga proses pengendalian jadi lebih mudah. Tidak hanya dalam proses pengendalian tetapi juga dalam proses penyimpanan dokumen dan data-data proyek, karena dengan penggunaan sistem informasi proses penyimpanan dokumen dan data-data proyek menjadi lebih mudah dan ringkas. Oleh karena itu dirancang sistem informasi pengendalian proyek dengan metode EVM ini menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio Ultimate Melalui perancangan sistem informasi ini, hasil dari output program EVM akan dapat dilakukan validasi dengan hasil perhitungan manual. Sistem informasi yang telah dibuat ini memiliki tampilan yang user-friendly sehingga akan memudahkan pelaku proyek khususnya kontraktor dalam melakukan analisa kinerja dengan menggunakan metode EVM dan juga diharapkan dangan program ini dapat memperoleh hasil yang tepat dan mengurangi resiko ketidaktelitian dalam perhitungan tersebut. Kata Kunci Earned Value Management, Analisa Kinerja, Sistem Informasi, Microsoft Visual Studio Ultimate 2010 I. PENDAHULUAN engendalian suatu proyek yang merupakan salah satu Pkegiatan manajemen sangat penting keberadaanya mengingat masalah proyek merupakan masalah yang sangat kompleks. Sehingga membutuhkan suatu manajemen yang baik untuk mengelolanya, termasuk di dalamnya kegiatan pengendalian proyek agar proyek tersebut dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati dengan anggaran yang ada [1]. Hakekat pembangunan untuk mengubah sesuatu ke arah yang lebih baik. Pembangunan harus mempunyai arah dan tujuan yang jelas sehingga hasil yang direncanakan dapat dicapai lebih optimal [2]. Metode Earned Value Management (EVM) merupakan suatu metode yang digunakan dalam manajemen proyek, yang memudahkan dalam pengendalian waktu dan biaya.[3] Akan tetapi dalam prakteknya pengelolaan proyek konstruksi yang dilakukan kontraktor di Indonesia belum menerapkan EVM sepenuhnya. Terutama penggunaan sistem informasi dalam pengelolaan proyek konstruksi belum optimal termasuk dalam menerapkan metode EVM dalam pengendalian proyek [3]. Sebuah pelaksanaan proyek konstruksi tentunya akan terbantu dengan adanya sistem informasi. Keterlambatan pekerjaan dapat langsung diketahui sehingga proses pengendalian jadi lebih mudah. Tidak hanya dalam proses pengendalian tetapi juga dalam proses penyimpanan dokumen dan data-data proyek, karena dengan penggunaan sistem informasi proses penyimpanan dokumen dan data-data proyek menjadi lebih mudah dan ringkas [4]. Oleh karena itu dalam penelitian ini, dirancang sistem informasi pengendalian proyek dengan metode Earned Value Management menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio Ultimate Melalui perancangan sistem informasi ini, hasil dari output program EVM akan dapat dilakukan validasi dengan hasil perhitungan manual [6]. Diharapkan sistem informasi yang direncanakan ini memiliki tampilan yang user-friendly sehingga akan memudahkan pelaku proyek khususnya kontraktor dalam melakukan analisa kinerja dengan menggunakan metode EVM dan juga diharapkan dangan program ini dapat memperoleh hasil yang tepat dan mengurangi resiko ketidaktelitian dalam perhitungan tersebut [7]. II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Metode Earned Value Salah satu langkah pengendalian proyek, metode earned value dilakukan dengan membandingkan nilai dari prestasi fisik yang telah dikerjakan nilai pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan Indikator-Indikator dalam Earned Value Ada tiga indikator yang ada pada metode earned value yang dapat digunakan untuk mengukur kemajuan pekerjaan proyek adalah sebagai berikut : 1. AC (Actual Cost) Adalah jumlah biaya aktual dari pekerjaan yang telah dilaksanakan. Biaya ini diperoleh dari datadata akuntansi dan keuangan proyek pada tanggal pelaporan atau jumlah aktual dari pengeluaran

