WAREHOUSE & INVENTORY MANAGEMENT PT. REGENESIS INDONESIA. Consultancy by :

Transkripsi

1 WAREHOUSE & INVENTORY MANAGEMENT PT. REGENESIS INDONESIA Consultancy by :

2 BAB I : PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG PT. Regenesis Indonesia adalah perusahan yang bergerak dibidang Distribusi Consumables Healthcare, Cosmetics & Machine yang beralamat di Jalan Panglima Polim Raya Jakarta Selatan & Jalan Sungai Sambas II No 14 Jakarta Selatan. Latar Belakang dilakukan-nya Consultancy Warehouse & Inventory Management adalah : 1. Kondisi space warehouse PT. Regenesis Indonesia existing. 2. Kebutuhan space Warehouse PT. Regenesis Indonesia di tahun-tahun mendatang. 3. Kebutuhan System Operating Procedure dan Key Performance Indicator (KPI). 4. Kebutuhan Job Description setiap Personnel. B. FOKUS MASALAH 1. Belum adanya Standard Operating Procedure dan Key Performance Indicator (KPI) untuk men-training atau panduan kerja untuk karyawan yang bersangkutan dan bagaimana cara pengukuran kinerja dari masing-masing karyawan yang terlibat. 2. Belum adanya Mapping Layout Warehouse dan Warehouse Management System yang berfungsi agar setiap orang akan tahu dan mengerti dimana product yang di cari dan diinginkan di letakkan. 3. Belum dilakukan-nya Inventory Control secara berkesinambungan, untuk mengukur seberapa buffer stock dan/atau safety stock yang harus di jaga, sehingga bisa meminimize loss stock, re-maining order ataupun order fulfillment (service level). C. TUJUAN Adapun tujuan dari dilakukannya Konsultasi Warehouse & Inventory Management adalah: 1. Untuk melakukan Re-Layout Warehouse dan Mapping Warehouse agar lebih effektif dan effisien. 2. Untuk membuat suatu system Inventory Control yang baik, dimana bisa di jaga safety stock nya agar order fulfillment dan/atau service level ke Customer bisa tercapai. 3. Untuk membuat system (SOP & JobDesc) dimana Perusahaan tidak hanya ketergantungan dengan personel yang ada. 4. Untuk membuat Key Performance Indicator (KPI) untuk mengukur Kinerja dari masing-masing karyawan yang terlibat. 2/12

3 BAB II : ASSESSMENT PROCESS 1. PROCESS FLOW OBSERVATION (EXISTING) Dari hasil interview dengan staff dan/atau Supervisor yang terlibat dalam Pekerjaan Konsultasi bisa kami sampaikan sebagai berikut : PROCESS SALES ORDER 3/12

4 PROCESS WAREHOUSE PROCESS SUPPLY CHAIN Dari bagan process flow yang sudah mereka gambarkan, belum bisa membuat orang baru atau orang yang akan diberikan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan tersebut mengerti apa yang harus dikerjakan / dilakukan. 2. LAYOUT WAREHOUSE RGI CONSUMABLES (Existing) 4/12

5 WAREHOUSE PANGLIMA POLIM (CONSUMABLES) WAREHOUSE SAMBA 2 No. 14 (MACHINE ) 5/12

6 BAB III : PENYELESAIAN MASALAH 1. MASTER DATA A. COLLECT & DESIGN MASTER VENDOR PT. RGI Master Vendor atau Principle sudah di susun. Setiap Vendor atau Principle harus diberikan Code Vendor / Code Principle yang Unix. Saat ini untuk Vendor Code belum dilakukan secara Unix dan Standard, bahkan ada beberapa Vendor atau Principle tidak memiliki Code Vendor / Code Principle. Master Data Vendor / Principle bisa dilihat pada File Excel Master Data Supplier. Perlu-nya selalu melakukan UPDATE atas Master Data Supplier / Vendor / Principal baik langsung di system ACCURATE ataupun di back-up dalam bentuk file EXCEL. B. COLLECT & DESIGN MASTER PRODUCT PT. RGI Master Product sudah di susun berdasarkan Grouping Product. Tetapi Code product belum bisa memberikan arti atau identifikasi atas asal, group atau no urut dari product tersebut. Sebagai Contoh : Code : : TNS Recovery Complex Pollogen 002 : NeoRevive Kit Skin Rejuvenation Fraser 001 : I Hair Serum 1 FL oz/30 ml Saat ini untuk Product Code belum dilakukan secara Unix dan Standard. Master Data Product bisa dilihat pada Lampiran atau pada File Excel Master Data Product Location. Sebaik-nya pada system Accurate di tambahkan Field untuk Location pada tiap-tiap Product existing yang masih aktif. 2. RE-LAYOUT WAREHOUSE A. DESIGN MAP PRODUCT Mapping atas penempatan Product di maksudkan untuk memudahkan didalam mencari dan menyimpan product dalam warehouse. Mapping dibuat atas dasar Sales yang terjadi pada kwartal ke 3 tahun Dimana product group yang Fast Moving, Midlle dan Slow Moving ditempatkan. Detail Mapping atas Product bisa dilihat pada lampiran atau File Excel Master Data Product Location. 6/12

