Nomor : 690/QM/XII/2012 Lampiran : 1 (satu) berkas Perihal : Pemberitahuan Bimbingan Teknis Menyusun Inventory System/Sistem Persediaan Rumah Sakit

Transkripsi

1 Nmr : 690/QM/XII/2012 Lampiran : 1 (satu) berkas Perihal : Pemberitahuan Bimbingan Teknis Menyusun Inventry System/Sistem Persediaan Rumah Sakit Kepada Yth : Direktur Rumah Sakit Seluruh Indnesia di tempat Dalam manajemen rumah sakit terutama bat-batan, alat habis pakai dan semua kmpnen yang menunjang pelayanan, ketersediaannya menjadi hal yang sangat penting. Persediaan barang / inventry sebagai elemen utama mdal kerja merupakan aktiva yang selalu berputar yang terus menerus mengalamai perubahan, dimana besar kecilnya inventry ini mempunyai efek keuntungan rumah sakit dan meningkatnya kecepatan pelayanan. Mengendalikan persediaan atau inventry management yang tepat bukanlah hal yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana yang dikeluarkan terlalu besar, meningkatnya biaya penyimpanan (seperti biaya pegawai, biaya perasinal, biaya gedung, dll) dan resik kerusakan barang yang lebih besar. Pelatihan ini memberikan arahan bagi supervisr atau staf inventry mengenai teknik dan metda pengellaan inventry yang efektif dan terintegrasi, yang meliputi aktivitas pengklasifikasian material dan perhitungan inventry ptimumnya, pembelian, pergudangan, pengendalian inventri, dan beserta sistem administrasi dan sistem infrmasi, untuk itu Quantum Management menyelenggarakan Bimbingan Teknis Menyusun Inventry System/Sistem Persediaan Rumah Sakit, yang akan dilaksanakan pada tanggal Pebruari 2013 di Htel Grand Cempaka Jakarta, Jln. Letjen Suprapt Cempaka Putih, Jakarta. Sehubungan pentingnya Bimbingan Teknis Menyusun System Inventry Rumah Sakit, diharapkan kepada seluruh Rumah Sakit mengirimkan staf terkait dalam 1 tim sebagai peserta pada Bimbingan Teknis dimaksud. Karena adanya pembatasan jumlah peserta, maka bagi caln peserta agar segera mendaftar sedini mungkin. Jika ada hal-hal yang masih perlu diknfirmasikan, dapat menghubungi cntact persn Sdr. Ek Wint, N. HP : Rincian kegiatan sebagaimana tertuang dalam TOR terlampir. Demikian, atas perhatian dan partisipasinya diucapkan terima kasih. Surakarta, 26 Desember 2012 Quantum Management Dra. Anggita Pratami Langsa, MM. Directr Jl. Cahaya IV/3 Ngresan, Jebres, Sl Telp/fax quantum.management@yah.cm, Website :

2 BIMBINGAN TEKNIS HOTEL GRAND CEMPAKA JAKARTA, PEBRUARI 2013 Inventry merupakan persediaan barang, bat batan dan bahan habis pakai di suatu rumah sakit. Biasanya merepresentasikan sedikitnya 40% dari ttal mdal yang diinvestasikan. Sehingga pengellaan inventry adalah hal yang krusial bagi pihak manajemen. Dalam manajemen rumah sakit terutama bat-batan, alat habis pakai dan semua kmpnen yang menunjang pelayanan, ketersediaannya menjadi hal yang sangat penting. Persediaan barang / inventry sebagai elemen utama mdal kerja merupakan aktiva yang selalu berputar yang terus menerus mengalamai perubahan, dimana besar kecilnya inventry ini mempunyai efek keuntungan rumah sakit dan meningkatnya kecepatan pelayanan. Kesalahan dalam manajemen inventry/ persediaan dapat menurunkan kualitas pelayanan, yang selanjutnya berbuntut panjang bagi indikatr-indikatr pelayanan yang lain. Mengendalikan persediaan atau inventry management yang tepat bukanlah hal yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana yang dikeluarkan terlalu besar, meningkatnya biaya penyimpanan (seperti biaya pegawai, biaya perasinal, biaya gedung, dll) dan resik kerusakan barang yang lebih besar. Namun bila persediaan terlalu sedikit mengakibatkan resik terjadinya kekurangan persediaan (stck ut) karena seringkali barang persediaan tidak dapat didatangkan secara mendadak yang menyatakan terhentinya prses pelayanan, tertundanya keuntungan, bahkan hilangnya pelanggan. Manajemen inventry merupakan aktivitas yang sangat penting dalam rumah sakit karena menjamin ketersediaan paskan baik untuk bat batan maupun perlengkapan perasinal lainnya pada biaya yang minimum. Pelatihan ini memberikan arahan bagi supervisr atau staf inventry mengenai teknik dan metda pengellaan inventry yang efektif dan terintegrasi, yang meliputi aktivitas pengklasifikasian material dan perhitungan inventry ptimumnya, pembelian, pergudangan, pengendalian inventri, dan beserta sistem administrasi dan sistem infrmasi. Training ini mengajak anda mendalami teknik-2 pengendalian persediaan dalam knsep terpadu, latihan dan diskusi kasus. T U J U A N Meningkatnya pengetahuan para manajer rumah sakit dalam penyusunan inventry system/sistem persediaan, yang dapat mendukung meningkatnya kualitas pelayanan dan efektifitas serta efisiensi di rumah sakit. S A S A R A N 1. Terselenggaranya bimbingan teknis bagi para manajer rumah sakit secara intensif kaitannya dengan knsep dan praktek penyusunan sistem inventri. 2. Terjadinya interaksi yang efektif antara peserta dan narasumber dalam lingkup inventri INDIKATOR 1. Peserta mampu memahami pengellaan inventri dan aspek aspek yang berpengaruh. 2. Peserta mampu menyusun sistem inventri di rumah sakit. 3. Peserta mampu mengella inventri dengan efektif dan efisien