2 2 dan dana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun waktu tertentu. 2. EV (Earned Value) Indikator ini menunjukkan nilai hasil dari sudut pandang nilai pekerjaan yang telah diselesaikan terhadap anggaran yang telah disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. 3. PV (Planned Value) Angka ini menunjukkan anggaran untuk suatu paket pekerjaan, tetapi disusun dan dikaitkan dengan jadwal pelaksanaan. Dengan menggunakan tiga indikator di atas dapat dihitung berbagai faktor yang menunjukan kemajuan dan kinerja pelaksanaan proyek seperti : a. Varians biaya (CV) dan varians jadwal (SV) b. Memantau perubahan varians terhadap angka standar. c. Indeks produktivitas dan kinerja. d. Perkiraan biaya penyelesaian proyek Varians Biaya dan Varians Jadwal Terpadu Varians yang dihasilkan meliputi varians biaya terpadu dan varians jadwal terpadu. Besarnya nilai varians biaya terpadu (CV) dan varians jadwal terpadu (SV) dirumuskan sebagai berikut: a. CV (Cost Varians) Cost variance merupakan selisih antara nilai yang diperoleh setelah menyelesaikan paket-paket pekerjaan dengan biaya aktual yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Cost variance positif menunjukan bahwa nilai paket-paket pekerjaan yang diperoleh lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mengerjakan paketpaket pekerjaan tersebut. Sebaliknya nilai negatif menunjukan bahwa nilai paket-paket pekerjaan yang diselesaikan lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang sudah dikeluarkan. CV = EV AC.. (2.1) b. SV (Schedule Varians) Digunakan untuk menghitung penyimpangan antara PV dengan EV. Nilai positif menunjukan bahwa paket-paket pekerjaan proyek yang terlaksana lebih banyak dibanding rencana. Sebaliknya nilai negatif menunjukan kinerja pekerjaan yang buruk karena paket-paket pekerjaan yang terlaksana lebih sedikit dari jadwal yang direncanakan. SV = EV PV... (2.2) Indeks Kinerja Pengelola proyek sering kali ingin mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya, yang dapat dinyatakan sebagai indeks produtivitas atau indeks kinerja. Indeks kinerja ini terdiri dari Indeks Kinerja Biaya (cost performance index = CPI) dan Indeks Kinerja Jadwal (schedule performance index = SPI). a. Indeks Kinerja Biaya (CPI) Faktor efisiensi biaya yang telah dikeluarkan dapat diperlihatkan dengan membandingkan nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (earned value = EV) dengan biaya yang telah dikeluarkan dalam periode yang sama (actual cost = AC) Nilai CPI ini menunjukan bobot nilai yang diperoleh (relatif terhadap nilai proyek keseluruhan) terhadap biaya yang dikeluarkan. CPI kurang dari 1 menunjukan kinerja biaya yang buruk, karena biaya yang dikeluarkan (actual cost = AC) lebih besar dibandingkan dengan nilai yang didapat (earned value = EV) atau dengan kata laian terjadi pemborosan.... (2.3) b. Indeks Kinerja Jadwal (SPI) Faktor efisiensi kinerja dalam menyelesaikan pekerjaan dapat diperlihatkan oleh perbandingan antara nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (earned value = EV) dengan rencana pengeluaran biaya yang dikeluarkan berdasar rencana pekerjaan (planned value = PV).... (2.4) Nilai SPI menunjukan seberapa besar pekerjaan yang mampu diselesaikan (relatif terhadap proyek keseluruhan) terhadap satuan pekerjaan yang direncanakan. Nilai SPI kurang dari 1 mennujukan bahwa kinerja pekerjaan tidak sesuai dengan yang diharapkan karena tidak mampu mencapai target pekerjaan yang sudah direncanakan Estimasi Waktu dan Biaya untuk Penyelesaian Proyek Selain untuk menganalisa kinerja proyek, metode earned value juga dapat digunakan untuk memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek. Soeharto (2001) menyatakan bahwa prakiraan bukanlah angka pasti, karena hanya berupa asumsi bahwa kecenderungan yang terjadi pada masa pelaporan tidak berubah sampai akhir proyek. Akan tetapi, prakiraan tersebut dapat bermanfaat untuk memberikan peringatan mengenai hal yang akan terjadi di masa datang. Sehingga apabila diperlukan, perbaikan masih dapat dilakukan untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan agar proyek berhasil diselesaikan. a. Estimate to Complete (ETC) ETC merupakan perkiraan waktu untuk pekerjaan tertentu, dengan asumsi bahwa kecenderungan kinerja proyek, akan tetap sampai dengan akhir proyek.... (2.5) b. Estimate at Complete (EAC) EAC merupakan perkiraan biaya total pada akhir proyek. Ada beberapa rumus perhitungan EAC, salah satunya adalah sebagai berikut :... (2.6) Perhitungan EAC merupakan penjumlahan biaya aktual yang sudah dikeluarkan dan sisa biaya yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Sisa biaya yang akan dibutuhkan diprediksi secara statistik dengan

