POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA PERLAKSANAAN LATIHAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : ABDUL RASHID BIN TALIB Jawatan : Ketua Unit Perhubungan & Latihan Industri Tarikh : 08 September 2017 NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017

2 Mukasurat 1 /13 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES Maklumat Umum Proses Rujukan Sumber-Sumber Yang Diperlukan Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi Definisi Singkatan SIPOC DIAGRAM Proses perlaksanaan Latihan Industri SWIMLANE Pendaftaran Latihan Industri Perlaksanaan latihan Industri Penilaian Latihan Industri PROSES KERJA Perancangan Latihan Industri Perlaksanaan Latihan Industri Penilaian Latihan Industri P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) RISIKO DAN PELUANG KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) LAMPIRAN KAWALAN DAN PINDAAN

3 Mukasurat 2 /13 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif 1. Lawatan pemantauan latihan industri dilaksanakan sekurang-kurangya 100% ke atas pelajar yang terlibat. 2. Pelajar mendapat sekurang-kurangnya keputusan 45% cemerlang dan 98 % lulus dalam penilaian latihan industri. 2) Skop (key activities) a. Penyediaan Takwim Latihan Industri b. Permohonan Penempatan Latihan Industri c. Pengurusan Latihan Industri d. Penilaian Latihan Industri 3) Indikator kecemerlangan proses a. Lawatan pemantauan dijalankan setiap semester mengikut takwim LI JPP & Takwim Akademik PMK. b. Semua pensyarah yang memantau mempunyai surat perlantikan lawatan. c. Keputusan rasmi latihan industri. 4) Pemilik proses a. KUPLI 5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan Akademik c. Ketua Program d. Pegawai Perhubungan & Latihan Industri e. Penyelaras Latihan Industri Jabatan f. Pelajar 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Perkhidmatan Awam b. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti c. Industri / Organisasi 1.2 Rujukan RUJUKAN Rujukan 7.5 (external references) Rujukan dalaman 7.5 (internal references) MAKLUMAT a. Arahan Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian, Jabatan Pendidikan Politeknik, KPT b. Garis Panduan Latihan Industri, Jabatan Pendidikan Politeknik, KPT a. Prosedur Kualiti UPLI b. Kurikulum LI c. Carta alir prosedur LI

4 Mukasurat 3 / Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia Timbalan Pengarah Akademik Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri Penyelaras Latihan Industri Jabatan Pembantu Operasi Infrastruktur Bangunan dan utility 7.1.3(a) Kemudahan di Unit Perhubungan dan Latihan Industri - Pantri - Bilik Pegawai - Kaunter - Pejabat - Bilik mesyuarat Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer, pencetak dan LCD projektor Pengangkutan (c) - Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Internet,Telefon dan mesin faks Peralatan perlu dikaliberasi Bahan 7 Alat tulis Persekitaran Selamat & kondusif Pengetahuan Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan Memahami kehendak kurikulum Kompetensi kakitangan 7.2 Pengetahuan berkaitan kehendak kurikulum Garis panduan & prosedur kualiti Lain-lain 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Takwim KUPLI Sebelum Unit Perancangan UPLI 2. Jadual Pemantauan Latihan Pelajar PLIJ dan edaran 3. Laporan Pencapaian Keputusan Penilaian LI 4. Lembaran Keputusan Penilaian LI KUPLI PPLI 2 minggu sebelum pemantauan pelajar Mesyuarat KSP/ Peperiksaan/ Selepas Penilaian Laporan pembentangan Lembaran Pensyarah pemantau yang dilantik Jabatan Akademik, Unit Peperiksaan Unit

5 1.5 Definisi Mukasurat 4 /13 PERKATAAN Unit Perhubungan & Latihan Industri Ketua Unit Perhubungan & Latihan Industri Pegawai Perhubungan & Latihan Industri Penyelaras Latihan Industri Jabatan Pembantu Operasi Latihan Industri PENERANGAN Sebuah unit yang bertanggungjawab untuk melaksanakan dan menyelaras segala urusan dan aktiviti berkaitan latihan industri. Pegawai yang dilantik untuk mengetuai urusan program perhubungan dan latihan industri pelajar Pegawai dilantik untuk menguruskan perhubungan dan latihan industri pelajar Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan sebagai wakil jabatan masing-masing di dalam urusan latihan industri pelajar Pegawai yang dilantik untuk membantu pengurusan hal ehwal latihan industri Latihan yang wajib diikuti oleh setiap pelajar dan merupakan sebahagian daripada kurikulum politeknik 1.6 Singkatan SINGKATAN UPLI KUPLI PPLI PLIJ PO LI PENERANGAN Unit Perhubungan dan Latihan Industri Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri Penyelaras Latihan Industri Jabatan Pembantu Operasi Latihan Industri 2. SIPOC DIAGRAM Proses Perlaksanaan Latihan Industri SOURCE OF INPUTS UNIT PEPERIKSAAN INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS Keputusan peperiksaan Garis Panduan LI Borang Pendaftaran LI PENDAFTARAN LATIHAN Borang biodata dan resume Borang Jawapan LI Surat Lepas Tanggungan KJ/KP PPLI/ PLIJ/ PO PELAJAR LI PPLI/ PLIJ/ PO PELAJAR Borang Jawapan LI Borang biodata & resume Surat Lepas Tanggungan Garis Panduan PERLAKSANAAN LATIHAN Surat lapor Diri Kad Pengesahan Lapor Diri (Kad Merah) Surat Lantikan Pemantauan PENGARAH KJ/KP PPLI/ PLIJ/ PO PENSYARAH PEMANTAU PELAJAR /

