ENTERPRISE RESOURCES PLANNING

Transkripsi

1 ENTERPRISE RESOURCES PLANNING Dalam lingkungan usaha dewasa ini, perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur mendapatkan tekanan yang sangat besar untuk menghasilkan produk yang berkualitas prima dengan harga yang kompetitif, dan untuk mengirimkan ke konsumen lebih cepat daripada kompetitor. Menghadapi tantangan seperti tersebut di atas, banyak perusahaan melirik solusinya kepada teknologi sistem informasi yang dikenal dengan nama Enterprise Resource Planning (ERP). ERP dianggap sebagai alat bantu yang sangat powerful untuk membuat perusahaan memiliki daya saing yang tinggi. ERP adalah sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan. ERP mengambil alih tugas rutin dari personel sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. ERP juga membawa dampak cost efficiency yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Singkatnya, ERP bukan hanya software semata, namun suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia termasuk Indonesia seperti berlomba lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan return terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat. Contoh keuntungan menggunakan ERP: Meskipun teknologi tradisional seperti MPS dan MRP tetap digunakan, kompetisi pasar saat ini mengharuskan perusahaan untuk mengadopsi prinsipprinsip lean manufacturing dalam usaha mengurangi inventory, memperpendek lead time, dan meningkatkan on time delivery. Teknologi ERP generasi terbaru telah menanamkan prinsip lean manufacturing dalam programnya, sehingga mengadopsi ERP berarti juga mengimplementasikan lean manufacturing. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang realtime dan terintegrasi. (O Leary, 2000) Sistem ERP secara terminologi dapat diartikan sebagai sebuah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses proses manufaktur. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990 an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri. Secara khusus, sistem ERP dapat dikatakan mempunyai karakteristik sebagai berikut (O Leary, 2000): Dirancang sebagai software bertipe client server Mengintegrasikan sebagian besar atau mayoritas proses bisnis dalam organisasi Mampu mengolah sebagian besar transaksi yang terjadi dalam perusahaan 4

2 Menggunakan enterprise wide database Data dapat diakses secara real time Mampu mengintegrasikan perencanaan dan eksekusi transaksi Mendukung sistem informasi dalam multi kurs dan multi bahasa Mempunyai solusi spesifik untuk suatu industri Dapatdicustomiasi tanpa merubah bahasa program Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan decision making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penurunan inventory level, pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan keuangan, dan lain lain. (O Leary, 2000) Beberapa alasan bagi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP adalah (O Leary, 2000): ERP mengitegrasikan aktivitas perusahaan ERP memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice ERP memberikan kemampuan standarisasi dalam organisasi ERP menghindarkan terjadinya information asymetry ERP menyediakan informasi secara real time dan on line ERP memberikan keleluasaan untuk mengakses data perencanaan dan controlling secara simultan ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi antar perusahaan Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai: Perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, Penghubung pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, Alat adopsi proses proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan (best practices), Alat integrasi seluruh bagian fungsional perusahaan: sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources, Sarana meningkatkan pelayanan pelanggan dan produktifitas, serta menurunkan biaya dan inventory, Dasar untuk e commerce yang efektif. Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan: Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun. Wakil presiden bidang penjualan menjelaskan, "Kita berhasil menangkap bisnis dari saingan saingan kita. Berkat ERP, kini kita dapat mengirim lebih cepat dari mereka dan tepat waktu." Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 500 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan. Wakil presiden bidang logistik menyatakan, "ERP menyediakan kunci untuk menjadi perusahaan global. Keputusan dapat diambil dengan data yang akurat dan dengan proses yang menghubungkan demand dan supply di berbagai belahan dunia. Perubahan ini bernilai miliaran bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia." 5

3 Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis perusahaan, mari kita perhatikan suatu kasus kecil di bawah ini: Katakanlah sebuah perusahaan menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut. Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor sistem ERP. Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault', dan lain lain. Di negara negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadai, perusahaan dapat menggunakan ERP dalam menerapkan konsep JIT (Just In Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk perawatan mesin, jadwal perbaikan, dan manajemen persediaan. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource. Untuk lebih meningkatkan kemapuan sistem ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management. Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya. Khusus untuk industri yang bersifat assemble to order atau make to order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. 6

4 Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar besarnya dari sistem ERP, maka perusahaan juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana mengubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP. Atau sebaliknya, mengubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses kustomisasi. Jika dalam kegiatan kustomisasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan. Modul modul Enterprise Resource Planning (ERP) System secara umum: 1. Item Master Management (IMM) 2. Bill Of Material (BOM) 3. Demand Management (DM) 4. Sales and Order Management (SOM) 5. Master Production Scheduling (MPS) 6. Material Requirements Planning (MRP) 7. Capacity Requirement Planning 8. Inventory Mangement (INV) 9. Shop Floor Control (SFC) 10. Purchasing Management (PUR) 11. General Ledger (GL) 12. Account Payable (AP) 13. Account Receivable (AR) 14. Cost Control (CO) 15. Financial Reporting (FIR) 7

