KENDALA-KENDALA APLIKASI MS.PROJECT

Transkripsi

1 KENDALA-KENDALA APLIKASI MS.PROJECT S T U D I K A S U S P R O Y E K N O R M A L I S A S I K A L I B E K A S I H I L I R O L E H : S E N G H A N S E N

2 PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Proyek Tujuan IT: Ms. Project Kendala Maju Dengan Karya Bermutu 2. Maksud & Tujuan Bahan evaluasi & penilaian terhadap pegawai baru Sarana menuangkan pengalaman sehingga dapat berbagi ilmu pengetahuan Meningkatkan pengetahuan & keterampilan pegawai baru Sarana menyumbangkan ide, saran, dan inovasi bagi kemajuan perusahaan 3. Sistematika Penulisan BAB I BAB II BAB III BAB IV Pendahuluan Pokok Bahasan Pembahasan Makalah Penutup

3 POKOK BAHASAN Perkembangan Penjadwalan Proyek Mengenal Microsoft Project Permasalahan Utama dalam Penanganan Suatu Proyek

4 Perkembangan Penjadwalan Proyek 1. Bar Chart (Diagram Batang) 2. Program Evaluation & Review Technique (PERT) 3. Critical Path Method (CPM) 4. Presedent Diagram Method (PDM) 5. Penjadwalan dengan sistem komputasi (Ms. Project)

5 Bar Chart (Diagram Batang) No Kegiatan Periode 1 Pekerjaan Galian 2 Pekerjaan Pondasi 3 Pekerjaan Struktur Nutshell Kelebihan Kelemahan Diperkenalkan oleh Hendri L. Gantt (1917) Menunjukan waktu mulai dan selesai kegiatan Biasanya digabung dengan kurva S Mudah dibaca dan dimengerti Bentuknya berupa grafis sederhana Tidak adanya keterkaitan antar kegiatan Tidak memberikan informasi secara langsung mengenai akibat-akibat dari adanya perubahan

6 Program Evaluation & Review Technique 1 A C B D 5 Nutshell Kelebihan Kelemahan Dikembangkan oleh Navy Spesial Project Office (1957) Menunjukan hubungan ketergantungan antara bagian-bagian kegiatan yang digambarkan dalam diagram network Mengetahui kegiatan mana yang harus didahulukan dan kegiatan mana yang bisa ditunda Prosedur antar kegiatan yang jelas sehingga dapat mengetahui pengaruh suatu kegiatan terhadap kegiatan lainnya Tidak semua level manajemen dapat mengerti/membaca

7 No ES/EF LS/LF Critical Path Method A B D E C Nutshell Kelebihan Kelemahan Dikembangkan oleh Du Pon Company (1958) Prinsipnya mirip PERT, namun perbedaan mendasarnya adalah dalam penentuan perkiraan waktu F H G Dapat mengontrol keterlambatan kegiatan yang mempengaruhi selesainya proyek Menciptakan jalur atau lintasan kritis suatu proyek (mengetahui prioritas) 7 6 I K J Tidak semua level manajemen mampu membaca/mengerti L

8 Presedent Diagram Method No & Pekerjaan (2)Pek. Galian (3)Pek. Pondasi ES EF D EF LF FS (2-3) FF TF Nutshell Kelebihan Kelemahan Diperkenalkan oleh J.W. Fondhal dari Univ. Stanford (awal 60-an) Bentuknya segi empat Penggambaran networknya lebih sederhana dari CPM Dapat mengerjakan sebuah kegiatan tanpa menunggu kegiatan pendahulunya Masih cukup sulit dimengerti oleh sebagian level manajemen

9 Sistem Komputasi Nutshell Kelebihan Akibat Seiring dengan perkembangan teknologi IT dan komputer Kemampuan mengolah data dalam jumlah besar dan kemungkinan salah yang kecil Penjadwalan dapat dilakukan dengan lebih cepat & teliti Sudah banyak diterapkan Dapat melakukan Bisa dimanfaatkan dewasa ini perubahan dalam waktu sewaktu-waktu yang singkat Contohnya: Primavera Microsoft Project Memungkinkan penjadwalan secara terpadu (waktu, material, tenaga serta biaya) Dapat melihat ketergantungan antar kegiatan dan logis BACK

10 Mengenal Microsoft Project 1. Lingkungan Kerja Ms. Project 2. Teknik penjadwalan 3. Penempatan Sumber Daya

11 Menjalankan Ms. Project Klik tombol Start, akan terlihat menu pilihan Pilih menu All Programs Pilih menu Microsoft Office Klik Microsoft Office Project 2003 untuk memulai program atau gambar icon Setelah itu muncul lembar kerja seperti berikut

