PERENCANAAN ALOKASI MATERIAL PADA PROYEK PEMBANGUNAN GEDUNG HOTEL TRI STAR MAKASSAR MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT

Transkripsi

1 PERENCANAAN ALOKASI MATERIAL PADA PROYEK PEMBANGUNAN GEDUNG HOTEL TRI STAR MAKASSAR MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT Hendra Witanto Wisal 1), M.Asad Abdurahman 2) M. Yahdiman S Abstrak Penjadwalan merupakan pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasanketerbatasan yang ada. Penjadwalan menentukan kapan aktivitas itu dimulai, ditunda dan diselesaikan, sehingga pembiayaan dan pemakaian sumber daya dan material bisa disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang telah ditentukan. Penjadwalan dan pengalokasian material yang mencakup sejumlah tahapan analisa perhitungan dengan memperhatikan urutan pelaksanaan pekerjaan dan material yang di butuhkan. Microsoft Project adalah suatu program bantu yang dapat mempermudah dalam pengalokasian sumberdaya khususnya material. Pada proyek pembangunan hotel Tri Star Makassar dibahas tentang penjadwalan dan pengalokasian material yang mencakup sejumlah tahapan analisa perhitungan dengan memperhatikan urutan pelaksanaan pekerjaan dan material yang di butuhkan. Pada proyek ini pekerjaan dilakukan hanya berdasar pada schedule kurva S, agar lebih mendetail analisa dilakukan menggunakan Microsoft Project dengan memplot durasi perencanaan kurva S, terhadap item pekerjaan dilapangan sehingga diperoleh volume kebutuhan material yang di plot dalam schedule sehingga kita dapat merencanakan pengadaan material secara cepat dan tepat. waktu yg dibutuhkan untuk menyediakan kebutuhan material setiap item pekerjaan bisa didapat dengan memasukan volume pekerjaan pada item pekerjaan yg telah dihitung sebelumnya dengan waktu yg didapat pada tabel resorce usage. Tujuan penulisan ini adalah untuk menentukan jumlah kebutuhan material serta waktu penggunaan material di lokasi proyek. Sehingga diperoleh bahwa penggunaan Microsoft Project lebih efektif karena menunjukkan pelaksanaan item pekerjaan dari segi waktu (durasi) dan item pekerjaan. Pekerjaan yang mengalami konflik dapat terlihat secara langsung sehingga dapat dikontrol. Selain itu dapat pula lebih memudahkan dalam monitoring pelaksanaan pekerjaan. Kata Kunci : Perencanaan, Microsoft Project, Material PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pembangunan gedung bertingkat tinggi memerlukan manajemen yang dapat merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan menyelesaikan proyek dengan batasan sumber daya manusia maupun material dan finansial. Hal-hal yang membatasi tersebut antara lain: Spesifikasi kerja, penjadwalan waktu, biaya, tenaga kerja serta material secara terpadu dan efisien. Untuk menghindari berbagai kendala dan hambatan dalam proses pembangunan suatu proyek yang bisa saja muncul, diperlukan penjadwalan dan pengalokasian berbagai 1.2. Maksud dan Tujuan Penulisan Maksud Penulisan Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah memberikan program dan data yang secara cepat dan akurat kepada pihak yang terkait dalam proyek ini sebagai acuan untuk pelaksanaan proyek khususnya dalam hal perencanaan dan pengontrolan kebutuhan dan pengadaan material agar dapat mengambil langkah yang cepat dan tepat jika menemui permasalahan manajemen material di proyek pembangunan hotel Tri Star Makassar. Ataupun pihak lain yang ingin menjadikan tugas akhir ini sebagai referensi dalam perencanaan material pada sebuah proyek Tujuan Penulisan sumber daya.

