KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA PENGURUSAN PENDAFTARAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: NAMA : SINATU SADIAH SHAPIE Jawatan : Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik Tarikh : 08 September 2017 Diluluskan oleh: NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah (A) PMK Tarikh : 08 September 2017
KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES... 3 1.1 Maklumat Umum Proses... 3 1.2 Rujukan... 3 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 4 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 4 1.5 Definisi... 5 1.6 Singkatan... 6 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1... 7 2.1 Proses Pendaftaran Kursus... 7 3.2 Pemilihan Pelajar Secara Online... 9 4. PROSES KERJA 4.4.1... 10 4.1 Proses Pendaftaran Kursus... 10 4.2 Pemilihan Pelajar Secara Online... 10 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 10 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 11 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 12 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5... 12 9. LAMPIRAN 8.5... 12 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 13
1.0 KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Menggariskan tindakan-tindakan bagi memudahkan pengurusan pendaftaran kursus pelajar oleh pensyarah didalam tempoh yang ditetapkan. 2) Skop (key activities) a. Digunapakai dalam urusan memilih pelajar dibawah pensyarah kursus. b. Menyelaras tarikh-tarikh penting urusan pendaftaran kursus c. Menyelaras tindakan di atas isu kagagalan pendaftaran kursus 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Jadual waktu bagi semakan pelajar bagi urusan pendaftaran dikeluarkan sebelum pelajar mendaftar b. Pelajar selesai mendaftar kursus dalam tempoh yang ditetapkan setiap semester c. Pensyarah memilih setiap pelajar di dalam kursus pilihan sebelum tarikh akhir pendaftaran/pengguguran kursus 4) Pemilik proses a. Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik 5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Ketua Jabatan c. Ketua Program/Ketua Kursus d. Pensyarah e. Pelajar 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Akademik b. Politeknik Melaka c. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti d. Badan Persijilan 1.2 Rujukan RUJUKAN Rujukan 7.5 (external references) Rujukan dalaman 7.5 (internal references) MAKLUMAT a. Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik. a. Kurikulum Kursus b. Takwim P&P c. Jadual Waktu
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia 7.1.2 Ketua Jabatan Ketua program/ketua kursus Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Penyelaras Kualiti Jabatan Pensyarah Pegawai Teknologi Maklumat (Perisian) Pemilik proses Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja Dewan taklimat Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan printer Pengangkutan 7.1.3 (c) - Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Kemudahan internet Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 - Bahan 7 Alat tulis Persekitaran 7.1.4 Selamat & kondusif Pengetahuan 7.1.6 Memahami kehendak kurikulum Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mendapat penerangan berkaitan kehendak kurikulum dari Ketua program Pernah mendapat taklimat daripada Ketua Program akan kepentingan dan isu berkaitan pendaftaran kursus Lain-lain - 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Takwim P&P Penyelaras Kualititi Seminggu Emel Semua Jabatan sebelum kuliah Pensyarah 2. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan 3. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan 4. Senarai pelajar di dalam kursus terlibat Pegawai Teknologi Maklumat bermula Seminggu sebelum kuliah bermula Tempoh pendaftaran pelajar di dalam sistem Tempoh sehingga Serahan Tangan Semua Pensyarah Hebahan di SPMP Pelajar Hebahan di i- Daftar SPMP Pensyarah/ PPAJ/
5. Slip Pendaftaan Kursus Sistem i-daftar SPMP Pelajar tarikh tamat pendaftaran/ pengguguran kursus Minggu pertama Kuliah Serahan tangan PPAP PA 1.5 Definisi PERKATAAN Timbalan Pengarah Akademik Ketua Jabatan Ketua Program Ketua Kursus Kurikulum Takwim P&P Jadual Waktu Peyelaras Jadual Waktu Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan Penasihat Akademik Pensyarah PENERANGAN Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi. Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi. Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program tertentu di Jabatan Akademik Induk. Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai kursus tertentu di Jabatan Akademik Sokongan. Dokumen rujukan utama bagi setiap kursus yang ditawarkan di politeknik yang diselaraskan penggunaan oleh Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti. Kalendar P&P untuk semester semasa yang disediakan oleh Pegawai Pengurusan Kualiti untuk kegunaan kumpulan akademik. Jadual P&P untuk setiap pensyarah bagi semester tersebut yang lengkap mengandungi masa, kursus diajar, program terlibat, tempat P&P, jam kredit mengajar dan tugas-tugas sampingan pensyarah. Pihak yang terlibat menyelaraskan dan menyediakan Jadual Waktu bagi pensyarah. Pihak yang terlibat menyelaraskan hal ehwal akademik dan menguruskan perkara-perkara berkaitan aktiviti akademi pelajar jabatan. Pihak yang bertanggungjawab dalam mengurus serta membantu merancang dan menyusun struktur program serta memantau pendaftaran kursus sepanjang pengajian Individu yang bertanggungjawab merancang, menyedia, menyenggara Rancangan Mengajar dan seterusnya melaksanakan kuliah berdasarkan Rancangan Menagajar yang telah disahkan.
