PARAMETER PENILAIAN PEDOMAN VERIFIKASI STANDAR SISTEM MANAJEMEN PENGAMANANAKOMODASI PARIWISATA DAN RESTORAN WILAYAH BALI

Transkripsi

1 KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH BALI JL. W.R Supratman No: 7 Denpasar FORMULIR PARAMETER PENILAIAN PEDOMAN VERIFIKASI STANDAR SISTEM MANAJEMEN PENGAMANANAKOMODASI PARIWISATA DAN RESTORAN WILAYAH BALI No a KOMITMEN 11 1) Kebijakan Pengamanan a) Terdapat Kebijakan/ProsedurPengamanan yang terdokumentasi serta Peraturan/UU yg berkaitan dg pengamanan/smp. b) Sosialisasi Prosedur/KebijakanPengamanan kepada karyawan,vendor, mitra dllsudahdilaksanakan. 2) Struktur, Tanggungjawab dan Wewenang a) TerdapatPenetapan Penanggung jawab Pengamanan dalam Struktur Organisasi yg berkedudukan sejajar dengan Direktur/Manajer lainnya. b) Terdapat struktur organisasi security, uraian tugas tata tertib administrasi, pengaturan tugas personel pengamanan dan jadwal patroli. c) Pimpinan Unit bertanggungjawab terhadap kinerja Pengamanan. Karyawan serta mitra kerja bertanggungjawab terhadap Pengamanan. 3) Manual SMP a) Terdapat Manual SMP yg teregister, disahkan,mencantumkan status, wewenang, tanggal pengeluaran/ modifikasi& Penerima dokumen tsb. b) Manual SMP mudah didapat dan dipahami oleh seluruh karyawan,tamu,mitra.

2 b PERENCANAAN 15 1) Peraturan Perundangan dan Peraturan lain a) Terdapat serta ditunjuk penanggungjawab utk memelihara dan mendistribusikan segala SOP,Peraturan,P&P dll. b) Kepatuhan terhadap persyaratan perijinan dan sertifikasi sesuai dengan peraturan perundangan yg berlaku untuk operasional hotel termasuk sertifikat klasifikasi dan ijin Spa yang masih berlaku. 2) Identifikasi Potensi Gangguan dan Pengendaliannya a) Terdapat Prosedur terdokumentasi dan penunjukan karyawan yang berkompeten terkait pembuatan identifikasi potensi gangguan, penilaianresiko dan pengendalian resiko keamanan. b) Terdapat identifikasi potensi gangguan, penilaian resiko dan pengendalian resiko keamanan di tiaptiap departemen. 3) Tujuan dan Sasaran a) Terdapat penetapan tujuan pengamanan. b) Terdapat penetapan sasaran pengamanan yg terukur sebagai indikator kinerja. 4) Program Pengamanan a) Program pengamanan disusun berdasarkan identifikasi potensi gangguan, penilaian,pengendalian resiko dan peraturan per- UU serta informasi keamanan lainnya baik dari internal maupun eksternal. b) Program pengamanan menetapkan prioritas, menyediakan sumber dayadanselaras dg program manajemen

3 c) Program pengamanan mencakup rencana pengamanan untuk acara khusus dan kondisi tertentu (Pam VIP-VVIP) d) Informasi mengenai ketentuan keamanan disebarluaskan secara sistematis kepada seluruh karyawan, tamu, dan mitra kerja (Dalam Guest Directory; Kedalaman, PH,Chlor di Pool;Warning di Lift, Board Karyawan dll) C PENERAPAN 113 1) Pelatihan, Kompetensi & Kesadaran a) Terdapat analisis kebutuhan pelatihan pengamanan&lainnya sesuai pekerjaan yang ada b) Terdapat rencana/jadwal pelatihan pengamanan & pelatihan lainnya,yg disusun berdasarkan analisis kebutuhan pelatihan dan potensi ancaman,serta laporan &dokumentasi pelaksanaan pelatihan dan peninjauan program untuk relevansi dan efektifitas c) Pengelola memberikan pelatihan penyegaran kepada semua karyawan min satu tahun sekali d) Pelatihan dilakukan oleh orang/badan yg berkompeten/ berwenang sesuai peraturan/uu serta terdapat fasilitas & sumber daya memadai untuk pelaksanaan pelatihan yang efektif e) Terdapat SOP/P&P untuk menjamin kompetensi karyawan dalam melakukan fungsinya Dan terdapat SOP Recruitment yg memasukan SKCK (Surat Catatan Kepolisian)& keterangan bebas narkoba dari RS. POLRI sebagai syarat. f) Personel Pengamanan memiliki KartuTanda Anggota Satpam dari Kepolisian Daerah (Bali) yang masih berlaku g) Personel pengamanan minimal berpendidikan umum SMA atau sederajat. 3

