Modul Pelatihan Microsoft Project 2007 BAB I PENDAHULUAN

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 PENGANTAR Microsoft Project Microsoft Project atau Ms. Project adalah suatu alat project management yang handal dalam mengerjakan tugas sehari-hari bagi seorang project manager. Ms. Project memberikan keseimbangan antara penggunaan, keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga kita bisa mengerjakan tugas dengan lebih efisien dan efektif. Dengan Ms. Project, kita bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking (anggaran monitoring), sehinggakita bisa menetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan kemampuan untuk melihat peta finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi. Dengan menggunakan Ms. Project pula kita dapat membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan perubahan langkah-langkah yang telah dibuat, dan merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan. Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft Ofice Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram Istilah Dalam Microsoft Project Task (tugas) Tingkatan proyek setelah organisasi, proyek, aktivitas, operasi, dan proses Arrow pada CPM, node pada PDM Duration Penentuan durasi membutuhkan informasi volume dan produktivitas Start Waktu dimulainya pekerjaan Finish Waktu selesainya pekerjaan Predecessor Kegiatan pendahulu dari kegiatan yang dimaksud Resource Segala sumber daya yang diperlukan agar kegiatan dapat terlaksana Cost Komponen biaya yang terdapat pada penyelesaian pekerjaan Baseline Ketetapan jadwal dan biaya proyek Gantt Chart Tampilan perencanaan proyek dengan tabulasi dan diagram batang Tracking Evaluasi pelaksanaan terhadap perencanaan pekerjaan Milestone Kejadian yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan. durasi = 0

2 1.2 MEMULAI PEKERJAAN Memulai program Microsoft Penentuan acuan waktu dimulai atau selesainya proyek pada Project information Pemilihan acuan waktu mulai atau selesai proyek Penentuan tanggal acuan proyek Keterangan Proyek Project project information statistics File Properties Keterangan Daftar Pekerjaan Information Task name : daftar pekerjaan Duration : default 1 days Start : automatic from project information Finish : start + duration

3 Predecessor : membaca nomor cell Resource name : daftar resource Menuliskan Daftar Pekerjaan No Jenis Pekerjaan 1 Pekerjaan Persiapan 2 Pembersihan Lokasi 3 Dst Mengganti Nama Pekerjaan Sama seperti program excel, dapat menggunakan tombol F2, mengedit di baris input, ataupun melalui project task information Menyisipkan Pekerjaan Arahkan pointer mouse pada kolom nomor cell, klik kanan dan pilih New Task Save Dan Protection File File Save As Tools General Option Mengelompokkan Sub-task ke Dalam Summary task Menggunakan aplikasi indent dan outdent Project outline Indent/Outdent

4 1.2.8 Hide dan Show Subtask Project Outline Show/Hide Subtask Penomoran Pekerjaan Tools Option View Show outline number 1.3 ENTRI DURASI Durasi Pekerjaan Menginputkan durasi No Jenis Pekerjaan Durasi 1 Pekerjaan Persiapan 6 days 2 Pembersihan Lokasi 1 day 3 Dst Pengembangan Jadwal Teknik yang biasa dipakai untuk pengembangan jadwal proyek konstruksi adalah : Bar Chart/Gantt Chart Critical Path Method (CPM) Precedence Diagram Method (PDM) Logika Ketergantungan

