Dokumen Final. Disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO. 25 November RSPO will transform markets to make sustainable palm oil the norm

Transkripsi

1 Dokumen Final Disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO 25 November 2011 RSPO will transform markets to make sustainable palm oil the norm

2 Sejarah Dokumen Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO (SCCS) ini berdasarkan hasil studi model rantai suplai yang diadopsi di RT4 (November 2006). Versi pertama difinalisasi oleh grup Perdagangan & Pelacakan RSPO (T&T) yang didirikan pada Januari 2008 dan disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO pada Agustus Dalam 12 bulan setelah ditetapkan, dokumen ini ditinjau kembali oleh T&T RSPO pada 2009 dan diadopsi oleh EB RSPO pada 5 November Sunstansi dokumen SCCS RSPO telah direvisi pada tahun 2011 untuk memasukkan beragam perubahan untuk persyaratan sertifikasi rantai suplai sejak dokumen dikeluarkan. Amendemen yang dikeluarkan sejak publikasi No. Amd. Tanggal Deskripsi amendemen A Mei 2008 Draf pertama B Juni 2008 Draf kedua untuk konsultasi C D Agustus 2008 September 2008 Versi 1 Versi 2 yang disetujui dipublikasikan pada Oktober 2008 E Juli 2009 Rev 1 disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO F G November 2009 November 2011 Versi final Rev 1 disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO Revisi dokumen-dokumen Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO berdasarkan masukkan pakar, disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO pada Dokumen ini ditulis dalam bahasa Inggris. Bahasa Inggris yang digunakan dalam bahasa ini bersifat final dan mengikat hingga direvisi oleh RSPO. RSPO tidak bertanggung jawab atas kesalahan dan kesalahpahaman yang ditimbulkan ketika dokumen ini diterjemahkan ke bahasa lainnya. Page 2 10/31/2012 RSPO Technical

3 KONTEN Rantai Suplai RSPO... Error! Bookmark not defined. Sejarah Dokumen... 2 Pendahuluan Gambaran dokumen ini Elemen-elemen skema sertifikasi Cakupan Definisi Standar sertifikasi Produksi berkelanjutan produk minyak sawit Persyaratan rantai suplai untuk produk minyak sawit berkelanjutan Persyaratan akreditasi: mekanisme untuk persetujuan dan pemantauan badan sertifikasi pihak ketiga Persyaratan Proses Sertifikasi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO Kompetensi spesifik untuk tim penilaian Unit Sertifikasi Persyaratan proses penilaian Pemindahan Badan Sertifikasi Ketersediaan dokumentasi bagi publik Konflik kepentingan Mekanisme keluhan dan ketidakpuasan Pengendalian klaim Lampiran 1 : Laporan Sertifikasi Rantai Suplai Lampiran 2 : Sertifikasi Multi-Lokasi Lampiran 3 : SERTIFIKAT - Template Lampiran 4 : Skema Hasil Page 3 10/31/2012 RSPO Technical

4 Pendahuluan Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) adalah inisiatif global multistakeholder terhadap minyak sawit berkelanjutan. Anggota RSPO dan peserta aktivitasnya berasal dari beragam latar belakang, termasuk perusahaan perkebunan, produsen, dan pengecer produk minyak sawit, LSM lingkungan dan LSM sosial serta banyak negara yang memproduksi atau menggunakan produk minyak sawit. Tujuan utama RSPO adalah "untuk mempromosikan pertumbuhan dan penggunaan minyak sawit berkelanjutan melalui kerja sama di dalam rantai suplai dan dialog terbuka antara para pemangku kepentingannya". Metode yang digunakan RSPO untuk mencapai tujuannya termasuk: Pengembangan standar produksi minyak sawit berkelanjutan dan mekanisme yang berhubungan untuk verifikasi produksi minyak sawit yang berkelanjutan. Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang disetujui pada Oktober 2007 dipresentasikan sebagai serangkaian Dasar, Kriteria, Indikator dan Pedoman, dan dirancang hanya untuk digunakan oleh produsen minyak sawit untuk menerapkan praktik produksi berkelanjutan, dan oleh badan sertifikasi untuk verifikasi lapangan. Pengembangan Standar Rantai Suplai RSPO, yang menjelaskan persyaratan yang berhubungan dengan pengendalian sawit bersertifikasi RSPO, turunan sawit, dan produk sawit sepanjang rantai suplai, termasuk aliran bahan dan klaim yang berhubungan. Standar Rantai Suplai RSPO dipresentasikan sebagai serangkaian persyaratan yang dapat diaudit dan dirancang untuk digunakan oleh organisasi dalam rantai nilai sawit untuk mendemontrasikan sistem yang diterapkan untuk pengontrolan produk minyak sawit bersertifikasi RSPO. Pemroses atau pengguna hilir produk minyak sawit berkelanjutan bersertifikasi RSPO dapat mengklaim penggunaan (atau dukungan) produk minyak sawit bersertifikasi RSPO ketika mematuhi persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO dan hal ini diverifikasi secara independen oleh badan sertifikasi yang disetujui dan diakreditasi oleh RSPO. Untuk gambaran skematis rantai suplai minyak sawit, lihat Lampiran 1 dokumen ini. Tujuan dari dokumen ini adalah: Untuk menetapkan persyaratan minimal metodologi yang konsisten untuk memungkinkan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO Page 4 10/31/2012 RSPO Technical

5 untuk memungkinkan semua badan sertifikasi beroperasi dengan konsisten dan terkontrol. Untuk menyediakan dokumentasi yang dirancang untuk memastikan keberlanjutan jangka panjang dan kekonsistenan pemberian sertifikasi sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO. Untuk memastikan bahwa klaim RSPO berhubungan dengan produksi, pengadaan, dan penggunaan produk minyak sawit RSPO adalah benar. Dokumen ini serupa dengan Sistem sertifikasi RSPO (Juni 2007), yang mendefinisikan sistem sertifikasi untuk penilaian kepatuhan terhadap Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO. Dokumen ini akan ditinjau kembali dalam satu tahun setelah tanggal implementasi dan setelah itu dengan interval yang tidak lebih dari lima tahun sekali. Page 5 10/31/2012 RSPO Technical

6 1.1. Gambaran dokumen ini Diagram berikut menunjukkan struktur dokumen ini, termasuk tautan bagi setiap lampiran: Sistem Sertifikasi Rantai Suplai Bagian 1: Pendahuluan Bagian 2: Definisi Bagian 3: Standar Sertifikasi Lihat Dokumen Standar Sertifikasi Rantai Suplai Bagian 4: Persyaratan Akreditasi Bagian 5: Persyaratan Proses Sertifikasi Page 6 10/31/2012 RSPO Technical

