BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH Untuk memecahkan masalah yang ada di perusahaan, dilakukan langkahlangkah yang ditunjukkan oleh gambar 3.1 sebagai berikut : Penelitian Pendahuluan Identifikasi Masalah Studi Pustaka Tujuan Penelitian Pengumpulan Data : - Data Produk - Data Penjualan - Data Bahan Baku - Data Biaya Studi Lapangan Pengolahan Data : - Peramalan - MPS - BOM - MRP Analisa Pengolahan Data Kesimpulan dan Saran Gambar 3.1 Diagram Alir Metodologi Pemecahan Masalah
43 Penelitian pada PT.Graha Citra Mandiri dimulai dengan penelitian pendahuluan agar mengetahui kegiatan perusahaan secara garis besar dan menentukan masalah yang akan diteliti, selanjutnya masalah tersebut diidentifikasi secara lebih terperinci dan diberikan batasan-batasan masalah yang akan dibahas. Selanjutnya dilakukan studi pustaka untuk mencar teori-teori yang telah ditemukan guna memecahkan masalah tersebut. Setelah menemukan teori yang cocok dengan permasalahan yang ada, selanjutnya menentukan tujuan dari penelitian, dimana tujuan penelitian akan memberikan solusi terhadap permasalahan tersebut. Setelah tujuan penelitian jelas, selanjutnya dilakukan studi lapangan, yaitu dengan wawancara dan observasi langsung untuk memperoleh data-data. Dari data-data yang telah terkumpul, selanjutnya dilakukan pengolahan data. Dari pengolahan data akan didapat metode MRP (Material Requirement Planning) yang tepat untuk pengendalian persediaannya, dan dari pengolahan data tersebut akan dianalisa teknik peramalan yang digunakan serta total biaya yang dihasilkan oleh ketiga metode MRP tersebut. Dari pembahasan yang telah dilakukan selanjutnya dibuat suatu kesimpulan yang merupakan jawaban dari tujuan penelitian serta saran-saran yang dapat diberikan sebagai masukan yang berguna bagi perusahaan.
44 3.1 Ukuran Kinerja Untuk memilih metode-metode peramalan yang akan dibandingkan, sebelumnya harus menganalisa pola data permintaan terlebih dahulu, setelah pola data jelas, maka selanjutnya dapat menentukan metode yang dipergunakan dalam peramalan. Metode peramalan yang paling tepat untuk digunakan adalah metode peramalan yang memiliki nilai error paling kecil bila dibandingkan antara permalan permintaan (forecast) dengan jumlah permintaan yang sebenarnya (actual order). Hasil metode peramalan dengan nilai error paling kecil digunakan sebagai input ke MPS (Master Production Schedule). Nilai master schedule dari MPS digunakan sebagai Master Production Schedule pada MRP. Untuk perhitungan MRP, metode yang dipilih yakni Lot for Lot (LFL), Economic Order Quantity (EOQ) dan Period Order Quantity (POQ). Dari hasil perhitungan MRP diperoleh jadwal pemesanan bahan baku, jumlah pemesanan serta perkiraan jumlah persediaan bahan baku. Dari ketiga metode MRP tersebut kemudian dibandingkan total biayanya antara satu sama lain, biaya yang paling kecil adalah metode yang tepat untuk dipakai di perusahaan..
45 3.2 Teknik Pengumpulan Data Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah studi lapangan dan studi pustaka. 3.2 Studi Lapangan Studi lapangan yang dilakukan ada 2, yaitu : 1. Wawancara, dilakukan untuk memperoleh data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mendukung dalam penelitian ini dan untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan perusahaan maka dilakukan wawancara (interview) terhadap pegawai perusahaan. 2. Observasi atau pengamatan, data diperoleh dengan cara melakukan pengamatan secara langsung dan kemudian melakukan pencatatan terhadap obyek yang diteliti. 3.2 Studi Pustaka Untuk lebih memahami dan dapat menyelesaikan masalah-masalah dilakukan studi pustaka dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang dihadapi.
46 3.3 Analisis Sistem Berjalan Untuk menjamin kelancaran proses produksi, maka bahan baku harus selalu tersedia. Selama ini, PT. Graha Citra Mandiri selalu berusaha memperoleh bahan baku dengan harga paling rendah dengan cara membandingkan harga suppliersupplier dan memilih yang paling murah sesuai kualitas. Pembelian bahan baku dilakukan berdasarkan pengalaman sebelumnya. Yang bertanggung jawab melakukan pembelian bahan baku adalah departemen purchasing. Pembelian bahan baku dilakukan bila stok bahan baku menipis dan terdapat pesanan dari konsumen, dengan kata lain pembelian bahan baku didasarkan pada permintaan konsumen. Kemudian departemen purchasing menentukan spesifikasi serta jumlah/kuantitas bahan baku yang akan dibeli. Setelah itu satu per satu supplier dihubungi untuk dibandingkan harga bahan baku yang sejenis dan akhirnya melakukan pemesanan kepada supplier yang menjual dengan harga paling murah dengan kualitas yang sama. Prosedur yang terkait dalam pembelian bahan baku, antara lain : 1. Prosedur Permintaan pembelian bahan baku Setelah melihat stok bahan baku di gudang menipis, maka bagian gudang akan meminta surat demand order (DO) dari kantor dan harus mendapat persetujuan dari departemen produksi Setelah disetujui oleh departemen produksi, selanjutnya surat DO diserahkan ke bagian purchasing
47 Bagian purchasing akan menelpon supplier dan menanyakan harga serta waktu pengiriman. Setelah disepakati akan dibuat purchasing order (PO) untuk diserahkan ke supplier Bukti DO dan PO selanjutnya diserahkan ke departemen accounting 2. Prosedur Barang Masuk Setelah tiba waktu pengiriman, maka supplier akan mengirimkan barang yang telah dipesan ke gudang. Bagian gudang menerima barang pesanan, surat jalan serta faktur Pada saat barang diterima dilakukan pengecekan jumlah, mutu serta keadaan barang pesanan. Apabila jumlah atau mutu barang tidak sesuai, maka pihak supplier akan ditelepon untuk ditanyai. Bila jumlah dan mutu barang sesuai, maka barang diturunkan dan surat jalan ditanda tangani bagian gudang sedangkan faktur akan diserahkan ke bagian purchasing Kemudian bagian keuangan akan memberikan tanda terima atau tunai/cek/giro sesuai perjanjian dengan supplier. Jumlah barang yang masuk akan dicatat dalam kartu stok.