3 3 memperhitungkan efektifitas penggunaan biaya (CPI) dan kinerja pekerjaan terhadap rencana (SPI) Sistem Informasi Menurut Fatta (2007), sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. Sumber informasi adalah data. Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang saling mendukung satu sama lain. Komponen-komponen tersebut adalah masukan (input), keluaran (output), teknologi, basis data (database) dan kendali (control). Sebagai suatu sistem, keenam komponen tersebut berinteraksi satu sama lian membentuk suatu kesatuan untuk mancapai sasarannya. III. METODOLOGI Ada beberapa tahapan penelitian yang ditempuh dalam perancangan sistem informasi ini. Secara detail, beberapa tahapan yang dimaksud meliputi : 1. Tahap Persiapan 2. Tahap Studi Pustaka 3. Tahap Penentuan Variabel Data Penentuan variabel dibagi dalam empat lingkup sebagai berikut : a. Elemen Dasar (PV, AC, EV, BAC, OD) b. Analisa Varian (CV, SV) c. Analisa Indeks Performansi (CPI, SPI) d. Analisa perkiraan biaya dan waktu penyelesaian proyek (ETC, EAC) 4. Tahap Pengumpulan Data Tahap ini dimaksudkan untuk mengumpulkan data data pendukung yang dibutuhkan dalam metode EVM serta yang digunakan dalam proses perancangan sistem informasi. 5. Tahap Pelaksanaan Pada tahap ini akan dilakukan perancangan sistem informasi serta perhitungan manual. 6. Tahap Validasi Pada tahap ini akan dilakukan validasi pada hasil perancangan sistem informasi. 7. Tahap Pembahasan Pada tahap ini akan dibahas tentang hasil perancangan sistem informasi yang telah dibuat sesuai dengan hasil dari perhitungan manual. Kemudian dilampirkan juga petunjuk operasional untuk penggunaan sistem informasi ini. 8. Tahap Akhir Pada tahap akhir perancangan sistem informasi akan dibahas tentang kesimpulan serta saran yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi selanjutnya. Tahapan penelitian proses perancangan sistem informasi pengendalian proyek, dengan menggunakan metode EVM dapat diilustrasikan dengan diagram alir berikut. Perumusan Masalah 1. Cara merancang sistem informasi pengendalian proyek dengan metode EVM. 2. Hasil perancangan tersebut divalidasi dengan menggunakan data-data yang sudah ada. Microsoft Visual Studio Ultimate 2010 Gagal Perancangan sistem informasi pengendalian proyek dengan metode EVM Latar Belakang Studi Pustaka Penentuan Variabel data Input Data Elemen Dasar (PV, AC, EV, BAC, OD) Berhasil Pengendalian proyek dengan Earned Value Management (EVM) Output Data (Indeks Kinerja) 1. Analisa Varian (CV, SV) 2. Analisa Indeks Performansi (CPI, SPI) 3. Analisa perkiraan biaya dan waktu penyelesaian proyek (ETC, EAC, TE) 4. Grafik (PV, AC, EV) Validasi Pembahasan Kesimpulan dan Saran Pengumpulan Data Digunakan data-data proyek yang sudah ada dari penelitian terdahulu. Perhitungan manual dari data-data yang sudah ada. Gambar 1 Diagram Alir (flowchart) Tahapan Penelitian IV. ANALISA PERHITUNGAN MANUAL DARI PENELITIAN TERDAHULU 4.1. Nama Proyek Penerapan metode Earned Value sebagai tindakan pengendalian dilakukan pada proyek yang sedang berjalan, karena salah satu tujuan dari metode Earned Value ini adalah untuk mengetahui kinerja proyek yang sedang berlangsung tersebut. Adapun proyek yang dijadikan obyek penelitian pertama ini adalah Proyek Pembangunan Gedung Universitas Trunojoyo Madura Data Elemen Dasar Berdasarkan dari penelitian pertama, didapat nilai-nilai dari elemen-elemen dasar untuk selanjutnya dianalisa kinerja waktu dan biayanya. Elemen-elemen dasar tersebut berupa nilai PV, EV, AC, BAC, ATE, dan OD. Data elemen dasar tersebut dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini.