7 1.2. Elemen-elemen skema sertifikasi Skema sertifikasi biasanya terdiri dari tiga unsur utama: Standar sertifikasi. Standar ini menetapkan persyaratan yang harus dipenuhi dan sesuai dengan penilaian sertifikasi yang dilakukan. Standar RSPO dijelaskan secara rinci di dokumen Standar Sertifikasi Rantai Suplai. Persyaratan akreditasi. Merupakan mekanisme persetujuan untuk memastikan bahwa organisasi yang menjalani sertifikasi adalah kompeten dan membuat hasil yang konsisten dan kredibel. Sistem RSPO dijelaskan secara rinci dalam bagian 4 di bawah. Persyaratan proses sertifikasi. Merupakan proses untuk menentukan apakah serangkaian persyaratan (standar) dipenuhi, biasanya dilakukan oleh badan sertifikasi. Sistem RSPO dijelaskan secara rinci dalam bagian 5 di bawah. Sertifikasi Akreditasi Klaim Produk Skema Sertifikasi Pelacakan Pelabelan Standar 1.3. Cakupan Dokumen ini menetapkan sistem sertifikasi untuk persyaratan RSPO untuk sistem rantai suplai Identity Preserved, Segregation, dan Mass Balance: Persyaratan badan sertifikasi agar diakreditasi sebagai badan yang mampu melakukan penilaian dan mengeluarkan sertifikat kesesuaian terhadap Standar Rantai Suplai RSPO (Persyaratan akreditasi). Cara bagaimana sertifikasi harus dilakukan oleh badan sertifikasi tersebut (Persyaratan proses sertifikasi). Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO akan dikenakan audit independen, sesuai yang ditetapkan oleh pedoman yang tersedia pada situs web GreenPalm (Daftar centang Audit - Page 7 10/31/2012 RSPO Technical

8 2. Definisi Badan Akreditasi Pemohon Audit Surat Muatan Pesanan dan Klaim (BC) Organisasi yang bertanggung jawab untuk menilai dan mengakreditasi badan sertifikasi RSPO sesuai Pedoman ISO/IED 17021:2006 dan 53 yang merupakan anggota International Accreditation Forum (IAF) atau anggota penuh International Social and Environmental Accreditation and Labelling Alliance (ISEAL). Pengoperasian yang menginginkan atau sudah tersertifikasi Penilaian independen oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO sebagai bagian proses sertifikasi Dokumen pengiriman legal yang memberikan hak legal untuk barang yang dikirim. Lihat Lampiran 5: Model Rantai Suplai Pesanan dan Klaim (BC) Standar Sertifikasi Rantai Suplai Tempat Penyimpanan Pembeli Badan Sertifikasi (CB) Klien Kode Etik Prosedur Keluhan Perkebunan Konvensional Minyak Sawit Mentah (atau CPO) Fasilitas penyimpanan interim untuk kelapa sawit. Entitas komersial berikutnya dalam rantai suplai - penyuplai (atau penjual) adalah entitas komersial sebelumnya dalam rantai suplai. Badan independen yang disetujui oleh RSPO untuk melakukan penilaian sertifikasi sesuai dengan maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Lihat bagian 2 untuk informasi lebih lanjut mengenai proses persetujuan badan sertifikasi. Lihat Pemohon. Kode Etik RSPO adalah serangkaian persyaratan yang diharapkan dipatuhi oleh para anggota RSPO. Kode ini dapat ditemukan di situs web RSPO: Lihat situs web RSPO ( Mills dan basis suplainya yang belum disertifikasi oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO. Tahap pertama minyak sawit yang dihasilkan dari tandan buah segar (TSB) di pabrik. Page 8 10/31/2012 RSPO Technical

9 Pelaksanaan (kontrak) Produsen Produk Akhir Fasilitas FOSFA (Federation of Oils, Seeds and Fats Associations) Tandan Buah Segar (TBS) Minyak Sawit Identity Preserved (IP) Prosedur Persetujuan Interim Pemilik legal Mass Balance (MB) Sertifikasi Multilokasi Produk Minyak Sawit Pelaksanaan fisik kontrak sesuai ketentuan, waktu, dan harga oleh pemasok bagi pelanggannya. Produsen/pemroses yang menggunakan produk berbasis minyak sawit untuk produk manufaktur yang dirancang dan dimaksudkan untuk konsumsi atau penggunaan akhir dengan cara apa pun misal: pengecer ketika memproduksi produk label sendiri, - di tempat, produsen barang konsumen, produsen biofuel, produsen produk pakan. Pengecer dan distributor produk jadi di mana tidak ada modifikasi lanjutan tidak membutuhkan Sertifikasi Rantai Suplai. Unit fungsional tunggal sebuah organisasi atau kombinasi unit yang berlokasi di satu lokasi yang secara geografis berbeda dari unit lainnya. Badan penulis kontrak global untuk perdagangan internasional lemak dan minyak. Lihat Tanda buah kelapa sawit yang dipanen dari pohon di perkebunan kelapa sawit. Lihat Lampiran 1: Model Rantai Suplai Identity Preserved (IP) dari dokumen Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai Prosedur pragmatis untuk membangun kepatuhan sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Lihat Bab 5 untuk rincian lebih lanjut. Badan hukum yang memiliki klaim berlaku atau hak atas properti, dan diakui oleh hukum. Lihat Lampiran 3: Model Rantai Suplai Mass Balance (MB) dari dokumen Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai Istilah yang digunakan oleh sekelompok perkebunan, pabrik, atau kilang, dsb yang disatukan di bawah satu Kantor Pusat dan dikelola menggunakan Sistem Kontrol Internal. Produk yang dihasilkan dari buah dan biji kelapa sawit. Tergantung konteks frasa, 'produk minyak sawit' di dokumen ini bisa mengacu pada produk seperti batok, biji kelapa, minyak biji kelapa (PKO), Page 9 10/31/2012 RSPO Technical

10 bungkil sawit atau produk turunan daripadanya, olein, tearin palm fatty acids distillate (PFAD) yang berasal dari fraksinasi CPO. Audit di tempat Asal Pemilik Kilang The Roundtable on Sustainable Palm Oil (atau RSPO) Kunjungan fisik ke fasilitas permanen oleh (tim) perwakilan dari badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO. Istilah yang digunakan dalam perdagangan komoditas untuk menandai lokasi/area geografis di mana komoditas (dalam hal ini CPO) diproduksi. Orang atau badan hukum yang memegang kepemilikan fisik barang/pabrik/bangunan, dsb. contohnya termasuk CPO, olein, stearin, fasilitas pemrosesan, dsb. Kilang adalah fasilitas produksi yang memproses minyak sawit mentah ke dalam produk dengan nilai yang lebih tinggi seperti minyak sawit murni. Lembaga non-profit yang teregistrasi di Swiss yang bekerja untuk meningkatkan keberlanjutan produksi minyak sawit global dan penggunaannya Minyak Sawit Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO (atau RSPO-CSPO) Pedoman RSPO tentang Komunikasi & Klaim Sistem TI RSPO Segregation (SG) Minyak sawit yang dihasilkan oleh pabrik dan basis suplainya yang telah berhasil diaudit berdasarkan Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO dan dianggap patuh dengan kriteria yang ditentukan dalam dokumen Sistem Sertifikasi RSPO. Aturan untuk penggunaan komunikasi dan klaim yang berhubungan dengan penggunaan dan bantuan minyak sawit bersertifikasi RSPO Sistem berbasis web untuk melacak minyak sawit bersertifikat RSPO di sepanjang rantai suplai dari pabrik ke kilang, di bawah model rantai suplai Mass Balance, Segregation dan/atau Identity Preserved Lihat Lampiran 2: Model Rantai Suplai Segregation (SG) dari dokumen Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai Page 10 10/31/2012 RSPO Technical

