LAMPIRAN FORMULIR YANG DIGUNAKAN

Transkripsi

1 L1 LAMPIRAN FORMULIR YANG DIGUNAKAN Lampiran 1 Memo Pesanan

2 Lampiran 2 Surat Jalan L2

3 Lampiran 3 Faktur L3

4 Lampiran 4 Faktur Pajak L4

5 Lampiran 5 Kwitansi L5

6 Lampiran 6 Purchase Order L6

7 Lampiran 7 Tanda Terima Penagihan L7

8 Lampiran 8 Laporan Penjualan Buku L8

9 Lampiran 9 Laporan Account Received L9

10 L10 FORMULIR YANG DIUSULKAN Lampiran 10 Formulir Memo Pesanan yang Diusulkan

11 Lampiran 11 Formulir Surat Jalan yang Diusulkan L11

12 Lampiran 12 Formulir Faktur yang Diusulkan L12

13 Lampiran 13 Formulir Konsinyasi L13

14 Lampiran 14 Formulir Surat Penagihan Konsinyasi L14

15 Lampiran 15 Formulir Kwitansi Konsinyasi L15

16 Lampiran 16 Formulir Kwitansi Tunai L16

17 Lampiran 17 Formulir Faktur Pajak yang Diusulkan L17

18 Lampiran 18 Jurnal Umum L18

19 L19

20 Lampiran 19 Laporan Penjualan L20

21 L21

22 Lampiran 20 Laporan Penjualan per Pelanggan L22

23 L23

24 Lampiran 21 Laporan Penjualan per Buku L24

25 Lampiran 22 Laporan Penerimaan Kas L25

26 Lampiran 23 Laporan Konsinyasi L26

27 L27 LAMPIRAN HASIL WAWANCARA Wawancara 1 Tanggal : 2 Agustus 2012 Pewawancara (Q) Janitra Narasumber (A) : Eko Putra Pomada, Veronika, Raden Ajeng Cika Hanum : Isnaeni (Direktur) Perusahaan ini bergerak di bidang apa? A: Perusahaan ini bergerak dibidang penerbitan. Produk apa yang diperdagangkan? Kita menjual buku-buku referensi seperti ensiklopedia. Ada juga kamus dan buku Studi Notariat. Apa perusahaan ini memiliki cabang? Tidak, kita tidak memiliki cabang. Kantor dan gudangnya hanya ada disini, Jalan Raya Pasar Jumat 38 D-E, Pondok Pindang. Untuk sejarahnya bagaimana? perusahaan ini berdiri sejak kapan? Dulu awalnya, perusahaan ini merupakan gabungan dari 2 perusahaan, yang akhirnya menjadi PT. Ichtiar Baru Van Hoeve pada tahun Apa visi dan misi perusahaan ini? Visinya menjadi penerbit referensi teratas dan yang paling terkemuka khususnya di Indonesia dalam usaha mencerdaskan masyarakat. Misinya :

28 L28 1. Mengoperasikan perusahaan berkelas dunia yang didukung oleh sumber daya manusia yang memiliki kepemimpinan dan motivasi tinggi dalam memberikan produk yang sangat berkualitas. 2. Membuka peluang penghasilan kepada masyarakat. Struktur Organisasinya, bagaimana Bu? Seperti pada umumnya. Ada bagian Human Resource, yang dibawahnya ada personalia, General Affairs, dan Sekretariat. Lalu, ada bagian keuangan dan administrasi, dibawahnya ada akuntansi, bagian gudang, dan staf pengiriman. Kemudian, ada Pemred (pemimpin redaksi & produksi) yang dibawahnya ada editorial, bagian design, dan produksi. Yang terakhir bagian pemasaran, penjualan, dan promosi dikepalai oleh kepala pemasaran. Semua bagian tersebut dikepalai oleh Direktur, dan yang Direktur bertanggungjawab kepada Dirut (Direktur Utama). Apakah tidak ada Bagian keuangan? Bagian akuntansi sekaligus merangkap keuangan, dilakukan oleh 1 orang. Untuk prosedur penjualan yang terjadi di perusahaan ini, kami bisa minta izin untuk bertanya kepada siapa, Bu? Nanti kalian tanya kepada Ibu Acin (Foe Ngit Khiuk), bagian Akuntansi dan keuangan. Ibu Acin yang paling paham mengenai alur proses penjualannya. Dokumen yang didapatkan : 1. Profil perusahaan 2. Struktur organisasi Wawancara 2 Tanggal : 28 Agustus 2012 Pewawancara (Q) : Eko Putra Pomada, Veronika, Raden Ajeng Cika Hanum Janitra Narasumber (A) : Foe Ngit Khiuk (Bagian Akuntansi & Keuangan) Bagaimana prosedur penjualan pada perusahaan ini? Ketika ada pelanggan yang pesan, dilayani oleh bagian penjualan. Biasanya untuk orang pribadi pesan lewat telepon atau bisa datang langsung ke

