Makalah Inovasi Unggul 1

Transkripsi

1 Makalah Inovasi Unggul 1 A. Pendahuluan Dengan perkembangan teknologi dewasa ini dalam bidang Teknologi Informasi akan membuat daya saing di dunia usaha maupun dunia pendidikan, tidak bisa dihindari. Untuk dapat bertahan dalam persaingan, salah satu cara untuk dapat dilakukan adalah mengembangkan potensi yang ada dalam suatu badan usaha, khususnya dalam bidang pendidikan ITN Malang. Untuk meningkatkan daya saing kami berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dan pengelolaan manajemen kami melakukan pengembangan dalam Teknologi Informasi. Salah satu yang dikembangkan adalah bidang teknologi informasi keuangan dan akuntansi sehingga, dapat memudahkan pelayanan kepada mahasiswa dan pihak-pihak yang berkepentingan. Pengembangan sistem informasi keuangan dan akutansi ditujukan untuk meminimalisasi pekerjaan yang dilakukan secara manual dan melakukan pengintegrasian sistem-sistem yang ada di ITN Malang. Untuk menyikapi semua ini, maka dimulai dengan menyiapkan, menentukan, menggunakan Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi. Dengan adanya pengintegrasian sistem, maka pengelolaan keuangan sistem informasi yang berbasis IT untuk menangani transaksi-tansaksi yang terjadi di bagian keuangan serta memudahkan dalam pengelolaan data dan pelaporan. Karena Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi di ITN Malang dalam mengerjakan laporan keuangan dan akuntansi masih dikerjakan berulang lebih satu kali, sehingga tidak efisien. Hal ini sebabkan oleh proses data dan laporan keuangan sebagian dikerjakan secara manual dan tidak terintegrasi, sehingga beberapa aspek kegiatan pekerjaan tidak menjadi satu sumber. Tingkat kesalahan didalam penyusunan laporan keuangan cenderung tinggi disebabkan karyawan keuangan dan akuntansi masih melakukan proses secara manual yang memerlukan waktu yang cukup lama, sehingga untuk memeriksa kebenaran data dan laporan tidak bisa 100%. Disamping itu, laporan keuangan tidak dapat dihasilkan sewaktu-waktu, sehingga berdampak dalam pengambilan keputusan cenderung tidak cepat dan tidak akurat. P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 1

2 Makalah Inovasi Unggul 2 Apabila Sitem Pengendalian Intern tidak baik, maka berdampak pada tingkat kesalahan yang apabila dilakukan Audit tidak akan mencapai status OPINI AUDIT wajar tanpa pengecualian. Dengan demikian, Keuangan harus disusun sesuai dengan standar. Salah satu kami bekerjasama dengan Unit Kerja SIM (Sistem Informasi Managemen) membuat dan menggunakan suatu Sistem Pengembangan Aplikasi Student Finance dan Pengembangan Aplikasi General Cashier. Aplikasi Student Finance ini digunakan untuk proses administrasi keuangan mahasiswa. Aplikasi General Cashier ini digunakan untuk proses administrasi pengeluaran keuangan yang digunakan operasional, investasi dan penerimaan keuangan yang tidak bersumber dari mahasiswa. Dengan Pengembangan Aplikasi Student Finance dapat meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dalam proses pembayaran DPP, SPP, SKS, Praktikum, Studio, dan Ujian Skripsi. Pengembangan Aplikasi General Chasier dapat mengetahui kondisi keuangan yang ada di ITN Malang, sehingga dari kedua Aplikasi ini akan didapat Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi dan dapat menjadi acuan dalam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan yang ada di ITN Malang. B. Permasalahan 1. Bagaimana meminimalkan kesalahan pada proses data dan saat proses transaksi keuangan, serta memudahkan dalam penjurnalan. 2. Bagaimana membangun sistem informasi dan merancang program aplikasi yang saling terkait antar bagian. 3. Bagaimana mengetahui surplus dan/atau defisit di setiap per prodi, jurusan dan bagian/lembaga di lingkungan ITN Malang. C. Tindakan 1. Membuat keakuratan dan kewajaran dalam pelaporan keuangan secara otomatis dan real time. P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 2

3 Makalah Inovasi Unggul 3 2. Membuat Aplikasi Student Finance dan Aplikasi General Cashier untuk membantu dalam pemrosesan data keuangan, sehingga memudahkan para user khususnya Bagian Akunting. 3. Melakukan proses penyusunan jurnal pendapatan dan pengeluaran sehingga dapat diakses di masing-masing unit kerja yang berkepentingan melalui jaringan internet (LAN) dengan baik, sehingga diketahui surplus dan /atau defisit untuk menganalisa laporan keuangan. D. Rancangan Sistem Pengembangan sistem berarti metode, prosedur, konsep pekerjaan, aturan yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi dan untuk pemecahan masalah. Pengembangan Sistem Informasi Keuangan dengan modul yang ada antara lain : - Modul General Cashier - Modul Fix Asset - Modul Personalia - Modul Store - Modul Student Finance - Modul General Ledger Akan tetapi semua Aplikasi di atas masih belum terintegrasi ke dalam laporan akuntansi keuangan. D.1. Alur Sistem Akuntansi Keuangan P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 3