11 Penjual Lokasi: String Pemasok (atau penjual): Rantai Suplai Sistem Sertifikasi Rantai Suplai Pedagang Unit Sertifikasi Lihat Pemasok. Unit fungsional tunggal sebuah organisasi atau kombinasi unit yang berlokasi di satu lokasi yang secara geografis berbeda dari unit lainnya. Situasi di mana beberapa pihak terlibat dalam perdagangan produk dan mengambil kepemilikan legal produk fisik, tetapi tidak menerima produk fisik tersebut. Dalam kasus ini, dokumen RSPO terkait akan langsung diberikan dari pihak pertama dalam string [seringkali pengirim] ke pembeli akhir. Walaupun pembayaran produk mengikuti string sepenuhnya. Pembeli akhir akan mendapatkan dokumen dari pihak pertama sebelum kedatangan kapal di pelabuhan tujuan. Ia lalu menjadi pemilik fisik barang dan dokumen. Badan hukum komersial sebelumnya dalam rantai suplai - pembeli, atau pelanggan adalah badan hukum komersial berikutnya dalam rantai suplai. Serangkaian proses/tahap yang dilalui bahan baku perkebunan dari produsen utama hingga produsen produk akhir (yakni penanaman minyak sawit, penggilingan, penyimpanan, pengiriman, pemurnian, pembuatan, produk akhir, dsb). Pemroses atau pengguna hilir produk minyak sawit bersertifikasi RSPO dapat mengklaim penggunaan (atau dukungan) produk minyak sawit bersertifikasi RSPO ketika mematuhi Standar Rantai Suplai RSPO dan hal ini diverifikasi secara independen oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO. Partisipan dalam rantai suplai RSPO-CSPO yang membeli dan menjual minyak sawit atau turunannya dan/atau lanjutannya. Semua operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik menangani (termasuk penerimaan di dalam tangki penyimpanan) produk-produk minyak sawit Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus bersertifikasi rantai suplai RSPO. Persyaratan ini berlaku hingga dan termasuk produsen produk akhir. Page 11 10/31/2012 RSPO Technical

12 3. Standar sertifikasi. Standar sertifikasi adalah sebagai berikut: 3.1. Produksi berkelanjutan produk minyak sawit Produksi produk minyak sawit berkelanjutan terdiri dari pengelolaan dan pengoperasian legal, menguntungkan secara ekonomi, berwawasan lingkungan, dan menguntungkan secara sosial. Hal ini dilakukan dengan penerapan Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan dan indikator serta pedoman yang menyertainya (disebut secara kolektif dalam dokumen ini sebagai 'Kriteria RSPO'). Semua Kriteria RSPO berlaku pada manajemen minyak sawit. Semua Kriteria RSPO juga berlaku pada pabrik. Interpretasi dan pedoman baik nasional maupun internasional akan dikembangkan untuk menjaga kontrol keseluruhan kualitas serangkaian indikator dan pedoman apa pun yang mengklaim menjadi interpretasi resmi, khususnya dalam konteks legal lokal, interpretasi nasional akan membutuhkan pengesahan atau pengakuan oleh RSPO Persyaratan rantai suplai untuk produk minyak sawit berkelanjutan Produk minyak sawit dapat melalui banyak beberapa tahap produksi dan logistik dari petani samapi produk. Batch biji sawit dan minyak inti sawit mana pun dapat diperdagangkan melalui empat mekanisme rantai suplai yang disetujui oleh RSPO: Identity Preserved Segregated Mass balance Pesanan dan Klaim Untuk yang tiga pertama, Identity Preserved, Segregated, dan Mass Balance, kontrol rantai suplai dari perkebunan hingga produk akhir bersertifikasi diperlukan seperti yang didefinisikan dalam Standar Rantai Suplai RSPO. Dokumen ini menetapkan sistem sertifikasi untuk penilaian sesuai Standar Rantai Suplai RSPO. Page 12 10/31/2012 RSPO Technical

13 Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO, yang bukan produsen, harus menunjukkan: Kepatuhan terhadap aturan untuk penggunaan sistem Pesanan dan Klaim RSPO Klaim dilakukan sesuai dengan Peraturan RSPO tentang Komunikasi & Klaim Page 13 10/31/2012 RSPO Technical

14 4. Persyaratan akreditasi: mekanisme untuk persetujuan dan pemantauan badan sertifikasi pihak ketiga 1 Ikhtisar akreditasi 4.1. Badan sertifikasi mana pun yang ingin menawarkan layanan penilaian sertifikasi sesuai standar Rantai Suplai RSPO harus secara spesifik disetujui oleh RSPO (lihat 4.2 untuk pengecualian). Seseorang tidak dapat disetujui sebagai badan sertifikasi. Penyedia layanan saat ini bagi RSPO untuk badan sertifikasi adalah Accreditation Services International GmbH (ASI) RSPO telah membuat ketentuan sementara bahwa semua badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO untuk sertifikasi sesuai Dasar-Dasar & Kriteria dapat melakukan penilaian rantai suplai sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO untuk pabrik CPO. Hal ini untuk memungkinkan penilaian persyaratan rantai suplai pabrik CPO dilakukan di saat bersamaan dengan kunjungan lokasi sertifikasi P&C RSPO mempublikasi daftar badan sertifikasi yang disetujui di situs webnya ( Persyaratan Badan Akreditasi (AB) 4.4. Saat ini, penyedia layanan bagi RSPO untuk badan sertifikasi adalah Accreditation Services International GmbH (ASI). Penyedia layanan, atau badan akreditasi, mana pun harus beroperasi sesuai dengan persyaratan ISO 17011:2004 Kesesuaian persyaratan umum penilaian untuk badan akreditasi yang mengakreditasi kesesuaian badan audit. Hal ini harus ditunjukkan baik oleh penandatanganan melalui International Accreditation Forum (IAF), Multilateral Recognition Arrangement (MLA) yang sesuai atau melalui keanggotaan International Social and Environmental Accreditation and Labelling Alliance (ISEAL) RSPO membutuhkan ASI untuk memberitahu RSPO apabila ada keluhan mengenai badan sertifikasi yang diterima dari stakeholder RSPO mana pun mengenai kompetensi atau proses atau hasilnya dari audit atau penerapan akreditasi. Sesuai dengan badan akreditasi ISO/IED , badan akreditasi harus menangani keluhan dalam 60 hari. Apabila badan akreditasi mana pun gagal untuk memecahkan keluhan dalam batas waktu tersebut, badan akreditasi harus memberitahu Sekretariat RSPO. 1 Konfigurasi RSPO untuk persetujuan badan sertifikasi sedang dalam transisi menuju akreditasi penuh pihak ketiga 2 Ini adalah prosedur sementara. Ketentuan ini akan diubah pada revisi dokumen ini selanjutnya Page 14 10/31/2012 RSPO Technical