12 Memasukkan Data Data kegiatan proyek dimasukkan dengan mengetiknya pada kolom task name, waktu kegiatan pada kolom durasi Kolom start dan finish akan terisi otomatis Masukkan hubungan ketergantungan sebelum/pendahulu pada kolom predecessor. Kolom resource untuk sementara dikosongkan Untuk membuat kolom baru, dapat dilakukan dengan klik kanan pada baris title task names, kemudian pilih insert column. Pilih Field name, sesuaikan dengan kebutuhan. Untuk kasus ini pilih number (untuk kolom volume) dan text (untuk kolom satuan) Pada lembaran kanan (grafik gantt chart) akan tergambar secara otomatis bar chart tiap kegiatan dengan hubungan keterkaitannya

13 Melihat Float/Slack Pilih menu View pada bagian atas Pilih Table: Entry Kemudian pilih Schedule

14 Mengubah Tampilan Pilih menu View Tentukan tampilan yang dikehendaki misalnya Network Diagram seperti berikut.

15 Menampilkan Lintasan Kritis Pilih menu Format pada bagian atas. Pilih Text Styles. Pada Item to Change pilih Critical Task. Kita juga bisa mengubah warna selain hitam, misalkan merah Format, Gantt Chart Wizard atau pilih icon Gantt Chart Wizard. Pilih Critical Path. Pada tahapan ini, tekan tombol Finish, kemudian tekan Format It dan Exit Wizard Pembuatan garis kolom pada diagram barnya dapat dilakukan dengan memilih menu Format, Gridlines..., Bottom Tier Column, dan pada typenya diisikan jenis garisnya, kemudian tekan OK Penukaran tampilan penanggalan dapat dilakukan dengan memilih menu Format, Timescale sehingga akan muncul menu Time scale pada Middle Tier untuk mengubah bagian tengah judul kolom bagian gantt chart dan Bottom Tier untuk bagian bawah judul, lalu ubah label sesuai kebutuhan Memperkecil tampilan grafik Gantt Chart dapat dilakukan dengan cara yang sama. Pada tampilan Timescale, ubah Size misalnya dari 100% menjadi 80%

16 Menyimpan File Buka menu File (Alt+F), pilih Save As Buat nama file yang akan disimpan Kita juga bisa membuat password pada file yang kita kerjakan, yaitu dengan memilih Tools, General Options. Kemudian buatkan password

17 Membuka Beberapa File Bersamaan Beberapa file dapat dibuka secara bersamaan sehingga akan memudahkan bila ada data yang akan dipertukarkan antara file. Caranya dengan memilih menu Window, Arrange All seperti gambar berikut.

18 Menentukan Tanggal Proyek Buka file Pilih menu Project pada bagian atas Pilih Project Information

19 Memasukan Data Proyek Klik icon Task Information atau klik dua kali pada nama kegiatan. Akan muncul menu Task Information Isikan Task name dengan ketergantungan kegiatan, jenis hubungan pada kolom Type dan Lag jika ada Cara lain untuk memasukkan data kegiatan bisa langsung dengan diketikkan di Task Sheet

20 Menentukan Hari Kerja & Jam Kerja Untuk proyek ini digunakan 6 hari kerja. Cara mengubah hari kerja adalah sebagai berikut. Pilih menu Tools, Change Working Time.. Tekan tombol S (Saturday) lalu aktifkan tombol nondefault working time sehingga hari Sabtu menjadi berwarna putih Hari Sabtu kerja selesai pukul Ubah jam kerja hari Sabtu dengan menekan tombol S (Saturday), lalu ubah jam kerjanya sesuai dengan jam kerja proyek Menentukan hari libur dilakukan dengan cara menandai tanggal dengan meletakkan kursor pada tanggal libur (misal 9 Maret 2009 Maulid Nabi SAW). Selanjutnya pilih Nonworking Time sehingga akan ada tanda libur pada grafik gantt chart Setelah prosedur tersebut dijalankan, ubah jam kerja per minggu dan per bulannya dengan menekan <options> dan menyesuaikan jam kerja per minggunya

21 Memasukan Sumber Daya Tukar tampilan Gantt Chart menjadi Resource Sheet Ms. Project secara otomatis akan mengisi pekerja dengan bentuk % (1 pekerja = 100%). Untuk mengubah format ini, maka terlebih dahulu pilih menu Tools, pilih Options. Pilih Schedule dan ubah Show Assignment Unit As A menjadi Decimal Sekarang kembali ke tampilan Gantt Chart Untuk memasukkan sumber daya ke tiaptiap kegiatan, pilih icon assign resource (atau Tools, Assign Resource). Sekarang tinggal mengisikan menu Assign Resource dengan jumlah tenaganya Ubah tampilan menu View, Resource Graph sehingga akan terlihat sebagai berikut BACK

