Muka Surat : - 1 - PROSEDUR PK.UiTM.FKM(PA).11 Nama Tandatangan Disediakan Oleh Disemak Oleh Pengerusi Jawatankuasa Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Ketua Unit Kualiti Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Diluluskan Oleh Dekan Fakulti Kejuruteraan Mekanikal
Muka Surat : - 2 - Rekod Pindaan Tarikh No. Pindaan Muka Surat Bentuk Pindaan Kelulusan Dekan 03/03/2010 01 Keluaran Ke 1 Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2010) 23/09/2017 02 Keluaran Ke 1 Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.10-2017)
Muka Surat : - 3 - Kandungan Muka Hadapan Rekod Pindaan 2 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Definasi 4 4.0 Singkatan 5 5.0 Dokumen Rujukan 5 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6 7.0 Rekod Kualiti 9 8.0 Lampiran 9
Muka Surat : - 4-1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan bagi memastikan semua aduan pelanggan dikendalikan dengan cekap mengikut kaedah-kaedah yang ditetapkan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi semua jenis aduan daripada pelanggan yang diterima oleh staf FKM dikendalikan dengan cekap dan berkesan. 3.0 DEFINASI 3.1 Aduan Aduan adalah apa jua maklumat balas yang disampaikan oleh pelanggan atau diperolehi mengenai Sistem Kualiti FKM. 3.2 ialah pelajar, kakitangan dan mana-mana pihak atau individu yang mendapat manfaat secara langsung ke atas produk akhir yang disediakan oleh FKM. Ia termasuklah institusi penyelidikan awam, institusi pengajian tinggi awam, institusi penyelidikan swasta yang diperakukan oleh MPKSN dan Jabatanjabatan serta Agensi Kerajaan. 3.3 Borang Aduan Borang yang disediakan oleh FKM untuk mendapatkan maklumat, cadangan atau komen daripada pelanggan berkaitan perkhidmatan FKM.
Muka Surat : - 5-3.4 Aduan Makluman yang diterima secara bertulis, panggilan telefon, faksimili, atau pelanggan yang membuat aduan yang berkaitan dengan FKM. 4.0 SINGKATAN MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan WP : Wakil Pengurusan ISO D : Dekan Fakulti Kejuruteraan Mekanikal PP(P)/PP(A) : Penolong Pendaftar (Pentadbiran) / (Akademik) PE(P)/PE(A) : Pegawai Eksekutif (Pentadbiran) / (Akademik) PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab PJMBP : Pengerusi Jawatankuasa 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil Jenis Dokumen Lokasi Manual Kualiti (No Rujukan: MK-UiTM-FKM-01) 5.1 Seksyen 4.2.4 : Kawalan Rekod Seksyen 5.2 : Keutamaan Bilik ISO Seksyen 7.2.1 : Penentuan Keperluan Seksyen 8.2.1 : Kepuasan 5.2 PK.UiTM.FKM.(P).07 - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) Bilik ISO
Muka Surat : - 6-6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Carta Aliran Prosedur Pengendalian Aduan Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula PJMBP/ PE(P)/PE(A) PTO D/ WP PYB Terima Aduan Klasifikasikan Jenis Aduan dan Simpan salinan Majukan Aduan Kepada D/WP Kenalpasti PYB untuk menyiasat Cadangan Tindakan Pembetulan/Pencegahan (Sekiranya perlu) Dapatkan Persetujuan D/WP Mengenai Cadangan Tindakan
Muka Surat : - 7 - Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod D / WP Tidak setuju Keputusan Tidak Setuju: Serahkan semula kepada PYB Jika setuju: Serahkan kepada PYB untuk tindakan setuju selanjutnya Laksanakan Tindakan Pembetulan & Pencegahan mengikut Prosedur Tindakan Pembetulan/ Pencegahan (jika perlu) PYB Rekodkan tindakan dalam Serahkan salinan Borang Aduan yang telah lengkap kepada PE(P)/PE(A)/PTO PJMBP / Buat Analisa berkala PE(P)/PE(A) / keberkesanan tindakan dan PTO laporkan dalam MKSP Tamat
Muka Surat : - 8 - B. Carta Aliran Prosedur Aduan Kerosakan Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula PTO Terima Aduan Fail Aduan Fail Aduan Majukan AMP kepada Bahagian Pengurusan Fasiliti Tindakan Susulan (jika perlu) Tamat
Muka Surat : - 9-7.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis/Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 1. Pejabat Pentadbiran 1 Tahun 2. Borang Aduan Kerosakan AM, FKM 1 Tahun 8.0 LAMPIRAN Bil Jenis Lampiran Lampiran 8.1 Contoh Lampiran 1 8.2 Contoh Borang Aduan Kerosakan Lampiran 2