15 Persyaratan Persetujuan oleh Badan Sertifikasi 4.6. Badan sertifikasi harus mengedepankan semua aspek organisasi, sistem, dan prosedurnya untuk melakukan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang termasuk dalam sistem manajemen yang terdokumentasi, serta sesuai dengan ketentuan persyaratan spesifik RSPO yang dijelaskan secara rinci di bagian 5 di bawah Badan sertifikasi harus menunjukkan semua aspek organisasi, sistem, dan prosedurnya untuk melakukan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang sesuai dengan ketentuan terkait dari ISO/IEC Pedoman 65: 1996 (Persyaratan umum untuk badan yang mengoperasikan sistem sertifikasi produk) atau ISO 17021:2006 (Penilaian kesesuaian Persyaratan untuk badan yang menyediakan audit dan sertifikasi sistem manajemen) Kesesuaian dengan persyaratan yang dijelaskan secara rinci di bagian 4.6 dan 4.7 dinilai sebelum disetujui oleh RSPO dan lalu dipantau setiap tahun CB harus mematuhi persyaratan badan Akreditasi mengenai keputusan akreditasi. Page 15 10/31/2012 RSPO Technical

16 5. Persyaratan Proses Sertifikasi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO Bagian ini mengatur proses yang badan sertifikasi harus ditepati dalam melakukan audit sebuah fasilitas produksi yang menginginkan sertifikasi terhadap persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO Kompetensi spesifik untuk tim penilaian badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO harus menerapkan semua ketentuan dan ketentuan apa pun termasuk pengaturan legal untuk memastikan bahwa semua orang, subkontraktor, atau badan hukum lainnya (misal: auditor, pakar, konsultan yang dipekerjakan secara permanen atau freelance, dsb) yang terlibat atas nama diri sendiri dalam pengauditan sesuai maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO, mengetahui, mematuhi maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai sebagai keseluruhan Badan sertifikasi harus mendefinisikan kompetensi minimal dan persyaratan kepada tim penilai. Minimal, harus konsisten dengan spesifikasi yang didefinisikan dalam ISO 19011: 2002 Yaitu : Pedoman untuk pengauditan sistem pengelolaan kualitas dan/atau lingkungan, dengan modifikasi sesuai persyaratan Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, seperti yang dijelaskan di bawah Prosedur penilaian untuk penilaian sertifikasi sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO mengharuskan auditor untuk dapat menunjukkan cakupan rantai suplai yang memadai untuk menangani semua persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO dan harus fasih dalam bahasabahasa utama yang terkait dengan lokasi di mana penilaian spesifik sedang dilakukan. Ketua tim penilai harus memiliki, minimal: Gelar pendidikan sarjana, diploma atau yang setara Kemampuan dan kualifikasi teknis yang berkaitan dan sesuai yang diperlukan untuk proses sertifikasi, seperti pengalaman terkait yang dapat ditunjukkan dalam skema sertifikasi yang terkait Ijazah pendidikan ketua tim penilai yang valid yang bisa ditunjukan misal: pendidikan kepala auditor ISO 9000/19011 Ijazah pelatihan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang disahkan oleh RSPO 3 3 Hal ini termasuk dalam Perjanjian 2011 dengan CB, tetapi pendidikan belum teroganisir Page 16 10/31/2012 RSPO Technical

17 Kemampuan bahasa yang sesuai untuk komunikasi tertulis dan lisan dengan klien dan stakeholder Pengalaman kerja lapangan yang dapat ditunjukkan di rantai suplai yang mirip, atau sama yang berhubungan dan sesuai yang diperlukan untuk proses sertifikasi Masa pelatihan pengauditan yang diawasi oleh kepala auditor dengan paling sedikit pengalaman audit 15 hari dalam skema sertifikasi yang mirip (termasuk keterlacakan), mendapatkan minimal 2 audit di organisasi yang berbeda. Page 17 10/31/2012 RSPO Technical

18 5.2. Unit Sertifikasi Semua operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik menangani (termasuk penerimaan di dalam tangki penyimpanan) produk-produk minyak sawit Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus bersertifikasi rantai suplai RSPO. Persyaratan ini berlaku hingga dan termasuk produsen produk akhir Operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik menangani (termasuk penerimaan ke dalam tangki penyimpanan) produk-produk minyak sawit Bersertifikasi RSPO termasuk operator pabrik. Untuk mendapatkan sertifikasi rantai suplai, pabrik harus patuh terhadap maksud dan versi sederhana persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO tergantung model rantai suplai yang digunakan dalam perdagangannya Audit Sertifikasi Rantai Suplai harus dilakukan pada tingkat setiap lokasi. Sertifikasi multi-lokasi dimungkinkan di bawah persyaratan spesifik pengambilan sampel (lihat paragraf dokumen ini) 5.3. Persyaratan proses penilaian Aplikasi dan kontrak klien Badan sertifikasi harus memastikan bahwa operasi apa pun yang menginginkan dan bagi yang sudah tersertifikasi sesuai persyaratan RSPO. Semua informasi yang diperlukan mengenai RSPO secara keseluruhan, Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, Pedoman RSPO tentang Komunikasi dan Klaim, termasuk standar, indikator, pencegahan dan check list atau yang sepadan dan dokumentasi lainnya yang tersedia milik badan sertifikasi tersebut. Apabila klien potensial memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai RSPO, harus diarahkan ke situs web RSPO di Badan sertifikasi mendapatkan akses untuk melihat perjanjian atau kontrak, hali ini berlaku untuk operasi yang baru mengajukan sertifikasi ataupun ydang sudah tersertifikasi. Hal ini sesuai sistem rantai suplai RSPO dan menjaga catatan perjanjian apa pun sebelum melanjutkan dengan ketentuan layanan apa pun. Kontrak harus menjelaskan lingkup (model rantai suplai yang akan diaudit) durasi, dan biaya yang berhubungan dengan audit dan juga menjelaskan hak dan tanggung jawab kontrak badan sertifikasi serta klien. Ini termasuk hak klien untuk menolak proses audit badan sertifikasi dan hak ini termasuk dalam prosedur CB. Perjanjian atau kontrak harus dijaga kerahasiaanya dan dideklarasikan. Page 18 10/31/2012 RSPO Technical

