Online Prequalification Guideline

Transkripsi

1 Santos Indonesia Ratu Plaza Office Tower, 4th Floor Jl. Jend. Sudirman Kav. 9 Jakarta Santos Indonesia Procurement and Logistics Online Prequalification Guideline For Participant 1

2 Approval Sheet Document Name : Online Prequalification Guideline for Participant Author s Org : Procurement & Logistic Department Effective Date : August

3 DAFTAR ISI / TABLE OF CONTENTS 1 PENDAHULUAN / INTRODUCTION Latar Belakang / Background Tujuan/ Purpose Definisi/ Definition Tujuan / Objective PERATURAN DAN KEBIJAKAN / REGULATIONS AND POLICY Pertentangan Hukum / Conflict of Laws Peraturan-Peraturan dan Kebijakan / Regulations and Policy KERAHASIAAN / CONFIDENTIALITY AKSES MENUJU SISTEM PQ ONLINE / ACCESS TO PQ ONLINE SYSTEM..7 5 LAMPIRAN / ATTACHMENT... 8 PQ Online Tutorial

4 CATATAN MODIFIKASI / MODIFICATION RECORD MODIFIKASI / MODIFICATION BERLAKU / EFFECTED Mod # Tanggal/ Date Versi / Version Tanda Tangan / Signature Tanggal / Date Segala modifikasi apapun terhadap isi Pedoman Pengadaan ini harus diketahui dan ditanda tangani oleh perwakilan dari departemen Pengadaan dan Logistik dan selanjutnya teks dokumen harus dimodifikasi (dengan satu catatan kaki yang mencatat nomor modifikasi). Any modifications to the content of this Procurement Guideline should be signed off by Procurement and Logistic department representatives and then the text of the document should be modified (with a footnote recording the modification number). 4

5 1 PENDAHULUAN 1 INTRODUCTION 1.1 LATAR BELAKANG 1.1 BACKGROUND Pedoman ini dimaksudkan untuk digunakan sebagai satu referensi untuk Peserta terkait kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur terkait dengan proses prakualifikasi di semua anak perusahaan Santos yang beroperasi di Republik Indonesia berdasarkan Kontrak Bagi Hasil ( PSC ). 1.2 TUJUAN Pedoman prakualifikasi online untuk Peserta ( Pedoman ) ini akan menjelaskan kepada Peserta bagaimana menggunakan Sistem untuk proses prakualifikasi (PQ) online. Pedoman ini berlaku untuk semua proses pengadaan barang dan jasa di Santos. This Guideline is intended to be used as a reference for Participant regarding to the policies and procedures relevant to prequalification process in Santos subsidiaries operating in the Republic of Indonesia under a Production Sharing Contract ( PSC ). 1.2 PURPOSE This prequalification online Guideline for Participant ( Guideline ) will describe on how Participant use the System for prequalification (PQ) online process. This Guideline applies to all procurement process for goods and services in Santos. 1.3 DEFINISI 1.3 DEFINITIONS Kecuali dinyatakan lain dalam Pedoman ini, seluruh istilah yang digunakan mempunyai pengertian sebagai berikut: a. Prakualifikasi adalah proses penilaian kualifikasi Peserta yang dilakukan sebelum tahap pemasukan dokumen penawaran. b. Sistem PQ Online adalah Sistem yang dapat digunakan oleh Peserta untuk proses penilaian prakualifikasi dengan mengisi data prakualifikasi secara online. c. Penunjukan Langsung adalah proses pengadaan dengan mengundang hanya 1 (satu) Peserta yang dipilih. d. Pemilihan Langsung adalah proses pengadaan dengan mengundang paling sedikit 3 (tiga) Peserta. e. Tender adalah proses pengadaan yang terbuka untuk umum, dengan mengacu pada dasar rantai suplai yang dilakukan dengan pengumuman di papan perusahaan, media cetak dan jika memungkinkan media elektronik. Unless otherwise specifically provided in this Guideline, all terms used herein shall have the following meanings: a. Prequalification is a process of qualification evaluation of Participant conducted prior to the stage of proposal document submission. b. PQ Online System is a System that can be used by Participant for prequalification evaluation process by filling prequalification data online. c. Direct Appointment (DA) is procurement process with appointment only to 1 (one) invited Participant. d. Direct Selection (DS) is procurement process with minimum invitation to 3 (three) Participant. e. Tender means procurement process that open for public, refer to basic supply chain management with announcement on official company s noticeboard, printed media and if possible, electronic media. 5

