Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014

2 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya KodeDokumen : Revisi : 2 Tanggal : 18 September 2014 Diajukanoleh : Sekretaris Jurusan Disetujuioleh : Ketua Jurusan Ainur Rofiq, SKom., SE., MM., Ph.D Dr. Sumiati, SE.,MSi.

3 DAFTAR ISI 1. Tujuan Tanggung Jawab dan Wewenang Deskripsi Kegiatan Lampiran 4.1. Bagan Alir PengendalianDokumen Bagan Alir Pengendalian Rekaman Daftar Nomor Dokumen ( ) Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) Borang Daftar Rekaman Mutu ( )

4 1. Tujuan Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman adalah tahapan yang harus dilakukan oleh administrasi jurusan dengan tujuan untuk : 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. Tanggung Jawab dan Wewenang Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman melibatkan beberapa pihak dengan tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut : a. Ketua UJM Tanggung Jawab : Memastikan dokumen terkendali Wewenang : Melaksanakan pengendalian dokumen b. Sekretaris Tanggung Jawab : Koordinasi dan verivikasi dokumen Wewenang : Memantau penegndalian dokumen dan rekaman c. Anggota Tanggung Jawab : Menyiapkan dan melakukan monitoring dokumen Wewenang : Membantu tugas dari Kertua UJM 3. Deskripsi Kegiatan 1) Pengendali Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan oleh Ketua UJM. Setelah diterapkan wakil ketua bidang, dikaji ulang oleh Sekretaris UJM. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 2) Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3) Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing wakil ketua bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. 4) Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus 1

5 bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apalagi terjadi perubahan. 5) Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Wakil Ketua Bidang. Jika dalam penerapannya mengaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman UJM untuk mendukung program 1 paperless community. 6) Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Ketua UJM. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. 7) Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8) Masing-masing Wakil Ketua Bidang harus memberi identitas sebagai berikut : a. Judul/Nama b. Nomor c. Tanggal penerbitan d. Persetujuan yang berwenang e. Status perubahan (Revisi) 9) Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 10) Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : a. Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang b. Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 11) Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu anggota UJM sesuai dengan metode pemusnahannya. 2

6 4. Lampiran 4.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen 4.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman 4.3. Daftar Nomor Dokumen ( ) 4.4. Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) 4.5. Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) 4.6. Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) 3

7 4.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen Mulai Ketua UJM mengesahkan dokumen sesuai dengan Daftar Nomor Dokumen (1 hari) Sekretaris UJM menerbitkan dokumen (1hari) Staf Administrasi UJM menggandakan dokumen (1 hari) Wakabid. Pelayanan Umum mendistribusikan Dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi Dokumen (1 hari) Penerima Dokumen mengganti Dokumen Lama dengan Dokumen Baru (2 hari) Wakabid. Pelayanan Umum mengendalikan dokumen dengan mengisi Daftar Revisi Dokumen (1 hari) Selesai 4

8 4.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman Mulai Wakabid. Pelayanan Umum menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas (1 hari) Wakabid. Pelayanan Umum melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman sesuai dengan daftar rekaman mutu (1 hari) Tenaga Kependidikan melakukan tabulasi data (1 hari) Sekretaris UJM menganalisa data (1 hari) Sekretaris UJM menyusun laporan dan tinjauan manajemen (1 hari) Selesai 5

9 4.3. Daftar Nomor Dokumen ( ) No. Dokumen Tingkat Kode 1 Manual Mutu UJM UJM Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman UJM Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai UJM Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan UJM Manual Prosedur Audit Internal UJM Manual Prosedur Pembimbingan Akademik UJM Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah UJM Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah per Semester UJM Manual Prosedur Penggantian Dosen Mata Kuliah UJM Manual Prosedur Penyusunan Garis-garis Besar Program Pembelajaran UJM Manual Prosedur Penyusunan Satuan Acara Perkuliahan UJM Manual Prosedur Pencetakan Kartu Rencana Studi UJM Manual ProsedurPenggunaan Laboratorium Manajemen UJM Manual Prosedur Peminjaman Literatur Jurusan Manajemen UJM Manual Prosedur Peminjaman Literatur Magister Manajemen UJM Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian UJM Manual Prosedur Ujian Akhir Semester Susulan UJM Manual Prosedur Pencetakan Kartu Hasil Studi UJM Manual Prosedur Pengiriman Kartu Hasil Studi ke Orangtua UJM Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar UJM Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah Semester Pendek UJM Manual Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata Profesi UJM Manual Prosedur Permintaan Surat Pengantar KKNP/Skripsi UJM Manual Prosedur Pelaksanaan Permohonan Penyusunan Skripsi UJM Manual Prosedur Pelaksanaan Penentuan Dosen Pembimbing Penyusunan Skripsi UJM Manual Prosedur Penggantian Dosen Pembimbing Skripsi & KKNP UJM

10 27 Manual Prosedur Pelaksanaan Penyusunan Tugas Akhir Mahasiswa UJM Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian untuk Penyusunan Skripsi UJM Manual Prosedur Studi Lapang UJM Manual Prosedur Pendaftaran Ujian Skripsi UJM Manual Prosedur Permintaan Transkrip UJM Manual Prosedur Legalisir Transkrip (Bahasa Indonesia dan Inggris) UJM Manual Prosedur Prosedur Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dari Dana PNBP UJM