19 Badan sertifikasi harus meninjau dokumentasi manajemen pemohon untuk memastikan semua elemen Sistem Rantai Suplai RSPO ditangani secara baik dan memenuhi standar sesuai tujuan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Badan sertifikasi harus mengklarifikasi masalah atau kekhawatiran apa pun dengan operasi yang mengajukan sertifikasi atau sudah yang tersertifikasi. Perencanaan penilaian Badan sertifikasi harus merencanakan penilaian di lokasi yang sesuai dengan spesifikasi yang didefinisikan dalam ISO Badan sertifikasi harus mempertimbangkan model rantai suplai yang dipilih, sistem organisasi, sistem manajemen, dan sistem operasi yang digunakan, serta sertifikasi lainnya yang dimiliki (seperti keamanan makanan, kualitas, dsb.) oleh pihak yang mengajukan sertifikasi maupun yang sudah memiliki sertifikasi ketika menentukan tingkat, detail, dan perencanaan penilaian yang diperlukan untuk menilai kepatuhan terhadap maksud dan persyaratan Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO Badan sertifikasi dapat mensinkronisasi dan mengkombinasikan audit Rantai Suplai RSPO dengan audit di lokasi lainnya (seperti keamanan makanan, kualitas, dsb) apabila memungkinkan dan sesuai Badan sertifikasi harus mengakui sertifikasi yang sebelumnya dikeluarkan dengan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO atau oleh badan sertifikasi lainnya yang disetujui oleh RSPO. Penilaian di lokasi Penilaian harus dimulai proses sertifikasi dimulai dengan mengadakan pertemuan pembukaan di mana ketua tim penilai menginformasikan pemohon sertifikasi mengenai proses sertifikasi, logistik yang disetujui untuk penilaian, konfirmasi akses terhadap semua dokumen, lokasi dan pegawai lapangan yang terkait, menjelaskan kerahasiaan dan konflik kepentingan serta setuju mengenai waktu penutupan pertemuan Audit di lokasi harus: Meninjau sistem organisasi, sistem manajemen, dan sistem operasi, termasuk kebijakan dan prosedur operasi terdokumentasi dari pihak yang mengajukan atau yang sudah tersertifikasi diterapkan secara memadai dan sesuai untuk memenuhi persyaratanan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Dalam kasus di mana operasi menginginkan atau memiliki sertifikasi memberikan kuasa ke pihak ketiga independen, auditor Page 19 10/31/2012 RSPO Technical

20 akan menilai apabila kunjungan ke subkontraktor dibutuhkan Catatan Rantai Suplai berkaitan dengan penerimaan, pemrosesan, dan suplai produk minyak sawit bersertifikasi yang disuplai ke pembeli yang ingin melakukan klaim RSPO terhadap produk minyak sawit bersertifikasi, harus ditinjau secara retrospektif hingga audit sebelumnya Badan sertifikasi harus memverifikasi kepatuhan semua aktivitas yang dilakukan oleh subkontraktor yang terlibat dengan operasi yang menginginkan atau memiliki sertifikasi dengan maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO Pada kesimpulan dari audit di lokasi ini, auditor badan sertifikasi harus melakukan pertemuan penutupan dengan perwakilan klien, termasuk manajemen. Pada saat pertemuan penutupan, badan sertifikasi harus memastikan bahwa: Klien diberi informasi bahwa hingga klien mendapatkan konfirmasi tertulis mengenai registrasi sertifikasi Rantai Suplai RSPO-nya dan tanggal kadaluwarsa, klien tidak bersertifikasi dan tidak dapat melakukan klaim mengenai sertifikasi; Klien diberi tahu mengenai tindakan yang dapat dilakukan sebelum sertifikasi dapat dilanjutkan; dan Klien diberi tahu mengenai temuan tim audit termasuk kekurangan yang dapat menyebabkan keputusan sertifikasi negatif atau yang mungkin membutuhkan tindakan lanjutan yang diperlukan sebelum keputusan sertifikasi dapat diambil. Catatan rinci disatukan pada pertemuan penutup termasuk daftar peserta pertemuan, penjelasan rinci informasi yang disediakan kepada operasi yang menginginkan atau memiliki sertifikasi, informasi apa pun yang diberikan oleh operasi, dan informasi apa pun yang ditukarkan, termasuk catatan tertulis pemberitahuan bahwa temuan tim audit menunggu tinjauan tentatif dan pembuatan keputusan oleh perwakilan yang ditunjuk oleh badan sertifikasi. Catatan pertemuan penutupan harus ditandatangani oleh kepala auditor dan perwakilan manajemen terkait yang paling senior dari operasi yang menginginkan atau memiliki sertifikasi. Sertifikasi multi-lokasi Sertifikasi multi-lokasi diizinkan dalam keadaan tertentu (lihat Lampiran 2). Apabila sertifikasi atau audit multi-lokasi dilakukan, semua aturan pada Lampiran 2 berlaku Ketika sertifikasi atau audit multi-lokasi dilakukan, auditor harus menentukan apabila sistem manajemen klien memadai untuk memastikan semua fasilitas di bawah kendalinya Page 20 10/31/2012 RSPO Technical

21 memenuhi Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO dan maksud standar tersebut. Sertifikasi multi-lokasi hanya akan diberikan apabila: Sistem manajemen klien cukup menunjukkan kepatuhan terhadap Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO untuk semua fasilitas di bawah manajemennya dan Kepatuhan terhadap Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO terbangun di semua fasilitas yang diperiksa pada saat audit acak. Hasil Auditor badan sertifikasi harus menyiapkan laporan sertifikasi mengenai proses sertifikasi sesuai Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO (lihat lampiran 5 untuk persyaratan konten minimum laporan) Semua ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat audit harus diklaksifikasi sebagai 'utama' karena semua persyaratan sertifikasi Rantai Suplai harus dipenuhi sebelum pemberian sertifikasi Semua ketidaksesuaian harus dinilai minimum memuaskan oleh operasi sebelum sertifikasi dapat diberikan oleh badan sertifikasi. Apabila ketidaksesuaian tidak ditangani dalam tiga (tiga) bulan setelah audit, audit ulang sepenuhnya harus dilakukan. Badan sertifikasi harus menilai efisiensi tindakan perbaikan dan/atau preventif yang dilakukan sebelum menutup ketidaksesuaian Ketidaksesuaian yang ditemukan bagi operasi yang telah memproleh sertifikasi adalah hal yang serius (harus dipertimbangkan sebagai utama) dan integritas Sertifikasi Rantai Suplai berisiko. Maksimal satu bulan diberikan bagi klien bersertifikasi untuk menangani ketidaksesuaian dengan memuaskan. Badan sertifikasi harus menilai keefektifan tindakan perbaikan dan/atau preventif yang diambil. Apabila ketidaksesuaian tidak ditangani dalam jangka waktu maksimal satu bulan, suspensi atau penarikan sertifikat dan audit ulang mungkin diperlukan Apabila bukti objektif mengindikasikan bahwa ada gangguan yang dapat ditunjukkan dan rantai suplai yang disebabkan oleh tindakan atau tidak adanya tindakan klien bersertifikasi, dan produk minyak sawit telah atau akan dikirim yang salah diidentifikasi sebagai produk bersertifikasi RSPO, maka tindakan langsung oleh badan sertifikasi dibutuhkan, dan sertifikasi Rantai Suplai harus disuspensi hingga masalah tersebut telah ditangani Apabila tidak ada ketidaksesuaian ditemukan ketika audit atau ketika rencana tindakan Page 21 10/31/2012 RSPO Technical