7 Area Re-Labelling B. LAYOUT WAREHOUSE Layout dibuat untuk memaximalkan Space yang ada, dimana Alur Putaway dan Picking ditata sedemikian hingga bisa menjadikan lebih effektif dan effisien. Juga melihat dari tata letak Air Condition (AC) yang terpasang sehingga aliran udara dari AC bisa lebih maximal mengenai keseluruhan product di lokasi rack tanpa ada halangan yang berarti. Dibawah adalah Layout Warehouse yang berada di Kantor PT. Regenesis Indonesia di Jl. Panglima Polim lantai P5 70 P4 65 P3 65 P2 70 P1 220 Area Terima Barang sebelum di Putaway Meja Rak Demo & Sample 7/12

8 Keterangan dari Gambar : Ukuran Rack Existing & Tambahan : 120 x 40 x 200 (Existing) : 100 x 40 x 200 (Existing) : 100 x 40 x 200 (Tambahan) Note : * Rack existing masih terpakai. * Kulkas dipindah keluar warehouse * Rack warna kuning adalah penambahan * Tembok antar ruangan di bongkar Bentuk dan Ukuran Rack Tambahan cm Kebutuhan Rack Tambahan dengan Ukuran 100 x 40 x 200 sejumlah 17 Racking. 8/12

9 3. STANDARD OPERATING PROCEDURE A. ORGANIZATION CHART OPERATIONS Operation & GA Manager Facility Manager Warehouse Supervisor General Affair Staff Supply Chain Supervisor Security Checker & Packer Registrasi staff Driver Picker & Putaway Office Boy Kurir B. JOB DESCRIPTION & STANDARD OPERATING PROCEDURE WAREHOUSE Untuk Job Description Warehouse bisa dilihat pada Lampiran atau bisa dilihat dari File Microsoft Word dengan nama file di awali dengn JD Warehouse.... Sedangkan untuk SOP Warehouse dan Dokumen Flow bisa juga dilihat di dalam lampiran atau bisa dilihat dari file Microsoft Word dengan nama file RGI-SOP-WH-... C. JOB DESCRIPTION & STANDARD OPERATING PROCEDURE SUPPLY CHAIN Untuk Job Description Supply Chain bisa dilihat pada Lampiran atau bisa dilihat dari File Microsoft Word dengan nama file di awali dengn JD Supply Chain.... Sedangkan untuk SOP Supply Chain dan Dokumen Flow bisa juga dilihat di dalam lampiran atau bisa dilihat dari file Microsoft Word dengan nama file RGI-SOP-SC-... 9/12

10 D. WAREHOUSE DAN SUPPLY CHAIN KPI KPI (Key Performance Indicator) dibuat untuk melakukan pengukuran atas kinerja Karyawan yan terlibat. Design KPI bisa dilihat dibawah ini : DEPARTEMEN : OPERATIONS PT. REGENESIS INDONESIA KPI Target Tujuan Cara Hitung PIC Keterangan 1 Service Level / Order Fullfillment > 95% 2 DOI 30 hari 3 Lead Time PO > 95% Memastikan kondisi stok sesuai dengan kebutuhan pelanggan / unit lain Mengelola stok sesuai dengan Buffer & Stock Jual Mengelola Lead Time PO sesuai dengan Lead Time yang di Target kan 4 Damage / ED < 0.02% Meminimalisir Kerusakan Barang dan Expired 5 6 Stock Variance in pieces (value) Productivity Warehouse < 0.02% 450 pcs/ hours Memonitor dan meminimalisir terjadinya selisih variant total pieces (value) pada stock gudang. (Fisik & System) Monitoring kinerja warehouse staff Jumlah permintaan yang dapat terpenuhi dibagi jumlah total permintaan pelanggan Realisasi DOI = (Total Stock/Pengeluaran) x 30 Hari. = (Target Lead Time / Realisasi Lead Time) x 100% Nilai beban Pemusnahan dibagi dengan Net Sales. Jumlah selisih pieces dibagi jumlah total pieces stock di gudang (Jumlah pcs masuk + jumlah pcs putaway + jumlah pcs keluar) /Total jam kerja Supply Chain Supply Chain Supply Chain Target Bulanan Target Bulanan Target Bulanan Warehouse Target Bulanan Warehouse Target Bulanan Warehouse Target Bulanan Untuk cara collect data dan cara hitung akan di ajarkan pada session berikutnya. 10/12

11 E. ORDER MANAGEMENT PROCESS FLOW Accounting & Finance Operations Sales & Marketing Customer Data AR Pengambilan Barang Order by , Phone Order by , Fax, Phone Wh Picker & Putaway Print Delivery Order AR? Konfirmasi Marketing Mgr Verifikasi Pengambilan Wh Checker & Pack / Wh Supervisor Ya Entry Order ke ACCURATE Sales Admin / CS Sesuai? Delivery Order Ya Pengepakan Barang tiap DO Wh Checker & Packing Pemilahan Packing sesuai Rayon Kiriman Wh Checker & Packing Cetak Dokumen Faktur Sales Admin / Cust Service FAKTUR Pengantaran Barang ke Pelanggan Wh Kurir / Expedisi End BAB IV : SOSIALISASI & IMPLEMENTASI Akan dijabarkan dan di berikan Training pada Phase ke-2 di bulan January /12

12 LAMPIRAN 12/12