2 Adapun tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah: a. Untuk mengetahui berapa besar volume material yang dibutuhkan tiap minggu pada proyek pembangunan Hotel Tri Star Makassar. b. Merencanakan pengadaan material di lokasi proyek pembangunan gedung hotel Tri Star Makassar Rumusan Masalah, dan Batasan Masalah Rumusan Masalah a. Berapa volume material bangunan tiap minggu yang di butuhkan pada pekerjaan konstruksi gedung? b. Berapa volume dan kapan material yang harus disediakan agar tidak terjadi keterlambatan konstruksi akibat tidak tersedianya material? Batasan Masalah Agar pembahasan yang diuraikan dalam penulisan ini lebih terperinci dan sistematis, maka kami memberikan batasan masalah : a. Dari proyek pembangunan gedung Hotel Tri Star Makassar yang dibahas adalah kebutuhan material proyek di lokasi proyek saja dengan menganggap semua material telah siap untuk dipasok ke lokasi proyek. b. Perencanaan dan alokasi material hanya dalam hubungannya dengan waktu dan tidak dengan besarnya biaya dan peralatan. c. Pembahasan hanya pada aspek perencanaan. d. Dari proyek pembangunan gedung Hotel Tri Star Makassar yang dibahas adalah pekerjaan Fondasi, Struktur, Arsitektur, Fixture, Furnishing & Equipment. 1.4 Metode dan Sistematika Penulisan Metode Penulisan Metode penulisan ini adalah perencanaan alternatif terhadap obyek tertentu yang mana dalam penulisan didasarkan atas data yang diperoleh dari instansi terkait, dan Penelitian Kepustakaan (Library Research), yakni pengumpulan data dengan jalan membaca bukubuku berupa karangan ilmiah dan bahan kuliah yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir ini, baik yang dilaksanakan di perpustakaan maupun di tempat lain dengan menggunakan teknik kutipan langsung maupun tidak langsung. Gambaran Umum Proyek Dan Metodologi Penulisan 3.1 Deskripsi Umum Objek Penelitian Proyek Pembangunan Hotek Tri Star Mandiri terletak di jalan pelita raya VIII Makassar dengan luas lahan 1558,5 m 2 dengan keadaan topografi tanah datar. Lokasi pekerjaannya terletak di Tengah Kota Makassar dan dapat ditempuh dengan menggunakan kendaraan roda empat dan roda dua. Lokasi lahan untuk proyek dapat dilihat pada gambar berikut yang masing-masing sisi berbatasan dengan: a. Sebelah Barat berbatasan dengan Ruko dan rumah penduduk b. Sebelah Timur berbatasan dengan Jalan Pelita VIII c. Sebelah Utara berbatasan dengan Jalan Pelita Raya

3 d. Sebelah Selatan berbatasan dengan rumah Penduduk Start Studi Pendahuluan: - Latar Belakang Masalah - Maksud dan Tujuan Penelitian - Pokok Bahasan Batasan Masalah - Metodologi Penjadwalan Studi Literatur: Mengumpulkan teori dan referensi dari buku atau literatur lain yang mendukung penjadwalan 3.2 Metodologi Penulisan Diagram Alir Dalam mencapai tujuan penulisan, secara garis besar metodologi yang dilakukan, digambarkan pada diagram alir di bawah ini Studi Literatur Studi literatur merupakan tahapan pengumpulan literatur yang berhubungan dengan tugas akhir yang akan disusun. Literatur ini dapat berupa buku-buku, jurnal, atau bahan mata kuliah yang memiliki Gambar 3.2 Diagram Alir Penelitian hubungan dengan cara perhitungan volume material. Pembahasan literatur inilah yang akan dijadikan ilmu dasar dalam penulisan berikutnya Pengumpulan Data Pengumpulan Data: - Data observasi langsung di lapangan, RAB dan Kurva S, Analisa satuan. Analisa Data: Pengolahan data disajikan dalam bentuk matematis, grafik dan tabel Kesimpulan FINISH Pengumpulan data dimaksudkan untuk memperoleh bahan mentah yang akan dipergunakan dalam penulisan. Data yang dikumpulkan terbagi atas data yang dimaksud berupa observasi langsung mengenai hal-hal yang mempengaruhi penjadwalan dan pengalokasian alat berat seperti waktu, jarak dan kondisi medan pekerjaan. Selain data observasi langsung di lapangan, diperoleh juga data berupa RAB, gambaran umum proyek, serta data-data lain yang diperoleh