4 h) Personel Satuan Pengamanan harus memiliki sertifikat pelatihan Gada Pratama. i) Supervisor/ Kepala Regu keatas harus memiliki sertifikat pelatihan Gada Madya. j) Manajer Satuan Pengamanan/ Chief Security/ sederajat harus memiliki sertifikat Gada Utama. 2) Komunikasi, Konsultasi & Partisipasi a) Terdapat Prosedur untuk melaksanakan koordinasi, komunikasi, konsultasi masalah keamanan secara internal & eksternaldan pelaksanaannya min 1x 6 bln yg terdokumentasiserta penetapan mekanisme koordinasi dengan pemerintah dan pihak eksternal lainnya dalam penanganan keadaan darurat. b) Manajemen terlibat aktif dalam forum kemitraan polisi dan masyarakat (FKPM), CSR, Community development (Terdapat Annual Program dan laporan) c) Badan Usaha Jasa Pengamanan/ Outsourching yang digunakan memiliki Rekomendasi dari Polda Bali dan Ijin Operasional dari Mabes Polri yang masih berlaku. d) Personel Pengamanan menggunakan seragam sesuai peraturan Kepolisian 3) Peninjauan Kontrak a) Terdapat SOP untuk menentukan mitra kerja/ vendor/pemberian credit facility kpd Travel agent. 4) Pengendalian Dokumen a) Terdapat prosedur& Penerapan pengendalian dokumen (pengumpulan, penyimpanan, pengarsipan, pemeliharaan, pemusnahan confidential & dokumen penting lainnya) serta Terdapat Lembar Berita Acara pemusnahan Dokumen disertai dengan foto yang terdokumentasi 4

5 5 No b) Terdapat system untuk membuat, menyetujui perubahan dokumen SMP dan perubahan tersebut tertulis/tertera dalam dokumen/ lampirannya. Dokumen induk SMP terbaru disimpan secara sistematis dan yg lama disimpan untuk keperluan tertentu serta diberi tanda khusus. c) Terdapat SOP pengendalian resiko keamanan terhadap handling credit card tamu dan SOP pengamanan pengiriman form transaksi sign on file melalui reservasi /fax dalam 2 tahap. 5) PembelianBarangdanJasa a) Terdapat SOP pengendalian resiko keamanan terhadap pembelian/masuk & pengeluaran barang (Daily & General Store, Kitchen, FB Service, House Keeping, Engineering, Purchasing, receiving ) b) Persyaratan keamanan dievaluasi dan menjadi pertimbangan dalam seleksi pembelian. c) Barang dan jasa yang dibeli diperiksa kesesuaiannya dengan spesifikasi pembelian ( Standard Purchase Specification) 6) Pengendalian Operasional, Personel dan Infrastruktur a) Terdapat alat X-Ray & operator di pintu utama gedung yg berfungsi baik. b) Tersedia peralatan kamera CCTV sekurangkurangnya di setiap lantai yg menjangkau dan Lobby, berfungsi baik c) Tersedia peralatan kamera CCTV di gudang, &di penyimpanan BBM yg berinfra red & berfungsi baik. d) Tersedia peralatan kamera CCTV di lokasi parkir dan di pagar pembatas yg berinfra red, berfungsi baik. d) Tersedia peralatan kamera CCTV di pintu masuk utama /main gate yg berinfra red,berfungsi baik.

