MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN LABORATORIUM PATOLOGI ANATOMI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012 ii

2 MANUAL PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN LABORATORIUM PATOLOGI ANATOMI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG Kode Dokumen : Revisi : Tanggal : 24 September 2012 Diajukan oleh : Ka. Laboratorium Patologi Anatomi dr. Eviana Norahmawati, Sp.PA (K) Dikendalikan oleh : Ketua Jurusan Pendidikan Dokter Prof.Dr.dr. Teguh Wahyu Sardjono, DTM&H.,MSc.,Sp.Par(K) Disetujui oleh : Dekan Dr.dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA ii

3 Daftar Isi No. Topik Hal. 1. Tujuan: Ruang Lingkup: Tanggung Jawab: Definisi: Singkatan: Referensi: Garis Besar Prosedur: Bagan Alir: Bagan Alir Pengendalian Dokumen Bagan Alir Pengendalian Rekaman Lampiran ii

4 1. Tujuan : a. Menetapkan,memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman unit kerja Laboratorium Patologi Anatomi yang berhubungan dengan layanan dan sistem mutu organisasi. b. Memastikan bahwa semua dokumen terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai 2. Ruang Lingkup : Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen organisasi termasuk alur adminsitrasi pengelolaan dokumen 3. Tanggung Jawab : Kepala laboratorium, dan struktur administrasi lab PA bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen. 4. Definisi : a. Spesifikasi produk adalah dokter. b. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi UJM UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peyraturan yang berlaku c. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis UJM UB dan sasaran mutu UJM UB d. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk Fakultas meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. e. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar f. Dokumen Standar Eksternal adalah dokumen yang berkaitan dengan mutu fakultas selain Manual Mutu, Rencana Mutu, Dokumen Mutu, Instruksi Kerja. g. Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu. h. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 4

5 5. Singkatan : IK : Instruksi Kerja MP : Manual Prosedur UJM : Unit Jaminan Mutu MR : Management Representative 6. Referensi : a. Manual Mutu UJM PSPD FKUB ( ) b. Dokumen Mutu UJM PSPD FKUB 7. Garis Besar Prosedur : 7.Dokumen Surat Masuk-Keluar Lab PA Setiap surat masuk Lab. PA dicatat pada buku kendali surat masuk oleh admin persuratan Lab. PA Surat masuk yang ditujukan kepada Kepala Laboratorium langsung diterimakan kepada Kepala laboratorium untuk mendapatkan disposisi dan follow up oleh staf terkait dengan pokok isi surat, Admin membantu mengingatkan staf terkait untuk menuliskan penerimaan pada lembar disposisi Surat masuk ke PJP langsung diterimakan kepada PJP dan PJP berkoordinasi dengan Kepala Lab sesuai dengan pokok isi surat. Jenis-jenis surat yang terkait dengan dokumen akademik diproses sesuai prosedur dokumen akademik (poin 7.2) Surat masuk yang ditujukan kepada staf (by name) langsung diterimakan kepada yang bersangkutan Setiap surat keluar dari Lab PA yang ditujukan kepada unsur Jurusan atau Fakultas ditandatangani atau atas sepengetahuan Kepala Laboatorium. Surat keluar Institusi dibuat oleh admin jurusan atau fakultas melalui surat permohonan kepada Dekan atau Ketua Jurusan Setiap surat keluar dibuat rangkap dua, satu sebagai arsip Lab Dokumen Akademik Setiap dokumen akademik yang diterima oleh admin, disimpan sebagai arsip akademik dan dikodifikasikan menurut jenisnya Dokumen akademik yang berupa absensi dari kegiatan yang diselenggarakan oleh Lab PA diarsip pada arsip dokumen akademik umum. Sedangkan absensi terkait dengan aktivitas dosen dalam Blok, memberikan kuliah pakar disimpan pada Folder dari dosen bersangkutan sesuai urutan tanggal Dokumen akademik yang berupa nilai mahasiswa harus mendapatkan persetujuan PJP dan ditandatangani oleh PJP sebelum disimpan ke dalam folder akademik 5

