USER MANUAL APLIKASI MANAJEMEN DATA ABSENSI KEDIRI

USER MANUAL APLIKASI MANAJEMEN DATA ABSENSI KEDIRI

Daftar Isi Daftar Isi... 1 PETUNJUK PENGGUNAAN... 3 Checklist Fitur Menu... 3 BAB I... 9 MEMBUKA APLIKASI... 9 1.1 LOGIN... 9 1.2 HALAMAN HOME... 10 1.3 LOGOUT... 12 1.4 MENU APLIKASI... 12 1.5 FILTER DATA... 13 1.6 MANAGE ABSENSI... 14 1.6.1 Mesin Absensi... 14 1.6.2 User... 17 1.6.3 Manage Shift... 21 1.6.4 Transaksi... 23 1.7 MANAGE LAPORAN... 24 1.7.1 Check In Out... 24 1.7.2 Laporan... 26 1.8 MANAGE IZIN PRESENSI... 33 1

1.8.1 Master Izin Presensi... 33 1.9 MANAGE LOG... 36 1.9.1 Mutasi Pegawai... 36 2

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI MANAJEMEN DATA ABSENSI KEDIRI Checklist Fitur Menu no Menu sub menu Keterangan 1 Home Dashboard Adalah menu yang menampilkan informasi presensi berdasarkan kategori dan dapat menampilkan suatu grafik kehadiran maupun berupa data preseni sesuai kategori yang ada. 2 Manage user Master User Adalah menu yang berfungsi untuk mengelola user yang dapat mengakses kedalam Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri. Dalam user management juga terdapat fitur menambah mengedit dan menghapus data user. Master Module Master Module adalah submenu yang mempunyai fungsi utama untuk mengelola data yang terdapat pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri menjadi 3

sebuah tampilan berupa data. menu ini juga terdapat fitur filter, menambah, mengedit dan menghapus data. Master Group Master Group/dashboard adalah submenu yang mempunyai fungsi utama untuk mengelola data yang terdapat pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri menjadi data dari masing masing user. Di dalam menu ini juga terdapat fitur filter, menambah, mengedit dan menghapus data master user. 3 Master Setting Setting Adalah menu yang berfungsi untuk mengubah data presensi dari tip kategori masuk dan keluar/pulang pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dan didalamnnya teradpat fungsi untuk menambah, mengedit dan menghapus menu setting. Master Shift Halaman Master Shift adalah menu yang berfungsi untuk mengelola jadwal Shift dalam Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri menurut Tanggal yang sesuai 4

dengan Kalender Tahunan. User dapat menambah, mengedit dan menghapus data sesuai dengan Kalender Tahunan. Manage Jam Halaman Manage Jam Kerja adalah Kerja menu yang berfungsi untuk mengelola jadwal kerja dalam Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri menurut shift yang berlaku. User dapat menambah mengedit dan menghapus data. Manage Banner Halaman Manage Banner adalah menu yang berfungsi untuk mengatur tampilan awal dari Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri. User dapat menambah mengedit dan menghapus gambar Master Halaman Manage Banner adalah Golongan menu yang berfungsi untuk menampilkan golongan pajak dan tunjangan dari Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri. User dapat menambah mengedit dan menghapus gambar 4 Manage Mesin Absensi Adalah menu yang menampilkan icklock pada Aplikasi Manajemen 5

Absensi Departemen User Manage Shift Data Absensi Kediri secara online menggunakan mesin absensi menggunakan fingger print. Dan di dalamny terdapat fungsi untuk menambah, mengedit dan menghapus data mesin absesni. Adalah menu yang menampilkan informasi tentang daftar department yang ada pada aplikasi Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dan di dalamnya terdapat fungsi untuk menambah, mengedit dan menghapus data department. Adalah menu yang digunakan untuk menampilkan informasi daftar user info pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dan didalamnya terdapat fungsi untuk menambah, menghapus dan mengedit data user. Halaman Manage Shift adalah menu yang berfungsi untuk memperlihatkan jadwal shift dari pegawai, yang dapat diakses kedalam Aplikasi Manajemen Data 6

Absensi Kediri. User dapat menambah mengedit dan menghapus data Transaksi Halaman Transaksi adalah menu yang menampilkan daftar nama pegawai-pegawai yang baru saja melakukan proses finger print absensi pegawai. User dapat melihat berapa lama waktu keterlambatan seperti terlihat pada gambar di bawah ini : 5 Manage Laporan Check In Out Adalah menu yang menampilkan informasi daftar check ini out pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri yang di dalamnnya terdapat fungsi untuk mengfilter data check ini out yang ingin di tampilkan. Laporan Adalah menu yang menampilkan data informasi laporan tiap tahun berdasarkan Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dan di dalamnnya terdapat fungsi untuk mennetukan bulan, tahun, SKPD dan kemudian di proses. 6 Manage Izin Master Izin Adalah menu yang menampilkan 7