6 6 e) Server penyimpanan data CCTV (masa penyimpanan 30 hari) ditempatkan diruang khusus Berfungsi baik. g) Layar monitor CCTV & Pannic Button di FO dan Pool minimal ditempatkan/ terhubung di Security Office (& terhubung ke Polda Bali). h) Tersedia peralatan kamera CCTV sekurangkurangnya General Cashier /General Safety Box /Remitance drop box, berfungsi baik. i) Terdapat SOP dan penerapan pemeriksaan minimal 2 tahap terhadap tas/barang bawaan tamu, karyawan dan mitra kerja serta terdapat SOP pemeriksaan Kendaraan yang masuk dan keluar. j) Terdapat pintu keamanan (Security Door) 1 unit di pintu masuk utama gedung yang terawat dan digunakan secara benar, k) Tersedia peralatan cermin periksa min 1 unit, deteksi logam 2 unit di tiap pintu masuk. l) Terdapat CCTV di pintu masuk karyawan/vendor dan loading dock yg berinfra red dan berfungsi baik. m) Terdapat perbedaan pintu masuk untuk tamu, mitra kerja, dan karyawan n) Seluruh tamu, mitra kerja, karyawan dan kendaraan yang keluar masuk area diperiksa diidentifikasi dan dicatat dengan menyimpan salinan identitas diri. o) Kepala Regu keatas memiliki pengalaman minimal 2 (dua) tahun di bidang pengamanan p) Anggota Security terampil menggunakan Borgol, Tongkat dan Bela diri Polri. q) Terdapat Locker room/ Locker Cabinet, Cafetaria untuk Karyawan yg bersih dan terawat. r) Tersedia kunci ganda dan save deposit box di setiap kamar & SOP penanganan general/room save deposit box.

7 s) Terdapat SOP pengendalian kunci kamar, kunci duplikat & ruang khusus lainnya. 7 t) Terdapat Pos Jaga yang diisi personel pengamanan 2 (dua) orang beserta kelengkapannya di setiap pintu masuk. u) Terdapat SOP untuk melakukan pengendalian limbah dan Terdapat standar kebersihan area dan peralatan makan, cuttleries, chinaware di kitchen, Restaurant & Bar, receiving dan garbage room. v) Untuk usaha akomodasi yang memiliki jumlah kamar : - sampai dengan 200 jumlah, personel satuan pengamanan sebanyak 22 orang yang terdiri dari: anggota sekurang-kurangnya 16 orang, 1 orang manajer, 2 orang asisten, 3 orang supervisor -lebih dari 200, jumlah personel satuan pengamanan terdiri dari: anggota sekurang-kurangnya 10% dari jumlah kamar dan 1 orang manajer, 2 orang asisten, 3 orang supervisor. w) Gerbang memasuki area dan tempat parkir minimal 30 meter dari pintu masuk gedung/kamar. x) Sarana penerangan dan pagar pembatas cukup memadai sesuai luas area termasuk area pembatas dgn lingkungan luar y) Terdapat rambu-rambu lalu lintas sesuai kebutuhan dan SOP pelaksanaan Pest Control serta laporan kerja Pest Control. z) Perlengkapan yang harus dimiliki personel satuan pengamanan pada saat bertugas adalah 1 unit tongkat Polri, 1 unit borgol, 1 unit lampu senter, 1 unit peluit, dan 1 unit alat komunikasi, digunakan secara benar dan berfungsi dengan baik

