PROPOSAL PENAWARAN SISTEM MANAJEMEN & AKUNTANSI PERHOTELAN Hotel

Transkripsi

1 Htel System Sftware PROPOSAL PENAWARAN SISTEM MANAJEMEN & AKUNTANSI PERHOTELAN Htel I. RINGKASAN Pemesanan (bking/ reservasi) kamar dilakukan tamu melalui telepn, , via agent, atau langsung bertemu petugas frnt desk. Petugas Frnt Office (FO) mendata pemesanan kamar ke dalam sistem FO/ Frnt desk. Sistem menampilkan status kamar yang mudah dilihat dan menginfrmasikan data-data kamar yang sudah dipesan (nt available) dan yang masih ksng (available). Saat tamu datang (check-in), petugas FO akan melakukan update check-in. Tamu membayar DP (bisa saat bking) baik dengan menggunakan uang cash, credit/ debet card & transfer. Sistem akan membuat frmulir pendaftaran tamu (registratin slip) dan semua tagihan secara tmatis tercatat dalam Master bill. Saat tamu keluar (checkut) dan melakukan pembayaran, kuitansi pembayaran/ invice/ master bill akan dicetak leh prgram. Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke kamar lain sesuai keinginan tamu/htel. Untuk menyiapkan strategi pemasaran htel, Manajer Htel memerlukan data-data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Prgram ini menyediakan semua kebutuhan Manager. II. REVIEW Sistem manajemen htel ini merupakan sistem yang tidak hanya membantu petugas frnt desk untuk menangani semua infrmasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung htel serta membuat lapranlapran yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan pemasaran htel saja namun lebih dari itu kami juga menawarkan sistem yang terintegrasi dengan bagian finance dan accunting. Juga fasilitas lain yang berkenaan dengan restaurant, bar, mini bar, drug stre, laundry, rm service dll kami tawarkan sehingga Anda akan memiliki satu sistem yang terintegrasi sehingga memudahkan management dan wner dalam melakukan pengambilan keputusan. Tampilan prgram terdiri beberapa bagian utama: Frnt Office (FO) Purchasing & A/R Management F & B divisin Restaurant, Bar, Banquet Finance Persnnel Departemen (Schedule & Payrll) Asset Management Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 1

2 Htel System Sftware Accunting Frnt ffice (FO) Data masukan tamu/pengunjung htel dimulai sejak memesan kamar (reservasi), munculnya tagihantagihan (mini bar, rest dll) dan sewaktu tamu melakukan pembayaran. Pada saat tamu check-ut, kuitansi tagihan/ master bill dapat dicetak. Purchasing/ AR management Adalah bagian pembelian dan hutang yang mengella data pembelian htel baik pembelian untuk bahan/ inventry (rest, bar, drug stre, amenity, hspitaly dll) maupun pembelanjaan inventaris atau pryek htel. F & B Divisin Adalah bagian yang mengella persediaan bahan dan kebutuhan htel khususnya Fd & Baverage. Data entry berupa Penerimaan dan Pengeluaran barang/ bahan, masuk dan keluarnya barang dari strage/ kitchen. Manfaat atas sistem sftware pada departemen ini adalah: Bagian Prduksi : 1. Pengendalian Prduksi Makanan : Perkiraan Prduksi, Putaran Menu, Recrd Penjualan Makanan, Standard hasil Penglahan, Standard Resep Makanan, Standard Ukuran Prsi Makanan 2. Pengendalian Prduksi Minuman : Perkiraan Prduksi, Recrd Penjualan Minuman, Standard Hasil Penglahan Minuman, Standard Resep Minuman, Standar Ukuran Prsi Minuman 3. Pengendalian Biaya Makanan dan Minuman: Analisis Pendapatan dan Pengeluaran, Penetapan Harga, Pencegahan terhadap bahan yang terbuang, Pencegahan Kecurangan, Manajemen Infrmasi Bagian Pelayanan :.Kebijakan : Kebijakan Financial, Kebijakan Pemasaran dan Kebijakan Catering..Daftar Makanan dan Minuman (Menu) : disesuaikan dengan tiga kebijakan di atas, kriteria menu, isi menu, jenis menu.prsedur Pembelian.Klasifikasi Metde Pelayanan Makanan.Pengendalian Prduksi Makanan Restaurant, bar, mini bar & banquet Terdapat 2 fasilitas pada sistem restaurant ini yaitu sistem kasir (POS Htel Rest) dan Back Office Restaurant System. Dimana sistem yang pertama adalah digunakan sebagai mesin kasir restaurant dimana harga bisa diset bila ada event/ kegiatan tertentu. Dan sistem yang kedua adalah sistem management restaurant yang digunakan untuk memnitr transaksi dan lapran-lapran hasil transaksi. Finance Adalah sistem yang digunakan leh departemen keuangan yang mengella keluar masuknya uang baik via cash kecil, cash in hand, bank dll. Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 2