6 f. Peserta adalah badan usaha atau mitra kerja yang memiliki kemampuan untuk menyediakan Barang atau Jasa untuk kepentingan Kontraktor KKS sesuai dengan bidang usaha dan kualifikasinya, terdiri dari Kontraktor, Pemasok, Konsultan, Usaha Kecil, Koperasi dan memiliki surat izin usaha yang dikeluarkan oleh instansi Pemerintah yang berwenang. 1.4 TUJUAN Buku Pedoman ini diharapkan memberikan keuntungan untuk Peserta, sebagai berikut : a. Membantu Peserta untuk memahami bagaimana proses prakualifikasi pengadaan dengan Sistem PQ Online bekerja. b. Mempermudah kontrol proses prakualifikasi dalam pengadaan. f. Participant means the business entity or co-venturer that has the ability to provide Goods or Services for Cooperation Contract Contractor pursuant to its business filed and qualification, consisting of Contractors, Suppliers, Consultants, Small Scale Enterprises, and Cooperatives and having a business license issed by the authority. 1.4 OBJECTIVE This Guideline is expected to give benefits to Participant, as follows: a. Help Participant to understand how prequalification online via PQ Online System works. b. Simplify control for prequalification process in procurement. 2 PERATURAN DAN KEBIJAKAN 2 REGULATIONS AND POLICY 2.1 PERTENTANGAN HUKUM 2.1 CONFLICT OF LAWS Jika terdapat pertentangan atau ketidakselarasan antara peraturan Pemerintah Indonesia dan Pedoman ini atau kebijakan internal yang lain, maka peraturan Pemerintah Indonesia yang akan berlaku. 2.2 PERATURAN-PERATURAN DAN KEBIJAKAN Peraturan-peraturan dan kebijakan yang terkait dalam Prosedur ini adalah sebagai berikut: a. Kebijakan Pengadaan dan Logistik b. Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Santos c. Paket Prakualifikasi In case of conflict or inconsistency between Indonesian government regulations and this Guideline or any other internal policy, the Indonesian Government regulations shall prevail. 2.2 REGULATIONS AND POLICY Regulations and policy related to this Procedure are as follows: a. Procurement & Logistic Policy b. Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Santos c. Prequalification Package 6

7 3 KERAHASIAAN 3 CONFIDENTIALITY Peserta tidak boleh membuat pengumuman publik apapun yang berkaitan dengan Proses PQ. Kegagalan dalam memenuhi ketentuan ini dapat menyebabkan diskualifikasi atau tidak diterimanya PQ Dokumen Peserta. Participant must not make any public announcement whatsoever relating to this PQ Process. Failure to comply with this could result in disqualification and/or rejection of the PQ Document. 4 AKSES MENUJU SISTEM PQ ONLINE Untuk memasukkan data prakualifikasi ke dalam Sistem PQ Online, bukalah browser di komputer anda. Kemudian, masukkan alamat aplikasi PQ Online ke address bar di browser anda. PQ Online dapat diakses melalui website Santos Indonesia ( urement). Masukkan User ID dan Password anda untuk masuk ke Sistem PQ Online, kemudian Log In. 4 ACCESS TO PQ ONLINE SYSTEM To input prequalification data to PQ Online System, open a browser in your computer. Then, enter application address for PQ Online to your address bar in your browser. PQ Online can be access through Santos Indonesia s website ( ement). Fill in your User ID and Password to log in to PQ Online System. 5 LAMPIRAN 5 ATTACHMENT PQ Online Tutorial PQ Online Tutorial 7

8 Lampiran 1 / Attachment 1 PQ Online Tutorial Untuk menuju situs PQ Online Santos, masukkanlah alamat berikut ke tabel alamat pada browser anda : To access Santos PQ Online website, fill the following address to your browser : Anda akan menuju halaman web procurement online. You will be directed to procurement online webpage. 1. PENGUMUMAN TENDER Pengumuman pengadaan akan dipublikasikan di situs Procurement Online Santos. Di situs tersebut Peserta dapat melihat pengumuman prakualifikasi suatu pengadaan, pengumuman pengadaan yang aktif dan pengumuman pemenang pengadaan. Pada halaman pengumuman pengadaan akan terlihat informasi pengadaan yang dapat diikuti oleh para Peserta. 1. TENDER ANNOUNCEMENT Procurement announcement will be published on Procurement Online Santos Web. On the website, Participant can see active tender prequalification announcement, tender announcement, and the winner of Tender announcement. On the tender announcement page, we will see tender information that Participant can participated in. 8

