data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Pembangunan fasilitas pendidikan di Universitas yang sangat besar dengan puluhan ribu ma

Transkripsi

1 PENYESUAIAN PROGRAM UNTUK IMPLEMENTASI MICROSOFT DYNAMICS NAV PADA SISTEM PERAWATAN KOMPUTER I Gusti Made Ari Permadi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas Gunadarma 17 September 2011 ABSTRAKSI Pada perguruan tinggi Univerisitas Gunadarma terdapat divisi yang melakukan perawatan komputer yaitu Badan Pengelola Lingkungan Kampus (BPLK). Pihak-pihak yang mengolah informasi perawatan komputer ini masih menggunakan sistem semi manual. Sistem semi ini memiliki banyak kekurangan diantaranya data yang tidak terintegrasi, serta tidak adanya kontrol biaya terhadap service management. Dengan adanya perencanaan sumber daya (Enterprise Resource Planning) yang efektif dapat membantu kinerja BPLK dalam manajemen perbaikan. ERP Microsoft Dynamics NAV sebagai toolkit sistem perawatan komputer yang terintergrasi dan terpusat. Dalam penggunaan software Microsoft Dynamic NAV ini ada bagian yang harus dilakukan penyesuaian terhadap pengguna diantaranya form dan report. Form dan report di dalam ERP Microsoft Dynamic Nav dibuat menggunakan C/SIDE. Setelah implementasi ERP Microsoft Dynamic Nav dapat disimpulkan bahwa sistem yang menggunakan ERP memungkinkan adanya pengontrolan terhadap kontrol biaya perawatan komputer, jadwal kerja teknisi, serta data yang terpusat dan terintegrasi. Sedangkan sistem lama yang menggunakan sistem semi yang memungkinkan adanya duplikasi data, dan susah untuk dilakukan pengontrolan terhadap biaya dan jadwal kerja teknisi. Kata Kunci : ERP,Microsoft Dynamics NAV, Navision, service 1.Pendahuluan Persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, perusahaanperusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi. Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan 1

2 data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Pembangunan fasilitas pendidikan di Universitas yang sangat besar dengan puluhan ribu mahasiswa seperti: Universitas Gunadarma memerlukan perencanaan sumber daya (Enterprise Resource Planning) yang efektif, tetapi tidak terlalu mahal. Oleh karena itu, penulis menggunakan Microsoft Dynamics NAV yang harganya jauh lebih murah dibanding dengan software ERP yang sedang populer seperti : SAP Selain dari harganya yang jauh lebih murah, perbedaan kelas pasar juga menjadi salah satu faktornya. SAP lebih terarah ke perusahaan kelas raksasa dan Microsoft Dynamics NAV lebih terarah ke perusahaan kelas kecil dan menengah. Modul-modul yang disediakan oleh Microsoft Dynamics NAV dengan sedikit penyesuaian sudah cukup untuk membantu dalam proyek pembangunan fasilitas pendidikan di Universitas Gunadarma. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Pengertian ERP Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi prosesproses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, 2 finance, new product development, dan human resources serta service management system 2.2 Perkembangan ERP Tahap I : Material Requirement Planning Tahap II: Close-Loop MRP Tahap III : Manufactur Resource Planning (MRP II) Tahap IV : Enterprise Resource Planning Tahap V : Extended ERP (ERP II) 2.3 Microsoft Dynamics Nav Microsoft Dynamic NAV Merupakan software ERP buatan Microsoft yang berjalan di operating system Microsoft Windows. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar yang dapat di dapatkan melalui partner Microsoft yang tersebar diseluruh didunia. Salah satu partner yang ada diindonesia adalah PT. Tectura Indonesia yang beralamatkan di Microsoft menyediakan demo version untuk menggunakan aplikasi ini dan mengetahui sejauh mana kemampuan Microsoft dynamic NAV. Demo version bisa didapatkan melalui situs microsoft C/AL C / AL (Client / Server Aplication Language) adalah bahasa pemrograman yang digunakan dalam C / SIDE pengembangan terpadu CSIDE CLIENT/ server dalam Microsoft Dynamics NAV (dulunya Navision Attain). C / AL adalah bahasa pemrograman yang spesifik untuk database dan terutama digunakan untuk mengambil, memasukkan dan mengedit catatan dalam database Navision. C / AL