29 L29 perusahaan. Kalau dari institusi atau perusahaan lain, kadang mengirim PO (Purchase Order) lewat fax. Seperti yang konsinyasi, dia kirim PO. Data pelanggan disimpan, tidak? Iya, kita cek, kalau pelanggan baru kita minta datanya (nama, alamat, no.telepon, no.fax, kota, , NPWP jika ada). Untuk mengecek ketersediaan barang yang dipesan, bagaimana? Biasanya untuk pembelian yang jumlahnya sedikit, stok bukunya ada. Tapi, kalau jumlah yang banyak, nanti tanya ke bagian gudang. Persediaannya ada maupun tidak ada, kita akan konfirmasi ke pelanggannya. Kalau ada, diproses lalu diberitahu total harganya. Lalu, pesanannya dicatat ke dalam bukti transaksi apa? Kalau sudah deal dengan pelanggannya, nanti bagian penjualan akan membuat memo 3 rangkap, lalu minta tandatangan direktur. Kalau sudah, rangkap 1 diberikan ke bagian gudang, rangkap ke-2 diberikan ke saya, yang satu lagi disimpan oleh bagian penjualan. Lalu, apa langkah selanjutnya? Ya bagian gudang setelah terima memo-nya, dia ambil barangnya dari gudang sesuai yang ada di memo. Lalu, nanti dia buat Surat Jalan 3 rangkap. Surat jalan yang rangkap 1 dan 3 diserahkan ke staf pengiriman bersama dengan barang, dan Surat Jalan rangkap ke-2 diberikan ke saya. Setelah itu, saya buat faktur, kalau penjualan yang tunai, lalu nanti pelanggannya akan mengirim bukti transfer, saya buat faktur pajak dan kwitansinya langsung. Kemudian minta tandatangan ke direktur, baru dokumen-dokumen itu diserahkan ke staf pengiriman untuk dikirim ke pelanggan. Faktur, Faktur pajak, dan kwitansi masing-masing dibuat berapa rangkap? 4 rangkap semua. Yang rangkap ke-1 dan ke-2 diserahkan ke staf pengiriman untuk dikirim ke pelanggan, yang rangkap 3 dan ke-4, saya arsip. Lalu, setelah menerima Surat Jalan 3 rangkap, faktur, faktur pajak, dan kwitansi masing-masing rangkap 1 dan 2, staf pengiriman baru akan mengirim barang ke pelanggan?