22 perbaikan telah menangani ketidaksesuaian, klien akan direkomendasikan untuk (re-) sertifikasi Apabila sertifikasi disuspensi atau ditarik, sebagai contoh karena kurangnya tindakan perbaikan efektif, fasilitas harus menginformasilkan pelanggan rantai suplainya secara langsung. Apabila sertifikasi diberikan setelahnya, makan hal ini dapat dikomunikasikan dengan grup pelanggan. Pemberian Sertifikasi Badan sertifikasi rantai suplai harus mengisi Template Sertifikasi seperti yang terlampir pada dokumen ini dan membuat Laporan Sertifikasi Rantai Suplai sesuai Lampiran 1 dokumen ini Badan sertifikasi harus menerbitkan sertifikat yang sesuai dengan informasi dalam Lampiran Badan sertifikasi harus mengirim salinan sertifikat dan Laporan Sertifikasi Rantai Suplai ke sekretariat RSPO melalui ketika memberikan sertifikasi bagi perusahaan terkait Badan sertifikasi harus mengirim pemberitahuan sertifikat dan jadwal ke RSPO dalam 10 hari setelah sertifikat diterbitkan agar situs web RSPO dapat diperbarui. RSPO akan mengunggah sertifikat pada situs web RSPO dan Sistem TI RSPO dalam 1 minggu kerja. Lihat situs web RSPO untuk rincian kontak. Penilaian pengawasan Audit pengawasan harus: meninjau apabila sistem organisasi, sistem manajemen, dan sistem operasi, termasuk kebijakan dan prosedur operasi terdokumentasi, diterapkan secara memadai dan sesuai untuk memenuhi maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Dalam kasus di mana pihak klien memberi kuasa aktivitas mereka ke pihak ketiga independen, auditor akan menilai apabila kunjungan ke subkontraktor dibutuhkan Catatan Rantai Suplai berkaitan dengan penerimaan, pemrosesan, dan suplai produk minyak sawit bersertifikasi yang disuplai ke pembeli yang ingin melakukan klaim RSPO terhadap produk minyak sawit bersertifikasi harus ditinjau secara retrospektif hingga audit sebelumnya Validitas sertifikat adalah 5 tahun dengan pengawasan tahunan Sebelum akhir masa sertifikasi awal, audit ulang harus dilakukan untuk menjaga kontinuitas sertifikasi. Page 22 10/31/2012 RSPO Technical

23 Pada audit ulang, badan sertifikasi harus memverifikasi catatan rangkuman tahunan perusahaan untuk menentukan apabila tidak lebih banyak produk minyak sawit bersertifikasi RSPO telah diklaim dan dibeli dalam masa yang telah ditentukan. Badan sertifikasi harus mengonfirmasi jumlah yang dibeli dan diklaim sebagai bagian dari laporan auditnya (lihat Lampiran 7) Badan sertifikasi harus menilai apabila kunjungan interim dibutuhkan untuk mengonfirmasi kuantitas apabila fasilitas mengonfirmasikan kepada badan sertifasi produksi berlebihan yang diproyeksikan Apabila volume produksi yang lebih tinggi dikonfirmasi benar, badan sertifikasi harus menyediakan informasi kepada Sistem TI RSPO Pemindahan Badan Sertifikasi CB baru harus berkomunikasi secara resmi dengan CB lama dan RSPO CB lama harus menyediakan semua laporan, termasuk formulir ketidaksesuaian, kepada CB baru Pemindahan CB tidak diperbolehkan hingga semua ketidaksesuaian ditutup atau semua kewajiban keuangan telah dilaksanakan CB baru harus melakukan penilaian audit baru dengan menggunakan laporan sebelumnya sebagai pedoman Setelah kesimpulan audit, sertifikat baru harus diterbitkan untuk perusahaan oleh CB baru agar tidak melebih tanggal kadaluwarsa. Pada saat penerbitan sertifikat baru, RSPO harus diberi tahu Pemindahan badan sertifikasi diperbolehkan pada tahan siklus sertifikasi mana pun Ketersediaan dokumentasi bagi publik Badan sertifikasi harus membuat dokumen-dokumen berikut tersedia bagi publik ketika diminta dan pada situs web RSPO dan/atau situs webnya sendiri: Sertifikat kesesuaian Rantai Suplai RSPO. Page 23 10/31/2012 RSPO Technical

24 Prosedur Badan Sertifikasi untuk keluhan dan ketidakpuasan, termasuk mekanisme penyelesaian. Daftar organisasi bersertifikasi yang mencakup rincian lingkup setiap sertifikat, yakni lokasi dan/atau proses mana yang disetujui Konflik kepentingan Prosedur untuk mengindentifikasi dan mengelola konflik kepentingan harus mencakup ketentuan untuk komite independen tertentu, yang dibentuk oleh badan sertifikasi. Komite independen harus terdiri dari paling tidak tiga anggota eksternal, dan harus bertemu paling tidak sekali setahun dengan manajer badan sertifikasi untuk meninjau secara resmi kinerja badan sertifikasi Badan sertifikasi dan anggota tim penilaian harus menjaga independensi dari perusahaan atau sekelompok perusahaan untuk minimal 3 tahun agar dianggap tidak memiliki konflik kepentingan. Independensi dalam konteks ini berarti tidak memiliki hubungan keluarga/pribadi dengan orang-orang di perusahaan, tidak pernah dipekerjakan di atau oleh perusahaan yang akan dinilai, tidak pernah melakukan aktivitas konsultan apa pun atau layanan pemantauan apa pun kecuali untuk aktivitas sertifikasi atau verifikasi CB tidak boleh menawarkan audit penilaian atau pengawasan untuk perusahaan apa pun di mana CB menyediakan saran manajemen atau bantuan teknis yang berhubungan dengan lingkup sertifikasi RSPO, atau dengan dengan perusahaan yang memiliki hubungan apa pun yang dapat mengancam ketidakberpihakan Catatan konflik kepentingan diskusi, rekomendasi, dan tindakan perbaikan komite harus dijaga untuk paling tidak 5 tahun a. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan sertifikasi itu sendiri harus menyatakan semua kepentingan dan kepentingan apa pun yang dapat memengaruhi proses sertifikasi dan/atau yang dapat dianggap sebagai konflik kepentingan, sebelum melakukan proses sertifikasi sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO b. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan sertifikasi itu sendiri harus melaporkan setiap keadaan atau tekanan yang dapat memengaruhi keindependenan atau kerahasiaannya langsung ke manajemen eksekutif badan sertifikasi. Page 24 10/31/2012 RSPO Technical

25 5.6.5c. Executive board badan sertifikasi harus memberitahukan RSPO mengenai laporan apa pun seperti itu dan memastikan bahwa laporan tersebut dimasukkan ke dalam laporan sertifikasi proses sertifikasi dan dalam berkas klien d. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan sertifikasi itu sendiri hanya boleh terlibat dengan layanan untuk klien apabila badan sertifikasi dapat menunjukkan bahwa badan sertifikasi tidak terlibat dalam sertifikasi klien yang sama sesuai Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Kasus yang diragukan harus didiskusikan dengan RSPO sebelum terlibat dengan klien Prosedur CB harus mencakup kewajiban kontrakt bagi semua pegawai termasuk pegawai yang di sub-kontrakkan seperti konsultan yang berkontribusi terhadap keputusan sertifikasi untuk disampaikan secara tertulis kepada CB semua konflik kepentingan potensial dan aktual, pada saat kemungikinan konflik tampak jelas. Catatan: hubungan yang mengancam ketidakberpihakan CB dapat berbasis kepemilikan, tata kelola, manajemen, personil, sumber daya bersama, keuangan, kontrak, pemasaran, dan pembayaran komisi penjualan, atau bujukan lainnya untuk rujukan klien baru, dsb. (Lihat definisi IAF mengenai "lembaga terkait") Mekanisme laporan keluhan dan ketidakpuasan Prosedur harus mencakup mekanisme keluhan dan ketidakpuasan mengenai perusahaan bersertifikasi yang terbuka bagi pihak mana pun yang berkepentingan Pengajuan klaim Prosedur penilaian sertifikasi dan pengawasan harus mencakup ketentuan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan RSPO untuk mengontrol klaim, sesuai yang dirinci pada Peraturan RSPO tentang Komunikasi & Klaim. Apabila beberapa model SC digunakan bersamaan, semua klaim yang berkaitan dengan penggunaan produk minyak sawit Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus diperiksa. Identity Preserved, Segregated dan Mass balance 5.8.1a. Tidak ada klaim yang berkaitan dengan produk minyak sawit bersertifkasi RSPO dilakukan tanpa sertifikasi valid sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO. Dalam rantai suplai yang menggunakan model IP dan SG, harus diupayakan untuk mencapai pemisahan 100%. Namun, RSPO mengakui Page 25 10/31/2012 RSPO Technical