5 Infor ERP VISUAL Biaya implementasi yang sangat mahal merupakan hambatan utama bagi perusahaan ukuran menengah dalam adopsi ERP System. Banyak perusahaan yang mengenali potensi keuntungan bila mengadopsi ERP harus mundur teratur begitu mengetahui berapa investasi yang harus mereka keluarkan. Untuk mengatasi kendala sekaligus pasar laten tersebut, beberapa vendor piranti lunak mulai memperkenalkan versi kecil dari ERP. Disebut versi kecil karena kemampuan ERP yang dikeluarkan oleh vendor tersebut berada di bawah vendor ERP ternama seperti Oracle, SAP dan JDE. Namun demikian piranti lunak yang mereka tawarkan tetap memiliki ciri ciri utama ERP, yaitu: integrasi seluruh proses bisnis, best practice, solusi modular, dan client server setting. Keunggulannya, produk yang mereka tawakan lebih ekonomis sehingga bisa menarik perusahaan kelas menengah yang ingin mengimplementasi ERP. Saat ini terdapat banyak vendor ERP di pasaran. Nama nama besar seperti SAP, JD Edwards, Oracle Business Suite, Microsoft Business Solution, Baan, dan PeopleSoft mendominasi pasar. Namun banyak juga vendor ERP di luar itu yang menyediakan aplikasi yang tidak kalah canggih dengan harga yang lebih terjangkau, diantaranya Infor VISUAL Enterprise dari Lilly Software Associates (LSA). Infor VISUAL memiliki kemampuan integrasi terhadap kebutuhan inti dalam sistem manufaktur, termasuk: - Material Requirement Planning (MRP), - Perencanaan dan penjadwalan produksi, - Eksekusi manufaktur, - Customer Relationship Management (CRM), - Manajemen kualitas, dan - Manajemen pergudangan. Infor VISUAL juga dilengkapi kemampuan untuk berinteraksi dengan piranti lain seperti Microsoft Office, CAD, dan internet. Infor VISUAL seperti juga ERP unggulan, merupakan solusi modular. Garis besar Infor VISUAL terdiri atas dua modul: VISUAL Manufacturing VISUAL Financial Karena Infor berangkat dari fungsi manufaktur, maka titik sentral Infor VISUAL adalah modul VISUAL Manufacturing. 8

6 Perencanaan Produksi Jantung bagi modul VISUAL Manufacturing adalah Manufacturing Window. Manufacturing Window menampilkan Bill Of Manufacuring (BOM), suatu kombinasi antara bill of material dengan routing produk. Manufacturing Window merupakan jendela bagi pengguna untuk membuat: - Engineering Master untuk keperluan pembuatan produk baru, - Work Order untuk membuat pesanan dari konsumen dan melakukan review proyek, dan - Quote Master untuk melakukan estimasi biaya dan penawaran ke konsumen. Pada saat yang bersamaan pengguna memasukkan informasi komponen dan operasi dalam pembuatan BOM, informasi tentang biaya juga ikut diolah. Dengan cara ini, terjadi integrasi antara aktivitas produksi, pemasaran, dan keuangan/pembiayaan. Engineering Master menggambarkan BOM secara grafis menggunakan sistem kartu. Kelebihan penggunaan grafik kartu adalah: Mudah mengenali produk yang akan dibuat, material yang diperlukan dan langkahlangkah operasinya; Dapat mengatur interaksi dengan proses luar (outsource/contract); Mudah dalam pembuatan sub assembly secara made to order; Mudah dalam tracking; Mendukung penjadwalan secara Just In Time. Kelebihan pembuatan work order dari Manufacturing Window adalah: Transaksi material (issue dan backflush) dapat dilakukan secara otomatis dari lantai kerja; Mudah memantau perkembangan penyelesaian pekerjaan di lantai kerja di setiap saat dengan bantuan batang berwarna sebagai indikator; Dokumen referensi (CAD, video, bitmap, dll) terhubung ke work order sehingga bisa diakses dengan cepat; 9

7 Perhitungan biaya produksi dilakukan dengan tiga metode: - Biaya estimasi, - Biaya aktual, - Biaya proyeksi. Perhitungan biaya juga dilengkapi variansi yang terjadi. Perencanaan Material Material Planning Window merupakan jendela bagi pengguna untuk menghitung dan merencanakan penyediaan material yang diperlukan bagi pengerjaan work order. Perhitungan material bisa dilakukan tanpa harus menjalankan MRP. Permintaan terhadap material dapat dipantau setiap saat dengan data yang terbaharui begitu ada perubahan terhadap jadwal produksi. Material Planning Window dilengkapi juga dengan akses ke fungsi Labor Transaction untuk pemeriksaan ketersediaan sumber daya dan material. Penjadwalan Produksi Infor VISUAL menyediakan fungsi Concurrent Scheduler untuk keperluan penjadwalan produksi. Sesuai namanya, Concurrent Scheduler mampu menjadwalkan material dan sumber daya yang lain (operator, unit kerja) secara simultan. Dengan penjadwalan simultan sedemikian rupa, dapat dipastikan bahwa SDM tersedia pada saat material tersedia. Untuk perusahaan yang menggunakan metode Lean Manufacturing, tersedia fungsi Easy Lean yang sejalan dengan strategi lean. Concurrent Scheduler menyediakan beberapa metode penjadwalan yang dapat digunakan secara fleksibel. Jendela yang digunakan untuk mengakses Concurrent Scheduler adalah Scheduling Window. Di Scheduling Window, jadwal produksi ditampilkan secara grafis dengan layout yang memuat: Daftar resource (mesin, operator, unit kerja) dan kapasitasnya; Perbandingan timeline satu proyek dengan proyek lainnya; Sistem warna untuk mengenali proyek yang tepat waktu maupun yang terlambat jadwal; Scheduling Window juga menyediakan kapabilitas untuk memodifikasi jadwal secara langsung pada layar grafis, dan pilihan skenario what if untuk melihat perbaikan yang bisa dilakukan untuk menyesuaikan jadwal dengan keinginan pengguna. Distribusi Infor VISUAL menyadari pentingnya perusahaan mengantarkan produknya dengan tepat waktu, tepat kualitas dan tepat jumlah. Salah satu bentuk kemudahan yang ditawarkan adalah kemampuan pengguna untuk mengirimkan work order ke konsumen tanpa melalui proses inventory receipt. Inventory receipt akan dibuat secara otomatis pada saat pengguna melakukan transaksi pengiriman (shipping) langsung dari lantai kerja. Kemudahan lain adalah keterkaitan antar dokumen referensi sehingga memungkinkan dilakukan proses tracking dan audit dengan mudah. Infor menjanjikan perusahaan yang mengadopsi Infor VISUAL untuk mendapatkan manfaat berupa: Masa implementasi yang singkat (3 sampai 6 bulan) 50% penurunan lead time manufaktur 50% penurunan tingkat work in process inventory 100% kenaikan produktivitas 67% penurunan lead time pembuatan quote 10