Presensi Presensi informasi daftar izin presensi dari Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dan di dalamnnya terdapat fungsi untuk menambah, mengedit dan menghapus data master izin presensi. 7 Manage Log Mutasi Pegawai Halaman Mutasi Pegawai adalah menu yang berfungsi untuk menampilkan data - data Pegawai yang di mutasi. 8

BAB I MEMBUKA APLIKASI 1.1 LOGIN Login adalah halaman awal user sebelum mendapatkan hak akses kedalam aplikasi. Login juga menjadi alat standart pengamanan sebuah aplikasi agar tidak dapat digunakan oleh pihak yang tidak mempunyai wewenang untuk menggunakan aplikasi tersebut seperti pada gambar 1.1 dibawah ini. Gambar 1.1 Form Login Cara login kedalam Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri adalah dengan cara : 1. Masukkan Username user 2. Masukkan Password User 3. Masukkan Captcha 4. Klik tombol 9

1.2 HALAMAN HOME Halaman ini menampilkan tampilan awal dashboard pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri seperti pada gambar 1.2 dibawah ini. Keterangan : : Berfungsi untuk menampilkan prosentasi kehadiran berupa diagram batang seperti pada gambar dibawah ini. : Berfungsi untuk menampilkan prosentase kehadiran berupa diagram pie seperti pada gambar dibawah ini : Berfungsi untuk menampilkan prosentase kehadiran berdasarkan diagram line seperti pada gambar dibawah ini 10

Untuk memudahkan mendownload file dari masing masing diagram diatas dengan memilih menu pada dan klik langsung pada yang mau di download file tersebut sesuai kebutuhan. Kemudian akan tampil seperti pada gambar dibawah ini. Keterangan : Pilih Simpan Berkas Kemuidan pilih tombol OK seperti pada gambar diatas file tersebut otomastis akan terdownload 11

1.3 LOGOUT Logout adalah bagaimana cara user untuk keluar dari Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri seperti pada gambar 1.3 dibawah ini. Gambar 1.3 Tampilan Dashboard Gambar diatas menunjukkan bagaimana user keluar dari Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dengan cara menekan tombol Log Out maka secara otomatis user akan keluar dari Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri. 1.4 MENU APLIKASI Menu aplikasi ini adalah kumpulan dari menu-menu yang terdapat pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri yang terdiri dari beberapa menu seperti gambar 1.4. Gambar 1.4 Menu Aplikasi 12

Menu menu Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri : a. Manage User b. Master Setting c. Manage Absensi d. Manage Laporan e. Manage Izin Presensi f. Manage Log 1.5 FILTER DATA Filter Dashboard adalah salah satu fitur atau alat untuk menyaring data yang terdapat pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri. Filter data terdapat pada setiap menu yang terdapat Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri. Fitur Filter data ini sangat berguna untuk menyaring dan mencari data yang diinginkan user seperti pada gambar 1.5 dibawah ini. Gambar 1.5 Fitur Filter data Cara menggunakan fitur filter data adalah dengan cara menginputkan tanggal dan waktu maka user dapat melihat data absensi keyword kedalam field sesuai dengan data yang ingin disaring atau dicari oleh user. Setelah 13

selesai tekan tombol untuk mereset data. untuk menfilter data dan tombol 1.6 MANAGE ABSENSI 1.6.1 Mesin Absensi Halaman Mesin Absensi adalah menu yang menampilkan Data Icklock pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri secara online menggunakan mesin absensi menggunakan finger print. Dan di dalamnya terdapat fungsi untuk menambah, mengedit dan menghapus data mesin absensi seprti pada gambar 2.3 dibawah ini. Keterangan : Gambar 1.10 Menu Mesin Absensi : berfungsi untuk mengedit data 14

: berfungsi untuk menghapus data : Berfungsi untuk melihat daftar user seperti pada gambar dibawah ini dari masing masing departemen. Dari menu User Info List diatas terdapat juga fungsi seperti pada gambar dibawah ini. dapat dilihat 15

dibawah ini : berfungsi untuk mencari data seperti pada gambar : berfungsi untuk menyaring data : berfungsi untuk menghilangkan data dibawah ini : berfungsi untuk menambahkan data seperti pada gambar 16

: Berfungsi untuk menyimpan data : Berfungsi untuk kembali ke daftar user 1.6.2 User Halaman User adalah menu yang digunakan untuk menampilkan informasi daftar user info pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dan didalamnnya terdapat fungsi untuk menambah, menghapus dan mengedit data user seperti pada gambar 2.5 dibawah ini. 17

Gambar 2.5 Menu User Keterangan : : Berfungsi untuk melihat history data dari masing masing presensi Check In Out seperti pada gambar dibawah ini. 18

: berfungsi untuk mengedit data : berfungsi untuk menghapus data dibawah ini : berfungsi untuk mencari data seperti pada gambar : berfungsi untuk menyaring data 19

: berfungsi untuk menghilangkan data dibawah ini : berfungsi untuk menambahkan data seperti pada gambar : Berfungsi untuk menyimpan data : Berfungsi untuk kembali ke daftar user 20

