Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pengurusan penyelidikan. peruntukan 2.0 SKOP Skop prosedur ini merangkumi pengagihan, pindahan peruntukan yang diterima daripada Kementerian dan agensi-agensi lain, kemaskini peruntukan ke dalam sistem SAGA serta kawalan dan pemantauan peruntukan penyelidikan tersebut. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen UPM/OPR/BEN/AK001/BJT UPM/OPR/BEN/AK002/BJT UPM/SOK/KEW/AK001/BJT SOK/KEW/SS002/BJT UPM/OPR/BEN/AK003/BJT UPM/OPR/BEN/AK018/AKN UPM/OPR/BEN/AK024/AKN Seksyen II Tajuk Dokumen Arahan Kerja Menginput Agihan Peruntukan Arahan Kerja Mengemaskini Pindahan Peruntukan Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan Senarai Semakan Pindahan Peruntukan Arahan Kerja Pindaan Dalam Modul Budget Control (Budget Adjustment) Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet Arahan Kerja Penyediaan Jernal Peraturan Kewangan dan Perakaunan, UPM 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN MOSTI : Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi PA : Penolong Akauntan TB : Timbalan iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PTJ : Pusat Tanggungjawab
Halaman: 2/11 PTK : Pembantu Tadbir Kewangan RMC : Pusat Pengurusan Penyelidikan SAGA : Standard Accounting For Government Agencies 5.0 TANGGUNGJAWAB PTJ dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam memproses pengagihan dan pindahan peruntukan, mengemaskini peruntukan dan kawalan serta pemantauan peruntukan penyelidikan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/11 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Sedia Permohonan Pindahan/ Agihan Peruntukan 7.2 Terima Permohonan Pindahan/Agihan Peruntukan Yang Telah Diluluskan 7.3 Semak Permohonan Pindahan/Agihan Peruntukan 7.4 Serah Cek Ke Kaunter Bendahari III 7.5 Kemaskini Peruntukan Ke Dalam Sistem SAGA 7.6 Kawalan dan Pemantauan 7.7 Penyediaan Laporan 7.8 Tamat 7.9
Halaman: 4/11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Sedia Permohonan Pindahan/Agihan Peruntukan 7.2.1 Agihan / Pindahan Peruntukan PTJ a) Sediakan surat/borang agihan / pindahan peruntukan. b) Hantar permohonan yang lengkap ke RMC untuk kelulusan. 7.3 Terima Permohonan Pindahan/Agihan Peruntukan Yang Telah Diluluskan 7.3.1 Pindahan Peruntukan a) Terima kelulusan permohonan pindahan peruntukan daripada RMC atau pembiaya dan diberikan nombor siri. b) Rekod permohonan pindahan peruntukan dalam Buku Daftar Pindahan Peruntukan
7.3.2 Agihan Peruntukan SOKONGAN Halaman: 5/11 a) Terima permohonan agihan peruntukan daripada RMC atau pembiaya dan berikan nombor siri. b) Rekod permohonan agihan peruntukan dalam Buku Daftar Agihan Peruntukan 7.4 Semak Permohonan Pindahan/Agihan Peruntukan 7.4.1 Pindahan Peruntukan PA a) Sekiranya jumlah yang hendak dipindahkan adalah mencukupi, teruskan ke proses 7.6.1 b) Sekiranya baki tidak mencukupi, kembalikan permohonan kepada penyelidik melalui Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR)
7.4.2 Agihan Peruntukan SOKONGAN Halaman: 6/11 PA a) Pastikan semua peruntukan yang diterima mempunyai kod projek dan kod bajet b) Bagi peruntukan yang tidak mempunyai kod projek, sila wujudkan kod projek baru dalam sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet (UPM/OPR/BEN/AK018/AKN) c) Bagi permohonan agihan peruntukan yang disertakan bersama dengan cek, teruskan ke proses 7.5 d) Permohonan agihan yang lengkap akan diteruskan mengikut proses 7.6.2. 7.5 Serah Cek Ke Kaunter Bendahari III 7.5.1 Pastikan cek yang dihantar ke Kaunter Bendahari III telah disertakan dengan kod projek yang terlibat untuk tindakan pengeluaran resit. 7.5.2 Resit asal hendaklah dihantar kepada penaja dan salinan surat akuan penerimaan beserta surat daripada penaja hendaklah difailkan. PA/PTK PA/PTK 7.5.3 Terus ke prosedur 7.6.2 7.6 Kemaskini Peruntukan Ke Dalam Sistem SAGA