8 50% penurunan persediaan produk jadi Masa pengembalian investasi yang singkat (kurang lebih 12 bulan) Keunggulan Infor ERP VISUAL: - Solusi manufaktur yang komprehensif - Memperbaiki aliran kerja dalam lingkungan yang dinamis - Menggabungkan keterjangkauan harga dengan kedalaman fungsi - Ideal untuk industri yang dalam fase berkembang, manufaktur dengan berbagai tipe yang memerlukan solusi modular - Mampu dikembangkan seiring pertumbuhan bisnis VISUAL Manufacturing Sales Purchasing Inventory Engineering & Manufacturing Scheduling Orders Orders Inventoy Transaction Entry ECN's Concurrent Scheduler Customer Inquiry Vendor Inquiry Material Planning Window Manufacturing Window Scheduling Window Customer Maintenance Vendor Maintenance Maintenance Work Order Traveller Throughput Window Shipping Entry Purchase Receipt Entry Traceability Labor Ticket Entry Utilization Percentages Billing Services IBT's Resource & Equip. Maintenance Resource Delay Sales Reporting Task Maintenance Physical Inventory Count Quality Production Schedule Report Tax Maintenance Receiving Report Cost Simulation VISUAL Quality Inventory Valuation Report Reporting Financials Executive Administration User Applications VISUAL Financial Ledger Executive Information System Users and Employees Receivables Exec. Information System Host Maintenance Payables Throughput Window Database Cash Admin and Utilities Payroll Human Resources Tools and Utilities Notepad Infor ERP VISUAL menspesialisasikan diri sebagai ERP bagi discrete manufacturing system, sehingga memiliki kapabilitas: - Mendukung keseluruhan siklus hidup bisnis mulai tahapan perencanaan, produksi, delivery sampai kepada sourcing. - Kompatibel dengan berbagai jenis model bisnis manufaktur: o Engineer to order o Make to order o Configure to order o Make to stock o Assembly to order 11

9 ALUR PENJADWALAN PRODUKSI Untuk bisa memahami alur penjadwalan produksi di lantai kerja, lebih dahulu harus dipahami sistem produksi yang diterapkan di perusahaan tersebut. Diantaranya adalah mengenai tipe dari manufaktur, ukuran perusahaan, dan organisasi. Tipe Manufaktur Pada diagram di bawah terlihat tipe tipe dari manufaktur. Bagaimana VISUAL dijalankan tergantung dari kategori mana sistem produksi kita berada. Bisa jadi sistem produksi kita terletak pada salah satu kategori yang tertera di bawah, atau lebih dari satu kategori. Setiap kategori memiliki opsinya tersendiri dalam pengaturan basis data VISUAL. Custom Manufacturing Digunakan untuk membuat produk produk spesial, dimana hanya dibuat satu atau sedikit unit untuk satu produk. Atau setiap produk berbeda untuk tiap konsumen. Biasanya siklus manufakturnya dalam satuan waktu yang relatif panjang. Pesawat terbang, kapal laut, furnitur, dan baju pengantin adalah contoh dari custom manufacturing. Batch atau Intermittent Processing Banyak perusahaan menggunakan sistem manufaktur intermittent untuk menghasilkan produk seperti wine, kue, bahan kimia, dan minuman. Dalam tipe manufaktur ini, produk berjalan dalam lot atau batch, dengan spesifikasi yang tertentu. Semua part dalam batch dapat dianggap identik, tapi part dalam satu batch dengan part dalam batch berikutnya belum tentu sama. Perpindahan dari satu operasi ke operasi selanjutnya juga dilakukan dalam satuan batch. Continuous Manufacturing Sistem manufaktur ini digunakan pada saat pembuatan produk dalam jumlah sangat besar (mass production). Part berpindah dari satu operasi ke operasi lain melalui lini produksi dan setiap pekerja mengerjakan satu operasi tertentu dengan durasi yang singkat. Part berjalan secara konstan sampai dihasilkan finished product. Flexible Manufacturing Sistem ini disebut juga hybrid manudacturing, dimana dikombinasikan antara cirri ciri continuous dan batch manufacturing. Metode ini menggunakan satuan lot atau batch namun dalam jumlah relatif kecil, sehingga bisa diproses dalam lingkungan produksi yang serupa dengan continuous manufacturing. Flexible manufacturing dipandang sebagai sistem masa depan karena menghasilkan produk dengan biaya rendah hanya pada saat diminta oleh pasar. 12

10 Ukuran Perusahaan Sebagian besar keputusan yang harus diambil pada saat mengatur proses operasi VISUAL Manufacturing bergantung padaa ukuran perusahaan. Sangat penting untuk diingat seberapa besar ukuran organisasi kita, utamanyaa dalam menangani hal ha yang bersifat teknis. Beberapa ciri ciri perusahaan yang berukuran besar: Multi level management Multi divisi Lebih dari satu implementasi modul VISUAL dilakukan secara bersamaan Lebih banyak komunikasi tertulis Lebih banyak orang yang memiliki satu posisi yang jelas Lebih banyak training Multiple shifts Keamanan dan uptime operasi jauh lebih kritis Beberapa ciri ciri perusahaan berukuran kecil: Mungkin hanya terdiri atas pemilik dan beberapa pegawai Sebagian besar komunikasi dilakukan secara verbal Dalam implementasi, implementor nantinya juga bertindak selaku user Banyak orang memiliki lebih dari satu pekerjaan atau jabatan Single plant/one division Keamanan tidak terlalu ketat dan sedikit down time dalam operasi tidak menjadi soal