30 L30 Iya, nanti pelanggannya tandatangan di Surat Jalan. Lalu, Surat Jalan rangkap 2 dan ke-3 yang sudah ditandatangani itu, dibawa kembali oleh staf pengiriman, diberikan ke bagian gudang. Berarti, dokumen faktur, faktur pajak, dan kwitansi rangkap 1 dan ke-2 tersebut diberikan ke pelanggan? Iya, semua diberikan ke pelanggannya, dan Surat Jalan 1 rangkap. Yang dibawa kembali hanya Surat Jalan rangkap 2 dan 3. Nanti oleh bagian gudang, Surat Jalan rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani pelanggan itu diberikan ke saya untuk arsip saya. Yang rangkap ke-3 diarsip bagian gudang. Lalu setelah itu langkah berikutnya? Sudah. Kalau yang tunai seperti itu. Paling nanti di akhir bulan laporannya diberikan ke direktur. Untuk laporannya terkait penjualan, laporan apa saja yang dibuat? Laporan penjualan bulanan dan Account received (penerimaan kas) Apa ada perbedaan untuk laporannya yang tunai dengan konsinyasi? Tidak, sudah digabung semua di laporan itu. Untuk penjualan yang konsinyasi, prosedurnya bagaimana? Kalau konsinyasi, bedanya hanya konsinyi biasanya akan kirim PO, dan disitu sudah ada harga-harganya, dan sesuai perjanjiannya. Kalau konsinyasi kan sudah ada perjanjian konsinyasinya. Setelah terima PO, kita tidak membuat memo, biasanya direktur langsung tandatangan di PO-nya untuk persetujuan. Lalu di-copy 2 rangkap. Rangkap ke-1 diberikan ke bagian gudang untuk mengambil barang, dan yang rangkap ke-2 diserahkan ke saya. Selain itu, perbedaannya pada prosedur penjualan konsinyasi, apa lagi? Sedikit beda juga sewaktu pengiriman. Kalau tunai barang dikirim sekaligus dengan faktur, faktur pajak, kwitansi dan surat jalannya. Kalau konsinyasi biasanya sewaktu pengiriman hanya mengirim barang dengan Surat jalan dan fakturnya saja. Dan kalau konsinyasi, faktur yang diberikan ke konsinyi itu 4 rangkap. Nanti setelah surat jalannya ditandatangani semua, dan fakturnya di

31 L31 cap semua oleh konsinyi, Surat jalan rangkap 2 dan 3 dibawa kembali oleh staf pengiriman dan diserahkan ke bagian gudang. Lalu faktur rangkap ke-4 yang sudah di cap itu diserahkan ke saya. Untuk pembayarannya konsinyasi, bagaimana, Bu? Apakah membuat surat tagihan kepada konsinyi? Tidak. Setiap bulan konsinyi akan kirim rekap penjualan, isinya buku apa saja yang terjual di bulan itu. Setelah kita terima rekap penjualan itu, saya buat kwitansi dan faktur pajak yang fungsinya sekaligus untuk menagih sesuai rekap penjualannya. Nanti konsinyi kirim tanda terima tagihan, untuk memberitahu tanggal pembayarannya. Lalu, pembayarannya dilakukan melalui transfer, dan nanti kita akan menanyakan ke Bank, Bank akan konfirmasi ke kita kalau sudah menerima transfer dari konsinyi. Apakah ada batas waktu pembayarannya? Paling lambat 2 minggu setelah konsinyi kirim rekap. Tapi selama ini, belum pernah terlambat. Biasanya sesuai dengan tanggal yang ada di tanda terima tagihan itu. Lalu apa ada barang yang diretur? Kita tidak ada retur. Dan selama ini juga belum pernah ada yang retur. Dokumen yang didapatkan : 1. Memo Pesanan 2. Surat Jalan 3. Faktur 4. Faktur Pajak 5. Kwitansi 6. Purchase Order (dari pelanggan) 7. Tanda Terima Tagihan (dari konsinyi) Wawancara 3 Tanggal : 10 Oktober 2012 Pewawancara (Q) : Eko Putra Pomada, Veronika, Raden Ajeng Cika Hanum Janitra Narasumber (A) : Foe Ngit Khiuk (Bagian Akuntansi & Keuangan)

32 L32 Bu, kami ingin menanyakan tentang dokumen yang dibuat. Apakah menggunakan program untuk membuat dokumen tersebut? Untuk dokumennya, template dasarnya sudah dicetak dahulu. Nanti ketika ada transaksi, kita ketik di Excel, lalu di-print memakai kertas yang sudah kita cetak sebelumnya itu. Biasanya kita cetak 100 dulu, nanti kalau kira-kira sudah tinggal sedikit, kita akan cetak lagi. Kecuali untuk laporan, kita cetak di kertas biasa yang masih kosong. Untuk penjualan konsinyasi, bagaimana pengendalian atas buku yang terjual di konsinyi? Apa ada stock opname? Tidak, karena kita tidak ada petugas untuk stock opname, dan biayanya juga cukup besar hanya untuk stock opname dilokasi konsinyi yang jauh. Jadi, selama ini kita percaya saja dengan konsinyi dari rekap tersebut. Kunjungan 4 Tanggal : 16 Januari 2013 Dokumen yang didapatkan, yaitu Surat keterangan Survei dan otorisasi daftar kunjungan ke perusahaan.