9 Jika anda meng klik link pada nomor pendaftaraan, maka akan muncul surat pengumuman pelelangan. Surat pengumuman pelelangan tersebut memuat informasi lebih lengkap tentang pengadaan dan syarat-syarat mengikuti pengadaan tersebut. If you click link on nomor pengadaan, then tender announcement letter will be shown. That letter contains detail information about tender and the minimum requirement to participate in tender. 9

10 Setelah anda memilih untuk mengikuti suatu pengadaan, maka klik daftar pada pengadaan yang akan anda ikuti. After you choose to participate on a tender, then you have to click daftar on the tender you want to participate. Kemudian akan muncul halaman seperti berikut : Then following page will be displayed : 2. REGISTRASI PESERTA TENDER 2.1 Peserta yang Telah Terdaftar Jika anda telah terdaftar dalam Sistem Santos dan telah memiliki user id, maka masukkan user id dan password anda, kemudian klik Log In. 2.2 Peserta yang Tidak Terdaftar Jika anda belum terdaftar dalam Sistem Santos, maka lakukan registrasi terlebih dahulu dengan meng klik Tidak mempunyai user ID? 2. PARTICIPANT REGISTRATION 2.1 Registered Participant If you ve been registered on Santos System and had have user id, then fill your user id and password, then click Log In. 2.2 Unregistered Participant If you haven t registered on Santos System, then registered first by clicking Tidak mempunyai user ID? 10

11 Setelah itu akan muncul halaman seperti berikut : After that the following page will be displayed : Isilah semua informasi yang diperlukan ke dalam kolom yang telah disediakan. Untuk , wajib mengisi kolom dengan yang valid karena semua notifikasi akan dikirimkan ke alamat tersebut. Setelah semuanya terisi, klik Register. Fill all the information needed into the sediakan column. For , its mandatory to fill the column with the valid because all the notification will be send to the registered address. After all the column filled, click Register 11

12 Jika proses registrasi berhasil, maka akan muncul halaman seperti berikut : If registration process is done, then the following page will be displayed : Setelah itu, Santos akan mengirimkan notifikasi kepada Peserta melalui yang mereka cantumkan sebelumnya bahwa registrasi telah berhasil seperti gambar di bawah ini : After that, Santos will send notification to Participant through the registered they submitted before like the picture under : Untuk mendapatkan user id, silahkan datang ke Kantor Santos dengan membawa surat permohonan mengikuti tender untuk dilakukan verifikasi data. Setelah data selesai diverifikasi, maka Peserta akan mendapatkan user id dan password dari loket. Selain itu Peserta juga akan menerima To get the user id, please come to the Santos Office while bring the participation letter to be verified. After all the data verified, then Participant will getting user id and password from the locket. After that, Participant will also get 12

13 tentang user id dan password yang telah mereka dapat seperti gambar berikut : notification for user id and password, as following picture : 3. LOG IN Jika anda telah memasukkan user id dan password ke dalam Sistem, maka anda akan dibawa ke halaman awal procurement online. Pada pojok kanan atas akan terlihat nama user id anda. Diharapkan Peserta mengganti password awal agar Peserta dapat lebih mudah dalam melakukan login ke procurement online System. 3. LOG IN If you have input the user id and password to the System, then you will directed to home page of procurement online. On the corner right above you will see your user id. We hope Participant to change the first password to make it easier for Participant to log in to the procurement online System. 13

14 4. PEMASUKAN PQ 4. SUBMIT PQ Pada halaman awal procurement online, Peserta dapat melihat beberapa informasi pengadaan. Peserta dapat melihat proses suatu pengadaan, pengadaaan yang dapat diikuti dan sedang diikuti dan juga pengadaan yang sudah pernah diikuti di Santos. Pada pengadaan yang dapat diikuti akan ada tombol Submit PQ. Untuk memasukan dokumen prakualifikasi ke pengadaan yang diinginkan, klik button submit PQ seperti gambar di bawah : On the homepage of procurement online, Participant can see a few of tender information. Participant can view a tender process, the tender that can be participate or being participated and have been participated in Santos. For the tender you would like to participate, there will be Submit PQ button. To apply for the prequalification document to require tender, click Submit PQ button just like the picture under : 4.1 Peserta Baru Isilah semua kolom yang dibutuhkan untuk melengkapi data prakualifikasi. Kolom dengan tanda bintang merah (*) bersifat mendatory yang harus diisi oleh Peserta. Isilah nama penanggung jawab perusahaan ke dalam kolom yang telah disediakan. 4.1 New Participant Fill all the needed colum to complete the prequalificatin data. Column with red star sign (*) is a mandatory, therefore Participant must fill it. Fill the name who responsible of company to the require column. Isilah nomor bukti pelunasan pajak terakhir dan tanggal pelunasan pajak terakhir, kemudian klik add laporan bulanan untuk menambahkan nomor pajak, tipe pajak dan tanggal pajak. Fill the evidence of last tax repayment and the date of last tax repayment, then click add laporan bulanan for adding tax number, tax type, and tax date. 14

