FORMULIR PARAMETER PENILAIAN PEDOMAN VERIFIKASI STANDAR SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN AKOMODASI PARIWISATA DAN RESTORAN BINTANG 3 WILAYAH BALI

Transkripsi

1 KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH BALI JL. W.R Supratman : 7 Denpasar FORMULIR PARAMETER PENILAIAN PEDOMAN VERIFIKASI STANDAR SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN AKOMODASI PARIWISATA DAN RESTORAN BINTANG 3 WILAYAH BALI a KOMITMEN 11 1) Kebijakan Pengamanan a) Terdapat Kebijakan/Prosedur Pengamanan yang terdokumentasi serta Peraturan/UU yg berkaitan dg pengamanan/smp. b) Sosialisasi Prosedur/Kebijakan Pengamanan kepada karyawan,vendor, mitra dll sudah dilaksanakan. 2) Struktur, Tanggungjawab dan Wewenang a) Terdapat Penetapan Penanggung jawab Pengamanan dalam Struktur Organisasi yg berkedudukan sejajar dengan Manajer lainnya. b) Terdapat struktur organisasi security, uraian tugas tata tertib administrasi, pengaturan tugas personel pengamanan dan jadwal patroli. c) Pimpinan Unit bertanggungjawab terhadap kinerja Pengamanan. Dan Karyawan serta mitra kerja bertanggungjawab terhadap Pengamanan.

2 3) Manual SMP 2 a) Terdapat Manual SMP yang teregister dan telah disahkan, mempunyai identifikasi status, wewenang, tanggal pengeluaran/tanggal modifikasi & Penerima dokumen tercantum dlm dokumen tsb. b) Manual SMP mudah didapat dan dipahami oleh seluruh karyawan,tamu,mitra. b PERENCANAAN 15 1) Peraturan Perundangan dan Peraturan lain a) Terdapat penanggungjawab utk memelihara dan mendistribusikan segala SOP,Peraturan,P&P dll. b) Kepatuhan terhadap persyaratan perijinan dan sertifikasi sesuai dengan peraturan perundangan yg berlaku untuk operasional hotel termasuk ijin Spa dan sertifikat klasifikasi yang masih berlaku. 2) Identifikasi Potensi Gangguan dan Pengendaliannya a) Terdapat Prosedur dan penunjukan karyawan yang berkompeten untuk pembuatan identifikasi potensi gangguan, penilaian resiko dan pengendalian resiko keamanan. b) Terdapat identifikasi potensi gangguan, penilaian resiko dan pengendalian resiko keamanan di seluruh departemen. 3) Tujuan dan Sasaran a) Terdapat penetapan tujuan pengamanan. b) Terdapat penetapan sasaran pengamanan yg terukur sebagai indikator kinerja.

3 4) Program Pengamanan 3 a) Program pengamanan disusun berdasarkan identifikasi potensi gangguan, penilaian, pengendalian resiko dan peraturan per-uu serta informasi keamanan lainnya baik dari internal maupun eksternal. b) Program pengamanan menetapkan prioritas, menyediakan sumber daya dan selaras dg program manajemen c) Program pengamanan mencakup rencana pengamanan untuk acara khusus dan kondisi tertentu (Pam VIP) d) Informasi mengenai ketentuan keamanan disebarluaskan secara sistematis kepada seluruh karyawan, tamu, dan mitra kerja. C PENERAPAN 113 1) Pelatihan, Kompetensi & Kesadaran a) Terdapat analisis kebutuhan pelatihan pengamanan & lainnya sesuai pekerjaan yang ada b) Terdapat rencana/jadwal pelatihan pengamanan & pelatihan lainnya,yg disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan dan potensi ancaman,serta laporan & dokumentasi pelaksanaan pelatihan dan peninjauan program untuk relevansi dan efektifitas c) Pengelola memberikan pelatihan penyegaran kepada semua karyawan sekurang-kurangnya satu tahun sekali

4 4 d) Pelatihan dilakukan oleh orang atau badan yang berkompeten dan berwenang sesuai peraturan/ peruu e) Terdapat sertifikasi kompetensi karyawan dalam melakukan fungsinya Dan terdapat Prosedur rekruitmen yg memasukan SKCK (Surat Catatan Kepolisian) dan keterangan bebas narkoba dari RS. POLRI sebagai syarat penerimaan karyawan. f) Personel Pengamanan memiliki Kartu Tanda Anggota Satpam dari Kepolisian Daerah ( Bali) yang masih berlaku g) Personel pengamanan minimal berpendidikan umum SMA atau sederajat. h) Personel Satuan Pengamanan harus memiliki sertifikat pelatihan Gada Pratama. i) Supervisor/Kepala Regu keatas harus memiliki sertifikat pelatihan Gada Madya. j) Manajer Satuan Pengamanan / Chief Security / sederajat harus memiliki sertifikat Gada Utama. 2) Komunikasi, Konsultasi & Partisipasi a) Terdapat Prosedur untuk melaksanakan koordinasi, komunikasi, konsultasi masalah keamanan secara internal & eksternal dan pelaksanaannya min 1x 6 bln yg terdokumentasi. b) Manajemen terlibat aktif dalam forum kemitraan polisi dan masyarakat (FKPM), CSR, Community development (Terdapat Annual Program dan laporan).