11 Penjadwalan Lantai Kerja Penjadwalan Lantai Kerja adalah satu fungsi dari VISUAL Manufacturing. Untuk menjalankannya kita harus terlebih dahulu mempelajari keseluruhan fungsi dalam VISUAL Manufacturing. Pemahaman akan keseluruhan modul akan memudahkan kita dalam mengeksekusi semua perintah dalam rangka penjadwalan produksi. Diagram di bawah ini memperlihatkan keseluruhan modul VISUAL Manufacturing beserta fungsi fungsinya. VISUAL Screen Sales Quoting & Estimating Estimating Window, Material Planning Window, Manufacturing Window, Order Management Window Sales Customer Order (New / Custom) Customer Order Entry, Progress Billing Entry Forecasted (Shipped from Stock) (Standard) Engineering Design: Bill Of Material Manufacturing Window Production Scheduling / Material & Service Planning Work Order Creation, Scheduling, Material Planning, & Service Planning Global Scheduler, Manufacturing Window, Scheduling Window, Material Planning Window, Service Planning Window, Throughput Window Purchasing Sub-Contractor Quotes, & Purchase Orders Purchase Order Entry, Vendor RFQ Entry, Service Dispatch Entry Receiving Purchase Receipt, & Service Receipt Purchase Receipt Entry, Service Receipt Entry Inventory Control Inventory Count, & Inventory Adjustments Physical Inventory Count, Inventory Transaction Entry Manufacturing: Shop Floor Control, & Data Collection Manufacturing Window, Labor Ticket Entry, Inventory Transaction Entry, Bar code Collection Shipping Shipping Entry, Transportation Management Shipping Entry, Order Management Window Accounting, A/R & A/P Costing, & Invoicing Costing Utilities, Invoicing, Ledger, A/R, A/P, Payroll, HR Terlihat bahwa modul VISUAL Manufacturing terdiri atas 10 fungsi, masing masing fungsi digambarkan dalam satu kotak dalam diagram di atas. Selengkapnya sepuluh fungsi tersebut adalah: 1. Quoting & Estimating 2. Customer Order 3. Engineering Design 14

12 4. Production Schedulling/Material & Service Planning 5. Purchasing 6. Receiving 7. Inventory Control 8. Manufacturing 9. Shipping 10. Accounting, A/R & A/P Jika kita perhatikan seksama, akan tampak bahwa sepuluh fungsi tersebut memperlihatkan siklus dalam sistem manufaktur, yaitu mulai dari tahap perencanaan dan peramalan (Quoting & Estimating), perancangan (Engineering Design), penjadwalan (Production Schedulling/Material & Service Planning), pemesanan material (Purchasing Receiving), produksi (Manufacturing), pengiriman (Shipping), hingga pada fungsi kontrol keuangan (Accounting). Nantinya siklus ini akan berulang terus menerus selama perusahaan berproduksi. Pada diagram di atas di sebelah kanan nampak layar apa yang harus dibuka pada VISUAL Manufacturing untuk menjalankan fungsi fungsi tersebut. Pada kesempatan kali ini kita akan berkonsentrasi pada fungsi Penjadwalan Produksi, yaitu fungsi yang keempat. Untuk bisa menjalankan fungsi yang keempat, tiga fungsi sebelumnya juga harus dikerjakan terlebih dahulu. Untuk itu dalam kesempatan ini, kita akan mempelajari bagaimana menjalankan empat fungsi di bawah ini: 1. Quoting & Estimating 2. Customer Order 3. Engineering Design 4. Production Schedulling/Material & Service Planning Secara singkat dan garis besar, berikut akan dibahas satu per satu keempat fungsi tersebut. 1. Quoting & Estimating Fungsi ini merupakan awal dari sistem manufaktur, dimana kita membuat peramalan terhadap keseluruhan aktivitas produksi. Fungsi Quoting & Estimating dipicu dengan diterimanya Request For Quote (RFQ) dari konsumen. Ini merupakan pertanda adanya minat dari konsumen atas produk kita. Jika produk yang diminati merupakan produk lama, kita bisa memanggil data historis. Sementara jika produk baru, Quoting Data dapat dibuat terlebih dulu sebelum Quote Master dibuat. Informasi mengenai estimasi biaya dan lead time dapat disertakan sebelum quote dikirimkan ke customer. 15

13 QUOTING & ESTIMATING No Review History in Visual Receive RFQ New Item? Prepare Quote Estimate Estimate Cost Review Quote Send to Customer 1 Lead Time Yes Gather Quoting Data 2. Customer Order Jika customer menyetujui proposal (quote) yang kita ajukan, maka order atau kontrak dapat diajukan. Memasukkan order atau kontrak dari konsumen ke dalam VISUAL dapat dilakukan melalui fungsi Customer Order. Data mengenai customer dapat dibuat melalui Customer Master. Jika pelanggan lama yang melakukan pemesanan, maka data dari Sales Order dapat digunakan. Pengaturan mengenai termin pembayaran juga bisa dilakukan melalui Payment Schedulling. Customer order dapat dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan jenis produk yang dipesan: i. Produk baru ii. Produk lama tapi tidak tersedia di stock iii. Produk lama dan tersedia di stock CUSTOMER ORDER 2 Yes 1 Receive Order & Review Contract No New Customer? Yes Enter Sales Order Add Customer Master Progress Bill? Yes No Setup Payment Schedule New Item? No In Stock? No Yes Engineering Design Fungsi engineering design digunakan pada saat terdapat pesanan dari konsumen atas produk yang belum tersedia engineering master nya. Ada dua pilihan, produk baru yang akan dibuat masternya, atau produk yang dibuat hanya sekali ini saja. Engineering master dapat dibuat lengkap memuat struktur produk, operasi, material, dan estimasi biaya. 16

14 Engineering master perlu disetujui (dilakukan proses approval) sebelum bisa dieksekusi menjadi work order. ENGINEERING DESIGN standard Create New Engineering Master (Part Number Required) Yes 2 Document options? Add Operation(s) (Required) Add Leg/Detail(s)? (Optional) Add No Material(s) Complete? Yes (P/N Optional) Release / Approve Engineering Master or One-Time Workorder 3 one-time Create New One-Time Work Order (Part Number Optional) No 4. Production Schedulling/Material & Service Planning Fungsi ini dilakukan untuk menjadwalkan dua hal: 1. kegiatan produksi di lantai kerja 2. pemesanan dan pembelian material/servis dari pemasok. Kegiatan penjadwalan produksi dan perencanaan material/servis dilakukan untuk memenuhi customer order yang tidak bisa dipenuhi dari stock. Sebelum menjadwalkan produksi di lantai kerja, terlebih dahulu diperiksa kelebihan work in process (WIP) yang mungkin ada. Setelah dibuat, work order dijadwalkan melalui Global Scheduler. Global scheduler nantinya akan memastikan bahwa kapasitas tidak terlampaui dan target throughput terpenuhi. Setelah ketersediaan material, sumber daya, dan tool dipastikan, work order dapat dirilis dan dibuat shop paper untuk lantai kerja. PRODUCTION / SCHEDULING MATERIAL & SERVICE PLANNING Adjust Existing Work Orders No No System Generates Requirements for Purchasing 7 Check for Create & Schedule Run 3 Overstock WIP Capacity OK? Work Order Global Scheduler Inventory Throughput OK? Yes Release Work Order Print Shop Paperwork 5 Yes Perform Throughput Analysis Check Capacity, Material Availability, Existing Overstock, Tooling, etc. prior to release. 17