3 MATERI Pemahaman Inventry Management Manajemen inventri dalam industri manufaktur dan rumah sakit; Hubungan manajemen inventri dengan biaya rumah sakit Pemahaman umum manajemen inventri, pengertian manajemen inventri RS, manajemen lgistik dan kelmpk barang inventri Hubungan inventri dengan biaya Pengaruh inventri terhadap biaya Resik biaya akibat kesalahan mengella persediaan Aplikasi Teknis Manajemen Inventri Purchasing Fungsi manajemen inventri dalam struktur rganisasi; Tahapan dalam perencanaan dan penganggaran persediaan; Prses pengadaan persediaan; Prses distribusi dan penyimpanan; Teknis pengawasan persediaan Evaluasi kinerja manajamen inventri Jenis frmat inventarisasi persediaan Pentingnya pembelian yang efektif Aktivitas dan sumber-sumber pembelian Sistem dan Prsedur pembelian Kriteria pemilihan supplier Teknik dan metde pemilihan supplier Sistem inventry di RS Pemerintah WAKTU DAN TEMPAT Hari/tanggal : Senin Rabu, Pebruari T e m p a t KRITERIA PESERTA : Htel Grand Cempaka Jakarta, Jl. Letjen Suprapt Cempaka Putih Jakarta 1. Direktur Utama/Direktur/Wakil Direktur RS 2. Kepala Bagian/Bidang/Pejabat Pengella Farmasi, Rumah Tangga, Asset RS 3. Kepala Bagian/Bidang/Pejabat Pengella Anggaran/Keuangan/Akuntansi RS 4. Pejabat/kepala instalasi Farmasi, Labratrium RS 5. Manajer, Supervisr atau staf inventry 6. Lain-lain yang terkait dengan manajemen inventry/persediaan Catatan : Disarankan peserta dalam bentuk tim minimal 3 rang untuk setiap RS NARASUMBER / FASILITATOR Bimtek ini akan dipandu sepenuhnya leh : dr. Hanna Permana Subanegara, MARS. Knsultan dan pakar Manajemen RS, berpengalaman 12 tahun sebagai direktur RS pemerintah dan direktur sebuah RS Swasta di Jakarta. Dr. Sandra Dewi, MARS, knsultan manajemen rumah sakit, berpengalaman sebagai direktur di beberapa rumah sakit swasta di Jakarta.