26 bahwa terutama pada hari-hari pertama RSPO, arus produk minyak sawit Berkelanjutan Bersertifikasi akan rendah dan fasilitas pembersihan dan kliring yang diperlukan akan menyebabkan biaya tinggi yang tidak biasa bagi rantai suplai. Dengan alasan tersebut, standar 95% akan dianggap diterima bagi RSPO untuk memenuhi syarat model rantai suplai IP dan SG. Standar minimal akan ditinjau seiring meningkatnya volume produk minyak sawit Berkelanjutan Bersertifikat di rantai Suplai. Pesanan dan Klaim 5.8.1b. Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO harus memastikan klaim sesuai dengan maksud dan setiap dan semua persyaratan RSPO termasuk Peraturan RSPO tentang Komunikasi & Klaim. Sertifikat dibuat/didasarkan pada setara CPO (setiap sertifikat GreenPalm setara dengan satu ton metrik Minyak Sawit Mentah bersertifikasi RSPO atau satu ton metrik Minyak Inti Sawit Mentah Bersertifikasi RSPO). Page 26 10/31/2012 RSPO Technical

27 Lampiran 1 : Laporan Sertifikasi Rantai Suplai Badan sertifikasi harus mencakup persyaratan konten minimum berikut ketikan menyiapkan laporan sertifikasi rantai suplai: Bagian Rincian Perusahaan Bersertifikasi Rincian badan sertifikasi Ringkasan Kesimpulan Rincian sertifikat Latar belakang Laporan Konten Nama, nomor anggota RSPO, dan alamat perusahaan bersertifikasi dan semua lokasi terkait perusahaan yang menginginkan atau memiliki sertifikasi, termasuk, rincian kontan perwakilan manajemen yang bertanggung jawab untuk mengawasi proses sertifikasi Nomor Sertifikat CB, Tanggal Persetujuan oleh RSPO Ringkasan laporan, termasuk penjelasan ringkas lingkup sertifikasi. Keputusan akhir badan sertifikasi. Bagian ini harus mencakup rekomendasi, ketidaksesuaian/ketidakpatuhan atau kondisi dan pernyataan jelas yang tidak ambigu mengenai status sertifikasi perusahaan pemohon. Nomor sertifikat, validitas (tanggal mulai dan tanggal berakhir), dan tanggal sertifikasi pertama a) Penulis: Nama penilai. Nama perwakilan manajemen badan sertifikasi yang terlibat dalam pembuatan keputusan sertifikasi. b) Penilaian sebelumnya (jika ada): Ringkasan penilaian dan kesimpulan sertifikasi sebelumnya, dengan rekomendasi dan ketidaksesuaian. c) Kunjungan ke lokasi: Jadwal perjalanan dengan tanggal. Item dan tempat utama yang diperiksa. Nama dan afiliasi orang yang dikonsultasikan. Page 27 10/31/2012 RSPO Technical

28 Cakupan Penjelasan jelas lingkup penilaian termasuk model rantai suplai yang digunakan. Versi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang digunakan untuk penilaian RSPO. Penjelasan sistem manajemen Perusahaan Volume bersertifikasi yang dibeli dan diklaim Penjelasan jelas sistem organisasional, sistem manajemen, dan sistem operasional untuk memastikan kepatuhan terhadap Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO Konfirmasi ringkasan milik perusahaan atas volume bersertifikasi tahunan minyak sawit atau minyak inti sawit bersertifikasi RSPO selama masa yang ditentukan. Informasi berikut harus termasuk dalam Laporan Sertifikat Rantai Suplai Untuk Pabrik Kapasitas pabrik (dalam hal menghasilkan CSPO) dilaporkan di halaman depan laporan. Catatan TSB yang diterima secara bulanan Catatan CSPO dan PK bersertifikasi yang dihasilkan Catatan CSPO dan PK bersertifikasi yang terjual (dengan sistem GreenPalm dan UTZ) untuk setiap pembeli Page 28 10/31/2012 RSPO Technical

29 Untuk kilang, produsen, dll. Catatan bahan mentah yang dibeli/diterima Pemasok Nomor sertifikat RSPO Produk Nomor UTZ Volume Catatan produk minyak sawit yang terjual Pembeli Nomor sertifikat RSPO Produk Nomor UTZ (jika ada) Volume Page 29 10/31/2012 RSPO Technical

30 Lampiran 2 : Sertifikasi Multi-Lokasi Kriteria Kelayakan Semua fasilitas yang tercakup dalam sertifikasi multi-lokasi harus diwakili oleh sebuah kantor pusat batas Kantor pusat harus mendokumentasikan dan menerapkan peraturan jelas mengenai kelayakan untuk partisipasi lokasi dalam sertifikat Sertifikasi multi-lokasi tidak terbatas pada satu negara dan dapat dilakukan secara lintas Kriteria untuk Perusahaan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO harus dijalankan dari satu fasilitas yang dapat teridentifikasi - Kantor Pusat. Semua fasilitas yang berpartisipasi harus memiliki hubungan legal dan/atau kontraktual dengan Kantor Pusat Sistem pengendalian dan pelaporan internal terdokumentasi dan dikelola secara terpusat harus digunakan dan dipantau oleh Kantor Pusat. Kantor Pusat harus menunjuk satu perwakilan manajemen dengan tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan bahwa semua unit operasional mematuhi persyaratan rantai perlindungan RSPO. Audit internal semua lokasi/operasi akan dilakukan setiap dan akan ditinjau serta dicatat di Kantor Pusat. Beragam operasi dalam sertifikasi multi-lokasi akan dikelompokkan berdasarkan set. Set utama akan mengoperasikan sistem manajemen umum dan dapat diklasifikasi sebagai berikut: - Penggilingan - Pemurnian - Transportasi dan Distribusi - Pemrosesan (termasuk pemrosesan sekunder setelah kilang) Page 30 10/31/2012 RSPO Technical