3 Htel System Sftware Persnnel departemen (Payrll System) Bagian HRD akan dipermudah dengan adanya sistem payrll yang membantu dalam hal perhitungan gaji karyawan. Dilengkapi dengan perhitungan PPH 21 yang memudahkan bagian tax/ accunting dalam mengella perpajakan. General Affair & Asset management Digunakan sebagai sarana pengellaan asset/ inventaris htel dimana usaha htel adalah usaha yang sarat mdal terutama dalam hal investasi asset dan inventaris. Sistem ini akan sangat membantu pemilik dalam mengntrl asset dan barang inventarisnya (termasuk didalamnya adalah pengellaan barang-barang hspitality, amenity, laundry) Accunting Sistem ini dibuat secara terintegrasi sehingga setiap bagian terkait yang melakukan suatu transaksi akan diterjemahkan ke dalam jurnal-jurnal yang secara tmatis dapat dilakukan leh system, sehingga bagian accunting akan dipermudah pekerjaannya karena tidak perlu lagi melakukan rekapan setiap transaksi untuk membuat jurnal secara manual dan mengentry ke dalam jurnal secara manual, sistem ini meniadakan pekerjaan tersebut karena jurnal dilakukan secara tmatis. III. TUJUAN PROGRAM Sistem ini dibuat untuk mempermudah semua departemen terkait mulai dari Frnt Office, Purchasing, R & B Divisin, Restaurant, Persnnel departemen, General Affair, Finance & Accunting dan mampu memangkas waktu kerja (dalam membuat lapran) sampai 70% sehingga staff dapat memanfaatkan waktu yang terluang untuk hal-hal lain yang lebih prduktif ketimbang membuang banyak waktu hanya untuk membuat beberapa lapran. Untuk memudahkan Manajer Htel atau pemilik dalam mengawasi perasinal htel sehari-hari dan mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan htel sehingga dapat diambil keputusan yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan htel. Untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa htel lainnya secara prfesinal, cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik mengenai htel Anda dan mereka akan kembali lagi ataupun menceritakan kepada rang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya. IV. LAPORAN YANG MAMPU DIHASILKAN Frnt Office (FO) - Reservatin Individual Cnfirmatin Grup Cnfirmatin Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 3

4 Htel System Sftware Reservatins Changed By Date Reservatins Made Tday Reservatins Canceled Tday Paid Depsit Cnfirmatin Depsits By Arrival Date Depsits Due w/in 30 Days - Frnt desk Arrival Reprt per date Arrival Reprt per guest Arrival Reprt per grup Phne Charges Rm Status - All Rms Payment reprts Payment by cash Payment by transfer DP Payment Payment by Card Ttal Payment Bked Rm Rm daily reprts Rm sld Rm nt sld Occupatin Lapran Orang Asing (untuk instansi pemerintah) Lapran pajak dan rest pemda (bisa dicnvert ke excel) Revenue by Rm Number Revenue by Market Cde Revenue by Rate Plan Tp 10 Travel Agents Tp 10 Guests by Nights Purchasing & A/R Management - Rincian Pembelian Bahan/ Material: Per grup Per nta/ tanggal Per supplier Per barang - Rincian Pembelian Asset & Office Supplies Per grup Per nta/ tanggal Per supplier Pre barang - Rincian Hutang Biaya Per nta Per kde rekening Per supplier - Rincian Retur/ klaim Pembelian Bahan/ material - Per nta - Per grup Spare part Per nta Per grup - Rekap Bahan/ Material Per barang Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 4