4 METODE BIMTEK 1. Presentasi 20 % 2. Diskusi 20 % 3. Latihan menyusun inventry system 60 % KELENGKAPAN PESERTA Peserta disarankan : 1. Membawa Laptp dengan fasilitas CD rm 2. Membawa data/statistik inventry/persediaan RS 3. Membawa data keuangan akhir 2012 (kas, piutang, utang, nilai persediaan bat/alkes/gizi/atk/rumah-tangga, nilai aset, anggaran pendapatan/belanja dll). PENDAFTARAN DAN INVESTASI Pendaftaran peserta dimulai tanggal 2 Januari 2013 s.d. 8 Pebruari 2013, dengan cara : 1. Melalui SMS ke, N (Ek Wint), (Edhy Hendrart) 2. Melalui website 3. Mengirimkan fax frmulir pendaftaran yang telah diisi lengkap disertai bukti transfer biaya investasi ke Quantum Management N. Fax : Sehubungan terbatasnya tempat, dimhn segera mendaftarkan diri sebelum tanggal 8 Pebruari Pandaftaran dapat ditutup apabila sudah mencapai jumlah peserta yang ditentukan leh penyelenggara. Disarankan tiap Rumah Sakit mengirimkan 3 (tiga) rang dalam 1 (satu) tim, dengan investasi per rang/peserta sebagai berikut : 1. Paket A : Rp ,-/ rang (termasuk akmdasi menginap 2 malam / 1 kamar 1 rang (single), di Htel Grand Cempaka Jakarta). 2. Paket B : Rp ,-/ rang (termasuk akmdasi menginap 2 malam / 1 kamar 2 rang (twin share), di Htel Grand Cempaka Jakarta) 3. Paket C : Rp ,-/ rang tanpa akmdasi menginap CARA PEMBAYARAN Semua pembayaran dilakukan melalui transfer Bank BNI Cab. Surakarta Rek a.n. Anggita Pratami Langsa, (dinyatakan pada frmulir pendaftaran yang di fax). FASILITAS 1. Akmdasi Htel dan breakfast bagi peserta yang menginap di Htel Grand Cempaka Jakarta 2. Mengikuti Bimtek selama 3 hari 3. Cffee break, lunch dan dinner selama Bimtek 4. Exclusive Bimtek kits, mdul/makalah dalam bentuk hard cpy/sft cpy 5. Sertifikat, ft bersama dan member card Quantum Management Catatan : Bagi peserta yang menginap di Htel Grand Cempaka Jakarta : a. Check in mulai pukul wib (dapat lebih awal kalau keadaan hunian htel memungkinkan) hari Senin tanggal 11 Pebruari 2013 b. Check ut pukul wib hari Rabu tanggal 13 Pebruari Selain tanggal tersebut, bagi peserta yang hendak menginap di Htel Grand Cempaka Jakarta, biayanya di luar paket bimtek / masuk Persnal Accunt.

5 JADWAL DAN MATERI: Hari Pertama : Senin, 11 Pebruari 2013 Waktu Materi / Kagiatan Fasilitatr Registratin & Htel Check In Sesi 1 Pemahaman manajemen inventri dr. Hanna Permana S., MARS Break & Dinner Sesi 2 Hubungan antara Inventri dengan biaya perasinal rumah sakit dr. Hanna Permana S., MARS. Hari Kedua : Selasa, 12 Pebruari 2013 Waktu Materi Fasilitatr Sesi 3 Aplikasi teknis manajemen inventri Fungsi manajemen inventri dalam struktur rganisasi - Tahapan dalam perencanaan dan penganggaran dr. Sandra Dewi., MARS persediaan Cffe break Sesi 4 Aplikasi teknis manajemen inventri - Prses pengadaan persediaan dr. Sandra Dewi., MARS - Prses distribusi dan penyimpanan Rehat siang/lunch Sesi 5 Aplikasi teknis manajemen inventri - Teknis pengawasan persediaan - Evaluasi kinerja manajemen inventri dr. Sandra Dewi., MARS - Jenis frmat inventarisasi persediaan Cffe break Sesi 6 Purchasing dr. Sandra Dewi., MARS Rehat malam/dinner Sesi 7 Latihan dan diskusi interaktif dr. Sandra Dewi., MARS Hari Ketiga : Rabu, 13 Pebruari 2013 Waktu Materi Fasilitatr Sesi 8 Sistem inventri pada RS Pemerintah dr. Hanna Permana S., MARS Cffe break Sesi 9 Review & diskusi dr. Hanna Permana S., MARS. Dr Sandra Dewi, MARS Rehat Siang/Lunch & htel check ut INFORMASI TAMBAHAN Htline Service : Quantum Management. Jl. Cahaya IV N. 3 Ngresan Jebres Sl Telp. / Fax , quantum.management@yah.cm, Cntact persn : Sdr. Ek : atau Edhy : Surakarta, 26 Desember 2012 Quantum Management Dra. Anggita Pratami Langsa, MM. Directr