SISTEM INFORMASI PELAYANAN SISWA PADA SMK SURYA DHARMA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA School of Information System Jurusan Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2012/2013 SISTEM INFORMASI PELAYANAN SISWA PADA SMK SURYA DHARMA July Shara Lila Setyara Esterina Yohanna Abstrak Tujuan dari pembuatan skripsi ini yaitu untuk menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan untuk memberikan gambaran usulan solusi sistem informasi yang bersifat strategis terkait aktivitas pelayanan siswa guna menciptakan keunggulan kompetitif. Metode penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data, metode analisis dan metode perancangan. Metode pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, review dokumentasi dan studi kepustakaan. Metode analisis dan metode perancangan menggunakan pendekatan pada buku Rama, Dasaratha V & Jones, Frederick L: Accounting Information System, 1st edition. Penelitian ini menghasilkan pembuatan sistem informasi pelayanan siswa yang memberikan kemudahan dalam mengolah data/informasi dan laporan yang bersifat manajerial secara cepat, tepat dan akurat. Simpulan dari penulisan ini diharapkan dapat mempermudah pihak sekolah dalam menangani proses penerimaan siswa baru, proses pembayaran siswa, proses penjadwalan akademik dan proses absensi siswa. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Pelayanan Siswa

2 Abstract The purpose of making this thesis is to analyze the business processes currently going to give an solution of proposed overview information system which are strategic related to students service activities to create a competitive advantage. The research method used the data collection method, analysis method and design method. Data collection method conduct by interview, review of documentation and study of literature. Analysis method and design method using the approach of the book Rama, Dasaratha V & Jones, Frederick L: Accounting Information System, 1st edition. This research is producing a creation of students service information system which provides convenience to process data / information and report to have managerial with rapid, precise, and accurate. Conclusions from this writing are expected to facilitate the school in handling the admission of students process, the students payment process, the academic scheduling process and the students attendance process. Keywords: Analysis, Design, Information Systems, Student Service 1. Latar Belakang Di dalam kehidupan yang memasuki era globalisasi dan mengutamakan teknologi dalam penerapannya, manusia dituntut harus terus mengikuti perkembangan zaman (khususnya teknologi) yang sedang berkembang pesat. Tidak hanya dalam aktifitas sehari-hari, perusahaan-perusahaan termasuk institusi pendidikan yang sedang berkembang pun dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi. Sekolah merupakan sarana pembelajaran efektif dalam mengembangkan keterampilan berpikir siswa. They help students and others achieve academic success, develop new skills and talents (Hao-Chang Sun et al., 2011: 6). Dewasa ini sistem atau teknologi informasi juga mempunyai peran yang luar biasa dalam bidang pendidikan. Dengan sentuhan teknologi komputer, berbagai kinerja aktivitas pelayanan siswa yang lambat dapat disajikan dengan lebih mudah dan cepat sehingga

3 siswa menyenangi sekaligus mendapatkan kepuasan. Technology plays an important role in many aspects of use in their schools so they can focus on student needs (Ruth V. Small, Kathryn A. Shanahan, and Megan Stasak., 2010: 3). Ketatnya persaingan dalam institusi pendidikan menuntut sekolah-sekolah untuk bertahan dan berkembang dalam persaingan yang sehat sehingga penggunaan sistem informasi menjadi salah satu pilihan kebutuhan yang mendasar bagi sekolah. Pengelolaan sistem informasi dinilai dapat menghasilkan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat bilamana diperlukan bagi setiap level di dalam struktur organisasi seperti yayasan dan pihak sekolah. Information system within organization provides information for all levels of the organizations whenever needed (Limanto, et al., 2011: 2). Sebagai salah satu institusi pendidikan yang mempunyai visi misi dalam mengembangkan sekolahnya sebagai pusat ilmu dan budaya, maka SMK Surya Dharma merasa sangat perlu memiliki Sistem Informasi Pelayanan Siswa yang terkomputerisasi dengan baik. Sistem ini diharapkan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada peserta didiknya sehingga menjadikan kinerja sekolah menjadi lebih unggul diantara para pesaingnya. Hal inilah yang melatar belakangi penulis memilih judul SISTEM INFORMASI PELAYANAN SISWA PADA SMK SURYA DHARMA. 2. Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan untuk mendapatkan kelengkapan data yang diperlukan adalah : 1. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara

4 Proses wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi atau meminta keterangan mengenai proses yang terjadi di sekolah terkait kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan siswa serta meminta pendapat mengenai sistem informasi pelayanan siswa yang diusulkan. b. Review dokumentasi Dilakukan untuk mendapatkan berbagai dokumen yang digunakan sekolah (terbatas pada beberapa dokumen yang diperkenankan sekolah). c. Studi Kepustakaan Penelitian ini menggunakan berbagai macam sumber untuk memperoleh informasi dan teori-teori terkait dalam penelitian. Adapun sumbersumber tersebut antara lain dengan membaca buku-buku, paper, jurnal dan website. 2. Metode Analisis Penelitian ini dilakukan dengan menganalisis sistem yang berjalan dan mengidentifikasi berbagai macam kebutuhan informasi sekolah yang diperlukan untuk perancangan sistem informasi pelayanan siswa. 3. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan terstruktur melalui tahapan pembuatan event table, activity diagram, workflow table, usecase, class diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan laporan, rancangan layar, navigation diagram, matriks rancangan penerapan sistem, serta menggunakan bahasa pemograman C# sebagai dasar dari perancangan sistem informasi pelayanan siswa yang akan dibuat.