5 5 c) Badan Usaha Jasa Pengamanan/Outsourching yang digunakan memiliki Rekomendasi dari Polda Bali dan Ijin Operasional dari Mabes Polri yang masih berlaku. d) Personel Pengamanan menggunakan seragam sesuai peraturan Kepolisian 3) Peninjauan Kontrak a) Terdapat Prosedur tertulis untuk menentukan mitra kerja /vendor (termasuk pemberian credit facility kpd Travel agent) 4) Pengendalian Dokumen a) Terdapat prosedur dan penerapan pengendalian dokumen (pengumpulan, penyimpanan, pengarsipan, pemeliharaan, pemusnahan) serta Terdapat Lembar Berita Acara pemusnahan Dokumen disertai dengan foto yang terdokumentasi b) Terdapat system untuk membuat, menyetujui perubahan SOP terkait SMP dan perubahan tersebut tertulis/tertera dalam SOP. c) Dokumen Penting & rahasia disimpan pada tempat aman dan Terdapat prosedur pengendalian resiko keamanan terhadap handling credit card tamu dan proses transaksi sign on file melalui reservasi . 5) Pembelian Barang dan Jasa a) Terdapat Prosedur pengendalian resiko keamanan terhadap pembelian, penyimpanan dan pengeluaran barang ( di Storage, Kitchen, FB,House Keeping, Engineering,Purchasing,receiving )

6 6 b) Persyaratan keamanan dievaluasi dan menjadi pertimbangan dalam seleksi pembelian. c) Barang dan jasa yang dibeli diperiksa kesesuaiannya dengan spesifikasi pembelian 6) Pengendalian Operasional, Personel dan Infrastruktur a) Tersedia kamera CCTV di gudang yg berfungsi baik b) Tersedia kamera CCTV sekurang-kurangnya di setiap lantai yg menjangkau berfungsi baik c) Tersedia kamera CCTV di penyimpanan BBM yg berfungsi baik. d) Tersedia kamera CCTV di lokasi parkir,berfungsi baik. e) Tersedia kamera CCTV di pintu masuk utama /main gate,berfungsi baik. e) Server penyimpanan data CCTV (masa penyimpanan 14 hari) Berfungsi baik & ditempatkan di ruang/tempat khusus terkunci. g) Layar monitor CCTV & Pannic Button di FO minimal di tempatkan/terhubung di Security Office (& terhubung ke Polda Bali). h) Tersedia peralatan kamera CCTV sekurangkurangnya General Cashier / General Safety Box / Remitance drop box, berfungsi baik. i) Terdapat prosedur dan penerapan pemeriksaan terhadap tas/barang tamu, karyawan dan mitra kerja j) Terdapat Prosedur dan Penerapan pemeriksaan Kendaraan yang masuk dan keluar.

7 7 k) Tersedia peralatan cermin periksa min 1 unit, deteksi logam 2 unit di tiap pintu masuk. l) Terdapat CCTV di pintu masuk karyawan/vendor berfungsi baik. m) Terdapat perbedaan pintu masuk untuk tamu, mitra kerja, dan karyawan n) Terdapat salinan identitas diri Seluruh tamu dan catatan Identitas mitra kerja yg datang. o) Kepala Regu keatas memiliki pengalaman minimal 2 (dua) tahun di bidang pengamanan p) Anggota Security terampil menggunakan Borgol,Tongkat dan Bela diri Polri. q) Terdapat Locker room, Locker Cabinet dan Kantin untuk Karyawan yg bersih dan terawat. r) Tersedia kunci ganda dan save deposit box di setiap kamar & Prosedur penanganan general/room save deposit box. s) Terdapat prosedur pengendalian kunci kamar termasuk kunci duplikat & ruang khusus lainnya. t) Terdapat Pos Jaga yang diisi personel pengamanan 2 (dua) orang beserta kelengkapannya di setiap pintu masuk. Serta Terpasang prosedur pemeriksaan kendaraan, karyawan, mitra kerja dan mor telepon penting (Kepolisian, PMK, GM dsb) di kantor Security dan Pos Jaga utama. u) Terdapat prosedur untuk melakukan pengendalian limbah dan Terdapat standar kebersihan area dan peralatan makan, cuttleries, chinaware di kitchen, Restaurant & Bar, receiving dan garbage room.