15 Organisasi Dalam implementasi maupun operasional dari VISUAL Manufacturing, salah satu hal paling menentukan adalah aspek organisasi. VISUAL Manufacturing bukan hanya sebuah sistem informasi yang membantu user dalam melakukan hal hal rutin, tapi juga menentukan bagaimana sebuah organisasi dijalankan. Suatu perintah dalam VISUAL Manufacturing juga berarti dijalankannya sebuah prosedur dalam organisasi tersebut. Menjalankan suatu fungsi VISUAL Manufacturing sama juga dengan menyaksikan apakah struktur organisasi berjalan dengan baik, apakah semua orang menjalankan tugasnya, apakah kerja sama antar divisi berlangsung dengan baik. Dalam pengaturan implementasi VISUAL Manufacturing, perlu dibuat terlebih dahulu apa yang disebut User Role List, atau Daftar Peran Pengguna. Dalam daftar ini kita bisa melihat dan menentukan: Siapa berwenang menjalankan fungsi apa? Fungsi apa memerlukan peran siapa saja? Siapa melakukan otorisasi atas fungsi apa? Fungsi apa menentukan dimulai/diakhirinya pekerjaan siapa? Tentu saja dalam pengaturan organisasi perlu dilihat terlebih dahulu keperluan dan kebutuhan dari masing masing organisasi, sehingga bisa jadi perlu dilakukan kustomisasi atas daftar peran pengguna. Mengingat peran penting dari aspek organisasi dalam implementasi maupun operasional VISUAL Manufacturing, Infor telah menyediakan panduan sehingga perusahaan yang mengimplementasi dapat mengadopsi dengan mudah dan dengan sedikit resiko. Dalam kaitannya dengan Penjadwalan Produksi dan fungsi fungsi pendukungnya, aspek organisasi di bawah ini yang berlaku: Fungsi: Quoting and Estimating Tanggung jawab berada pada Departemen Penjualan. Fungsi: Customer Order Departemen Penjualan bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pemeliharaan semua customer order. Fungsi: Engineering Design Untuk Engineering Master Departemen Engineering yang bertanggung jawab. Untuk Work Order Master Departemen Manufacturing yang bertanggung jawab dalam pembuatan, hanya untuk Engineering Master dan Quote Master yang telah disetujui. Untuk Quote Master Departemen Penjualan yang bertanggung jawab atas pembuatan, Departemen Engineering yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan persetujuan. Fungsi: Material and Service Planning Manajer Produksi dan/atau Manajer Operasi yang bertanggung jawab untuk penjadwalan produksi, atas masukan dari Departemen Penjualan (dalam hal prioritas) dan Departemen Purchasing (dalam hal ketersediaan material). 18

16 BASIS DATA: PART MAINTENANCE Penjelasan Part Maintenance berfungsi untuk menambah, menghapus, dan mengedit informasi mengenai part yang terdapat dalam basis data perusahaan. Terdapat dua istilah yang penting dalam memahami Part Maintenance: Part Part dapat berupa bahan baku, komponen yang dibeli, produk setengah jadi yang harus diproses lebih lanjut, atau produk jadi yang selesai dibuat di lantai kerja. Proses Proses bisa berupa operasi dari suatu leg pada work order, atau work order yang sama sekali berbeda. Memulai Part Maintenance Untuk mengakses Part Maintenance, buka Part Maintenance dari menu Inventory. Menambah Part ke Database Part yang ditambah dapat memiliki atau tidak memiliki Part ID. 1. Klik tombol Clear untuk menampilkan layar kosong. 2. Masukkan Part ID. Part ID bisa berupa nama atau angka, maksimum 30 karakter. Tidak pernah ada dua Part ID yang sama. 3. Pilih status Part. Status default adalah Active, yang menyatakan bahwa part dapat diolah pada menu mana saja pada VISUAL. 4. Masukkan deskripsi singkat tentang part, maksimum 40 karakter. 5. Masukkan unit pengukuran dari part, yaitu unit ukur pada saat part distok. Pilih salah satu dari field yang tersedia. 6. Masukkan Shipping Weight. Pilih salah satu dari field yang tersedia. 7. Bila part dimaksud adalah produk fabrikasi yang memiliki Engineering Master (BOM), masukkan Engineering ID. 8. Pilih kode produk pada kotak Product Code. 9. Pilih kode komoditas pada kotak Commodity Code. 10. Pilih tipe part dengan memilih salah satu pilihan pada kotak Settings. Fabricated Part diproduksi di bagian manufacturing 19

