ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA PT. BARA S INERGI PRADANA. Christin Natalia Taeras

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA PT. BARA S INERGI PRADANA Christin Natalia Taeras Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Devi Novitha Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Nicolas Fabian Kesuma Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah menganalisis sistem penjualan dan pembelian batubara dan merancang sistem basis data yang berguna bagi perusahaan agar dapat membantu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini ada tiga, yaitu metode pengumpulan data, metode analisis

2 dan metode perancangan. Hasil yang dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah sebuah sistem basis data yang membantu penjualan dan pembelian di perusahaan sekaligus membuat data dalam perusahaan terkomputerisasi. Simpulan yang dapat diambil adalah sistem basis data yang dihasilkan ini dapat membantu perusahaan untuk melakukan transaksi penjualan dan pembelian. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Basis Data, Penjualan, Pembelian 1. Pendahuluan Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang telah mengalami kemajuan yang sangat pesat, tentu berpengaruh besar dalam kehidupan terutama dalam dunia bisnis. Perkembangan teknologi informasi ini dimanfaatkan oleh para pelaku bisnis dalam menjadikan perusahannya lebih baik lagi agar siap bersaing dalam dunia bisnis. Saat ini masih banyak perusahaan yang belum memanfaatkan teknologi informasi dalam transaksi bisnisnya sehingga masih menggunakan cara konvensional dalam mengatasi transaksi yang terjadi dalam perusahaan, seperti menyimpan dalam arsip berupa kertas-kertas. Cara manual yang digunakan ini kurang efisien karena memakan banyak waktu dan tenaga. Untuk mengatasinya maka dapat digunakan komputer sebagai pengganti kerja manusia. Dengan adanya teknologi informasi, proses pengolahan data dan informasi menjadi lebih cepat sehingga menjadi lebih efisien dan dapat meningkatkan kinerja

3 perusahaan. Selain itu, teknologi informasi juga dapat memudahkan perusahaan dalam mengatur kerja dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan kemajuan perusahaan. Untuk mempermudah banyaknya transaksi yang terjadi dalam perusahaan setiap harinya, maka dibuatlah database yang merupakan kumpulan dari data-data dan transaksi yang ada. Aplikasi basis data ini digunakan untuk mempermudah dalam melihat data transaksi, memproses, hingga memberikan laporan-laporan penting yang dibutuhkan perusahaan. 2. Methodology Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini ada 3, yaitu metode pengumpulan data, metode analisis dan metode perancangan. 2.1 Metode Pengumpulan Data Menganalisa kebutuhan sistem yang akan dikembangkan dengan menggunakan metode fact-finding, antara lain : 1. Examining documentation Mempelajari dokumen-dokumen perusahaan 2. Interviewing Melakukan wawancara dengan pihak yang bersangkutan 3. Observing the enterprise in operation Mempelajari sistem yang sedang berjalan di perusahaan

4 4. Research Melakukan survei ke perusahaan 2.2 Metode Analisis Metode ini dilakukan melalui 5 tahapan, yaitu : 1. Studi pustaka Mengumpulkan, membaca, dan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan topik yang bersangkutan. 2. Survei atas sistem yang sedang berjalan Melakukan survei ke perusahaan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan dengan mengadakan interview langsung kepada pihak yang bersangkutan. 3. Analisa terhadap temuan survei Mempelajari permasalahan yang ada dan menganalisis secara keseluruhan sehingga dapat ditentukan kelemahan yang ada pada perusahaan. 4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi Mencari informasi yang dibutuhkan bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. 5. Mengidentifikasi persyaratan sistem Mengidentifikasi persyaratan sistem yang layak untuk menunjang kelancaran aktifitas perusahaan.