4 4 Tabel 1 Data Elemen Dasar Penelitian Pertama Perhitungan EV pada minggu ke-13 : = 66,115 % x = Rp ,00 Perhitungan EV pada minggu ke-14 : = 70,912 % x = Rp , Perhitungan Planned Value (PV) PV merupakan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk suatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran. Diperoleh dengan mengalikan persentase progress rencana dengan anggaran total proyek (BAC). Perhitungan PV pada minggu ke-10 : = 24,747 % x = Rp ,00 Perhitungan PV pada minggu ke-11 : = 41,014 % x = Rp ,00 Perhitungan PV pada minggu ke-12 : = 55,139 % x = Rp ,00 Perhitungan PV pada minggu ke-13 : = 67,766 % x = Rp ,00 Perhitungan PV pada minggu ke-14 : = 79,027 % x = Rp , Perhitungan Earned Value (EV) EV merupakan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan. Diperoleh dengan mengalikan antara persentase progress yang telah dilaksanakan dengan anggaran total proyek (BAC). Perhitungan EV pada minggu ke-10 : = 28,457 % x = Rp ,00 Perhitungan EV pada minggu ke-11 : = 45,705 % x = Rp ,00 Perhitungan EV pada minggu ke-12 : = 55,785 % x = Rp , Analisa Varian Meliputi varian biaya (CV) dan waktu (SV). SV diperoleh dari pengurangan EV dengan PV. Dan CV diperoleh dari pengurangan EV dengan AC. Perhitungan CV dan SV pada minggu ke-10 : = = Rp ,00 = = Rp ,00 Perhitungan CV dan SV pada minggu ke-11 : = = Rp ,00 = = Rp ,00 Perhitungan CV dan SV pada minggu ke-12 : = = Rp ,00 = = Rp ,00 Perhitungan CV dan SV pada minggu ke-13 : = = - Rp ,00 = = Rp ,00 Perhitungan CV dan SV pada minggu ke-14 : = = - Rp ,00 = = Rp ,00

5 Analisa Indeks Kinerja Terdiri dari indeks kinerja jadwal (SPI) dan indeks kinerja biaya (CPI). SPI didapat dari perbandingan EV dengan PV. Lalu CPI didapat dari perbandingan EV dengan AC. Perhitungan CPI dan SPI pada minggu ke-10 : = / = 1,150 = / = 1,348 Perhitungan CPI dan SPI pada minggu ke-11 : = / = 1,114 = / = 1,524 Perhitungan CPI dan SPI pada minggu ke-12 : = / = 1,012 = / = 1,379 Perhitungan CPI dan SPI pada minggu ke-13 : = / = 0,976 = / = 1,316 Perhitungan CPI dan SPI pada minggu ke-14 : = / = 0,897 = / = 1, Analisa Estimasi Biaya dan waktu Penyelesaian Proyek Meliputi estimasi jadwal (ETC) dan estimasi biaya (EAC). ETC didapat dari perbandingan antara durasi proyek (OD) dengan SPI. Lalu EAC didapat dari perbandingan anggaran total proyek (BAC) dengan CPI. Perhitungan ETC dan EAC pada minggu ke-10 : = 123 / 1,150 = 106, hari = / 1,348 = Rp ,00 Perhitungan ETC dan EAC pada minggu ke-11 : = 123 / 1,114 = 110, hari = / 1,524 = Rp ,00 Perhitungan ETC dan EAC pada minggu ke-12 : = 123 / 1,012 = 121, hari = / 1,379 = Rp ,00 Perhitungan ETC dan EAC pada minggu ke-13 : = 123 / 0,976 = 126, hari = / 1,316 = Rp ,00 Perhitungan ETC dan EAC pada minggu ke-14 : = 123 / 0,897 = 137, hari = / 1,123 = Rp , Rekap Hasil Analisa Untuk mempermudah menganalisa kondisi proyek, maka hasil analisa dari varian, kinerja dan estimasi dibuat lebih ringkas pada tabel 2 di bawah ini. Tabel 2 Rekap Hasil Analisa Penelitian Pertama

6 Kurva S Dari hasil perhitungan antara PV, EV dan AC di atas dapat diplot ke dalam suatu kurva yaitu kurva S. Kuva S untuk penelitian pertama dapat dilihat pada Gambar 2 dibawah ini. Gambar 3 Entry Input Data Penelitian Pertama Gambar 2 Kurva S Penelitian Pertama Kondisi Proyek Kondisi proyek memberikan suatu uraian tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dalam periode itu. Dari perhitungan hasil analisa seperti tercantum pada tabel 5.2 di atas, dapat diketahui bagaimana kondisi proyek pada periode itu. Kondisi proyek pada penelitian pertama dilihat pada Tabel 3 di bawah