Sistem Manajemen Hotel

Transkripsi

1 IT23SULINDO PROPOSAL PENAWARAN SIMOTEL Sistem Manajemen Hotel MODUL SOFTWARE SIMOTEL Front Desk Bar and Cafe Housekeeping Restaurant Drugstore Bussiness Center Manager Control Laundry Banquet Accounting fitur tambahan SMS Gateway (Info Checkout, Event, Promo, Lap. FO). Laporan Per Shift, Night Audit dikirim melalui Monitoring Laporan dan Ruangan oleh Manager

2 No Hal : 010/LAB.ITS/I/2016 : Penawaran Software Sistem Manajemen Hotel Kepada Yth. Bapak / Ibu Pimpinan Makassar - Sulawesi Selatan Dengan hormat, IT23Sulindo berdedikasi dalam meningkatkan pelayanan jasa Pembuatan Website, Pengembangan Software, Instalasi Jaringan, Hardware, Pemasangan CCTV dan Iklan Online berbasis internet dengan cakupan wilayah indonesia. Sistem Manajemen Hotel yang kami kembangkan mempertimbangkan estetika, fungsionalitas dan nilai tambah. Dalam hal estetika, IT23Sulindo memberikan hasil yang atraktif dan menarik sesuai dengan citra instansi/perusahaan dengan konsep kekinian. Melalui surat ini, kami mengajukan proposal penawaran software SIMOTEL (Sistem Manajemen Hotel). Proposal penawaran telah dilampirkan bersamaan dengan surat penawaran ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih. Makassar, 28 Januari 2016 Hormat Kami, IT23Sulindo

3 Ringkasan Pemesanan (booking/ reservasi) kamar dilakukan tamu melalui telepon, , via agent, atau langsung bertemu petugas front desk. Petugas Front Office (FO) mendata pemesanan kamar ke dalam sistem FO/ Front desk. Sistem menampilkan status kamar yang mudah dilihat dan menginformasikan data-data kamar yang sudah dipesan (not available) dan yang masih kosong (available).saat tamu datang (check-in), petugas FO akan melakukan update check-in. Tamu membayar DP (bisa saat booking) baik dengan menggunakan uang cash, credit/debet card dan transfer. Sistem akan membuat formulir pendaftaran tamu (registration slip) dan semua tagihan secara otomatis tercatat dalam Master bill. Saat tamu keluar (check-out) dan melakukan pembayaran, kuitansi pembayaran/ invoice/ master bill akan dicetak oleh program. Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke kamar lain sesuai keinginan tamu/hotel. Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel, Manajer Hotel memerlukan data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Program ini menyediakan semua kebutuhan Manager. Review Sistem Manajemen Hotel (SIMOTEL) merupakan sistem yang tidak hanya membantu petugas front desk untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan pemasaran hotel saja namun lebih dari itu kami juga menawarkan sistem yang terintegrasi dengan bagian finance dan accounting. Juga fasilitas lain yang berkenaan dengan restaurant, bar, mini bar, drug store, laundry, room service dll kami tawarkan sehingga Anda akan memiliki satu sistem yang terintegrasi sehingga memudahkan management dan owner dalam melakukan pengambilan keputusan. Selain itu, SIMOTEL rmemiliki fitur utama: 1. Tidak ada biaya tambahan untuk penambahan komputer. Jumlah PC tidak terbatas. 2. Tidak ada biaya tambahan untuk penambahan pengguna/user. Jumlah pengguna 3. Tidak ada biaya update aplikasi dan pemeliharaan/maintance aplikasi. SIMOTEL adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk mendata tamu check in sampai dengan pembuatan laporan laba rugi dan neraca. Cocok dipakai hotel berbintang, rumah kost, penginapan atau sejenisnya. SIMOTEL merupakan aplikasi 100% buatan Indonesia.