22 Permasalahan Utama Permasalahan utama yang sering terjadi dalam penanganan suatu proyek adalah: Sulitnya menyelesaikan proyek tepat waktu Seringnya pelaksanaan proyek membutuhkan biaya yang lebih besar dari rencana Sulitnya menggunakan sumber daya seefisien mungkin

23 PEMBAHASAN MAKALAH Tentang Proyek NKBH Constraint Task Perataan Sumber Daya Blok Schedule Cara Termyn Menambah/Memperbaiki Harga Mempercepat Waktu Penyelesaian

24 Sekilas Tentang Proyek NKBH Nama Proyek Normalisasi Kali Bekasi Hilir Lokasi Kotamadya dan Kabupaten Bekasi, Jawa Barat Nomor Kontrak KU.08.08/PPKPBPS-SNVTPPSDACC/XII/1214 Tanggal Kontrak 3 Desember 2008 Nomor SPMK KU.08.12/PPKPBPS-SNVTPPSDACC/XII/1214B Tanggal SPMK 3 Desember 2008 Nilai Kontrak Rp ,- (Incl. PPN 10%) Pelaksanaan 400 Hari Kalender Pemeliharaan 180 Hari Kalender Tipe Kontrak Unit Price Sumber APBN Pembayaran Progress Termin Bulanan Minimum Rp. 1 M

25 Sekilas Tentang Proyek NKBH

26 Metode Kerja Muka Air Banjir Normal MAB m kisdam (sand bag) 6 m 6 m pompa submersible Ø 6 = 6 bh

27 Metode Kerja PENGEBORAN BORED PILE Ø 60 CM 1. Methode yang dipakai adalah methode wash boring atau dry boring sesuai dengan kondisi lapangan. 2. Pengeboran dengan Auger 3. Pembuangan sisa tanah pengeboran. 4. Penggemburan dengan auger dan ditambah air water tank MAB auger crane kisdam (sand bag) pompa submersible

28 Metode Kerja PEMASANGAN STEEL CASING 1. Pemasangan temporary steel casing tergantung dengan kondisi tanah dilapangan. 2. Pengurasan lumpur dengan flexible pipe. 1 MAB auger crane kisdam (sand bag) pompa submersible steel casing 2

29 Metode Kerja PEMASANGAN TULANGAN DAN PENGECORAN 1. Pemasangan tulangan bored pile dg crane. 2. Pengecoran boredpile dg bantuan talang. 3. Pencabutan temporary steel casing dg crane. truck mixer auger crane 1 MAB kisdam (sand bag) pompa submersible tremie tulangan boredpile 2

30 Metode Kerja 1. Lantai kerja Bo dan lapisan pasir urug 2. Pemasangan bekisting dan penulangan Pile Cap 3. Pengecoran Pile Cap truck mixer MAB pasang bekisting 1 dan penulangan pasir urug dan lantai kerja 3 kisdam (sand bag) pompa submersible

31 Metode Kerja 1. Pemasangan besi tulangan 2. Pemasangan bekisting PERI disisi muka dan bekisting konvensional di sisi belakang. 3. Pengecoran dinding stage 1. truck mixer Bekisting Peri MAB Konvensional kisdam (sand bag) Tahap - 1 pompa submersible Lihat Tahap - 2

32 Metode Kerja kisdam (sand bag dipindah ke lokasi baru) pemadatan berlapis dg vibro roller BACK

33 Constraint Task Dalam perencanaan proyek tertentu seringkali terdapat batasan-batasan tertentu dimana suatu kelompok kegiatan harus diselesaikan pada tanggal tertentu Misalkan pada proyek Normalisasi Kali Bekasi Hilir ini untuk pekerjaan pemancangan SPC oleh owner harus selesai pada tanggal 30 April Letakkan kursor pada baris ke 18. Lakukan double klik sehingga muncul menu task information seperti gambar di bawah ini

34 Constraint Task Pada menu, pilih advanced. Tukar constraint type dengan Must Finish On. Tentukan constraint date dengan tanggal 30 April Selanjutnya akan ada planning wizard, pilih Continue. A must finish on constraint will be set. Setelah prosedur tersebut dilakukan akan muncul kegiatan-kegiatan kritis baru dimana sebelumnya kegiatan tersebut bukan kegiatan kritis. Hal tersebut disebabkan tanggal selesainya kegiatan sudah ditetapkan sehingga perhitungan ke belakang untuk pekerjaan tersebut dihitung dari tanggal milestone, bukan lagi dari tanggal default BACK

35 Perataan Sumber Daya Pilih menu Tools, Resource Leveling, lalu pilih Level Now dan OK Pada menu Level Now, pilih OK Selanjutnya akan terlihat berpindahnya kegiatan yang tidak kritis dan tampilan resource graphnya telah rata