7.6.1 Pindahan Peruntukan Halaman: 7/11 a) Pastikan pindahan peruntukan yang lengkap dikemaskini dalam modul Bajet SAGA dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh surat permohonan diterima kecuali bagi bil projek yang melebihi 50 projek dalam satu permohonan. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Pindahan Peruntukan (UPM/OPR/BEN/AK002/BJT) dan Arahan Kerja Menyemak baki Peruntukan (UPM/SOK/KEW/AK001/BJT) b) Maklumkan kepada pemohon melalui surat/email/telefon selepas tindakan diambil. 7.6.2 Agihan Peruntukan a) Pastikan agihan peruntukan yang lengkap dikemaskini dalam modul Bajet SAGA dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh surat permohonan diterima kecuali bagi bil projek yang melebihi 50 projek dalam satu permohonan. Rujuk Arahan Kerja Menginput Agihan Peruntukan (UPM/OPR/BEN/AK001/BJT) dan Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan (UPM/SOK/KEW/AK001/BJT) 7.7 Kawalan dan Pemantauan b) Maklumkan kepada pemohon melalui surat/email/telefon selepas tindakan diambil.
Halaman: 8/11 7.7.1 7.7.2 Sekiranya terdapat pindaan terhadap maklumat perbelanjaan, komitmen, liabiliti, dan miscellaneos, pelarasan akan dibuat melalui modul Bajet SAGA. Rujuk Arahan Kerja Pindaan Dalam Modul Budget Control (Budget Adjustment) (UPM/OPR/BEN/AK003/BJT). Sekiranya pindahan atau agihan peruntukan tidak dikemaskini, pelarasan akan dibuat melalui modul Bajet SAGA. Rujuk Arahan Kerja Pindaan Dalam Modul Budget Control (Budget Adjustment) (UPM/OPR/BEN/AK003/BJT). 7.8 Penyediaan Laporan 7.8.1 Laporan-laporan berikut disediakan dan dikemukakan kepada pihak yang berkenaan untuk tujuan pemantauan :- a) Laporan Perbelanjaan Geran Penyelidikan setiap suku tahun; b) Laporan Perbelanjaan Geran Penyelidikan setiap bulan; 7.9 Tamat
Halaman: 9/11 Bil 8.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/BEN/SPP/02/001 Fail Pindahan Peruntukan a) Surat Permohonan b) Budget Transaction Detail c) Jernal Pindahan d) Surat Makluman 2 UPM/BEN/SPP/02/002 Fail Agihan Peruntukan:- a) Surat Permohonan b) Surat Akuan Terimaan (jika Ada) c) Jernal Pindahan d) Surat Makluman Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK Kabinet Fail 1 Tahun PTK Kabinet Fail 1 Tahun Kuasa Melupus 3. UPM/BEN/SPP/02/003 Fail Penyelarasan Bajet a) Budget Adjusment Report b) Budget Control Report/ Budget Transaction Detail 4. Buku Daftar Agihan Peruntukan PTK Kabinet Fail 1 Tahun PTK Kabinet Fail 1 Tahun
Halaman: 10/11 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 5. Buku Daftar Pindahan Peruntukan PTK Kabinet Fail 1 Tahun 6. UPM/BEN/SPP/06/ 001 Laporan Perbelanjaan Geran Penyelidikan (Diindeks Mengikut Suku Tahun) PA PA Kabinet Fail 3 Tahun 7. UPM/BEN/SPP/06/ 002 Laporan Perbelanjaan Geran Penyelidikan (Diindeks Mengikut Bulanan) PA PA Cakera padat salinan lembut (soft-copy) 2 Tahun
Halaman: 11/11 No. Isu 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 02 03 SOK:Kew 02/2011 SOK:Kew 01/2013 SOK:Kew 01/2015 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Mesyuarat Pengurusan kali ke- 5/2011 Mesyuarat Semakan Pengurusan kali ke- 4/2013 Mesyuarat Pengurusan kali ke- 4/2015 Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 22/08/2011 WP 02/07/2013 WP 05/06/2015