11 4.4. Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Nama Dokumen / Borang : Nomor / Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal TandaTangan

12 4.5. Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) No. Dokumen Revisike- Tanggal Keterangan 1 Visi, Misi, dantujuan UJM 2 Program Kerja UJM 3 Manual Mutu UJM 4 Manual ProsedurPengendalianDokumendanRekaman 5 Manual ProsedurPengendalianProdukTidakSesuai 6 Manual ProsedurTindakanKorektifdanPencegahan 7 Manual Prosedur Audit Internal 8 Manual ProsedurPelaksanaanKuliahKerjaNyataProfesi 9 Manual ProsedurPelaksanaanPenentuanDosenPembimbingPenyusunanSkripsi 10 Manual ProsedurPelaksanaanPermohonanPenyusunanSkripsi 11 Manual ProsedurPenggunaanLaboratoriumManajemen 12 Manual ProsedurEvaluasiKinerjaTenagaPengajar 13 Manual ProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah 14 Manual ProsedurPenyusunanGaris-garisBesar Program Pembelajaran 15 Manual ProsedurPenyusunanSatuanAcaraPerkuliahan 16 Manual ProsedurPembimbinganAkademik 17 Manual ProsedurProsedurPenelitiandanPengabdianpadaMasyarakatdari Dana PNBP 18 Manual ProsedurPelaksanaanPenyusunanTugasAkhirMahasiswa 19 Manual ProsedurPeminjamanLiteraturJurusanManajemen 20 Manual ProsedurLegalisirTranskrip (Bahasa Indonesia daninggris) 21 Manual ProsedurPeminjamanLiteratur Magister Manajemen 22 Manual ProsedurPendaftaranUjianSkripsi 23 Manual ProsedurPermintaanTranskrip 24 Manual ProsedurPermintaanSuratPengantar KKNP 9

13 25 Manual ProsedurPermintaanSuratPenelitianuntukPenyusunanSkripsi 26 Manual ProsedurPencetakanKartuRencanaStudi 27 Manual ProsedurPencetakanKartuHasilStudi 28 Manual ProsedurPengirimanKartuHasilStudikeOrangtua 29 ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah per Semester 30 ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah Semester Pendek 31 ManualProsedurPenggantianDosen Mata Kuliah 32 ManualProsedurPenggantianDosenPembimbingSkripsi& KKNP 33 ManualProsedurStudiLapang 34 ManualProsedurUjianAkhir Semester Susulan 35 Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian 10

14 4.6. Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) No. Dokumen Revisi Filing Retensi 1 Visi, Misi, dantujuan UJM Metod epemu snaha n 2 Program Kerja UJM 3 Manual Mutu UJM 4 Manual ProsedurPengendalianDokumendanRekaman 5 Manual ProsedurPengendalianProdukTidakSesuai 6 Manual ProsedurTindakanKorektifdanPencegahan 7 Manual Prosedur Audit Internal 8 Manual ProsedurPelaksanaanKuliahKerjaNyataProfesi 9 Manual ProsedurPelaksanaanPenentuanDosenPembimbingPenyusunanSkripsi 10 Manual ProsedurPelaksanaanPermohonanPenyusunanSkripsi 11 Manual ProsedurPenggunaanLaboratoriumManajemen 12 Manual ProsedurEvaluasiKinerjaTenagaPengajar 13 Manual ProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah 14 Manual ProsedurPenyusunanGaris-garisBesar Program Pembelajaran 15 Manual ProsedurPenyusunanSatuanAcaraPerkuliahan 16 Manual ProsedurPembimbinganAkademik 17 Manual ProsedurProsedurPenelitiandanPengabdianpadaMasyarakatdari Dana PNBP 18 Manual ProsedurPelaksanaanPenyusunanTugasAkhirMahasiswa 19 Manual ProsedurPeminjamanLiteraturJurusanManajemen 20 Manual ProsedurLegalisirTranskrip (Bahasa Indonesia daninggris) 21 Manual ProsedurPeminjamanLiteratur Magister Manajemen 22 Manual ProsedurPendaftaranUjianSkripsi 11

15 23 Manual ProsedurPermintaanTranskrip 24 Manual ProsedurPermintaanSuratPengantar KKNP 25 Manual ProsedurPermintaanSuratPenelitianuntukPenyusunanSkripsi 26 Manual ProsedurPencetakanKartuRencanaStudi 27 Manual ProsedurPencetakanKartuHasilStudi 28 Manual ProsedurPengirimanKartuHasilStudikeOrangtua 29 ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah per Semester 30 ManualProsedurPenentuanDosenPengajar Mata Kuliah Semester Pendek 31 ManualProsedurPenggantianDosen Mata Kuliah 32 ManualProsedurPenggantianDosenPembimbingSkripsi& KKNP 33 ManualProsedurStudiLapang 34 ManualProsedurUjianAkhir Semester Susulan 35 Manual Prosedur Penilaian Kelayakan (Validasi) Soal Ujian 12