6 LI Mukasurat 5 /13 Jadual ORGANISASI Pemantauan Surat Makluman Pemantauan PPLI/ PLIJ/ PO PENSYARAH PEMANTAU PELAJAR / ORGANISASI Apendix 1-5 Garis Panduan LI Arahan Peperiksaan & Kaedah penilaian PENILAIAN LATIHAN Surat Lantikan Penilai Jadual Pembentangan Slip keputusan Maklumbalas Pelajar PENGARAH KJ/KP UNIT PEPERIKSAAN PPLI/ PLIJ/ PO PELAJAR 3. SWIMLANE Pendaftaran Latihan Industri UNIT PEPERIKSAAN PLIJ UPLI KEPUTUSAN PEPERIKSAAN GARIS PANDUAN LATIHAN TERIMA BORANG BIODATA & RESUME, JAWAPAN LI DAN SURAT LEPAS TANGGUNGAN TIDAK SEMAK & SAHKAN YA KEMASKINI i-upli

7 3.2 Perlaksanaan latihan Industri Mukasurat 6 /13 PEMBANTU OPERASI PPLI KUPLI PENSYARAH PEMANTAU TERIMA KAD MAKLUMAT PELAJAR SEMASA LATIHAN PANTAU PERMASALAHAN PELAJAR BERDASARKAN GPLI RANCANG AKTIVITI LAWATAN PENYELIAAN RANCANG AKTIVITI LAWATAN PENYELIAAN SURAT PERLANTIKAN LAWATAN PEMANTAUAN TIDAK SEDIA JADUAL LAWATAN & SURAT MAKLUMAN LAWATAN SEMAK & SAHKAN KEMASKINI i-upli TERIMA & SEMAK BORANG PEMANTAUAN & LAPORAN LAWATAN (SEKIRANYA ADA) YA TERIMA & TINDAKAN (SEKIRAN ADA) BUAT LAWATAN PEMANTAUAN: 1. SEMAK & NILAI PRESTASI PELAJAR 2. MAKLUMAN JIKA ADA PERUBAHAN

8 3.3 Penilaian Latihan Industri Mukasurat 7 /13 PELAJAR PLIJ UPLI PENSYARAH PENILAI PELAJAR TAMAT MENJALANI LATIHAN DAFTAR PENGESAHAN TAMAT LI TERIMA : 1.SURAT PENGESAHAN TAMAT LI 2.REFLEKSI JURNAL 3.LAPORAN AKHIR LI 4.BORANG PENILAIAN SURAT PERLANTIKAN PENILAI AGIH RJ & LAPORAN AKHIR LI UNTUK PENILAIAN SEMAK DOKUMEN LI, NILAI PEMBENTANGAN LI DAN LAPORAN AKHIR LI SERAH BORANG PENILAIAN KEPADA PLIJ MASUKKAN MARKAH PENILAIAN DALAM i-upli TIDAK SEMAK & PROSES MARKAH PENILAIAN YA SEDIA PEMBENTANGAN MESYUARAT PEPERIKSAAN DAN SERAH MARKAH PENILAIANA LI KE UNIT PEPERIKSAAN

9 4. PROSES KERJA Mukasurat 8 / Pendaftaran Latihan Industri Bil Tanggung jawab Tindakan 1. KUPLI Menyediakan takwim dan perancangan Latihan Industri 2. PLIJ Mendapatkan senarai nama pelajar daripada pengkalan data pusat dan kemaskini data untuk dikhususkan sebagai pengkalan data Latihan Industri. 3. PPLI Menyediakan dokumen-dokumen berikut: a. Dokumen permohonan tempat latihan industri. b. Garis panduan Latihan Industri. 4. PLIJ Memberi taklimat 1 kepada pelajar berkenaan pengenalan Latihan Industri dan menguruskan prosedur permohonan penempatan. 5. KUPLI/PPLI Menyemak dan menguruskan permohonan tempat LI jika ada permintaan pelajar atau organisasi tempat LI. 6. KUPLI /PPLI Memberi taklimat 2 kepada pelajar mengenai peraturan dan etika semasa LI. 7. PPLI/PLIJ/PO Mendaftarkan organisasi yang bersetuju menyediakan tempat latihan kepada pelajar di SPMP. 4.2 Perlaksanaan Latihan Industri Bil Tanggung jawab Tindakan 1 PLIJ/PO Menyimpan dan mengemaskini status penerimaan surat / kad pengesahan lapor diri LI daripada pelajar atau organisasi LI. 2. PPLI / PLIJ 3. KUPLI/ PPLI / PLIJ 4. Pensyarah Pemantau Mengesan pelajar yang belum menyerahkan kad pengesahan lapor diri. Memantau sebarang masalah yang berkaitan dengan pelajar semasa LI dan bertindak mengikut Peraturan LI dan Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPT yang terkini Membuat lawatan penyeliaan LI ke organisasi dengan melakukan perkara berikut: a) Mendapatkan surat perlantikan pensyarah pelawat di UPLI. b) Membuat jadual lawatan, temujanji dan surat mohon lawat kepada organisasi yang dilawat. c) Menilai pelajar berdasarkan kriteria di dalam borang Penilaian Pemantauan dan memberikan sedikit maklum balas kepada