ini Rekap Hasil Analisa Untuk mempermudah validasi data, maka hasil analisa dari varian, kinerja dan estimasi dibuat lebih ringkas pada Tabel 5 di bawah ini. Tabel 5 Rekap Hasil Analisa Penelitian Pertama Tabel 3 Kondisi Proyek Penelitian Pertama Hasil dari tabel rekap hasil analisa di atas kemudian divalidasi dengan hasil dari sistem informasi pengendalian proyek pada form output data. Hasil output data dapat dilihat pada Gambar 4 di bawah ini. V. PROSES VALIDASI DATA 5.1. Entry Input Data Hal awal yang dilakukan sebelum memvalidasi data adalah memasukan input data ke sistem informasi yang telah dirancang. Input data berupa elemen dasar dari penelitian pertama dicantumkan pada Tabel 4 sebagai berikut Tabel 4 Rekap Input Data Penelitian Pertama Gambar 4 Hasil Output Data Penelitian Pertama Data dari tabel rekap input data di atas kemudian dimasukan pada form input data dsistem informasi pengendalian proyek. Proses entry input data dapat dilihat pada Gambar 3 di bawah ini Kurva S Kurva S yang dihasilkan dari sistem informasi pengendalian proyek divalidasi dengan kurva S dari hasil perhitungan manual. Kurva S dari hasil perhitungan manual dapat dilihat pada Gambar 5 dibawah ini.

7 7 mengambil data perhitungan dan merubah format rekap hasil perhitungan langsung dari aplikasi ke aplikasi yang sudah ada seperti Microsoft Excel, Word dan Notepad. 3. Program ini dapat dikembangkan dalam sistem informasi proyek secara keseluruhan yang melibatkan seluruh stakeholder. Gambar 5 Kurva S Penelitian Pertama Dan kurva S dari sistem informasi pengendalian proyek pada form kurva S dapat dilihat pada Gambar 6 di bawah ini. Gambar 6 Form Kurva S Penelitian Pertama UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada Keluarga dan teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah mendukung Tugas Akhir ini hingga selesai. DAFTAR PUSTAKA [1]. Barrie, D. S Manajemen Konstruksi Profesional. Jakarta : Erlangga. [2]. Fatta, H.A Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. [3]. Kharis, A. A Analisa Kinerja Biaya dan Waktu Proyek Pembangunan Gedung Universitas Trunojoyo Madura dengan Konsep Earned Value Analysis. Tugas Akhir Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, Tidak Dipublikasikan. [4]. Soeharto, Iman Manajemen Proyek : Dari Konseptual sampai Operasional, Jilid 2. Jakarta : Erlangga. [5]. Soeharto, Iman Manajemen Proyek : Dari Konseptual Sampai Operasional, Jilid 1. Jakarta : Erlangga. VI. KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan 1. Telah dibuat sistem informasi pengendalian proyek dengan uraian sebagai berikut : a. Input data berupa elemen dasar (PV, EV, AC, BAC, OD) dari proyek konstruksi per minggu. b. Proses yang digunakan dalam menghitung dengan menggunakan metode Earned Value Analysis (EVA). c. Output data berupa analisa varian (SV, CV), analisa kinerja (SPI, CPI), analisa estimasi (EAC, ETC) dan kurva S (PV, EV, AC) dengan data. d. Program ini selain menganalisa biaya dan waktu, dapat juga memberikan informasi kepada kontraktor dalam melakukan pengawasan dan pengendalian proyek. 2. Dari proses validasi tiga penelitian terdahulu menunjukan bahwa hasil output data sesuai dengan hasil perhitungan manual. Sehingga sistem informasi pengendalian proyek ini dapat digunakan untuk menganalisa pengendalian proyek yang lain Saran Demi kemajuan dan pengembangan sistem informasi ini, diperlukan beberapa saran sebagai berikut: 1. Aplikasi ini bisa dikembangkan ke sistem informasi berbasis web. 2. Sebaiknya aplikasi ini perlu ditambahkan beberapa fitur, seperti fitur import from atau export to untuk