5 2.3 Metode Perancangan Metode perancangan yang dilakukan terdiri atas : 1. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Gambar 1 Diagram Konteks

6 Gambar 2 Diagram Nol

7 Gambar 3 Diagram Rinci Proses Penjualan

8 Gambar 4 Diagram Rinci Proses Pembelian 2. Perancangan basis data berdasarkan Database Lifecycle (DBLC). Metode basis data yang digunakan adalah dengan pendekatan top-down dimana pendekatan ini cocok untuk database yang kompleks. Pendekatan ini terdiri dari beberapa tahap, antara lain : i. Perencanaan Basis Data (Database Planning) ii. iii. iv. Definisi Sistem (System Definition) Pengumpulan dan Analisa Data (Requirement Collection and Analysis) Perancangan Basis Data Konseptual (Conseptual Database Design)

9 Gambar 5 ERD Konseptual

10 v. Perancangan Basis Data Logikal (Logical Database Design) Gambar 6 ERD Logikal vi. Pemilihan Basis Data (DBMS Selection) vii. Perancangan Basis Data Fisikal (Physical Database Design) viii. Perancangan Aplikasi (Application Design)

11 ix. Implementasi (Implementation) x. Konversi Data (Data Convertion and Loading) xi. Pengujian (Testing) xii. Pemeliharaan Operasional (Operational Maintenance) 3. Perancangan layar Gambar 7 Rancangan Layar Login Gambar 8 Rancangan Layar M enu Utama

12 Gambar 9 Rancangan Layar Order Jual (SO) Gambar 10 Rancangan Layar Order Beli (PO)

13 Gambar 11 Rancangan Layar Laporan Penjualan Gambar 12 Rancangan Layar Laporan Pembelian

14 3. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisa sistem dan pembahasan yang telah disampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a. Menghasilkan informasi mengenai proses penjualan dan pembelian batubara yang akurat dan cepat sehingga akan memudahkan pihak Manager maupun Direktur untuk mengambil keputusan. b. Sistem basis data menjadi lebih terorganisir dengan baik, untuk menghindari penumpukan dan kehilangan data. c. Pekerjaan yang melibatkan perhitungan dalam proses penjualan dan pembelian akan menjadi lebih mudah dan tepat karena mengurangi faktor kesalahan manusia. d. Keamanan menjadi lebih baik karena menggunakan username dan password sehingga tidak semua orang dapat mengakses data-data di dalamnya dan hanya orang tertentu yang mendapat hak akses.

15 DAFTAR PUSTAKA [1] Connolly, Thomas dan Carolyn Begg Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 4 th Edition. Pearson Education Limited, Essex. [2] Date, C.J. (2000). An Introduction to Database System, 7 th Edition. Addison- Wessley Publishing Company, USA. [3]Hoffer, Jeffrey A., Mary B. Prescott, Fred R. McFadden. (2005). Modern Database Management, 7 th Edition. Pearson Education International, New Jersey. [4] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, edisi ke-3, cetakan ke-3. Salemba Empat, Jakarta. [5] O Brien, James A. (2005). Introduction to Information System, 12 th Edition. Mc Graw Hill, New York. [6] Render, Barry, Jay Heizer (2001). Prinsip-prinsip Manajemen Operasi. PT. Salemba Emban Patria, Jakarta. [7] Silbershatz, Abraham, Hemry F. Korth, S. Sudarshan. (2002). Database Systems Concepts, 4 th Edition. Mc Graw Hill, New York. [8] Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). Systems Analysis and Design Methods, 6 th Edition. Mc Graw Hill, New York. [9] Yourdon, Edward. (1989). Modern Structured Analysis, International Edition. Prentice Hall, New Jersey.

16 ANALYSIS AND DATABASE DESIGN OF SELLING AND PURCHASING AT PT. BARA SINERGI PRADANA Christin Natalia Taeras Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Devi Novitha Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Nicolas Fabian Kesuma Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstract The purpose of this thesis is to analyze the system of selling and purchasing of coal and designed a database system that is useful for companies that can assist companies in doing business. The are three methods used in writing this thesis, the method of data collection, methods of analysis and design methods. Results achieved in the writing of this thesis is a database system that helps selling and purchasing in the