5 Htel System Sftware Per grup - Rekap Pembelian Asset & Office Supplies Per barang Per grup - Rekap Hutang Biaya - Daftar Hutang Rincian Rekap Detail Rekap Glbal - Daftar Pembayaran Hutang - Pelunasan Hutang - Kartu Hutang - Faktur Belum Lunas - Faktur Sudah Lunas - Jatuh temp pembelian - Analisa umur utang - Perkiraan pelunasan - Order Belum Diterima F & B divisin Penerimaan Bahan Harian Bulanan Pengeluaran Bahan Harian Bulanan Rekapan Penerimaan Perbarang Grup/ kde rekening Persupplier Pengeluaran Per barang Grup/ kde rekening Per departemen Cst center Psisi Stck Kartu Stck Mutasi Stck Mutasi Stck dengan nilai Crss check Selisih invice pembelian dan BBM (gudang) Harga rata-rata Over stck Rerder pint Stck yang nn aktif Stck Ready Restaurant, Bar, Banquet Register Penjualan rest Pertanggal Mingguan Bulanan Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 5

6 Htel System Sftware Tahunan Per barang Per kasir Per grup Trend penjualan Rekap Setran Harian Mingguan Bulanan Selisih setran Rangking Penjualan Dari yang paling laku Dari yang paling tidak laku Kntrl Manager Prfit margin Prfir nminal Per grup Dasar Pengenaan Pajak Daerah Jasa Service/ kmisi Grafik Penjualan tunai harian Finance Penerimaan kas Harian Bulanan Pengeluaran kas Harian Bulanan Mutasi kas Sald kas harian Gir bayar Buku pengeluaran gir Gir keluar per rekening Gir keluar cair Gir keluar belum cair Gir keluar batal Buku tanda terima Gir masuk Buku penerimaan gir Gir masuk per rekening Gir masuk cair Gir masuk belum cair Gir masuk batal Buku tanda terima Analisa Analisa penerimaan cek/ gir Analisa pengeluaran cek/ gir Analisa sald bank Buku bank Glbal Rincian Biaya-biaya Utang lain-lain Cntact: , , 6

7 Htel System Sftware Night Audit Lapran penukaran uang asing Persnnel Departemen (Schedule & Payrll) Daftar karyawan Catatan karyawan Catatan waktu hadir Catatan perhitungan gaji Cetak strke & rekap General Affair & Asset Management Husekeeping schedule Asset management Accunting Daftar jurnal Wrk sheet/ neraca lajur Buku besar/ general ledger Neraca HPP Rugi laba Analisa Lapran yang ada bisa dicnvert ke frmat image, pdf, excel, rtf/ wrd, html, mhtml dan memiliki tls bisa langsung di . V. PENGGUNAAN PROGRAM Cara pengperasian prgram ini sangat sederhana dan mudah, tidak membutuhkan keterampilan khusus. Semua pegawai htel dipastikan dapat menggunakannya dengan baik. Kami memberikan pelatihan prgram selama 1 hari. Setiap pengguna mempunyai hak/kde akses yang berbeda-beda sesuai dengan kewenangannya. VI. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER Prgram ini dapat digunakan pada kmputer yang telah ada di htel, sehingga tidak memerlukan pengadaan kmputer baru. VII. HARGA SOFTWARE Pen@Sys - Htel Kami menawarkan harga lisensi yang cukup terjangkau dengan sistem instalasi yang fleksibel. Untuk 1 lisensi prgram, sistem Pen@Sys - Htel dapat diinstal pada maksimal 3 kmputer yang digunakan leh sebuah htel sesuai dengan lisensi yang dipegang. Bila update/upgrade tersedia, pemegang lisensi akan mendapat update/upgrade secara gratis melalui ataupun dwnlad. Untuk instalasi pertama sekali (saat membeli lisensi prgram), instalasi dan training (1 hari sesuai jadwal yang disepakati) diberikan tanpa dikenakan biaya (khusus Surabaya dan Semarang). Untuk luar daerah, maka biaya akmdasi/transprtasi dibebankan kepada klien. Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 7