15 Untuk melakukan upload surat pernyataan pengadilan, pilih Ya kemudian klik browse dan pilih surat yang sesuai kemudian klik upload. Untuk susunan kepemilikan saham klik add, kemudian masukkan nama pemilik perusahaan, kewarganegaraan, nomor identitas dan persentase kepemilikan terhadap perusahaan. Jika pemilik perusahaan lebih dari satu, maka klik add untuk menambahkan kembali pemilik perusahaan. To upload court surveillance clearence statement letter, choose Ya then click browse and choose the required letter then, click upload. For shareholding arrangement click add, the fill the name of company owner, nationality, id number, and shareholding percentage within the company. If the company owner more than one, click add to add more company owner. 15

16 Setelah semua data dimasukkan klik next. After all the data were filled in, click next. Anda akan menuju ke halaman prakualifikasi selanjutnya seperti gambar di bawah : You will go to next prequalification page, just like the picture under : Untuk memasukkan pengalaman pekerjaan maka klik add pada kolom pengalaman pekerjaan, maka akan muncul kolom seperti gambar. To add work experience then click add on the work experience column, then the column will be shown just like the picture. 16

17 Jika kolom pengalaman kerja Peserta telah diisi lengkap, klik OK. Peserta dapat memasukkan lebih dari satu pengalaman pekerjaan, sesuai dengan pengalaman pekerjaan yang pernah dilakukan. Peserta juga dapat memasukkan pengalaman pekerjaan yang berbeda bidangnya, tidak harus dalam satu bidang pekerjaan. Untuk kolom bidang dan sub bidang, Peserta dapat memilih dari menu drop down yang telah disediakan yang sesuai dengan PTK 007 Rev-2. Untuk upload Daftar Karyawan, pilih Ya kemudian pilih browse, pilihlah file yang akan di upload kemudian klik Upload. Untuk upload daftar peralatan, pilih Ya, kemudian pilih browse, kemudian pilih file yang akan di upload, kemudian klik upload. If work experience column has been filled, then click OK. Participant can input more than one work experience matching the works they ever do. Participant also can input work experience on the different field, not just one field of work. For Field and Sub-field cloumn, Participant can choose form dropdown menu that available that fit PTK 007 Rev-2. To upload employee list, choose Ya then chose browse, select the file that you want to upload, then click Upload. To upload equipment list, coose Ya, the chose browse, then select the file you want to upload, then click upload Jika semua kolom sudah terisi, maka klik Next. Isilah kembali halaman prakualifikasi selanjutnya. Untuk melakukan pengisisan data neraca keuangan, klik Add maka akan muncul pop up seperti gambar dibawah. If all the column are filled, click Next. Then fill again another prequalification page. To fill data for financial balance sheet, click add then pop up box will be shown as in picture under. 17

18 Isilah semua data yang diperlukan, kemudian klik OK. Fill all the data needed, the click OK. Setelah semua data diisi, klik submit. Jika submit data telah berhasil maka akan muncul halaman seperti berikut: After all data has filled, click submit. If the data has successfully submitted the page will be shown: 18

19 Klik print untuk mencetak sebagai tanda bukti bahwa Peserta telah mensubmit dokumen prakualifikasi ke System. Klik Close untuk menutup halaman tersebut dan kembali ke beranda. Click print to print out the letter as evidence that Participant has submitted the prequalification document to the System. Click Close for closing the page and go back to homepage. Selain itu, Peserta akan menerima notification melalui sebagai tanda bukti bahwa Peserta telah men-submit dokumen prakualifikasi. Participant also receive notification letter through the as evidence that Participant has submitted the prequalification document. 19