5 3. Analisis Temuan Hasil Survey Temuan 1 Kartu Ujian Saringan Masuk yang digunakan kurang memadai karena masih menggunakan kwitansi pembayaran formulir sebagai Kartu USM. Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p288), dalam pernyataannya tentang rancangan formulir, A formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer screen, the data entered in the blank fields are saved to one or more data tables. Yang berarti rancangan formulir adalah dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi oleh pengguna. Ketika formulir ditampilkan di layar komputer, data yang dimasukkan di field kosong disimpan ke satu tabel data atau lebih Sebab Belum memiliki sistem yang dapat menginput data Ujian Saringan Masuk calon siswa seperti tanggal ujian, periode ujian, jam dan ruang ujian serta nomor kursi secara terkomputerisasi ke dalam sistem. Akibat Informasi yang diterima oleh calon siswa mengenai Ujian Saringan Masuk kurang lengkap. Rekomendasi Membuat sebuah sistem terkomputerisasi yang dapat menginput data Ujian Saringan Masuk calon siswa

6 seperti tanggal ujian, periode ujian, jam dan ruang ujian serta nomor kursi secara terkomputerisasi ke dalam sistem sehingga mampu memberikan output informasi yang lengkap kepada calon siswa. Temuan 2 Adanya kesulitan dalam mencari data calon siswa, data siswa dan data transaksi pembayaran siswa. Kriteria Menurut Laudon dan Laudon (2010, p240), Database adalah sekumpulan data yang terorganisir untuk menyediakan banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan data berulang. Yang berarti database dapat menyimpan berbagai data sehingga kebutuhan akan informasi menjadi terpenuhi. Sebab Pencatatan masih dicatat ke dalam buku dan kertas sehingga menyulitkan internal agent (aktor) khususnya bagian Tata Usaha dalam mencari data calon siswa, data siswa dan data transaksi pembayaran siswa. Akibat Seringnya terjadi kehilangan dokumen maka akan terjadi proses pencarian dokumen yang hilang tersebut dan akan memakan waktu yang cukup lama. Rekomendasi Membuat sebuah sistem yang terkomputerisasi yang memiliki database (file Master, file Transaksi) yang

7 dapat membantu memudahkan proses pencarian data/informasi. Temuan 3 Belum lengkapnya laporan yang ada pada organisasi. Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p201), A report is a formatted and organized presentation of data. Yang berarti bahwa laporan adalah pengambilan dan penyajian data dari database yang disusun, diatur, dan dicetak untuk keperluan proses bisnis. Sebab Pencatatan yang masih manual dikertas dan belum terintegrasi. Akibat Menyebabkan pembuatan laporan tidak dapat dibuat secara lengkap dan memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu. Rekomendasi Membuat sistem informasi yang terintegasi yang dapat menghasilkan laporan sebagai penunjang bagi pihak pimpinan dalam mengambil keputusan secara tepat dan jelas.

8 4. Rich Picture dari Proses yang Sedang berjalan 4.1 Rich Picture dari Proses Penerimaan Siswa Baru 4.2 Rich Picture dari Proses Pembayaran 4.3 Rich Picture dari Proses Penjadwalan Akademik

9 4.4 Rich Picture dari Proses Absensi Siswa 5. Usecase Diagram dari sistem yang diusulkan 5. 1 Usecase Diagram Proses Penerimaan Siswa Baru

10 5. 2 Usecase Diagram Proses Pembayaran Siswa 5.3 Usecase Diagram Proses Penjadwalan Akademik 5.4 Usecase Diagram Proses Absensi Siswa

11 6. UML Class Diagram

12 7. Kesimpulan dan Saran 7.1 Kesimpulan Setelah melakukan analisis terhadap sistem informasi pelayanan siswa pada SMK Surya Dharma, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: a. Sistem yang dirancang ini mampu membantu pihak sekolah dalam menghasilkan output yang terkomputerisasi secara akurat, cepat dan tepat dari transaksi-transaksi yang sudah dilakukan. b. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, data yang ada menjadi saling terintegrasi sehingga memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian data maupun dalam melakukan perubahan data. c. Sistem yang terintegrasi mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga dapat dipakai untuk kerjasama yang baik oleh seluruh bagian di dalam sekolah. 7.2 Saran Setelah melakukan analisis terhadap sistem informasi pelayanan siswa pada SMK Surya Dharma, maka dapat disarankan beberapa hal sebagai berikut : a. Dilakukannya implementasi sistem dengan cara konversi paralel, yaitu sistem yang lama dan yang baru sama-sama dijalankan dalam waktu 1 tahun. Hal ini dapat mengurangi resiko kegagalan dari sistem yang baru dan dapat memudahkan user untuk beradaptasi. b. Diperlukannya sosialisasi dalam hal pengalihan ke sistem baru sehingga setiap bagian dalam sekolah dapat mengetahui cara menggunakan sistem yang baru.