4 Modul Aplikasi 1. Front Office (Cassier) Data masukan tamu/pengunjung hotel dimulai sejak memesan kamar (reservasi), munculnya tagihan- tagihan (mini bar, resto dll) dan sewaktu tamu melakukan pembayaran. Pada saat tamu check-out, kuitansi tagihan/ master bill dapat dicetak. 2. Purchasing Management Adalah bagian pembelian dan hutang yang mengelola data pembelian hotel baik pembelian untuk bahan/ inventory (resto, bar, drug store, amenity, hospitaly dll) maupun pembelanjaan inventaris atau proyek hotel. 3. Food & Baverage Adalah bagian yang mengelola persediaan bahan dan kebutuhan hotel khususnya Food & Baverage. Data entry berupa Penerimaan dan Pengeluaran barang/bahan, masuk dan keluarnya barang dari storage/ kitchen 4. Restaurant, bar, mini bar & banquet Terdapat 2 fasilitas pada sistem restaurant ini yaitu sistem kasir (POS Hotel Resto) dan Back Office Restaurant System. Dimana sistem yang pertama adalah digunakan sebagai mesin kasir restaurant dimana harga bisa diset bila ada kegiatan tertentu. Dan sistem yang kedua adalah sistem management restaurant yang digunakan untuk memonitor transaksi dan laporan-laporan hasil transaksi. 5. Finance Adalah sistem yang digunakan oleh departemen keuangan yang mengelola keluar masuknya uang baik via cash kecil, cash in hand, bank dll. 6. Personnel departemen (Payroll System) Bagian HRD akan dipermudah dengan adanya sistem payroll yang membantu dalam hal perhitungan gaji karyawan. Dilengkapi dengan perhitungan PPH 21 yang memudahkan bagian accounting dalam mengelola perpajakan. 7. General Affair & Asset management Digunakan sebagai sarana pengelolaan asset/ inventaris hotel dimana usaha hotel adalah usaha yang sarat modal terutama dalam hal investasi asset dan inventaris. Sistem ini akan sangat membantu pemilik dalam mengontrol asset dan barang inventarisnya (termasuk didalamnya adalah pengelolaan barang-barang hospitality, amenity, laundry). 8. Accounting Sistem ini dibuat secara terintegrasi sehingga setiap bagian terkait yang melakukan suatu transaksi akan diterjemahkan ke dalam jurnal secara otomatis sehingga bagian accounting akan dipermudah pekerjaannya karena tidak perlu lagi melakukan rekapan setiap transaksi untuk membuat jurnal.

5 Fitur Tambahan 1. Fitur SMS Gateway a. Mengirim Welcome SMS secara otomatis ke tamu Hotel b. Mengirim SMS Pemberitahuan Checkout secara otomtis ke tamu Hotel c. Mengetahu laporan FO melalui SMS d. SMS Broadcast untuk Informasi Even dan Promo 2. Fitur Online Selain aplikasi dapat diakses secara jarak jauh, Owner atau manager dapat menerima informasi secara online yang dikirim langsung ke Owner. a. Mendapatkan laporan pershift melalui yang secara otomatis dikirimkan oleh sistem setiap terjadi serah terima pergantian shift. b. Mendapatkan Laporan Night Audit melalui yang secara otomatis dikirimkan oleh sistem sesuai dengan jam night audit hotel. c. Mendapatkan rincian laporan mingguan, bulanan dan tahunan melalui yang secara otomatis dikirimkan oleh sistem. Tujuan Sistem ini dibuat untuk mempermudah semua departemen terkait mulai dari Front Office, Purchasing, R & B Division, Restaurant, Personnel departemen, General Affair, Finance & Accounting dan mampu memangkas waktu kerja (dalam membuat laporan) sampai 80% sehingga staff dapat memanfaatkan waktu yang terluang untuk hal-hal lain yang lebih produktif ketimbang membuang banyak waktu hanya untuk membuat beberapa laporan. Memudahkan Manajer Hotel atau pemilik dalam mengawasi operasional hotel sehari-hari dan mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel sehingga dapat diambil keputusan yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan hotel. Melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara profesional, cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel Anda dan mereka akan kembali lagi ataupun menceritakan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya

6 Penggunaan Software Cara pengoperasian software ini sangat sederhana dan mudah, tidak membutuhkan keterampilan khusus. Semua pegawai hotel dipastikan dapat menggunakannya dengan baik. Kami memberikan manual book dan pelatihan selama 2 jam/hari selama 1 Minggu. Setiap pengguna mempunyai hak akses yang berbeda sesuai dengan kewenangannya. Spesifikasi Komputer Software SIMOTEL pada dasarnya dapat digunakan pada satu komputer saja, termasuk jika komputer sudah tersedia, sehingga tidak memerlukan pengadaan baru. Sistem operasi komputer yang dapat digunakan semua versi Microsoft Windows (XP, 7, 8, 10, Server). Apabila mempergunakan banyak PC, salah satu PC dapat dijadikan server. Apabila ada Komputer Server yang disediakan maka akan lebih baik. Komputer server hanya untuk lokasi penyimpanan database. Tidak digunakan oleh petugas hotel dalam bekerja. Harga Lisensi MODUL APLIKASI NAMA PAKET BASIC PROFESIONAL PREMIUM Front Office (FO) Purchasing Management Food and Bevarage Restaurant, Bar & Banquet Personnel Departement Finance Asset Management Accounting Total Harga Limit Maximal rooms 45 Rooms 95 Rooms Unlimited Limit Transaction Unlimited Unlimited Unlimited Limit Users Unlimited Unlimited Unlimited