3 sederhana namun efektif dan tampak seperti bahasa yang didasarkan pada Pascal Object pada Microsoft Dynamic Nav Pada Microsoft Dynamics Nav terdapat object yang mendukung aplikasi yaitu : 1. Table Record di dalam C/SIDE database disimpan dalam tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Gambar dibawah ini menunjukkan sebuah tabel yang terdiri dari sebelas baris dan empat kolom. Setiap baris adalah record dan setiap kolom adalah field. 2. Form Form digunakan untuk memasukkan informasi ke dalam tabel dan mengambil serta menampilkan informasi dari dalam tabel. Form dapat digunakan untuk mengakses satu tabel atau bisa jugan menggabungkan informasi dari beberapa tabel 3. Report Report adalah objek yang berfungsi mengatur, menproses, dan menampilkan data dalam format yang siap di cetak oleh printer. Report dapat ditampilkan dalam mode preview jika tidak ingin dicetak dengan format yang sama jika report tersebut dicetak. 3. Analisis dan Pembahasan Masalah 3.1 Tahap Penyesuaian Aplikasi 1. Pengumpulan Dokumen User Pada tahap ini mengambil seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem perawatan komputer yaitu dokumen yang masih dibuat secara manual. Dokumen tersebut antara lain service order, purchase order, dll. 2. Analisa Kebutuhan Object Pada tahap ini menganalisa object yang perlu ditambahkan berdasarkan dokumen yang telah diperoleh pada tahap satu. Berdasarkan kebutuhan dari service management di Gunadarma maka ada beberapa object yang harus di lakukan penyesuaian pada Microsoft Dynamic Nav. 3. Perancangan Report Pada tahap ini report membuat rancangan report terlebih dahulu. Rancangan report dibuat sebagai pedoman dalam pembuatan report nantinya. 4. Pembuatan Form dan Report Pada Tahap ini membuat form dan report menggunakan C/SIDE yaitu Client/Side Integrated Development yang merupakan lingkungan pengembangan untuk melakukan pemrograman dan mebuat objek seperti form dan report di dalam Microsoft Dynamic Nav. 5. Uji Coba Form dan Report Pada Tahap ini report yang telah dibuat di uji coba dalam keadaan yang menyerupai sistem yang berjalan. Pembuatan form dan report dikatakan berhasil bila dalam uji coba tidak ditemukan kesalahan. 3

4 3.2 Perancangan Report pada Service BPLK Sebelum pembuatan report di lakukan perancangan report terlebih dahulu. Hasil perancangan report digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan report. Contoh perancangan report Purchase Order : Gambar 3.2 Rancangan PO 3.3 Implementasi Pembuatan Report Purchase Order Modul Purchasing adalah salah satu modul yang dipakai dalam service management di Gunadarma. Modul ini berhubungan dengan bagian pembelian dan di dalamnya terdapat fungsi untuk mencetak Purchase Order. Report Purchase Order disini disesuaikan dengan Gunadarma, sehingga dilakukan pengeditan report agar sesuai dengan purchase order Gunadarma. Langkah Langkah Pengeditan Report Purchase Order : 1. Buka Tools Object Designer Pilih Report No.405 Order, Kemudian Klik Design. 2. Lalu akan terbuka Window Menu Item, Lalu Pilih Save As : Gambar Dialog Save Purchase Order ID : Untuk Object tambahan diberikan ID dengan nomor ke atas. Nama : Nama dari report. 3. Proses pengeditan akan dilakukan pada report baru yang telah disave dari report No. 405 bernama order. 4. Pada Bagian Menu Item tidak ada yang dilakukan perubahan, perubahan akan dilakukan pada section report. Pada toolbar pilih menu view sections. Lalu akan terbuka jendela section designer kemudian design section menjadi seperti dibawah ini : Gambar Section Designer Report Purchase Order Pada bagian PageLoop, Header(1), design tampilan menjadi seperti diatas, pada bagian kiri terdapat picture box untuk menaruh logo perusahaan yaitu logo Gunadarma. Untuk menaruh gambar logo perusahaan pertama tama harus 4

5 ditaruh kode berikut pada menu item Purchase Header dengan cara menekan f9 pada menu item Purchase Header lalu letakkan kode berikut pada bagian Purchase Header onaftergetrecord() : CompanyInfo.GET; CompanyInfo.CALCFIELDS(Picture); Kode diatas berfungsi untuk mengambil data picture dari table CompanyInfo. Pada Picturebox yang telah dibuat atur propertinya pada field SourceExpr menjad CompanyInfo.Picture. Kemudian di bagian bawah mengatur posisi dari keterangan vendor yaitu alamat, ship to yaitu dimana barang akan dikirimkan. Pada bagian RoundLoop, Header(1) juga dilakukan perubahan. Bagian ini adalah purchase line yaitu berisi barang apa saja yang dibeli di dalam purchase order. Informasi yang diberikan pada purchase line ini adalah no, item, qty, satuan, unit price, dan amount sehingga dilakukan perubahan agar informasi tersebut yang muncul pada report. 3.4 Uji Coba Aplikasi Gambar Window Login Purchaser User telah diberi hak akses sesuai dengan bagiannya masing masing. Seorang purchaser diberi hak akses untuk hal hal yang berkaitan dengan purchasing oleh karena menu yang muncul saat purchaser login adalah menu purchasin. Gambar Menu Purchaser Pembuatan purchase order dapat dilakukan melalui menu Service BPLK kemudian pilih menu nomor satu yaitu Orders. Kemudian akan terbuka form seperti di bawah ini : Uji Coba Purchase Order Pembuatan purchase order dilakukan oleh purchaser, untuk itu purchaser login ke dalam sistem sesuai dengan username dan password yang dimiliki. Gambar Form Purchase Order 5 Pada saat pembuatan purchase order, user terlebih dahulu memilih nomor