5 Finish to Start (FS) Start to Start (SS) Finish to Finish (FF) Start to Finish (SF) Menginputkan Hubungan Tiap Pekerjaan No Jenis Pekerjaan Durasi Predeces sor 1 Pekerjaan Persiapan 6 days 2 Pembersihan Lokasi 1 day 3 Dst. 1 day CALENDAR 1.4.1Base Calendar Base calendar adalah kalender yang dapat dipakai sebagai kalender kerja proyek dan kalender yang waktu kerja dan waktu libur resource-nya dapat diatur pada nilai default untuk masing-masing resource. o Standard Standar jam kerja adalah jam 08.00AM sampai dengan jam 5.00PM, dengan istirahat selama 1 jam dimulai jam 12.00PM hingga jam 1.00PM dalam 5 hari kerja (senin jumat) di tiap minggunya. o 24 hours Jam kerja 24 jam selama satu hari penuh o Night shift Shift malam untuk pekerjaan yang dikerjakan pada malam hari o Project Calendar Ialah kalender yang digunakan sebagai acuan jadwal kerja secara default untuk semua pekerjaan dalam proyek o Resource Calendar Kalender kerja untuk masing-masing resource dapat diatur melalui resource calendar o Task Calendar Jika terdapat task yang tidak tergantung kepada resource, dapat menggunakan task calendar untuk memodifikasi jam kerja dari project calendar. Task calendar khususnya dipakai untuk peralatan yang menjalankan pekerjaan sepenuhnya pada malam hari atau akhir pekan, yang ditetapkan sebagai waktu libur pada project calendar. Project melakukan perhitungan pada saat resource dan task telah dijadwalkan untuk melakukan pekerjaan dengan memakai kalender kerja sesuai dengan ketentuan berikut: project calendar, resource calendar, dan task calendar. Jika task tidak mempunyai resource dan task calendar sendiri, maka akan dijadwalkan berdasarkan project calendar. Jika task memiliki resource yang telah ditetapkan dan tidak memiliki task calendar, maka akan dijadwalkan berdasarkan resource calendar Calendar View View Calendar

6 1.4.3 Mengedit Pekerjaan Mengedit pekerjaan pada tampilan calendar hanya dapat dilakukan melalui menu task information. Mengubah tampilan bar maupun text dapat dilakukan dengan masuk ke menu format lalu pilih bar style ataupun text style Mengubah Tampilan Calendar Format timescale Daftar Pekerjaan Dalam Satu Hari Klik kanan di tanggal tertentu, lalu pilih pilihan go to Menyembunyikan Pekerjaan Dan Memunculkannya Kembali Task information hide task bar Menyusun Jadwal Kerja Tools Change Working Time work weeks details

7 Dibuat jadwal kerja proyek. Diubah dari default yang sebelumnya dari senin jumat jam 08.00AM 12:00PM dan 1:00PM 5:00PM menjadi senin-kamis jam 08.00AM PM dan 1.00PM PM, jumat 08.00AM AM dan 2.00PM5.00PM, dan sabtu 08.00AM PM Membuat Hari Libur Khusus Tools Change Working Time Exeption details

8 1.5 ENTRI RESOURCE Membuat Jadwal Kerja Resource Jadwal kerja untuk arsitek dan mandor diubah dari default menjadi, Arsitek : senin, rabu, dan jumat 08.00AM PM Mandor : senin jumat, sabtu 08.00AM 12.00PM Resource sheet resource information change working time Mengenal Resource Sheet

9 1.5.3 Mengubah Satuan Harga Tools option view currency Mengubah Satuan Unit Work Resource Tools option schedule show assignment unit as a (ubah dari percentage menjadi decimal) Menyusun Daftar Resource

10 1.5.6 Mengisikan Resource Pada Tiap Task Membuat setiap pekerjaan menjadi fixed duration Task information advanced task type fixed duration Melalui Task Information Melalui Assign Resource Tools Assign Resources (Alt + F10) Melalui Pengetikkan Langsung No Jenis Pekerjaan 1 Pekerjaan Persiapan 2 Pembersihan Lokasi 3 Pemagaran Resources Kepala Tukang,Pekerja[4] Kepala Tukang,Pekerja[2]

11 4 Dst. 1.6 ENTRI COST Mengenal Cost Table Ketika view berada pada posisi Gantt Chart, View Table Cost Biaya Tiap Pekerjaan Cost pada gantt chart 1.7 BIAYA PADA RESOURCE Cost pada resource sheet, ketika view berada pada posisi Resource Sheet, View Table Cost

12 1.7.1 Biaya Resource Per Pekerjaan Cost pada task usage Biaya Pekerjaan Per Resource Cost pada resource usage

13

14 1.8 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PEKERJAAN Menampilkan Pekerjaan Yang Kritis Pada Gannt Chart Format Text Style Mengetahui Float Tiap Pekerjaan View Table Schedule

15 1.8.3 Mengetahui Resource Conflict Melalui resource sheet Melalui resource usage Melalui resource graph Menampilkan Toolbar Resource Management Mengetahui resource allocation Mengetahui task entry Mengetahui overlocation KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL ITB