8 aa) Terdapat unit Satwa (K-9) yg terlatih sebagai sarana pengamanan bb) Terdapat prosedur pengendalian potensi keracunan dalam fungsi penyediaan makanan dan Terdapat prosedur Lost and Found cc) Sarana peralatan operasional memiliki ijin/ sertifikat yang masih berlaku sesuai peraturan, peruu serta dalam keadaan baik (Frekwensi, Penyalur Petir, chiller, boiler, pest control,laik sehat, hygiene & sanitasi, Lift, Genzet, Amdal/UKL/UPL) dd) Terdapat alat P3K yg sesuai peraturan peruu & standard. (Standar medium) serta Terdapat Struktur SMK3 yg sudah disahkan Disnaker. ee) Terdapat lampu emergency di tangga darurat, Kitchen, Koridor dan di penyimpanan Genset. ff) Guest Amenities dan Spa Product yang digunakan memiliki ijin BPOM/Dep Kes, produsen & komposisi yang tertera jelas. 7) Kesiapan Untuk Penanganan& Pemulihan Keadaan Darurat a) Terdapat SOP keadaan darurat yang potensial berupa kebakaran, bom, gempa bumi, tsunami dan diinformasikan agar diketahui oleh seluruh tamu, karyawan & vendor. b) Tim KeadaanDarurat telah dibentuk & diberikan pelatihan khusus. Seluruh karyawan mendapat pelatihan penanganan keadaan darurat. c) Terdapat SOP penutupan kebakaran / closing fire procedure & SOP pengamanan computer d) Terdapat daftar pemeriksaan (check list) keselamatan setelah terjadi kebakaran/ kedaruratan lainnya dan terdapat lembar laporan alarm kebakaran semu. 8

9 9 e) Evacuation sign & route keadaan darurat diperlihatkan secara jelas/ menyolok serta diketahui oleh seluruh tamu,karyawan dan mitra kerja f) Peralatan Kebakaran (APAR, Hydrant, Smoke/Heat detector, sprinkler) danalarm System keadaan darurat, diperiksa, diuji dan dipelihara secara berkala sesuai dgn peraturan per UU, standar. g) Terdapat alat pemadam api ringan (3,5 kg) 1 unit per 15 meter, diletakkan di tempat strategis dan berfungsi baik. h) Terdapat Hydrant 1 unit per lantai gedung dan cukup mengcover area dan berfungsi baik. i) Terdapat Hydrant umum 1 unit per gedung, berfungsi baik. j) Terdapat peralatan deteksi asap/panas 1 unit per 15 meter, berfungsi baik. k) Terdapat peralatan sprinkler/apar 3,5 kg 1 unit per kamar, di tempat strategis, berfungsi baik. l) Terdapat peralatan deteksi asap/panas 1 unit per kamar. m) Terdapat instalasi fire alarm untuk keseluruhan alat deteksi dan Emergency Alarm (perlantai gedung berfungsi baik. n) Terdapat generator listrik cadangan yang mampu mengcover kebutuhan hotel, berfungsi baik. o) Terdapat Apar 3,5 kg, Ansul dan Fire Blanket di tiap kitchen. p) Terdapat peralatan penyelamat berupa: 3 unit pelampung per kolam renang, 1 unit rescue boat,5 unit life jacket untuk di pantai, 4 unit tali panjat, 4 unit jaring untuk bangunan bertingkat, serta helipad q) Terdapat Panic Button &radio komunikasi yang terhubung langsung dengan Kepolisian

10 r) Tersedia klinik dan paramedis selama 24 jam. 10 s) Terdapat peralatan public address/announcement perkamar berfungsi baik. t) Terdapat Disaster Recovery Plan; Business Continuity Plan; dan Emergency Management Plan. Termasuk flow chart tim manajemen krisis yang diuji secara berkala, u) Petugas P3K (First Aid) dan Penyelamat (Life Guard) telah ditunjuk dan dilatih sesuai dengan per UU yang berlaku dan bersertifikat yang masih berlaku v) Terdapat 1 unit senter (flash light) per kamar berfungsi baik D PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN 41 1) Pemantauan Potensi Gangguan a) Terdapat Prosedur untuk pelaksanaan Inspeksi secara teratur oleh personel yg berwenang terhadap tempat kerja dan cara kerja di semua Departemen. Dan SOP penanganan Linen. b) Daftar periksa (check list) tempat kerja telah digunakan pada saat inspeksi serta mencari masukan dari karyawan di tempat yg diinspeksi (kamar, locker, cafeteria, garbage room, kitchen, restoran, gudang, meeting room, work shop dll) c) Laporan inspeksi berisi rekomendasi untuk tindakan Perbaikan diajukan kepada pengelola sesuai kebutuhan dan penanggung jawab tindakan perbaikan telah ditetapkan serta dipantau efektifitasnya. d) Terdapat penilaian resiko lingkungan kerja untuk daerah yang memerlukan pembatasan ijin masuk serta pengendaliannya dan SOP Penanganan Cash Payment.