17 Purchased Part dibeli dari vendor/pemasok Consumable Part tidak dapat disimpan di inventory Demand History Riwayat permintaan part ini akan disimpan untuk keperluan peramalan Inv Tx Locked Tidak dapat melakukan aktivitas inventory atas part ini Detail Only Part ini bukan merupakan produk akhir dari work order Stocked Sejumlah tertentu part ini biasanya dapat ditemui di stok Tool/Fixture Part ini merupakan peralatan/fasilitas untuk kegiatan manufaktur. Auto Issue Pilihan ini membuat sejumlah part ini secara otomatis akan dikeluarkan dari gudang utamanya pada saat transaksi pekerja yang memerlukan material tersebut terjadi Supply then Leadtime Berpengaruh pada Concurrent Scheduler. Concurrent Scheduler akan menggunakan suplai yang tersedia terlebih dahulu sebelum mengaktifkan lead time. 11. Isi tab Costing dengan data biaya part. Untuk part fabrikasi, fungsi Implode Costs pada menu Maintain dapat digunakan. Costs Bagian ini digunakan untuk menentukan Cost of Goods Sold untuk produk fabrikasi. Material Untuk part fabrikasi, adalah bahan baku per unit. Untuk part beli, adalah biaya per unit termasuk harga beli dan semua biaya yang terkait proses pembelian. Labor Untuk part fabrikasi, adalah pekerja langsung untuk membuat part. Untuk part beli, praktis bernilai nol. Burden Untuk part fabrikasi, adalah biaya burden (beban) untuk membuat part ini. Untuk part beli, praktis bernilai nol. Service Untuk part fabrikasi, perkiraan biaya untuk kebutuhan outsourcing. Fixed Digunakan untuk biaya biaya tetap terkait dengan part beli, misalnya biaya setup pemasok. Issue Burdens Burden adalah biaya beban yang harus ditanggung untuk penyimpanan dan penanganan part. Percent Terekam pada saat issue material. Biaya beban dihitung berdasar persentase per unit nilai. Per Unit Biaya beban dihitung berdasar biaya per unit nilai. Purchase Burdens Sama dengan Issue Burden namun yang terjadi pada saat material dibeli. Percent Terekam pada saat pembelian material. Biaya beban dihitung berdasar persentase per unit nilai. Per Unit Biaya beban dihitung berdasar biaya per unit nilai. Selling Price Merupakan nilai default pada saat part terjual. Unit Price Harga jual per unit. Wholesale Price Harga wholesale per unit. ABC Code Untuk mengaktifkan analisis ABC pada saat perhitungan siklus part. 12. Klik pada tab Planning untuk mengisi informasi berkaitan dengan MRP. Untuk keterangan lebih lanjut lihat Material Planning Window. Planner User ID Mengidentifikasi orang yang bertanggungjawab untuk perencanaan material Part ID ini. Buyer User ID Mengidentifikasi orang yang bertanggungjawab untuk pembelian Part ID ini. Safety Stock Qty Sejumlah kelebihan stok yang direncanakan tersedia di stok untuk menutup order mendadak, scrap atau hal hal tak terduga lainnya. 20

18 Lead Time (in days) Jumlah hari yang diperlukan untuk menyediakan part (waktu fabrikasi, delivery time, dll). Minimum Order Qty Jumlah minimum pemesanan pada saat MRP mengeluarkan planned order. Maximum Order Qty Jumlah maksimum pemesanan pada saat MRP mengeluarkan planned order. Multiples of Menunjukkan jumlah lot planned order pada MRP, dimana formula akan dibulatkan menurut kelipatan angka ini. Order Policy Kebijakan pemesanan yang digunakan dalam MRP. Ada enam pilihan: o Not Planned Part hanya dipesan pada saat jumlah on hand kurang dari Order Point Qty. o Discrete Mengadakan part persis sesuai jumlah diperlukan pada saat permintaan melebihi suplai dikurangi safety stock. o Period Supply Periode dimana direncanakan disediakan tersedia cukup part untuk memenuhi kebutuhan selama waktu ini. o Fixed Part dipesan dengan jumlah tetap. Bekerja mirip dengan EOQ. o EOQ (Economic Order Quantity) Part dipesan dengan jumlah tetap, yaitu yang memenuhi perhitungan EOQ. o Master Schedule Part disediakan sesuai dengan master schedule. Order Point Qty Titik dimana dilakukan pemesanan untuk part dengan kebijakan Not Planned. Order Qty Jumlah pemesanan yang dilakukan untuk part dengan kebijakan Fixed dan EOQ pada saat terjadi kehabisan stok. Days of Supply Digunakan untuk part dengan kebijakan Period Supply. Annualized Usage perkiraan penggunaan part selama setahun untuk digunakan di analisis ABC. Demand Fence 1 Jumlah hari pada periode permintaan riil. Lihat Application Global Maintenance untuk mempelajari lebih lanjut. Demand Fence 2 Jumlah hari pada periode permintaan campuran. 13. Klik Save untuk menyimpan part. Mengedit Informasi Part Semua informasi pada Part Maintenance dapat diedit, kecuali Part ID. Mengganti Part ID berarti membuat part baru. 1. Masukkan Part ID yang dimaksud dan tekan tombol Tab. Atau bisa juga dengan klik pada tombol Part ID dan cari part yang dimaksud pada daftar. 2. Buat perubahan yang diperlukan. 3. Klik Save pada menu utama. Menghapus Part Menghapus part berarti menghilangkan part tersebut dari database dan tidak dapat diaktifkan lagi selanjutnya. Penghapusan tidak bisa dilakukan bila part tengah digunakan pada suatu transaksi. Sebagai alternatif, klasifikasi part sebagai Obsolete untuk membuatnya non aktif. 1. Masukkan Part ID yang dimaksud dari layar Part Maintenance. 2. Klik tombol Delete dari menu utama. Kotak konfirmasi akan muncul. 3. Klik Yes bila yakin ingin menghapus, No untuk membatalkan. 4. Klik Clear untuk kembali ke layar awal. Informasi Part Lanjutan Menu Maintain dari layar Part Maintenance dapat digunakan untuk memberikan informasi lanjutan dari sebuah part, berkaitan dengan: 21