16 1.8.5 Mengatasi Konflik Mengurangi jumlah resource pada task Mengganti resource Menggeser jadwal pekerjaan Mengubah keterkaitan pekerjaan Lembur / crash program Levelling Menggeser task yang mengalami overlap akibat beberapa task yang bertabrakan Tools level resource Baseline Tools tracking set baseline Penentuan Target Tracking, Memperbarui start/finish date Tools tracking update task 4 4

17 1.8.9 Presentase Pekerjaan Project task information Grafis dengan barchart 4 4 general Beragam Bentuk Tampilan Table Mengatur Tampilan Grafik Pada Resource Graph Format timescale

18 Beragam Grafik Proyek o Peak unit o Work o Cummulative work o Over allocation o Percent allocation oremaining availability o Cummulative cost o Work availability o Unit availability Beragam Tipe Report Report report select o Overview o Current activities o Cost o Assignment o Workload o custom Custom Report o Resource o Resource (work) oresource (material) o Crosstab Format Text Report o Edit properti Report omengganti header, footer, dan keterangan o Mengeset halaman Kemajuan Proyek o Project Information o Property File Optimalisasi Proyek omengoptimalkan durasi omengoptimalkan hubungan antar pekerjaan o Lembur olag and Lead Time Export ofrom MS. Project to MS. Word ofrom MS. Project to MS. Excel Import ofrom MS. Excel to MS. Project

19 TUGAS MICROSOFT PROJECT KELAS KARYAWAN Anda diminta untuk membangun sebuah septic tank baru di halaman rumah anda dengan dimensi 3m x 1m x 1m, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Asumsikan bahwa tebal lapisan beton dari septic tank tersebut adalah sebesar 5 cm dan septic tank berada di atas lantai kerja yang terbuat dari beton setebal 10 cm. Gambar 1 DENAH SEPTIC TANK Gambar 2 Potongan A A Septic Tank Tahapan pekerjaan yang ada pada pekerjaan konstruksi septic tank ini dapat dibagi menjadi tiga (3), yaitu : 1. Pekerjaan penggalian 2. Pekerjaan beton 3. Pekerjaan pemipaan 4. Proyek Management Adapun tahapan pekerjaan tersebut dalam bentuk work breakdown structure (WBS) dapat dilihat pada gambar 2. Selain dalam bentuk WBS, tahapan pekerjaan yang harus dilakukan dalam konstruksi septic tank tersebut juga dapat disajikan dalam bentuk diagram urutan dan ketergantungan antara tiap tahapan pekerjaan. Terdapat tiga (3) bentuk diagram urutan dan ketergantungan tahapan pekerjaan yang umum digunakan dalam suatu proyek konstruksi yaitu critical path method (CPM), precedence diagram method (PDM) dan yang paling sederhana yaitu barchart. Dalam contoh kasus ini, akan digunakan bentuk diagram critical path method (CPM) sebagaimana dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3 WBS Pekerjaan Konstruksi Septic Tank 5.00 Gambar 4 CPM Pekerjaan Konstruksi Septic Tank Dalam melaksanakan pekerjaan tersebut, anda akan membutuhkan beberapa sumber daya (resources) baik berupa barang maupun orang. Contoh dari sumber daya (resources) yang anda butuhkan untuk pekerjaan ini antara lain adalah sebagai berikut, Agregat Pasir Semen Air Tukang batu (tersedia 1 orang)

20 Pekerja (tersedia 1 orang) Mandor (tersedia 1 orang) TUGAS MAHASISWA KELAS LANJUTAN Sebuah perusahaan farmasi bermaksud membuat 4 buah ruang laboratorium baru berlantai 2. Berikut ini adalah daftar pekerjaan/aktivitas yang akan dilakukan berikut waktu dan aktivitas yang mendahuluinya.

21 7. Hitung CPI dan SPI dari proyek 8. Material apa yang constraint OUTPUT YANG DIHARAPKAN 1. Diagram bar-chart-nya 2. Diagram resource conflict 3. Diagram resource graph dan ada over resource dan cara mengatasinya...?? 4. Diagram lintasan kritisnya yang berwarna merah 5. Diagram S-CURVE dari cost dan resource

22