6 seri dari purchase order. Terdapat dua nomor purchase order yaitu PORUPIAH dan PODOLLAR. Nomor seri PORUPIAH digunakan jika barang yang dibeli menggunakan mata uang rupiah sedangkan nomor seri PODOLLAR digunakan jika barang yang dibeli menggunakan mata uang rupiah. Pada bagian bawah terdapat tombol print yang berfungsi untuk mencetak PO, ketika tombol print ditekan maka akan dicek nomor seri po terlebih dahulu jika nomor seri po adalah rupiah maka akan dicetak purchase order dengan tampilan format rupiah sedangkan jika nomor seri po adalah po dollar maka akan ditampilkan purchase order dengan format dollar. Berikut adalah tampilan purchase order dengan format rupiah dan format dollar : Ketika sudah mencetak purchase order langkah selanjutnya adalah posting purchase order. Posting purchase order menandakan bahwa purchase order telah selesai di proses. Jika posting sukses maka akan keluar dialog seperti di bawah ini : Gambar Dialog Posting Purchase Order Untuk melihat purchase order yang sudah diproses, purchaser membuka menu Posted Invoices maka akan terbuka form Posted Invoices dan Ketika tombol print ditekan maka akan keluar report Posted Invoices yang memiliki tampilan sama dengan Purchase Order. Gambar Purchase Order Rupiah Gambar Purchase Order Dollar Hasil Uji Coba Berdasarkan uji coba yang telah dilakukan. Maka dapat di simpulkan bahwa form dan report yang telah dibuat berjalan dengan semestinya sesuai dengan keadaan sistem yang berjalan. Pembuatan form dan report merupakan salah satu tahap penyesuaian aplikasi. Untuk implementasi ERP Microsoft Dynamic Nav dalam sistem perawatan komputer diperlukan tahap penyesuaian aplikasi serta pengumpulan data yang memakan waktu kurang lebih 6 bulan. Setelah implementasi dapat dibandingkan bahwa sistem lama yang sebelumnya berjalan semua pencatatan dilakukan secara manual sehingga akan sulit dilakukan pencarian data. Sedangkan Sistem yang baru

7 menggunakan form untuk memasukkan data serta report untuk mencetak data sehingga akan lebih mudah dalam pemasukan data, pencarian data, dan manajemen laporan. 4. Penutup 4.1 Kesimpulan Dari hasil pembahasan penulis sebelumnnya, Maka dapat di simpulkan bahwa form dan report yang telah dibuat berjalan dengan semestinya sesuai dengan keadaan sistem yang berjalan. Pembuatan form dan report merupakan salah satu tahap penyesuaian aplikasi. Untuk implementasi ERP Microsoft Dynamic Nav dalam sistem perawatan komputer diperlukan tahap penyesuaian aplikasi yaitu pengumpulan dokumen user, analisa kebutuhan object, perancangan report, pembuatan form dan report, uji coba form dan report serta tahap pengumpulan data dan tahap pelatihan user yang memakan waktu kurang lebih 6 bulan. Setelah implementasi dapat dibandingkan bahwa sistem lama yang sebelumnya berjalan semua pencatatan dilakukan secara manual sehingga akan sulit dilakukan pencarian data. Sedangkan Sistem yang baru menggunakan form untuk memasukkan data serta report untuk mencetak data sehingga akan lebih mudah dalam pemasukan data, pencarian data, dan manajemen laporan. 4.2 Saran Pembuatan sistem manajemen perbaikan ini masih dalam tahap pengembangan sehingga masih belum sempurna. Hendaknya dilakukan pemantauan secara berkala agar sistem tidak rusak dan sesuai dengan kebutuhan Universitas Gunadarma. Referensi : [1] Dhewanto, Wawan dan Falahah, ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis.Informatika. Bandung: 2007 [2] Oberoi, Sharan dan Sachdev, Amit. Microsoft Dynamic NAV Administration. PACKT PUBLISHING. Birmingham : 2010 [3] Studebaker, David. Programming Microsoft Dynamics. PACKT PUBLISHING. Birmingham : 2007 [4] Diffenderfer, Paul M dan El- Assal, Samir. Microsoft Dynamics NAV. Vieweg+Teubner : 2008 [5] Installation & System Management: C/SIDE Database Server for Microsoft Dynamics NAV 5 media/p/ aspx : 2011 [6] Anonim, COURSE 50224: SERVICE MANAGEMENT, MICROSOFT DYNAMICS NAV, [7] Anonim, INSTALATION AND CONFIGURATION IN MICROSOFT DYNAMICS NAV 5.0, Student Pack,