19 MEMILIH VENDOR/PEMASOK Untuk setiap pemasok yang memenuhi kebutuhan akan suatu part, dapat ditentukan masingmasing harga dan informasi pendukungnya. Bila terdapat satu pemasok yang disukai oleh perusahaan, pemasok tersebut dapat ditentukan sebagai Preferred Vendor. 1. Buka part yang diinginkan di layar Part Maintenance. 2. Dari menu Maintain, pilih Vendors Supplying this Part. 3. Pilih satu pemasok dan klik tombol Edit Quotes. 4. Pilih satu Part ID di tabel atas dan masukkan harga di tabel bawah. 5. Klik tombol Save untuk menyimpan, kemudian Close untuk kembali ke layar awal. 6. Pilih pemasok yang diinginkan, kemudian klik tombol Set Preferred Vendor. MENAMBAH GOLONGAN KOMODITI 1. Dari menu Maintain, pilih Commodity Codes. Akan muncul tabel menampilkan golongan komoditi yang ada saat ini. 2. Klik tombol Insert untuk memunculkan baris baru. 3. Masukkan nama golongan komoditi yang baru. Nama harus unik. 4. Klik Save untuk menyimpan. Mencetak Informasi Part Part Maintenance dapat memberikan cetakan informasi part sesuai dengan format standar atau format yang kita tentukan sendiri dengan menggunakan Crystal Reports. 1. Dari menu File, pilih Print Part Info atau klik tombol Print pada menu utama. 2. Setup printer dapat diatur dengan mengakses tombol Print Setup. 3. Klik tombol Starting Part ID untuk memilih part sebagai awal laporan. Klik tombol Ending Part ID untuk memilih part sebagai akhir laporan. 4. Pilih Include Obsolete Part untuk menyertakan part yang telah dinyatakan tidak aktif. 5. Untuk mencetak semua part, tidak perlu mengisi data di poin 2 dan Pilih salah satu output tujuan pada kotak drop down: Print Mengirim laporan untuk dicetak pada default printer. View Untuk melihat output laporan sebelum dicetak. File Untuk menyimpan laporan ke dalam file terpisah. Layar berikutnya akan menampilkan kotak Print to File dimana lokasi direktori diperlukan. E mail Untuk mengirim laporan melalui surat elektronik dalam bentuk Rich Text Format. 7. Pilih Short Form untuk mencetak dalam bentuk format pendek. 8. Pilih Print Barcodes untuk menyertakan barcode dalam laporan. 22

20 9. Klik Ok untuk mengirim perintah. Bila memilih output Print, akan muncul layar print Windows. Atur sesuai kebutuhan dan klik Ok. 23

21 BASIS DATA: SHOP RESOURCE MAINTENANCE Penjelasan Shop Resource Maintenance menangani penginputan dan pemeliharaan informasi tentang resource yang digunakan dalam proses manufaktur di lantai pabrik. Apa yang disebut sebagai shop resource, atau resource saja, bisa berupa work center, stasiun kerja, individu atau sekelompok individu, atau kontraktor yang digunakan jasanya oleh perusahaan untuk mengerjakan suatu bagian dari proses manufaktur. Yang disebut sebagai resource juga bisa berupa gabungan atau kelompok dari resource individu. Pengertian inilah yang digunakan dalam proses penjadwalan. Fungsi Shop Resource Maintenance selain digunakan dalam proses penjadwalan juga berfungsi dalam work order costing. Memulai Shop Resource Maintenance Shop Resource Maintenance tersedia pada layar utama VISUAL. Untuk memulai Shop Resource Maintenance: Dari menu Eng/Mfg, pilih Shop Resource Maintenance. Layar Shop Resource Maintenance muncul. Menambah Shop Resource Shop Resource Maintenance adalah fasilitas yang kita gunakan bila ada shop resource baru yang akan ditambahkan ke database. 1. Klik tombol New pada toolbar. Jika ada shop resource yang telah ada di database yang memiliki karakteristik serupa dengan shop resource yang baru, kita dapat memanggil dan memodifikasi data resource lama tersebut dengan cara: a. Masukkan Resource ID yang lama tersebut. b. Ganti Resource ID dengan ID yang baru. c. Ganti informasi shop resource sesuai keperluan. d. Klik Save untuk menyimpan. 2. Masukkan Resource ID yang baru pada field Resource ID. 3. Masukkan deskripsi singkat dari resource pada field Description. 24

22 4. Pada tab Costs, masukkan biaya biaya yang terkait dengan resource: Setup per hour biaya per jam untuk melakukan setup resource ini. Run per hour biaya untuk satu jam run resource ini. Run per unit biaya run untuk satu unit produksi. 5. Pada field Labor G/L Acct ID, masukkan akun General Ledger yang digunakan untuk menghitung biaya pada saat resource ini digunakan. Klik tombol Labor G/L Acct ID untuk mencari akun dari tabel. 6. Masukkan biaya burden dalam field Burden Cost. Burden/hour (setup) biaya burden per jam setup. Gunakan field Percent untuk menentukan biaya burden sebagai persentase dari biaya setup. Burden/hour (run) biaya burden per jam run. Gunakan field Percent untuk menentukan biaya burden sebagai persentase dari biaya run. Burder/unit (run) biaya burden per unit output produksi. Fixed Burden biaya burden yang hanya dibebankan sekali setiap kali resource ini digunakan. 7. Pada field Burden G/L Acct ID, masukkan akun General Ledger yang digunakan untuk menghitung biaya pada saat resource ini digunakan. Klik tombol Burden G/L Acct ID untuk mencari akun dari tabel. 8. Klik tab Other untuk menambah informasi yang lain. 9. Klik pada kotak Automatic Reporting jika resource ini merupakan bawahan dari resource lain yang memiliki level lebih tinggi. 10. Pada kotak Scheduling, klik Schedule Normally jika menginginkan penjadwalan secara normal untuk resource ini. Jika kotak Schedule Normally tidak dipilih, resource akan diasumsikan memiliki kapasitas tak terbatas. 11. Klik Schedule Discontinuous jika pada resource ini diperkenankan penjadwalan operasi secara diskontinu atau per segmen. Masukkan ukuran segmen minimum dalam satuan jam run. 12. Tentukan tipe resource pada kotak Type: Work Center resource merupakan mesin atau stasiun kerja. Individual/Team resource merupakan individu (orang), tim, atau individu dengan skill tertentu. Contractor resource adalah outside service. Mengaktifkan pilihan ini secara otomatis mematikan field Cost dan Burden Cost dan mengaktifkan field Service ID dan field lain yang berhubungan dengan outside service. Group resource merupakan bagian dari kelompok resource yang disebut Group. Gabungan work center disebut Group Center. Definisikan group center menggunakan perintah Shop Groups dari menu Edit. Lihat Setting Up Shop Groups untuk keterangan lebih lanjut. 13. Pada kotak Capacity, masukkan jumlah unit tersedia untuk masing masing shift kerja. Masukkan jumlah proses atau banyaknya unit yang mampu dikerjakan resource ini pada satu waktu. Kapasitas maksimum adalah Jika memilih tipe resource Group, pilih salah satu dari dua tombol Group Exclusively. Pilih Schedule All bila grup ini memiliki sifat simultan, artinya semua resource dalam grup diperlukan untuk melakukan operasi. Pilih Schedule One bila hanya perlu menjadwalkan satu resource untuk grup ini. 15. Klik Save untuk menyimpan shop resource dari menu File atau klik tombol Save pada toolbar. Mengedit Informasi Resource Semua informasi pada Shop Resource Maintenance dapat diubah kecuali Resource ID. Mengubah Resource ID berarti membuat resource baru. 25