1.6 Singkatan SINGKATAN TPA KJ KP KK PK PPAP PPAJ PJWJ FPA PENERANGAN Timbalan Pengarah Akademik Ketua Jabatan Ketua Program Ketua Kursus Pensyarah Kursus Penyelaras Penasihat Akademik Politeknik Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Fail Penasihat Akademik
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Proses Pendaftaran Kursus SOURCE OF INPUTS KP / KK PJWJ INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Struktur program Jadual Waktu DAFTAR Slip pendaftaran kursus Bilangan pelajar PK PA Pelajar 2.2 Pemilihan Pelajar Secara Online SOURCE OF INPUTS Pangkalan data INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Senarai pelajar mengikut kursus Kehadiran pelajar PILIH Pangkalan data Senarai pelajar mengikut seksyen PK PPAJ
3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Proses Pendaftaran Kursus KP / KK PJWJ PENASIHAT AKADEMIK PENSYARAH EDAR STRUKTUR PROGRAM SEDIA JADUAL WAKTU TERIMA JADUAL WAKTU * Nota : Pelajar tidak aktif dirujuk kepada HEP SEMAK STATUS * DAFTAR SECARA ONLINE CETAK SLIP PENDAFTARAN PILIH MENGIKUT SEKSYEN CETAK SENARAI SIMPAN SLIP PENDAFTARAN SERAH SLIP PENDAFTARAN KEPADA PA
3.2 Pemilihan Pelajar Secara Online PENYELARAS PENASIHAT AKADEMIK JABATAN/ PENYELARAS PENDAFTARAN JABATAN PENSYARAH PENASIHAT AKADEMIK MAKLUM AKAN YANG DIDAFTAR OLEH HADIR KE KELAS YANG DIPILIH SEMAK SENARAI NAMA DI PANGKALAN DATA SEMAKAN SLIP PENDAFTRAN PILIH DI DALAM SISTEM ONLINE TIDAK DIPILIH OLEH PENSYARAH CETAK BORANG KEHADIRAN YA
4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Proses Pendaftaran Kursus Bil Tanggung jawab Tindakan 1. KP Edar struktur program 2. PJWJ Sediakan jadual waktu, hebahan di laman SPMP 3. PA Terima / Semak Status Pendaftaran Pelajar 4. Pelajar Daftar Kursus Secara Online Cetak Slip Pendaftaran Kursus Serah Slip Pendaftaran kepada PA 5. Pensyarah Pilih pelajar mengikut seksyen / Cetak Senarai Pelajar Kursus 6. PA Simpan salinan Slip Penaftaran Kursus Pelajar didalam FPA 4.2 Pemilihan Pelajar Secara Online Bil Tanggung jawab Tindakan PPAJ Maklum 2. Pelajar Hadir ke kelas yang dipilih Pastikan kehadiran diambil oleh pensyarah secara manual pada hari pertama kuliah kursus terlibat 3. Pensyarah kursus Semak senarai nama di pangkalan data i-daftar SPMP Pilih pelajar di dalam sistem online Cetak Borang Kehadiran Pelajar 4. PA Semakan slip pendaftaran kursus pelajar Semak status pendaftaran kursus pelajar Mengmbil tindakan susulan kepada Pensyarah Kursus serta pelajar 5.P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) o Output perancangan o Takwim P&P o Senarai Kursus Pengajian o Kelulusan Perancangan o Pengarah, KJHEP,Pegawai Peperiksaan Politeknik Perlaksanaan dan Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) o Kaedah kawalan 8.5 o Rujuk dan akur Takwim P&P o Rujuk dan akur Proses Kerja o Penggunaan Borang di dalam Lampiran o Pemantauan oleh Ketua Jabatan/ KP/PPAP
o Kawalan proses yang disumber luar 8.4 o Juruaudit o Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 o Kod Kursus o No Matrik Pelajar o Pensyarah Kursus o Data SPMP o Harta hak milik pelanggan 8.5.3 o Data Bilangan Pelajar o Pemuliharaan 8.5.4 o Sistem Pendaftaran Online o Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5 o Urusan Pendaftran/ Pengguguran Kursus sekiranya ada isu o Kawalan Perubahan 8.5.6 o Takwim P&P Tindakan 10 (ACTION) o Penilaian keberkesanan 9.1.3 o Penilaian pencapaian objektif kualiti o Tindakan Pembetulan 10.2 o Tindakan Tindakan Pembetulan o Penambahbaikan 10.3 o Hebahan pelbagai medium/ Kolaborasi di antara pelbagai Unit 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Senarai pelajar tidak daftar kursus sehingga tempoh ditetapkan Bilangan kreadit pelajar kurang implikasi melibatkan Unit Peperiksaan Implikasi pelajar melibatkan status sebagai pelajar Politeknik TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Semakan oleh HEP/ PPAP/PPAJ TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Makluman untuk tindakan oleh PA kepada pelajar terlibat 2. Pelajar tidak dipilih oleh pensyarah sehingga tempoh yang ditetapkan Kesan kepada peratusan kehadiran pelajar Implikasi kepada status sebagai pelajar Politeknik Makluman hebahan berkala kepada pensyarah kursus dan PA oleh PPAJ Tindakan Pembetulan dengan mengemaskini RM mengikut perancangan 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD 1. Slip Pendaftaran Kursus 2. Rekod Kehadiran Pelajar 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN TEMPOH TEMPAT SIMPANAN SIMPANAN 6 semester Fail FPA di Pejabat Pensyarah Fail Folio Pelajar 1 semester FRP Pensyarah Kursus NAMA LAMPIRAN KATEGORI Am Am
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada: a. Hardcopy b. Laman web vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08-09-2017 02 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.