4 Makalah Inovasi Unggul 4 slip Recording Keuangan Mahasiswa Reconsiliasi Data Server Bank Data Accounting Jurnal Jurnal Web Server Validasi Genaral Cashier Dekan Anggaran Rektor Anggaran Ka.Prodi Ka.Biro D.2. Uraian Sistem Akuntansi Keuangan - Pendapatan dari mahasiswa dengan slip, Recording Keuangan mengadakan proses rekonsiliasi. - Bagian Akunting melakukan verifikasi data penerimaan dengan data yang diperoleh dari bank. Jika data sudah valid maka proses selanjutnya adalah melakukan Jurnal Penerimaan. - Pengeluaran yang sudah dilakukan oleh general cashier divalidasi oleh Bagian Akunting sehingga terbentuklah Jurnal Pengeluaran. - Anggaran dimasukkan di Bagian Keuangan yang diterima dari masingmasing Kabiro, Kaprodi maupun Kepala unit. - Pelaporan keuangan dirancang secara online supaya dapat diakses oleh semua bagian berdasarkan hak aksesnya. - Pengerjaan yang menitikberatkan pada Jurnal Penerimaan dan Jurnal Pengeluaran. P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 4

5 Makalah Inovasi Unggul 5 D.3. Perancang Menu Untuk aplikasi di atas akan dipecah menjadi 2 bagian dengan detail menu masing-masing di bawah ini : Menu Utama Setup Sub Menu - Periode Pembukuan - Setup Perkiraan Group Perkiraan Jenis Perkiraan Perkiraan - Unit Kerja - Perkiraan Unit Kerja - Perkiraan Transfer Transaksi Informasi Utility - Anggaran - Jurnal Umum - Jurnal Transfer - Buku Besar All Biaya Kas Bank Per account - Jurnal Detail Jurnal Rekap Jurnal - Ajuan Biaya Perkiraan Per Unit Setting User E. Pengembangan Aplikasi Pengelolaan Sesuai dengan prosedur sistem akuntansi keuangan yang ada dalam perancangan menu aplikasi tersebut diatas, secara keseluruhan belum terintegrasi ke dalam laporan akuntansi keuangan, maka Pengelolaan Sistem dalam usulan ini menitikberatkan pada Aplikasi Student Finance dan General Cashier. P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 5

6 Makalah Inovasi Unggul 6 Dibawah ini arsitektur aplikasi software sistem keuangan student finance dan general cashier. Keuangan Prodi Student Finance Jurnal General Leadger Keuangan General Cashier Keuangan ITN Pada arsitektur diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : Student finance dan General Cashier merupakan inputan, data tersebut direkam dalam jurnal dan simpan pada general ledger proses akhir dari untuk mengetahui pendapatan (surplus dan atau defisit) masing-masing prodi/jurusan dan keuangan ITN Malang secara global dari kedua transaksi tersebut. P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 6

7 Makalah Inovasi Unggul 7 E.1. Alur Student Finance Mahasiswa Bank Recording Keuangan Akunting Start Tagihan Jurnal Penerimaan Mahasiswa Memeriksa Tagihan Display Tagihan (Siakad) Pembayaran Mahasiswa Slip Pembayaran End Slip Pembayaran Memasukan Pembayaran MHS Rekonsiliasi Pembayaran Pembayaran P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 7

8 Makalah Inovasi Unggul 8 Aplikasi Fasilitas adalah sebagai berikut : Setup Menu Utama Sub Menu Klasifikasi Piutang Mahasiswa Perkiraan Piutang Mahasiswa Piutang Mahasiswa Display Tagihan (Siakad) Koreksi Pembayaran Piutang Mahasiswa Data Piutang dengan Bank Mahasiswa Pembayaran Piutang dengan Bank Rekonsiliasi Pembayaran Piutang Mahasiswa Pembayaran Jurnal Piutang Mahasiswa P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 8

9 Makalah Inovasi Unggul 9 E.2. Alur General Cashier Fakultas/Jurusan/Bagian Rektor &WR. II Keuangan Akunting Start Pengajuan Keuangan Verifikasi & Persejuan T Persetujua n Y Pencairan oleh Kasir Jurnal Pengeluaran Surplus/Defisit - Per Prodi - Per Jurusan - Institusi selesai P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 9

10 Makalah Inovasi Unggul 10 Aplikasi Fasilitas adalah sebagai berikut : Menu Utama Sub Menu Pengajuan Keuangan Verifikasi & persetujuan Pencairan oleh kasir Penjurnalan Pengeluaran Jurnal per Jurusan Jurnal per Fakultas Jurnal Institusi F. Kesimpulan Hasil karya inovasi unggul ini berupa Aplikasi Student Finance, General Cashier yang mendukung Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi (SIKA) sehingga dapat terintegrasi di bagian keuangan dan bagian lainnya. Aplikasi Student Finance dan General Cashier diharapkan dapat menampilkan jurnal laporan penerimaan keuangan dengan laporan penerimaan keuangan pendaftaran dan heregrestasi, laporan keuangan mahasiswa dan bagian SIM yang terkait, sehingga surplus dan atau defisit, dapat dihasilkan secara otomatis dan sewaktu waktu serta akurat. P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 10

11 Makalah Inovasi Unggul 11 F.1. Transksi Jurnal Tagihan/Pembayaran (Transfer) Gambar. Tampilan Entri Jurnal Tagihan/Pembayaran (Transfer) F.2. Penerimaan Per Prodi Gambar. Tampilan Penerimaan Per Prodi P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 11

12 Makalah Inovasi Unggul 12 F.3. Pengeluaran Biaya Per Prodi. Gambar. Tampilan Pengeluaran Biaya Per Prodi P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 12