4 melalui wawancara langsung dengan berbagai pihak di lapangan. Data lain yang dimaksud adalah berupa data hasil pencarian di internet yaitu mengenai penjadwalan dan alokasi material dan lain sebagainya Analisa Data Analisa data merupakan bentuk pengolahan data yang telah diperoleh dari hasil pengumpulan data, yang kemudian disajikan dalam bentuk tabel, dan matematis. Pengolahan data tersebutpun disesuaikan dengan studi literatur serta maksud dan tujuan penulisan, agar kiranya tidak keluar dari batasan masalah yang telah dibuat. Analisa data berupa analisa kebutuhan alat dan waktu pelaksanaan, pengalokasian dan penjadwalan material dengan menggunakan Software Microsoft Project Setelah dilakukan analisa, diharapkan dapat diperoleh pengalokasian dan penjadwalan material yang lebih optimal dan efektif sesuai dengan kebutuhan proyek. Sehingga dapat memaksimalkan pelaksanaan pekerjaan pada proyek Kesimpulan Hasil Analisa Setelah melakukan analisa terhadap data proyek yang diperoleh, maka dapat ditarik kesimpulan dari hasil analisa tersebut. Tahapan ini memberikan sinkronisasi antara tujuan penulisan dan batasan masalah dengan hasil analisa yang dilakukan. PERENCANAAN MATERIAL MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT Untuk perhitungan kebutuhan material tiap pekerjaan menggunakan rumus berikut : Volume material = Volume pekerjaan x koefisien satuan pekerjaan Contoh perhitungan kebutuhan material pada pekerjaan pasangan bata merah ½ batu camp. 1:4 Volume Pekerjaan : 350 M2 Koefisien satuan pekerjaan : 1 M2 Pas Batu Bata Tebal 1/2 Bata, 1 Pc : 4 Ps Batu Bata :70,000 Semen Portland:11,500 Pasir Pasangan: 0,043 Bh Kg M3 Batu Bata :70 bh x 350 = buah Semen Portland:11,5 kg x 350 = 4025 kg Pasir Pasang :0,043 m3 x 350 = 15,05 m3 Jadi jumlah material yang dibutuhkan untuk membuat pasangan batu bata tebal ½ bata 1:4 adalah : Batu bata Semen Portland Pasir Pasang : buah : 4025 kg : 15,05 M3 4.1 Penjadwalan kebutuhan material di Microsoft Project Dalam proyek pembangunan gedung hotel ini, time schedule yang digunakanan adalah kurva S perencanaan yang bersumber dari kontraktor

5 proyek ini dengan masa pelaksanaan 228 hari kalender. Penulis tinggal membuat schedule ulang di Microsoft Project dengan menyesuaikan durasi pelaksanaan pada Kurva S Perencanaan Kondisi Material saat pekerjaan selesai Pada kondisi pekerjaan ini belum terselesaikan (Percent Complete 0%), tampilan Gantt Chart dan Resources usage sebagai berikut Microsoft Project tidak memiliki fasilitas untuk analisa satuan pekerjaan sehingga kita harus menghitungnya secara manual menggunakan Microsoft Excel atau Kalkulator lalu memasukkan hasilnya pada tabel kebutuhan material tiap Gambar 4.8 Gantt Chart Pada kondisi Site Works 0% Complete pekerjaan pada Microsoft Project. Uraian pekerjaan yang di input akan berbentuk Work Breakdown Structure (WBS). Namun dapat ditampilkan ke bentuk lainnya seperti Networks Diagram, kalender, dll. Setelah memasukkan uraian pekerjaan, lalu menentukan durasi pekerjaan, setelah itu menentukan Predecessor atau hubungan keterkaitan antar pekerjaan. Setelah selesai, barulah kita meng-input jenis material dan banyaknya yang digunakan tiap item pekerjaan. Setelah keseluruhan data yang dibutuhkan diinput ke Microsoft Project, maka secara langsung kita dapat memperoleh hasil yang diinginkan. Misalnya kebutuhan material per Gambar 4.9 Resource Sheet kondisi Site Works 0% Complete Pada gambar, terlihat pada material Semen Portland total kebutuhan sebanyak Kg, Actual work 0Kg, dan Remaining Work Kg.Sekarang kita lakukan update pada proyek ini pada pekerjaan Site Works selesai 100%. Caranya dengan mengisi 100% pada Percent Complete di kotak dialog Summary Task Information Site Works. minggu dapat langsung kita peroleh dengan klik perintah Resource Usage. 4.1 Tracking Material Menggunakan MS Project