36 Manual Leveling Kembali ke tampilan Gantt Chart Mengubah Gantt Chart menjadi tampilan Slack/Float dengan cara klik icon Gantt Chart Wizard. Pilih Custom Gantt Chart, next> sampai step ke 8 lalu pilih total Slack dan Finish Pada kegiatan yang tidak kritis akan terlihat garis hitam yang menandakan batasan waktu senggangnya (slack time). Bagi dua lembaran kerja Gantt Chart dengan cara memilih menu Windows, Split atau klik icon Task Entry View sehingga layar terbagi menjadi dua

37 Manual Leveling Selanjutnya geser kegiatan-kegiatan non kritis ke belakang sesuai slack timenya. Atau bisa pula digeser sekaligus memecah kegiatan non kritis sehingga tampilan resource graph menjadi lebih baik BACK

38 Blok Schedule Permasalahan yang seringkali terjadi di lapangan adalah keterbatasan sumber daya yang terampil dan ruang atau area kerja yang tidak memungkinkan sumber daya dengan jumlah besar. Penyusunan grafik sumber daya yang baik dapat juga dilakukan dengan membuat blok schedule. BACK

39 Cara Pembayaran Bertahap (Termyn) Misalkan pada kegiatan nomor 8 (tes sondir) dikerjakan oleh subkontraktor dengan durasi 10 hari dan nilai kontrak Rp ,00. Subkontraktornya meminta: Uang muka sebesar 15% x nilai kontraknya 25% x nilai kontrak setelah separuh kegiatan atau 50% fisik pekerjaan selesai 50% x nilai kontrak setelah pekerjaan fisik siap 10% x nilai kontrak setelah masa pemeliharaan (selama 5 hari) selesai Langkah pertama adalah membuka resource sheet dan menyisipkan sumber daya sub-kon 1, Langkah pertama adalah membuka resource sheet dan menyisipkan sumber daya sub-kon 1, 2, 3, dan 4 dengan harga cost/use dan cara pembayaran end seperti gambar berikut.

40 Cara Pembayaran Bertahap (Termyn) Kembali ke tampilan gantt chart, tempatkan resource sub-kon 1, 2, 3, 4 untuk S1, S2, S3, dan S4. Letakkan kursor pada kegiatan sondir, bagi dua lembaran kerja gantt chart dengan cara mengklik Task Entry View atau dengan membuka menu windows, lalu pilih split sehingga layar kerja terbagi dua. Tukar bagian bawah dengan task usage dan bagian atas adalah gantt chart. Klik icon go to selected task. BACK

41 Menambah/Memperbaiki Harga View, Resource Sheet, lalu tekan dua kali dengan mouse pada sumber daya yang akan diubah harga satuannya. Misalnya untuk kasus ini, sejak tanggal 15 Februari 2009 harga upah pekerja naik menjadi Rp ,00. Sedangkan biaya lembur tetap. BACK

42 Mempercepat Waktu Penyelesaian Menambah Sumber Daya Mengatur kembali jadwal yang tersisa (rescheduling): 1. Kegiatan Tumpang Tindih 2. Memutus/memindahkan Hubungan Ketergantungan 3. Saling Tukar Tenaga Kerja 4. Membeli Waktu Dengan Biaya 5. Penambahan Sumber Daya Berkualitas 6. Penambahan Waktu Kerja / Lembur

43 PENUTUP KESIMPULAN Dibutuhkan pemahaman manajemen proyek yang baik untuk merancang, menjadwalkan dan melakukan pengendalian terhadap proyek Penerapan Microsoft Project dapat mempermudah pengendalian dan pelaporan proyek Adapun kendala-kendala dalam aplikasi Microsoft Project berkaitan dengan masalah waktu, biaya, dan sumber daya Kendala-kendala tersebut dapat diatasi dengan melakukan trik yang tepat sehingga dapat dimengerti oleh Microsoft Project SARAN Untuk mendapatkan laporan yang lebih baik, perlu dilakukan proses updating rutin Penerapan Microsoft Project perlu ditingkatkan dan didalami untuk proyekproyek PT. Waskita Karya Diperlukan latihan untuk memahami kendala-kendala penerapan Microsoft Project dengan kendala-kendala yang ditemui di lapangan

44 REFERENSI Putri Lynna A. Luthan, Syafriandi Aplikasi Microsoft Project Untuk Penjadwalan Kerja Proyek Teknik Sipil. Yogyakarta: Penerbit Andi. Trihendradi, Cornelius Microsoft Project Langkah Cerdas Merencanakan, Menjadwalkan dan Mengontrol Proyek. Yogyakarta: Penerbit Andi.

45 SEKIAN & TERIMA KASIH