Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonan tambahan peruntukan belanja mengurus. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi permohonan tambahan peruntukan belanja mengurus daripada PTJ berdasarkan keperluan perbelanjaan tahun semasa sehingga kelulusan. 3.0 TANGGUNGJAWAB PTJ dan Pejabat Bursar bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam memproses permohonan tambahan peruntukan belanja mengurus PTJ. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi dan menjalankan prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen OPR/BEN/AK002/BJT SOK/KEW/AK001/BJT SOK/KEW/SS002/BJT Seksyen II Minit 7/2 (2005) OPR/BEN/GP001/BJT Tajuk Dokumen Arahan Kerja Mengemaskini Pindahan Peruntukan Arahan Kerja Mengemak Baki Peruntukan Senarai Semakan Pindahan Peruntukan Peraturan Kewangan Dan Perakaunan, UPM Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Penurunan Kuasa Untuk Meluluskan Perbelanjaan Luar Jangka Tahun Semasa Garis Panduan Permohonan Tambahan Peruntukan Untuk Program Baru
Halaman: 2/6 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JKTK PB PA PTK PTJ ZK/SK SAGA SSM VC Jawatankuasa Tetap Kewangan Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM Penolong Akauntan Pembantu Tadbir Kewangan Pusat Tanggungjawab Zon Kewangan/Seksyen Kewangan Standard Accounting For Government Agencies Sistem Saraan Malaysia Naib Canselor
Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula PTJ 6.2 Sedia Surat Permohonan Tambahan Peruntukan 6.2.1 Sediakan surat permohonan tambahan peruntukan atau lengkapkan Daftar Permohonan Tambahan Peruntukan. (SOK/KEW/DF003/BJT) 6.2.2 Kemukakan dokumen tersebut ke Pejabat Bursar. PTK/PA Seksyen Belanjawan 6.3 Terima Permohonan Tambahan Peruntukan Daripada PTJ 6.3.1 Terima permohonan tambahan peruntukan daripada PTJ melalui:- a) Surat permohonan PTJ Cop terima pada surat permohonan atau; b) Daftar Permohonan Tambahan Peruntukan (SOK/KEW/DF003/BJT) Cop terima pada daftar permohonan dan rekodkan tarikh terima pada ruangan B atau; c) Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Cop terima pada minit mesyuarat. TB/PB 6.4 Buat Perbincangan Bagi Permohonan Tambahan PTJ 6.4.1 Dapatkan keputusan perbincangan permohonan tambahan peruntukan selepas perbincangan diadakan. PA/PTK 6.5 Rekod Permohonan Tambahan Peruntukan 6.5.1 Rekodkan permohonan tambahan peruntukan ke dalam Buku Daftar Tambahan Peruntukan. VC/Bursar/PB/ PA/PTK 6.6 Dapatkan Kelulusan 6.6.1 Bagi permohonan peruntukan yang berjumlah sehingga RM100,000.00 hendaklah mendapat kelulusan daripada Bursar dengan menggunakan Borang Kelulusan Tambahan Peruntukan (OPR/BEN/BR0014/BJT). 6.6.2 Bagi permohonan peruntukan yang melebihi RM100,000.00 sehingga RM300,000.00 hendaklah mendapat kelulusan daripada VC dengan perakuan Bursar dengan menggunakan Borang Perakuan Dan Kelulusan Tambahan Peruntukan (OPR/BEN/BR002/BJT). A 6.6.3 Bagi permohonan peruntukan yang melebihi RM300,000.00 hendaklah mendapat kelulusan daripada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti dengan mengemukakan kertas cadangan dan maklumkan keputusan tersebut ke Mesyuarat JKTK.
Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A TB/PB/PA/PTK 6.7 Kemaskini Tambahan Peruntukan 6.7.1 Tambahan Peruntukan yang telah diluluskan, dikemaskini dalam modul bajet SAGA dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh kelulusan peruntukan kecuali justifikasi keperluan segera yang boleh menjejaskan operasi. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Pindahan Peruntukan (OPR/BEN/AK002/BJT) dan Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggujawab/Akaun/Bajet (OPR/BEN/AK018/AKN). 6.7.2 Kemaskini maklumat dalam Buku Daftar Tambahan Peruntukan. 6.8 Maklumkan Keputusan Permohonan Tambahan Peruntukan Kepada PTJ 6.8.1 Pastikan keputusan permohonan dimaklumkan kepada pihak PTJ/Zon/Seksyen Kewangan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh kemaskini peruntukan dalam sistem SAGA melalui telefon dan disusuli dengan email/surat/salinan minit mesyuarat. 6.8.2 Semak peruntukan tambahan yang telah dikemaskini melalui zon/seksyen kewangan. 6.9 Tamat 6.9 Tamat.
Halaman: 5/6 Bil 7.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/BEN/SB/02/007 Fail Tambahan Peruntukan: a) BEN/BJT/B002 atau BEN/BJT/B002 b) BEN/BJT/DF005, minitminit mesyuarat atau surat permohonan PTJ c) Kertas Cadangan d) Transfer Journal e) Surat Makluman Kelulusan 2 Buku Daftar Tambahan Peruntukan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PB/PA/PTK PTK Kabinet Fail Pejabat Bursar 6 Tahun PB/PA/PTK PTK Kabinet Fail Pejabat Bursar 6 Tahun Kuasa Melupus PB PB
Halaman: 6/6 No. Isu 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Bendahari WP 03/01/2011 02 01 SOK: Kew 02/2016 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016 TPKD TWP 18/8/2016