31 - Produksi (produksi akhir produk akhir) - Pencampuran - Outsourcing (tangki perkebunan, dsb) Audit sampel akan diterapkan untuk setiap Set. Audit Kantor Pusat juga akan dilakukan paling tidak sekali setahun, tergantung kompleksitas sertifikasi. Sertifikasi Sertifikat kepatuhan terhadap Sistem Sertifikasi Multi-Lokasi SCCS RSPO ini akan diberikan bagi perusahaan yang telah diaudit oleh Badan Sertifikasi dan menunjukkan kepatuhan sepenuhnya terhadap sistem ini. Sertifikat akan diterbitkan atas nama Kantor Pusat dan menyebutkan semua perusahaan/operasi/lokasi/ Sertifikat akan berlaku selama 5 tahun dan akan dilakukan pengawasan tahunan. Formula Audit Sampel (Berdasarkan FSC-STD , Bagian 5) Ini adalah sampel audit yang disarankan - sampel bisa dinaikkan atau diturunkan berdasarkan model rantai yang digunakan dan kompleksitas serta risiko yang berhubungan dengan operasi. Penilaian risiko akan dilakukan oleh auditor. Semua lokasi akan diaduit dalam masa sertifikasi 5 tahun. Penilaian Awal Akar kuadrat dari jumlah total lokasi, dibulatkan ke angka bulat untuk setiap set x 0,8 ditambah Kantor Pusat Pengawasan Akar kuadrat dari jumlah total lokasi, dibulatkan ke angka bulat untuk setiap set x 0,6 ditambah Kantor Pusat Page 31 10/31/2012 RSPO Technical

32 Sertifikasi Ulang Akar kuadrat dari jumlah total lokasi, dibulatkan ke angka bulat untuk setiap set x 0,8 ditambah Kantor Pusat Contoh Sampel: Penilaian Awal Perusahaan memiliki rantai suplai terintegrasi yang ingin mendapatkan penilaian awal sebagai berikut: 1 Kantor Pusat = pengawasan tahunan 4 pabrik = akar kuadrat 4 = 2 = 2 lokasi per tahun 10 kilang = akar kuadrat 10 = 3,16 = 4 lokasi per tahun 27 produsen makanan = akar kuadrat 27 = 5,20 = 6 lokasi per tahun Dengan demikian, total perusahaan ini akan diaudit adalah 13 kali per tahun termasuk kantor pusat. Pengawasan Apabila sertifikat memiliki masa hidup lebih dari lima tahun, pengambilan contoh pengawasan adalah sebagai berikut: 1 Kantor Pusat = pengawasan tahunan 4 pabrik = akar kuadrat 4 = 2 x 0,6 = 1,2 yang dibulatkan = 2 lokasi per tahun 10 kilang = akar kuadrat 10 = 3,16 x 0,6 = 1,89 yang dibulatkan = 2 lokasi per tahun Page 32 10/31/2012 RSPO Technical

33 27 produsen makanan = akar kuadrat 27 = 5,20 x 0,6 = 3,12 yang dibulatkan = 4 lokasi per tahun Dengan demikian, total perusahaan ini akan diaudi adalah 9 kali per tahun termasuk kantor pusat. Page 33 10/31/2012 RSPO Technical

34 Lampiran 3 : SERTIFIKAT - Template Berdasarkan catatan audit terhadap peraturan yang disebutkan dalam Sistem Sertifikasi Rantai Suplai, versi [bulan, tahun], dan kontrak yang ditandangani, [Nama CB] dengan ini menyatakan bahwa fasilitas yang tercantum di bawah mematuhi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, versi [bulan, tahun]. Hal ini menjamin bahwa kriteria untuk memproses minyak sawit dan minyak inti berkelanjutan bersertifikasi RSPO melalui satu atau lebih model rantai suplai sesuai yang disebutkan dalam Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO telah dipenuhi. Informasi pemilik sertifikat Nama: [nama perusahaan] nomor anggota RSPO: [x angka] Alamat operasi bersertifikasi: [alamat perusahaan] Rincian kontak perwakilan manajemen yang bertanggung jawab untuk mengawasi proses sertifikasi: [rincian kontak], Perusahaan induk terdaftar RSPO*: [nama perusahaan], [(nomor anggota RSPO)] *Nama perusahaan anggota teregistrasi RSPO di mana pemilik sertifikat adalah anak perusahaan (jika ada) Informasi Sertifikat Nama fasilitas bersertifikasi termasuk: [nama] Laporan ringkasan, termasuk penjelasan singkat lingkup penilaian:. Model rantai suplai yang dinilai*: Identity Preserved Segregation Mass Balance Validitas sertifikat dimulai pada: [hari/bulan/tahun] Page 34 10/31/2012 RSPO Technical

35 Validitas sertifikat berakhir pada:[hari/bulan/tahun] Tanggal sertifikasi RSPO pertama: [hari/bulan/tahun] *Pilih kotak yang berlaku Diterbitkan oleh Nama CB:[nama] Nomor sertifikat CB Tanggal penerbitan sertifikat: [hari/bulan/tahun] Kepala auditor:[nama] Tanda tangan kepala auditor: [Nama CB] diakreditasi untuk ISO/IEC Pedoman 65: 1996 dan disahkan oleh RSPO pada xxxx. Sertifikat ini tetap milik [Nama CB] dan bisa ditarik apabila ada pemberhentian seperti yang disebutkan kontrak atau apabila ada perubahan atau penyimpangan data yang disebutkan di atas. Penerima lisensi wajib memberitahu [Nama CB] segera mengenai perubahan apa pun pada data yang disebutkan di atas. Hanya sertifikat asli dan ditandatangani yang berlaku. * Pilih Pedoman ISO yang berlaku [Logo atau Nama Badan Akreditasi] Page 35 10/31/2012 RSPO Technical

36 Lampiran 4 : Skema Hasil Lampiran 4.1 Skema Hasil Model Rantai Suplai Mass Balance Nilai-nilai yang ditampilkan pada Model Rantai Suplai Mass Balance di bawah adalah tetap dan tidak bisa dimodifikasi. Model Rantai Suplai Mass Balance RSPO, termasuk peraturan tambahan mt CPO MB mt sawit murni MB mt CPO / Produk sawit Terpisah 800 mt Oleine MB (80%) 520 mt Oleine Bagian Ganda MB(65%) 280 mt Bagian Mid Sawit MB(35%) 200 mt Stearine MB (20%) 130 mt Bagian Cair Stearin MB (65%) 70 mt Bagian Padat Stearin MB (35%) mt produk sawit murni MB. (Multi, Oleine, Stearine, Produk Beberapa Bagian) Page 36 10/31/2012 RSPO Technical

37 Lampiran 4.2 Skema Hasil Model Rantai Suplai Segregated Persentase dalam Model Rantai Suplai Segregated di bawah adalah acuan dan operator dapat menyesuaikan nilai dengan rentang + dan - 2%. Lampiran 4.3 Skema Hasil Mass Balance Inti Sawit Perusahaan yang membeli produk inti sawit berkelanjutan Mass Balace harus menggunakan skema hasil selaras berikut untuk menghitungan berapa banyak produk berkelanjutan Mass Balance yang dapat dijual atau diklaim: 100 mt intisawit > 45 mt minyak inti sawit > 15.8 mt PKO stearin mt PKO olein. Perusahaan yang membeli produk inti sawit berkelanjutan segregated dapat memilih salah satu pilihan untuk menghitung berapa banyak inti sawit yang dapat dibeli atau diklaim: 1. Terapkan klaim Segregated untuk semua turunan berikutnya; Page 37 10/31/2012 RSPO Technical