1.6.3 Manage Shift Halaman Manage Shift adalah menu yang berfungsi untuk memperlihatkan jadwal shift dari pegawai, yang dapat diakses kedalam Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri. User dapat menambah mengedit dan menghapus data seperti pada gambar 2.6 dibawah ini Gambar 2.6 Manage Shift Keterangan : : berfungsi untuk mengimpor data absensi : berfungsi untuk mencetak template data absensi 21

: berfungsi untuk mencetak jadwal absensi : berfungsi untuk mengedit data : berfungsi untuk menghapus data dibawah ini : berfungsi untuk mencari data seperti pada gambar : berfungsi untuk menyaring data : berfungsi untuk menghilangkan data dibawah ini : berfungsi untuk menambahkan data seperti pada gambar 22

: Berfungsi untuk menyimpan data : Berfungsi untuk kembali ke daftar user 1.6.4 Transaksi Halaman Transaksi adalah menu yang menampilkan daftar nama pegawai-pegawai yang baru saja melakukan proses finger print absensi pegawai. User dapat melihat berapa lama waktu keterlambatan seperti terlihat pada gambar di bawah ini : 23

Gambar menu Transaksi 1.7 MANAGE LAPORAN 1.7.1 Check In Out Halaman Check In Out adalah menu yang menampilkan informasi daftar check ini out pada Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri yang di dalamnnya terdapat fungsi untuk mengfilter data check ini out yang ingin di tampilkan seperti pada gambar 2.7dibawah ini. 24

Gambar 2.7 Menu Check In Out Keterangan : : berfungsi untuk mengedit data : berfungsi untuk menghapus data dibawah ini : berfungsi untuk mencari data seperti pada gambar : berfungsi untuk menyaring data 25

: berfungsi untuk menghilangkan data dibawah ini : berfungsi untuk menambahkan data seperti pada gambar : Berfungsi untuk menyimpan data : Berfungsi untuk kembali ke daftar user 1.7.2 Laporan Halaman Laporan adalah menu yang menampilkan data informasi laporan tiap tahun berdasarkan aplikasi Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dan di dalamnnya terdapat fungsi untuk menentukan bulan, tahun, SKPD dan kemudian di proses seperti pada gambar 2.8 dibawah ini. 26

Gambar 2.8 Menu Laporan Keterangan : Sebelum mengisi data laporan, user harus masuk ke Pra Posting Untuk melakukan proses pelaporan pertahun tampilan akan menjadi seperti gambar di bawah ini : 27

Tentukan dahulu bulan laporannya kemudian tentukan tahun pelaporannya Lalu selanjutnya pilih SKPD 28

Lalu user dapat mereview melalui tombol tampilan seperti ini : dan akan muncul Keterangan : : Berfungsi untuk mengcopy data di clipboard : Berfungsi untuk mengeksport data ke format.csv 29

: Berfungsi untuk mengeksport data ke format excel : Berfungsi untuk mencetak data : berfungsi untuk mengeksport data ke format pdf setelah itu baru melalui proses penyimpanan dengan cara klik tombol, dan user dapat kembali ke halaman sebelumnya dengan cara klik tombol. Setelah menyimpan data laporan user dapat melihat data yang ada di Pasca Posting. Kemudian user akan memastikan data dengan cara menentukan bulan, tahun dan SKPD yang bersangkutan dan klik tombol. Menampilkan data laporan detail absensi pegawai, pengguna dapat melihat rekap absensi pegawai, rekap mamin dan TPP 30

Lihat keseluruhan detail rekap absensi pegawai Lihat keseluruhan rekap mamin Tampilan detail TPP dari tingkat kehadiran pegawai 31

Tampilan detail TPP dari penerimaan TPP Data yang sudah dimasukkan akan muncul di menu Posting 32

1.8 MANAGE IZIN PRESENSI 1.8.1 Master Izin Presensi Halaman Master Izin Presensi adalah menu yang menampilkan informasi daftar izin presensi dari Aplikasi Manajemen Data Absensi Kediri dan di dalamnnya terdapat fungsi untuk menambah, mengedit dan menghapus data master izin presensi sepsrti pada gambar 2.9 dibawah ini. Gambar 2.9 Menu Master Izin Presensi Keterangan : : berfungsi untuk mengedit data : berfungsi untuk menghapus data 33

dibawah ini : berfungsi untuk mencari data seperti pada gambar : berfungsi untuk menyaring data : berfungsi untuk menghilangkan data dibawah ini : berfungsi untuk menambahkan data seperti pada gambar 34

: Berfungsi untuk menyimpan data : Berfungsi untuk kembali ke daftar user 35

1.9 MANAGE LOG 1.9.1 Mutasi Pegawai Halaman Mutasi Pegawai adalah menu yang berfungsi untuk menampilkan data - data Pegawai yang di mutasi seperti pada gambar 3.0 dibawah ini Keterangan : Gambar 3.0 Mutasi Pegawai dibawah ini : berfungsi untuk mencari data seperti pada gambar : berfungsi untuk menyaring data : berfungsi untuk menghilangkan data 36