6 Gambar 4.10 Summary Task Site Works Terlihat pada tanggal 19-okt-2011 telah digunakan ,7 Kg semen Portland. Ini berarti seluruh kebutuhan semen Portland pada tanggal tersebut telah digunakan. Gambar 4.11 Gantt Chart Pada kondisi Site Works 100% Complete Pada gambar terlihat tanda centang yang menandakan pekerjaan tersebut selesai dan pada gantt chart terdapat garis hitam pada bar yang juga menandakan bahwa pekerjaan tersebut telah selesai. Dan pada Resources Sheet sebagai berikut Kontrol Material jika terjadi Perubahan Volume Material Dalam melaksanakan pekerjaan di lapangan, tidak jarang kita menemui terjadinya selisih antara volume material yang direncanakan dengan yang digunakan pada pelaksanaan. Untuk mengontrol perubahan material tersebut, dengan Microsoft Project dapat kita lihat dengan cara sebagai berikut. Gambar 4.12 Resource Sheet kondisi Site Works 100% Complete Sekarang kita melihat penggunaan Semen Misalkan kita ambil pada pekerjaan dinding batu bata pada lantai 1. Daftar kebutuhan materialnya adalah Portland kondisi pekerjaan Site works selesai 100% adalah ,24 Kg dan sisa Semen Portland yang dibutuhkan adalah ,12 Kg. Gambar 4.14 Kebutuhan Material Pas. Bata merah ½ bata sebelum diubah Pada Resources sheet Gambar 4.13 Resource Usage kondisi Site Works 100% Complete Gambar 4.15 Resource Sheet sebelum perubahan volume material

7 Pada gambar 4.18 dan 4.19 Akan terlihat bahwa terjadi penambahan jumlah kebutuhan material sesuai dengan penambahan material pada Gambar 4.16 Resource Usage sebelum perubahan volume material Kita ubah kebutuhan material batu bata dari bh menjadi bh, semen Portland dari Kg menjadi Kg, dan pasir pasang/kali dari 15,05 m3 menjadi 20 m3. pekerjaan dinding batu bata tersebut Kontrol Keterlambatan Pekerjaan Permasalahan yang mungkin terjadi di lapangan sangat banyak dan hal itu dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan pekerjaan. Hal ini tentunya akan mengakibatkan terganggunya pekerjaan lainnya. Untuk mengantisipasi hal ini secara cepat, Microsoft Gambar 4.17 Kebutuhan Material Pas. Bata merah ½ bata setelah diubah Tampilan perubahan pada Resources sheet Project dapat menampilkan akibat dari perubahanperubahan yang terjadi. Misalnya pekerjaan bor pile yang normalnya 12 hari, karena sesuatu hal maka durasi pekerjaan meningkat menjadi 20 hari. Tampilan yang ada pada Microsoft Project adalah sebagai berikut Gambar 4.18 Resource Sheet setelah perubahan volume material Tampilan perubahan pada Resources usage Gambar 4.19 Resource usage setelah perubahan volume material Gambar 4.21 Task Usage Kondisi Rencana Pada gambar di bawah ini, pekerjaan bor pile yang rencananya 12 hari karena sesuatu hal durasinya bertambar menjadi 20 hari.

8 Gambar 4.22 Task Usage Pekerjaan Borpile 20 Gambar 4.26 Resource Usage Kondisi Rencana hari Tabel 4.6 Rekapitulasi Kondisi Rencana dan Task Rencana Pek. Borpile Terlambat 8 hari Durasi Start Finish Durasi Start Finish 21/sept/ 5/okt/1 21/Sept Bor Pile 12 hari 20 Hari 11 1 / Hotel tri /jun/ /sept/ /sept/ Star Hari 2012 Hari Kondisi Keterlambatan Pekerjaan Bor Pile Kontrol akibat keterlambatan pengadaan material 14/okt/ 11 25/jun/ 2012 Gambar 4.27 Resource usage saat terjadi keterlambatan material Keterlambatan pengadaan material adalah hal yang mungkin terjadi saat pekerjaan proyek di lapangan. Dengan terlambatnya pengadaan material tersebut, akan mempengaruhi durasi pekerjaan yang membutuhkan material tersebut. Pada kasus ini, terjadi keterlambatan pengadaan Besi D16 untuk pekerjaan Poer P1 selama 5 hari. Gambar 4.28 Gantt Chart saat terjadi keterlambatan material Tabel 4.6 Tabel Rekapitulasi Kondisi Rencana Task Dura si dan Kondisi Keterlambatan Rencana Start Fini sh Besi D16 Terlambat 5 hari Dura si Start Fini sh Resource Usage Rencana 3/ok t 10/ okt Resource Usage Besi D16 terlambat 5 Hari 10/o 3/ok kt t Q Poer P1 3 hari 4/ok t/11 7/ok t/11 8 Hari 4/0k t/11 13/o kt/ ,38 kg - 0 kg 4156,38 kg Hotel tri Star 228 Hari 19 /sept / /j un/ Hari 19/s ept/ /j un/ 2012 Gambar Gantt Chart Kondisi Rencana 4.1 Perencanaan Pengadaan Material