7 Catatan : 1. Aplikasi SIMOTEL bersifat kustom sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan yang berlaku di hotel masing-masing. 2. Biaya di atas sudah termasuk Manual Book yang akan diberikan setelah proses instalasi selesai dan proses pelatihan 2 Jam/Hari selama 1 Minggu. 3. Biaya di atas belum termasuk biaya pemasangan jaringan untuk kebutuhan aplikasi 4. Biaya di atas sudah termasuk biaya Maintenance selama 14 jam hari kerja selama 1 Tahun 5. Biaya di atas adalah biaya pemasangan dan maintenance aplikasi selama 1 tahun 6. Jika Klien hanya memakai satu atau sebagian modul, maka biaya akan diakumulasikan sesuai dengan modul yang diimplementasikan 7. Khusus bagi klien yang menggunakan semua modul, maka kami akan memberikan akun Super Administrator yang dapat mengelola semua modul secara gratis. 8. Garansi tidak termasuk kerusakan data yang diakibatkan karena kerusakan hardware, gangguan listrik, kebakaran, pencurian dan akibat kesalahan pengguna. Pembayaran Pembayaran dilakukan dengan 2 (dua) tahap : a. Pembayaran pertama sebesar 50% dari total harga. b. Pembayaran kedua setelah instalasi software dan pelatihan. Rencana pengerjaan software dan kustom sesuai denga alur bisnis pada instansi/perusahaan diperkirakan paling lambat 1 (bulan) terhitung setelah penandatangan kontrak. Biaya dan Ketentuan Lainnya 1. Kami tidak menyediakan aplikasi trial/demo. 2. Training dilakukan pada saat instalasi software dan tidak dikenakan biaya 3. Tidak ada biaya update untuk aplikasi yang sama. 4. Tidak ada biaya bantuan online. 5. Apabila terjadi kerusakan PC atau gangguan lainnya, kami dapat memberikan bantuan secara gratis dengan cara melakukan remote PC dari Makassar. Bantuan ini tidak dikenakan biaya dan dapat dilakukan jika ada sambungan internet di hotel. 6. Sistem pembelian aplikasi ini adalah beli putus. Dimana tidak ada biaya apapun lagi yang dikenakan dimasa yang akan datang.

8 Penutup Demikian proposal penarawan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Semoga kita dapat menjalin hubungan kerjasama yang lebih baik disaat ini dan dimasa depan. Makassar, 18 Januari 2016 Pihak IT23Sulindo Mobile Marketing : sales@it23sulindo.com Permintaan informasi : info@it23sulindo.com Permintaan buku manual : manual@ it23sulindo.com Dukungan dan layanan : support@ it23sulindo.com

9 LAMPIRAN PORTOFOLIO IT23SULINDO No Nama Perusahan Produk / Layanan Keterangan Tahun 1. SMK Negeri 5 Makassar Networking and Hardware - Pembuatan Infrastuktur Jaringan untuk Ujian CBT Online - Maintenance Lab. Digital Jurusan Banguanan - Instalas Jaringan & Komputer untuk LKS Tingkat Propinsi STMIK AKBA Makassar Web Development Aplikasi Pembayaran Mahasiswa Apotek Afizah Farma Software Aplikasi Apotek [POS] Melani Media Center (Anggota DRPD Kota Makassar Dapil III) Web Development Pendataan Pemilih dan Sistem Pelaporan Saksi Berbasis SMS (Real Quick Count) KALIMA Travel Software Aplikasi Pemesanan Tiket FKM UVRI Makassar Web Development Homepage FKM UVRI SMK Darussalam Makassar Software Aplikasi Cetak Kartu Ujian SMP Negeri 30 Makassar Sofware Aplikasi Bell Otomatis CV. Latifah Jaya Web Development Website Company Profile IKA SMA Negeri 18 Makassar Web Development Web Portal dan Forum Alumni Alif.net Networking Pembuatan Hotspot RT/RW Net Warnet Green Networking Setting Miktorik dan Proxy Toko Mainan Rakha Kado Web Development Sistem Manajamen Pelanggan , AKBID Pelamonia Makassar Web Development & Jaringan - Website Informasi - Sistem Informasi Akademik - Tracer Study - Pembuatan Jaringan Hotspot 15. STMIK Dipanegara Makassar Web Development Sistem Perwalian Mahasiswa JUNED Fashion Software Aplikasi Distro [Point Of Sales] Indomarco, tbk Web Development Sistem Perekrutan Karyawan CV. Nakhsan Jaya Software 19. CV. Gajah Mada Motor Software Sistem Pendataan Produksi Batako Sistem Pakar Identifikasi Kerusakan Mobil Toyota 20. Toko Sahabat Software Aplikasi Penjualan Toko [POS]