11 e) Terdapat SOP Penyimpanan makanan di food production & SOP Penghapusan barang kadaluarsa. f) Terdapat SOP penanganan unjuk rasa dan SOP Pengendalian keamanan di Pool g) Terdapat SOP penanganan Tamu & Karyawan sakit yang tersosialisasi. h) Product makanan dan minuman yang digunakan memiliki ijin BPOM/Dep Kes, produsen & komposisi yang tertera jelas. 2) Pengukuran Pencapaian Sasaran & Program Kerja a) Pengukuran pencapaian sasaran/program kerja dilaksanakan secara teratur dan didokumentasikan. b) Terdapat tindak lanjut dari hasil pengukuran sasaran/ program kerja yang tidak tercapai yg terpantau efektifitasnya. c) Dilakukan pemutakhiran data karyawan/ back ground check min per 2 (dua) tahun dan Terdapat SOP pelaksanaan Rikes termasuk Rectal Swap terhadap staff FB 3) Pelaporan a) Terdapat laporan kegiatan pengamanan bulanan dan Laporan Tahunan Kinerja pengamanan. b) Laporan evaluasi penyimpanan/ pengeluaran barang di general/ daily Store, FB Service,House Keeping, Engineering, Purchasing, receiving. c) Terdapat SOP yang mengharuskan semua ancaman, gangguan, kejadian (accident, incident) di tempat kerja dicatat/ dilaporkan dan dikaji/ dianalisa termasuk Pengendaliannya. d) Terdapat laporan dan data ancaman, gangguan & kejadian serta accident/incident report di Departemen Security yg di tanda tangani Chief Security/ Manager On Duty berisi sebab/ akibat. 11

12 No e) Terdapat prosedur pemeriksaan apabila terjadi kehilangan tenaga listrik( Electrical Power Blackout) berikut laporannya. f) Terdapat laporan Hasil Pengujian Lab Food, Air, Emisi Gas Buang, Air Limbah, Rikes staf FB & Rectal Swap g) Terdapat SOP Penanganan tamu di Spa yang mengharuskan tamu diinformasikan komposisi produk yg akan digunakan serta lembar/form isian antisipasi alergi tamu. h) terdapat system izin kerja yang memasukan ketentuan keamanan, untuk pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pihak ketiga. i) Terdapat kelengkapan dokumen Keimigrasian Tenaga Kerja Asing. 4) Penanganan masalah a) Terdapat prosedur untuk menangani masalah keamanan yang timbul dan berhubungan dengan pelanggaran hukum 5) Pengumpulan, pengendalian catatan& data keamanan a) Terdapat peraturan untuk menjaga kerahasiaan dokumen/ informasi perusahaan & Terdapat SOP handling guest complaint. b) Data gangguan yang dikumpulkan, minimal setiap 6 bulan diperiksa, dianalisa & dievaluasi untuk rekomendasi perbaikan c) Penanggung jawab & Pelaksanaan tindakan perbaikan atas pemeriksaan/anev telah ditetapkan, dipantau dan didokumentasikan 6) Audit Internal SMP a) Audit internal SMP yg terjadwal,telah dilaksanakan dan digunakan untuk menentukan efektifitas kegiatan berikut 12

13 13 No b) Audit internal SMP dilakukan oleh personel yang berwenang dan berkompeten c) Hasil audit dilaporkan kepada pengelola/manajemen untuk tindakan perbaikan SMP. E EVALUASI KINERJA SMP 3 a) Evaluasi terhadap penerapan SMP meliputi Renorlakdal telah dilakukan & didokumentasikan b) Hasil evaluasi tersebut digunakan sebagai dasar membuat Renja peningkatan pengamanan. TOTAL Denpasar, 2014 Mengetahui Ka Tim KasubditWisata Penilai ( ) ( ) (