10 Bil Tanggung jawab Tindakan pelajar jika ada. Mukasurat 9 /13 d) Menyemak dan menandatangani Jurnal Refleksi Latihan Industri pelajar. 5. KUPLI/PPLI Mengambil tindakan ke atas laporan yang diterima daripada pensyarah pelawat. 4.3 Penilaian Latihan Industri Bil Tanggung jawab Tindakan 1 Menguruskan pendaftaran tamat LI dengan menyemak dokumen-dokumen PLIJ 2. Pensyarah Penilai berikut: a) Surat Pengesahan Tamat LI b) Borang Penilaian di Industri c) Buku Refkeksi Jurnal. d) Laporan Akhir Latihan Industri Melaksanakan penilaian LI seperti berikut : a) Menilai buku Refeklsi Jurnal dan buku Laporan Akhir Latihan Industri b) Menjadi panel pembentangan akhir Latihan Industri. c) Mengisi dan menyerahkan Borang penilaian Latihan Industri kepada PLIJ. 3. PLIJ Memasukkan markah Borang Penilaian LI ke dalam i-upli 4. KUPLI Membentang Penilaian LI dalam Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan untuk disahkan dan diluluskan. 5. KUPLI / PPLI Menyediakan laporan untuk Kajian Semula Pengurusan dengan merujuk kepada Jadual Analisis Pencapaian Objektif LI

11 Mukasurat 10 /13 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Takwim LI Kelulusan perancangan Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders Rujuk dan akur kepada proses kerja Penggunaan borang-borang seperti di lampiran Pemantauan ketua Kawalan Proses yang Juruaudit luar disumber luar 8.4 Semakan dan pengesahan kompetensi Identifikasi dan Kod Kursus Latihan Industri kemudahkesanan No Matrik Pelajar/Kad pengenalan Harta hak milik pelanggan Data & maklumat pelajar Markah penilaian pelajar Pemuliharaan Peralatan dan kemudahan pejabat Data dan markah pelajar Khidmat selepas Markah penilaian perkhidmatan Kawalan Perubahan Kurikulum Takwim LI Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan Tindakan pembetulan 10.2 Penambahbaikan 10.3 Penilaian pencapaian objektif Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Semakan perlaksanaan LI 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

12 Mukasurat 11 /13 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Takwim Perancangan LI 2. Pendaftaran Kursus oleh pelajar LI 3. Permohonan Penempatan LI 4. Pendaftaran syarikat ( SPMP) 5. Pengesahan Lapor Diri Tarikh perlaksanaan tidak selari dengan takwim Pelajar tidak daftar kursus Tidak membuat permohonan penempatan LI Tidak didaftarkan syarikat Tidak menghantar Kad Lapor Diri di Industri TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Semakan oleh ketua Menyatakan tarikh tamat pendaftaran semasa taklimat LI 1. Kemaskini data secara berkala. Sentiasa membuat semakan dan nyatakan tarikh kemaskini Kemaskini data dalam tempoh yang ditetapkan. Keluarkan Surat amaran kepada pelajar berkenaan. TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Buat pindaan selari dengan takwim dan bajet organisasi Kesan dan buat pendaftaran baru. Mencadangkan industri yang memerlukan pelajar LI Membuat pendaftaran semula. Meminta pelajar menghantar kad Lapor Diri di industri dengan segera.

13 Mukasurat 12 /13 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD TEMPOH TEMPAT KATEGORI SIMPANAN SIMPANAN Takwim Aktiviti LI 1 semester UPLI Am Borang/Surat Jawapan Tempat LI 1 semester UPLI Am Kad/Surat Pengesahan Lapor Diri 1 semester UPLI Am Surat Pengesahan Tamat LI dan Borang Penilaian LI 1 semester UPLI Am Lembaran Markah Penilaian LI 5 semester UPLI Terhad Laporan Keputusan Analisis Pencapaian LI 4 semester UPLI Terhad Borang Penilaian Tugasan Praktikal 1 semester UPLI Terhad Borang Penilaian Jurnal Refleksi 1 semester UPLI Terhad Borang Penilaian Pemantauan 1 semester UPLI Terhad Borang Penilaian Laporan Akhir Latihan Industri 1 semester UPLI Terhad Borang Penilaian Pembentangan Latihan Industri 1 semester UPLI Terhad 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN NAMA LAMPIRAN - -

14 Mukasurat 13 / KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document b. Hardcopy vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal. vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.

15