8 8 v) Untuk usaha akomodasi yang memiliki jumlah kamar : - sampai dengan 200 jumlah, personel satuan pengamanan sebanyak 17 orang yang terdiri dari : anggota sekurang-kurangnya 12 orang, 1 orang Chief, 1 orang asisten, 3 orang Danru. - lebih dari 200, jumlah personel satuan pengamanan terdiri dari : anggota sekurang-kurangnya 10% dari jumlah kamar dan 1 orang Chief, 1 orang asisten, 3 orang Danru w) Terdapat CCTV di loading dock dan pagar pembatas berfungsi baik x) Sarana penerangan dan pagar pembatas cukup memadai sesuai luas area termasuk area pembatas dgn lingkungan luar y) Terdapat Area Parkir dan rambu lalu lintas sesuai kebutuhan z) Perlengkapan yang harus dimiliki personel satuan pengamanan pada saat bertugas adalah 1 unit tongkat Polri, 1 unit borgol, 1 unit lampu senter, 1 unit peluit, dan 1 unit alat komunikasi, digunakan secara benar dan berfungsi baik aa) makanan dan minuman yang digunakan memiliki ijin BPOM/Dep Kes, produsen & komposisi yang tertera jelas. bb) Terdapat prosedur pengendalian potensi keracunan dalam fungsi penyediaan makanan dan Terdapat prosedur Lost and Found.

9 9 cc) Sarana peralatan operasional memiliki ijin / sertifikat yang masih berlaku sesuai peraturan,per UU serta dalam keadaan baik (Frekwensi, Penyalur Petir, chiller, boiler, pest control,laik sehat,hygiene & sanitasi dll) dd) Terdapat Emergency Alarm perlantai gedung ee) Terdapat lampu emergency di tangga, Kitchen, Koridor dan di penyimpanan Genset. ff) Guest Amenities dan Spa Product yang digunakan memiliki ijin BPOM/Dep Kes, produsen & komposisi yang tertera jelas. 7) Kesiapan Untuk Penanganan & Pemulihan Keadaan Darurat a) Terdapat Prosedur kebakaran, bom, gempa bumi, tsunami yg telah diinformasikan kepada seluruh tamu,karyawan & vendor b) Tim Keadaan Darurat telah dibentuk & diberikan pelatihan khusus. Seluruh karyawan mendapat pelatihan penanganan keadaan darurat. c) Terdapat prosedur penutupan kebakaran / closing fire procedure & prosedur pengamanan computer d) Terdapat daftar pemeriksaan (check list) keselamatan setelah terjadi emergency dan terdapat lembar laporan alarm kebakaran semu. Terdapat Management Crisis; Disaster Recovery Plan; Business Continuity Plan.

10 10 e) Evacuation sign & route keadaan darurat diperlihatkan secara jelas/ menyolok serta diketahui oleh seluruh tamu,karyawan dan mitra kerja f) Peralatan Kebakaran (APAR, Hydrant, Smoke/Heat detector, sprinkler) danalarm System keadaan darurat, diperiksa, diuji dan dipelihara secara berkala sesuai dgn peraturan per UU, standar. g) Terdapat alat pemadam api ringan (3,5 kg) 1 unit per 20 meter, diletakkan di tempat strategis dan berfungsi baik. h) Terdapat Hydrant 1 unit per lantai gedung dan cukup mengcover area dan berfungsi baik. i) Terdapat Hydrant umum 1 unit per gedung, berfungsi baik. j) Terdapat peralatan deteksi asap/panas 1 unit per 15 meter, berfungsi baik. k) Terdapat peralatan sprinkler/apar 3,5 kg 1 unit per kamar,di tempat strategis, berfungsi baik. l) Terdapat peralatan deteksi asap/panas 1 unit per kamar berfungsi baik. m) Terdapat instalasi fire alarm untuk keseluruhan alat deteksi, berfungsi baik. n) Terdapat generator listrik cadangan yang mampu mengcover kebutuhan hotel, berfungsi baik. o) Terdapat Apar 3,5 kg dan Fire Blanket di tiap kitchen. p) Terdapat peralatan penyelamat berupa: 2 unit pelampung bertali per kolam renang, 2 unit tali panjat, 2 unit jaring untuk bangunan bertingkat.