9 4.4.1 Menentukan Kebutuhan Material Menentukan secara tepat kapan suatu pekerjaan harus selesai atau material harus tersedia untuk memenuhi permintaan atas produk akhir yang sudah direncanakan dalam jadwal induk produksi. Kebutuhan material minimum yang harus tersedia di lokasi proyek adalah sebesar yang tertera pada tabel 4.3. Karena jika material yang tersedia di lokasi proyek lebih kecil, maka akan mengakibatkan penggunaan anggaran yang seharusnya dapat dialokasikan untuk kebutuhan lainnya, dan resiko kerusakan material karena terlalu lama di gudang. Kapasitas penyimpanan material pada proyek ini cukup besar. Adanya bangunan eksisting, Tanah Kosong, dan Lantai Bawah Gedung proyek ini digunakan sebagai tempat penyimpanan material yang membuat kita tidak memperhitungkan kapasitas Gudang karena tempat yang cukup luas. menghambat pekerjaan proyek sesuai jadwal yang ditentukan Lead Time Stock Material Penentuan lead time untuk setiap material adalah 1 minggu material sudah ada di lokasi proyek sebelum material tersebut digunakan kecuali material yang 1. Dengan perencanaan menggunakan program sifatnya harus segera pakai misalnya Ready Mix. Adanya lead time ini dimaksudkan untuk mengantisipasi tidak tersedianya material pada hari di mana 2. Jika terjadi perubahan volume pekerjaan ataupun akan diguanakannya material tersebut. Adanya lead time juga dapat digunakan untuk pengontrolan material. Penentuan KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil Penjadwalan Dan alokasi Material yang dilakukan pada proyek pembangunan jalan tersebut, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : Microsoft Project dapat langsung diperoleh berapa banyak volume alokasi material untuk setiap pekerjaan. Rincian alokasi dapat dilihat pada tabel lead time yang durasinya lebih lama, akan 4.5. keterlambatan material, maka hasilnya akan langsung terlihat pada Resource Sheet, Resource Graph, Resource Usage, Network dan Diagram,.

10 Jadi kita dapat dengan mudah melakukan kontrol material jika menggunakan Microsoft Project. 3. Volume minimal material yang harus disediakan tiap Minggu adalah sebesar Volume yang dibutuhkan tiap minggu, dan harus sudah ada di lokasi setidaknya satu Minggu sebelum pekerjaan. 4. Dengan terpenuhinya ketersediaan volume minimal material tiap Minggu sesuai tabel 4.5, maka berdasarkan perencanaan, tidak akan terjadi keterlambatan pekerjaan proyek akibat kekurangan persediaan material Saran Untuk penjadwalan proyek yang besar sebaiknya menggunakan program bantu seperti Microsoft Project karena akan mempermudah perencanaan dan pengontrolan sumber daya terkhusus pada sumber daya material. DAFTAR PUSTAKA Wulfram I. Ervianto, 2005, Manajemen Proyek Konstruksi, Edisi Revisi, Yogyakarta : Andi Heryanto Imam, Triwibowo Totok, 2009, Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi, Bandung : Informatika. Putri Lynna A. Luthan, Syafriandi, Aplikasi Microsoft Project, Yogyakarta : Andi Nazir, Moh Ph.D, 1999, Metode Penelitian, Jakarta : Ghalia Soeharto, Imam, Ir. 1997, Manajemen Proyek, Jakarta : Erlangga Husen, Abrar, Manajemen Proyek, Yogyakarta : Andi Johannes Kho, Penjadwalan Proyek Dengan Durasi Acak, Universitas Sumatera Utara