20 4.2 Peserta Yang Telah Lulus Prakualifikasi Sebelumnya Bagi Peserta yang pernah lulus prakualifikasi pengadaan sebelumnya, pada saat masuk halaman prakualifikasi, akan tampil seperti gambar di bawah ini: 4.2 Participant That Passed Prequalification Before Participant that has pass prequalification before, when entering prequalification page, the page will be shown like the picture under: Button Pilih data prakualifikasi dapat digunakan untuk menduplikasi data prakualifikasi sebelumnya. Klik pilih data prakualifikasi maka akan tampil pop up seperti gambar di bawah: Button pilih data prequalification can be used to duplicate prequalification data before. Click pilih data prakualifikasi then box will pop up just like the picture under: Pencarian data pengadaan dapat dilakukan dengan mengisi kriteria pada kolom Nomor Pengadaan atau judul Pengadaan dan mengklik button Search. Pengadaan dapat dipilih dengan mengklik salah satu Pengadaan pada kolom Nomor Pengadaan. Setelah pengadaan dipilih maka akan muncul histori data prakualifikasi Peserta di halaman prakualifikasi. Peserta dapat mengedit data tersebut apabila terdapat perubahan data prakualifikasi dari data sebelumnya. To search for tender data before fill the criteria for tender number or tender title and click Search. A tender can be choosen by clicking one of the tender on the nomor pengadaan column. After chosing a tender then prequalification historical data of Participant on prequalification page. Participant can edit data if there are changes in prequalification before. 20

21 4.3 Konsorsium Pendaftar yang merupakan konsorsium, saat meng klik button Submit PQ akan muncul halaman seperti gambar berikut: 4.3 Consortium Participant that as consortium, when click button Submit PQ the following page will be shown: Button Back digunakan untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik nama Peserta untuk memasukkkan data prakualifikasi masing-masing anggota konsorsium. Untuk pemimpin konsorsium, pada halaman terakhir prakualifikasi akan tampil halaman pengisisan data konsorsium seperti gambar berikut: Button Back used to go to previous page. Click on the Participant name to input the prequalification data for each of consortium member. For consortium leader, on the last page of prequalification page, there will be additional page for consortium data just like the picture shown: Kolom Surat perjanjian Konsorsium diisi dari pilihan yang tersedia. Kolom Kemampuan Dasar diisi dengan kemampuan dasar konsorsium. Kolom kekayaan bersih diisi dengan kekayaan bersih konsorsium. Kolom persentase Kepemilikan disii dengan persentase kepemilikan dari masing-masing anggota konsorsium. Choose from available option for Surat Perjanjian Konsorsium. Fill with basic compentency of consortium for Kemampuan Dasar column. Fill the net worth of consortium for kekayaan bersih column. Fill the shareholeder percentage from each of consortium member for persentase kepemilikan column. 21

22 Kolom Hak dan Tanggung Jawab diisi dengan hak dan tanggung jawab dari masing-masing anggota konsorsium. Setelah semua terisi, klik submit. Jika data telah berhasil di submit maka akan muncul halaman sebagai berikut: Fill the right and responsibility of each consortium for Hak dan Tanggung Jawab column. After all column filled, click submit then the following page will be shown: Klik Print untuk mencetak tanda bukti pemasukan dokumen prakualifikasi. Klik Back untuk kembali ke Beranda. Click Print to print out the evidence of submitting prequalification document. Click Back to go back to homepage. Jika telah men-submit dokumen PQ, Peserta dapat mengubah kembali data yang telah dikirimkan ke Sistem selama jangka waktu pemasukan data PQ belum habis. Jika jangka waktu pemasukan data PQ telah berakhir, maka Peserta tidak dapat melakukan pengubahan data PQ, kecuali ada permintaan revisi dari pihak Santos. If PQ document have been submitted, Participant still can edit data that have been submitted to the System as long as PQ submitting period not over. If PQ submitting period has over, then Participant can t change PQ data, unless there is request for revise from Santos. 22

23 5. PERMINTAAN REVISI Saat menerima dokumen PQ dari Peserta dirasa ada yang kurang atau salah maka pihak Santos akan mengirimkan permintaan revisi untuk pihak Peserta. Harap segera melakukan revisi dalam waktu yang telah ditentukan. Peserta akan menerima notifikasi seperti gambar berikut ini: 5. REQUEST FOR REVISE When receive the PQ document from Participant, Santos feel there is a mistake or lack of document, Santos will request for revise. Please revise on the determinated period. Participant will receive notification as next picture: 23

24 Peserta akan menerima reminder untuk mengingatkan bahwa masa pengisian data ulang untuk PQ telah habis, seperti gambar berikut: Participant will receive reminder to remind that prequalification revision submission time has over, as shown in the following picture: -Selesai- -End- 24