11 q) Terdapat Panic Button & radio komunikasi yang terhubung langsung dengan Kepolisian r) Terdapat Prosedur pengamanan Pool dan Prosedur Pemeriksaan Rectal Swap / kesehatan staff Kitchen. s) Terdapat peralatan public address/announcement pervilla/15 m di koridor berfungsi baik. t) Terdapat Ansul di Kitchen 11 u) Petugas P3K (First Aid) dan Penyelamat (Life Guard) telah ditunjuk dan dilatih sesuai dengan per UU yang berlaku dan bersertifikat yang masih berlaku v) Terdapat prosedur pemeriksaan apabila terjadi kehilangan tenaga listrik ( Electrical Power Blackout) & Terdapat prosedur handling guest complaint. D PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN 41 1) Pemantauan Potensi Gangguan a) Terdapat Prosedur untuk pelaksanaan inspeksi dan Daftar periksa (check list) untuk inspeksi. b) Inspeksi dilaksanakan sesuai prosedur oleh personel yg berkompeten/berwenang terhadap tempat kerja serta mencari masukan dari karyawan di tempat yg diinspeksi c) Terdapat Laporan inspeksi berisi rekomendasi untuk perbaikan serta pemantauan pelaksanaan perbaikan d) Terdapat penilaian resiko lingkungan kerja untuk daerah yang memerlukan pembatasan ijin masuk serta pengendaliannya. e) Terdapat Prosedur Penyimpanan makanan di food production dan Prosedur penghapusan barang kadaluarsa

12 12 f) Tersedia kerja sama untuk pelayanan kesehatan dan Terdapat alat P3K yg sesuai peraturan peruu/ standard. g) Terdapat Prosedur penanganan Tamu & Karyawan sakit yang tersosialisasi. h) Tersedia peralatan kamera CCTV di Lobby, berfungsi baik 2) Pengukuran Pencapaian Target a) Terdapat Pengukuran pencapaian target yg dilaksanakan secara teratur dan hasilnya didokumentasikan. b) Terdapat tindak lanjut dari target yang tidak tercapai sesuai rencana c) Pelaksanaan tindak lanjut dipantau dan dinilai efektifitasnya serta Terdapat pemutakhiran data karyawan sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sekali 3) Pelaporan a) Terdapat laporan kegiatan pengamanan bulanan b) Terdapat Laporan Tahunan Kinerja pengamanan atau laporan lain yang setingkat c) Terdapat prosedur yang menjamin bahwa semua ancaman, gangguan, kejadian (accident,incident) di tempat kerja dicatat / dilaporkan. d) Terdapat laporan dan data ancaman, gangguan & kejadian (accident/incident report) di Departemen Security yg sudah diperiksa/dikaji,berisi saran/rekomendasi perbaikan serta dipantau. e) Terdapat Struktur SMK3 yg sudah disahkan Disnaker dan Laporan Higyne sanitasi.

13 13 f) Terdapat laporan kerja Pest Control, Hasil Pengujian Lab Food, Air, dan Air Limbah Terdapat Laporan evaluasi penyimpanan barang di Store dan Emisi Gas Buang g) Terdapat 1 unit senter (flash light) per kamar h) terdapat system izin kerja yang memasukan ketentuan keamanan, untuk pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pihak ketiga. i) Terdapat kelengkapan dokumen imigrasi Tenaga Kerja Asing. 4) Penanganan masalah a) Terdapat prosedur untuk menangani masalah keamanan yang timbul dan berhubungan dengan pelanggaran hukum 5) Pengumpulan dan pengendalian catatan, dan data keamanan a) Pengelola/Manajemen telah mendokumentasikan dan menerapkan prosedur pelaksanaan identifikasi, pengumpulan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan confidential dokumen & catatan pengamanan b) Terdapat peraturan yang menetapkan persyaratan untuk menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi perusahaan. Terdapat prosedur penanganan unjuk rasa. c) Data gangguan yang dikumpulkan minimal setiap 6 bulan dianalisa dan dievaluasi.

14 6) Audit Internal SMP 14 a) Audit internal SMP yang terjadwal dilaksanakan untuk memeriksa kesesuaian kegiatan perencanaan dan untuk menentukan efektifitas kegiatan berikut b) Audit internal SMP dilakukan oleh personel yang berwenang dan kompeten c) Hasil audit dilaporkan kepada pengelola/manajemen untuk tindakan perbaikan E EVALUASI KINERJA SMP 3 a) Evaluasi terhadap penerapan SMP meliputi kebijakan, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi telah dilakukan, dicatat dan didokumentasikan b) Hasil evaluasi tersebut digunakan sebagai dasar membuat perencanaan dalam rangka peningkatan kinerja pengamanan TOTAL Mengetahui Ka Tim KasubditWisata Denpasar, Penilai ( ) ( ) (