Manual Prosedur Manajemen Administrasi Akademik

Transkripsi

1 Manual Prosedur Manajemen Administrasi Akademik Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015

2 Manual Prosedur Manajemen Adminstrasi Akademik Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 6 Tanggal : 24 Oktober 2015 Dikendalikan oleh : Manager Representative Disetujui oleh Dr. Siti Asmaul Mustaniroh, STP, MP : Ketua Jurusan Dr. Sucipto, STP, MP i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir Prosedur Manajemen Admistrasi Akademik... 2 Lampiran Daftar Revisi Dokumen Mnajemen Administrasi Akademik Daftar Distribusi Dokumen... 3 ii

4 Tujuan Menjamin manajemen pengelolaan administrasi akademik yang efektif dan efisien. Ruang Lingkup Program S1, S2, dan S3 Jurusan Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Brawijaya Malang Definisi 1. Manajemen adalah kegiatan sistematis meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi 2. Administrasi adalah proses dalam suatu institusi untuk mempermudah dan memperlancar semua aktivitas guna mencapai tuuan organisasi 3. Akademik adalah kegiatan yang berhubungan dengan ilmu pengetahuan 4. Ketua Jurusan adalah pemimpin tertinggi di tingkat jurusan yang bertanggungjawab terhadap semua aktivitas jurusan 5. Sekretaris Jurusan adalah seseorang yang membantu Ketua Jurusan dalam menjalankan aktivitas administrasi akademik jurusan 6. Koordinator Administrasi adalah pegawai yang mengkoordinasikan semua kegiatan administrasi akademik di jurusan Rujukan : - Garis Besar Prosedur 1. Ketua Jurusan dibantu oleh Sekretaris Jurusan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan administrasi akademik dan pengembangannya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. 2. Administrasi akademik di tingkat jurusan dilakukan oleh karyawan di bawah tanggungjawab Ketua Jurusan dibantu oleh Sekretaris Jurusan. 3. Kegiatan administrasi akademik dilaksanakan berdasarkan format yang telah dibuat dan uraian pekerjaan (job description) ( ) yang ada. 4. Dalam pengembangan manajemen akademik, jurusan secara berkala melakukan update data base. Tata cara update dapat dilihat pada IK ( ). 1

5 5. Semua berkas administrasi akademik yang diajukan oleh pengguna harus mendapat persetujuan Ketua Jurusan dan/atau Sekretaris Jurusan dan distribusikan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta diarsipkan. 6. Monitoring dan evaluasi kegiatan administrasi akademik dilakukan secara periodik oleh Ketua Jurusan dan/atau Sekretaris Jurusan serta mahasiswa dengan menyebarkan kuesioner ( ) kepada mahasiswa Hasil pemantauan dilaporkan ke Ketua Jurusan melalui rapat internal. 7. Hasilnya dilaporkan ke Ketua Jurusan melalui rapat internal untuk ditindak lanjuti. 2

6 Bagan Alir 1. Prosedur Manajemen Administrasi Akademik Mulai Karyawan Jurusan Melaksanakan Kegiatan Administrasi Akademik Job Description Ketua Jurusan dan Sekretaris Mengembangkan Manajemen Akademik Ketua Jurusan dan Sekretaris Melakukan Update Data Base IK Update Data Base Pengguna Mengajukan Berkas Administrasi Ketua Jurusan dan Sekretaris Menyetujui, Mendistribusikan dan Mengarsibkan Sesuai Kebutuhan Ketua Jurusan,Sekretaris dan mahasiswa Memonitoring dan Mengevaluasi Kegiatan Administrasi Akademik (setiap semester) Kuesioner Ketua Jurusan Menindak lanjuti Hasil Laporan Kuesioner Selesai 2

7 Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Manajemen Administrasi Akademik Revisi ke-0 : 18 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.07 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan Revisi ke-1 : 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.3.01 Revisi ke-2 : 8 Juni 2011 Perubahan kode : Perubahan pada cover dan Tim UJM Revisi ke-3 : 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM Revisi ke-4 : 30 Maret 2012 Perubahan kode : Revisi ke-5 : 16 Januari 2013 Perubahan pada format penulisan sesuai dengan format MP PJM UB Revisi ke-6 : 24 Oktober 2015 Perubahan logo Kementerian Perubahan nama Manager Representative Perubahan nama Ketua Jurusan Perubahan istilah Wakil Dekan 2. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Revisi Penerima Jenis Dokumen Salinan 1 6 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 2 dan Asli 6 Manager Terkendali Representative Salinan 3 6 Wakil Dekan II Terkendali Salinan 4 6 Wakil Dekan III Terkendali 3