6 angkatan. Arsip nilai mahasiswa juga disimpan dalam bentuk soft copy pada komputer admin akademik atas sepengetahuan PJP 7.3 Dokumen Data Dosen Setiap dokumen yang berhubungan dengan sertifikasi, kenaikan jabatan, Surat Tugas dan surat keputusan terkait dengan penugasan individu dosen diarsip pada masingmasing folder dosen PA Pengarsipan berdasarkan urutan tanggal dokumen Admin PA membantu menata dokumen dalam folder, namun setiap dosen bertanggung jawab penuh terhadap konten serta keamanan dokumennya sendirisendiri Setiap permintaan untuk membawa dokumen keluar dari LAB, admin PA membantu membuatkan lembar kendali peminjaman yang sekurang-kurangnya berisi keterangan tentang hari-tangal, jenis dokumen yang dibawa dan siapa yang membawa dokumen disertai dengan tanda tangan peminjam dokumen. Admin juga membantu mencatat dan meminta tanda tangan saat dokumen dikembalikan 7.4 Dokumen Hasil Penelitian Hasil penelitian dari para pengguna Lab dapat terdiri dari rekaman foto dari mikroskop dot slide, hasil analisa foto jaringan dari Mikroskop dengan kamera digital serta hasil penelitian berupa naskah tulisan tugas akhir dan atau tesis Dokumen hasil penelitian di lan PA dikelola oleh admin urusan layanan penelitian Dokumen disimpan dalam folder digital di komputer yang tersambung dengan mikroskop kamera B41 atau dot slide kamera Permintaan penggandaan atau pengunduhan file digital penelitian dilakukan atas sepengetahuan admin penelitian dengan menggunakan CD atau DVD dan bukan dengan menggunakan Flash disk atau hard disk eksternal untuk alasan keamanan data dari ancaman virus Dokumen penelitian disimpan maksimal selama lima tahun dan atau menyesuaikan dengan kapasitas dari Komputer yang ada. Dokumen yang berusia lima tahun keatas akan dihapus atau dipindahkan ke dalam DVD untuk kemudian diarsip dalam almari arsip penelitian 7.5 Dokumen Kebijakan Kepala Laboratorium Kepala LAboratorium dapat menentukan kebijakan atas nama segenap dosen di Lingkungan Lab PAtologi anatomi yang berlaku khusus untuk kepentingan pengaturan manajemen dan atau administrasi di lingkungan lab Patologi anatomi sesuai dengan peraturan dan petunjuk mutu yang berlaku 6

7 7.5.2 Dokumen kebijakan yang terkait keterlibatan pengguna layanan dan atau pihak ketiga sejauh mungkin harus disyahkan atau atas sepengetahuan Ketua Jurusan atau Dekan FKUB Dokumen kebijakan diarsip dalam folder oleh admin lab PA berdasarkan tanggal dan jenis kebijakan Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dilakukan oleh Kepala Laboratorium, dosen yang ditunjuk kepala Laboratorium dan atau UJM 7

8 Bagan Alir Surat Masuk Surat Masuk Nomor Surat koordinator admin Disampaikan pada staf Pimpinan untuk disposisi Surat dicatat dalam file surat masuk & diarsipkan digolongkan dalam 8 golongan Pendidikan & Pengajaran, Pengmas, Penelitian, PPDS, Undangan, Manajemen & Administrasi, SK, Organisasi IAPI 8

9 Bagan Alir Surat Keluar Pimpinan Draft/Instruksi koordinator admin konsep surat Pimpinan koreksi penandatanganan Arsiparis/diarsipkan Didistribusikan 9

10 8. Lampiran NO Dokumen / Borang Kode 10

11 Tim Penyusun 1. dr. Eviana Norahmawati., Sp.PA (K) 2. dr. Rachmad Sarwo Bekti 3. dr. Ihda Dian Kusuma 11