8 Htel System Sftware Harga Lisensi: Nama Sistem/ mdul Melati 3 1 Star 3 Star Frnt Office (FO) Purchasing & A/P Management F & B divisin (Kitchen & Cst Cntrl) Restaurant, Bar, Banquet (POS + Back Office) Finance Persnnel Departemen (Schedule & Payrll ) Asset Management General Affair (Steward, Huse keeping, Laundry) Harga Harga (prm discunt) Limit maximal rms Max 15 Max 30 Unlimitted Catatan: Bisa membeli satu atau sebagian mdul Harga sudah termasuk training untuk Surabaya & sekitarnya (luar kta dikenakan biaya) Biaya penambahan frmat lapran baru (bila ada): Rp. 200,000/ frmat lapran Biaya perubahan frmat lapran & entrian (bila diperlukan): Rp / frmat Gratis supprt via nline (remte) Garansi tidak terbatas waktu Garansi tidak termasuk kerusakan data yang diakibatkan karena kerusakan hardware, gangguan listrik, kebakaran, pencurian dll. VIII. KONTAK PERSON & DOWNLOAD PROGRAM Untuk infrmasi, pertanyaan, dem, atau pembelian lisensi prgram ini, dapat menghubungi: CV Perdana Sistematika - Surabaya Telepn: Call/ SMS: inf@perdanasistematika.cm Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 8

9 Htel System Sftware L A M P I R A N 1. TAMPILAN MENU PROGRAM - Rm Divisin Menu/ Frnt Desk - Purchasing Menu - Finance Menu Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 9

10 Htel System Sftware - Persnnel Menu - F & B Divisin Menu - Rest, bar & banquet Menu Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 10

11 Htel System Sftware - Accunting Menu 2. RESERVASI/ BOOKING KAMAR Cnth Daftar Isian Reservasi 3. MASUK/CHECK-IN KAMAR Untuk dapat menginap, tamu memesan kamar pada bagian resepsinis/ frnt ffice. Di bagian resepsinis tamu akan memilih jenis kamar yang tersedia, jika tamu cck dengan kamar tersebut kemudian tamu tersebut didata identitasnya leh petugas untuk diisikan datanya pada database htel dan setelah itu tamu bisa bisa membayar biaya - biayanya. Tamu juga bisa memesan kamar melalui telepn untuk pemesanan kamar pada hari tertentu. Untuk pemesanan melalui telepn, segala urusan administrasi akan diurus pada hari dimana tamu tersebut cek in di htel. Untuk pembayaran biaya - biaya penggunaan fasilitas htel lainnya, dapat dilakukan pada saat tamu cek ut. Pada saat tamu cek ut, tamu tersebut harus mengembalikan kunci kamar yang ditempatinya kepada resepsinis dan juga bisa membayar biaya - biaya lainnya pada cashier frnt ffice. Untuk cek ut tamu paling lambat harus sudah mengsngkan kamar pada jam Jika tamu terlambat, maka akan dikenakan biaya tambahan sesuai dengan lamanya waktu terlambat cek ut. Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 11

12 Htel System Sftware Cnth Frm Isian saat Checkin 4. KELUAR/CHECK-OUT KAMAR Cnth frm isian Master Bill/ Invice Cnth print ut Master Bill Cntact: , , 12

13 Htel System Sftware 5. PENGUNJUNG HOTEL Selain tamu yang menginap, htel tentunya menerima tamu lain yang dinamakan pengunjung htel. Dalam hal ini, kegiatan pengunjung ini sebatas menikmati fasilitas yang terdapat di htel tersebut, misalnya restran, bar, ruang rapat, klam renang, dll. Setiap pengunjung htel dibuatkan rincian tagihannya melalui menu Rest, Bar, Banquet. Cnth frm pengisian transaksi rest, bar, drug stre, mini bar, swimming pl dll. Cnth frm tagihan banquet, rapat, sewa hall rm dll. Cntact: , , 13

14 Htel System Sftware 5. PURCHASING/ PEMBELIAN Cnth frm P/O Cnth frm pembelian/ penerimaan barang Cnth frm pelunasan hutang Cntact: , , 14

15 Htel System Sftware 6. Finance (Kas & Bank) Cnth frm isian pengeluaran kas harian 7. Payrll Cnth frm isian perhitungan gaji karyawan Cntact: , , 15

16 Htel System Sftware 8. F & B Divisin (Kitchen) Cnth frm isian penerimaan barang (barang masuk gudang/ dapur) Cnth frm isian pengeluaran barang Cntact: , , inf@perdanasistematika.cm 16

17 Htel System Sftware 9. Accunting Cnth frm isian Jurnal Umum 10. LAPORAN HOTEL Salah satu kelebihan dari sistem pelapran sftware ini adalah kemampuan reprt untuk disimpan/ cnvert/ eksprt ke dalam beberapa frmat file: image, xls, rtf/ wrd, pdf, html, mhtml. Cntact: , , 17