17 company while making the company's computerized data. Conclusions can be drawn is that the resulting data base system can help companies to make a selling and purchasing. Keywords : Analysis, Design, Database System, Selling, Purchasing 1. Preliminary Along with the development of information technology has progressed very rapidly, certainly a big influence in the lives primarily in the business world. Development of information technology is used by businessman in making his company better prepared to compete in the business world. Currently there are many companies that have not been using information technology in business transactions that are still using conventional methods in dealing with transactions that take place within the company, such as saving in the form of paper records. Used the manual method is less efficient because it takes much time and energy. To fix the problem so the computer can be used as a substitute for human labor. With the information technology, data processing and information becomes faster so that it becomes more efficient and can improve company performance. In addition, information technology can also facilitate the company in managing the work and decision making related to the company's progress. To simplify the number of transactions occurring within the company every day, then made a database which is a collection of data and transactions that exist. A

18 database application is used to facilitate transactions in view of data, process, to provide critical reports that the company needs. 2. Methodology The are three methodology used in writing this thesis, the method of data collection, methods of analysis and design methods. 2.1 Metode Pengumpulan Data Analyzing requirements system to be developed using the method of factfinding, among others: 1. Examining documentation Studied company documents 2. Interviewing Interviewing the manager 3. Observing the enterprise in operation Studied system running 4. Research Survey the company 2.2 Analysis Method There are 5 methods : 1. Study literature Collect, read, and study the books that related to the topics.

19 2. Survey system Survey to company to identify the problem and interviewing people. 3. Analyze survey findings Study the problem and analyze overall so can be found the weakness of the company. 4. Identify of information requirements Searching the information needed for the management for decision making. 5. Identify system requirements Identify the requirement system to support business activity. 2.3 Design Methods There are 3 methods : 1. Data Flow Diagram (DFD) Design Picture 1 Context Diagram

20 Picture 2 Zero Diagram

21 Picture 3 Detailed Diagram of Selling

22 Picture 4 Detailed Diagram of Purchasing 2. Database design based on Database Lifecycle (DBLC). Database method that used is top-down approach. i. Database Planning ii. iii. iv. System Definition Requirement Collection and Analysis Conseptual Database Design

23 Picture 5 Conseptual ERD

24 v. Logical Database Design Picture 6 Logical ERD vi. DBMS Selection vii. Physical Database Design viii. Application Design

25 ix. Implementation x. Data Convertion and Loading xi. Testing xii. Operational Maintenance 3. Graphical User Interface (GUI) Picture 7 Login Picture 8 Main Menu

26 Picture 9 Sales Order Picture 10 Purchase Order

27 Picture 11 Selling Report Picture 12 Purchasing Report

28 3. Conclusion a. Generate information on the process of selling and purchasing coal accurate and fast so that it will facilitate the Manager or Director for a decision. b. Database systems become more well-organized, to avoid the accumulation and loss of data. c. The work involves the calculation of the process of selling and purchasing will be more easily and precisely because it reduces the human error factor. d. Security becomes better because it uses the username and password so only certain people who have access rights.

29 DAFTAR PUSTAKA [1] Connolly, Thomas dan Carolyn Begg Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 4 th Edition. Pearson Education Limited, Essex. [2] Date, C.J. (2000). An Introduction to Database System, 7 th Edition. Addison- Wessley Publishing Company, USA. [3]Hoffer, Jeffrey A., Mary B. Prescott, Fred R. McFadden. (2005). Modern Database Management, 7 th Edition. Pearson Education International, New Jersey. [4] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, edisi ke-3, cetakan ke-3. Salemba Empat, Jakarta. [5] O Brien, James A. (2005). Introduction to Information System, 12 th Edition. Mc Graw Hill, New York. [6] Render, Barry, Jay Heizer (2001). Prinsip-prinsip Manajemen Operasi. PT. Salemba Emban Patria, Jakarta. [7] Silbershatz, Abraham, Hemry F. Korth, S. Sudarshan. (2002). Database Systems Concepts, 4 th Edition. Mc Graw Hill, New York. [8] Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). Systems Analysis and Design Methods, 6 th Edition. Mc Graw Hill, New York. [9] Yourdon, Edward. (1989). Modern Structured Analysis, International Edition. Prentice Hall, New Jersey.