23 1. Panggil resource yang ingin diedit dengan memasukkan Resource ID nya. Klik tombol Resource ID untuk mencari pada daftar resoruce. 2. Buat perubahan yang diinginkan. 3. Klik Save untuk menyimpan perubahan. Semua perubahan dalam hal kapasitas dan kalender tidak akan berpengaruh pada jadwal kecuali Concurrent Scheduler dijalankan kembali. Semua perubahan dalam hal biaya tidak akan berpengaruh sebelum Reset Operation Costs dijalankan. Menghapus Resource Resource hanya bisa dihapus bila pada saat yang sama tidak ada fungsi VISUAL yang menggunakan resource tersebut. Resource yang dihapus tidak bisa di restore kembali. 1. Panggil resource yang ingin dihapus dengan memasukkan Resource ID nya pada layar Shop Resource Maintenance. 2. Klik tombol Delete pada toolbar. Kotak dialog muncul untuk konfirmasi. 3. Klik Yes untuk konfirmasi atau No untuk membatalkan. 4. Klik New atau pilih Clear All Fields dari menu Edit untuk mengembalikan tampilan layar. Mengatur Jadwal Resource Resource Calendar memberikan fasilitas untuk mengatur shift dan jam kerja yang berlaku pada setiap resource. Selain itu, waktu perkecualian juga dapat diatur disini. Informasi Resource Calendar akan digunakan Concurrent Scheduler dalam proses penjadwalan. 1. Panggil resource yang ingin dihapus dengan memasukkan Resource ID nya pada layar Shop Resource Maintenance. 2. Pilih Resource Weekly Calendar dari menu Edit. Kotak dialog Weekly Calendar muncul. Pilih jadwal yang diinginkan pada field Schedule ID. Pilih **All** untuk membuat kalender berlaku untuk semua jadwal. 3. Klik di field 1 st Shift Start di baris hari yang diinginkan. Masukkan jam masuk kerja pada shift pertama. 4. Masukkan jumlah jam kerja pada masing masing shift. Jika tidak ada kegiatan pada suatu shift, isikan 0 (nol). 5. Klik Save untuk menyimpan. Klik Delete untuk menghapus kalender mingguan. Mengatur Kalender Perkecualian Jika ditemui situasi dimana suatu resource tidak tersedia pada suatu waktu tertentu, kita dapat menggunakan kalender perkecualian. Contoh, jika resource tidak tersedia pada saat terjadi penutupan pabrik atau hari libur nasional, gunakan tabel perkecualian untuk menentukan hari 26

24 hari tersebut. Kalender perkecualian juga dapat digunakan untuk mengubah kapasitas resource per tanggal. Perubahan kapasitas dapat dilakukan melalui Resource Calendar Exceptions dari menu Edit. Menu ini serupa dengan Calendar Exceptions dari menu Maintain pada Application Global Maintenance. Perbedaannya, perkecualian yang dibuat pada Resource Calendar Exceptions dapat diatur untuk hanya berlaku untuk satu jadwal dan/atau satu resource. Pada saat VISUAL memerlukan informasi kapasitas resource pada suatu tanggal, VISUAL menggunakan urutan di bawah ini: 1. Perkecualian untuk Schedule tertentu, Resource tertentu 2. Perkecualian untuk Schedule tertentu, semua Resource 3. Perkecualian untuk semua Schedule, Resource tertentu 4. Perkecualian untuk semua Schedule, semua Resource 5. Kalender untuk Schedule tertentu, Resource tertentu 6. Kalender untuk Schedule tertentu, semua Resource 7. Kalender untuk semua Schedule, Resource tertentu 8. Kalender untuk semua Schedule, semua Resource Untuk menentukan kalender perkecualian: 1. Pilih resource yang diinginkan dan pilih Resource Calendar Exceptions dari menu Edit. Kotak dialog Calendar Exception muncul. Menu Schedule ID menampilkan **All** untuk menunjukkan bahwa semua jadwal terpengaruh. 2. Jika perkecualian hanya berlaku untuk satu jadwal, pilih Schedule ID dari menu Schedule ID. 3. Klik tombol Insert. Baris kosong muncul di bawah perkecualian terakhir. 4. Masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir dari perkecualian. 5. Masukkan waktu dimulainya shift pertama dan durasi shift. Jika resource tidak tersedia untuk suatu shift, masukkan nol (0). 6. Masukkan kapasitas (banyaknya operasi secara simultan) untuk setiap shift. Kolom kapasitas tidak tersedia pada saat resource pada kondisi **All**. 7. Klik Save untuk menyimpan. Perubahan akan berdampak pada jadwal setelah Global Scheduler dijalankan kembali. 8. Klik Close untuk kembali ke layar Shop Resource Maintenance. Menghapus Kalender Perkecualian 1. Pilih perkecualian dan klik tombol Delete. Tanda x akan muncul pada perkecualian yang dihapus. 2. Klik Save untuk menyimpan perubahan atau Close untuk menutup layar tanpa menyimpan. Membuat Shop View Shop View berguna untuk mengatur tampilan pada Scheduling Window. Tampilan yang berbedabeda memuat set resource yang ditentukan melalui View ID. Sebuah resource dapat masuk dalam lebih dari satu View ID. 1. Dari menu Edit, pilih Shop Views. Kotak dialog Shop Views muncul. 2. Masukkan View ID yang baru pada field yang tersedia. Pilih View ID yang lama untuk menambahkan resource baru pada tampilan yang telah tersedia. 27