[MANUAL APLIKASI EDABU- BADAN USAHA] Aplikasi Elektronik Pendataan Badan Usaha (edabu) berbasis web ( web base) dibangun

Transkripsi

1 2014 [MANUAL APLIKASI EDABU- BADAN USAHA] Aplikasi Elektronik Pendataan Badan Usaha (edabu) berbasis web ( web base) dibangun untuk mendukung bisnis proses pemasaran BPJS-KESEHATAN.

2 I. PENDAHULUAN Aplikasi Elektronik Pendataan Badan Usaha (edabu)berbasis web ( web base) dibangun untuk mendukung bisnis proses pemasaran BPJS-Kesehatan. User Badan Usaha dapat menjalankan aplikasi ini dengan menggunakan browser Mozilla Firefox, atau Internet Explorer dengan mengakses Selanjutnya, jika mengakses melalui maka akan tampil tampilan berikut ini : II. LOGIN APLIKASI Username dan password Aplikasi Elektronik Pendaftaran Peserta Badan Usaha (edabulima)diberikan oleh petugas BPJS Kesehatan di Kantor Cabang unit Pemasaran. Untuk melakukan Login Aplikasi, kita harus memasukan User Name dan Password. Kemudian tekan tombol LOGIN maka akan muncul tampilan berikut ini : III. HOME Setelah berhasil Login, maka anda akan diarahkan ke halaman utama Home, pada halaman home ini terdapat beberapa menu utama dan sub menu. Pada menu Home akan tampil progress kode tiket yang telah dikirim ke kantor BPJS Kesehatan. Maka akan muncul tampilan berikut ini : 1. Kode tiket untuk Tambah Peserta diawali dengan huruf T, contoh : T Kode tiket untuk Kurang Peserta diawali dengan huruf K, contoh: K User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 2

3 3. Kode tiket dari data Format Excel 34 Kolom diawali dengan huruf M, contoh: M IV. DATA PESERTA Pada Menu Data Peserta terdiri dari beberapa sub menu yaitu: 1. Tambah Peserta berfungsi untuk penambahan peserta baru ( karyawan maupun keluarga karyawan yang terdiri dari Peserta, Suami/ Istri, Anak ke-1, Anak ke-2 dan Anak ke-3). 2. Kurang Peserta berfungi untuk penonaktifan peserta, dengan catatan peserta dapat dinonaktifkan jika status peserta aktif dan sudah dilakukan approval kurang peserta oleh Kantor Cabang 3. Upload Peserta Berfungsi untuk menambahkan peserta melalui format excel 34 kolom. 4. Download Peserta Berfungsi untuk mendowload data peserta yang telah tervalidasi dari format excel 34 kolom. User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 3

4 5. Peserta Tidak Valid Berfungsi untuk memperbaiki data peserta yang tidak valid dari format excel 34 kolom yang sudah di upload sebelumnya melalui menu Upload Peserta. IV.1 TAMBAH PESERTA User dapat menambahkan Data peserta dengan memilih sub menu Tambah Peserta, maka akan muncul tampilan berikut ini : Untuk menambahkan data peserta BU, caranya adalah : User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 4

5 a. Klik menu Input Data Peserta lalu akan muncul form isian data peserta dan data keluarga b. Kemudian Isi data dengan benar dan lengkap. Untuk data yang ditandai (*) maka data tersebut wajib diisi. c. Untuk list kecamatan akan tampil setelah user memilih list Dati2 d. Untuk list desa akan tampil setelah user memilih list Kecamatan e. Untuk pengisian Faskes Primer akan tampil setelah user memilih list Filter Dati2 f. Untuk pengisian Gaji Pokok + Tunjangan bagi peserta Badan Usaha diisi tanpa menggunakan tanda (.) atau (,) contoh: Gaji Pokok + Tunj Rp ,- seharusnya diisi lalu klik tombol Tab pada keyboard maka otomatis akan tampil data kelas rawat, premi pegawai dan premi perusahaan. g. Untuk pengisian Gaji Pokok + Tunjangan bagi peserta Jamkesda sudah otomatis akan terisi oleh sistem. h. Klik tombol Simpan untuk menyimpan. i. Selanjutnya lakukan approval data mutasi tambah peserta untuk mengirimkan data ke kantor cabang. IV.2 KURANG PESERTA User dapat mengurangi peserta dengan memilih sub menu Kurang Peserta kemudian ke menu approval data untuk selanjutnya dilaporkan ke kantor BPJS Kesehatan agar data peserta tersebut dinonaktifkan dari Badan Usaha. Untuk mengurangi data peserta BU, caranya adalah : a. Pada sub menu Kurang Peserta lalu klik tombol pada kolom NOKK atau NPP lalu isikan data peserta kemudian klik tombol Cari, maka akan muncul tampilan berikut ini: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 5

6 b. Lalu klik tombol Non Aktifkan Peserta, akan muncul pesan Peserta dan Keluarganya akan dihapus. Lanjutkan? klik tombol Oke jika sudah yakin akan dihapus atau klik tombol Batal maka akan kembali ke submenu Kurang Peserta. c. User harus mengisi tanggal berhenti peserta BU lalu klik tombol Hapus, maka maka akan muncul tampilan berikut ini : d. Apabila user telah lengkap mengisikan tanggal berhenti lalu klik tombol Hapus, maka akan muncul tampilan berikut ini : e. Selanjutnya lakukan approval data mutasi kurang peserta untuk mengirimkan data ke kantor cabang. User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 6

7 IV.3 UPLOAD PESERTA User dapat menambahkan peserta dengan menggunakan format Excel 34 kolom melalui sub menu Upload Peserta, caranya adalah : 1. Untuk format Excel 34 kolom dapat di download pada link Contoh Format Excel 34 kolom, maka akan mucul tampilan berikut ini: 2. Cara pengisian format excel 34 kolom, yaitu: a. Isikan data peserta sesuai dengan format Excel 34 kolom b. Nama Sheet pada excel harus Peserta (lihat pada tampilan dibawah) c. Beri nama file xlsx sesuai dengan kode Badan Usaha yang telah diberikan oleh BPJS Kesehatan, contoh nama file: xlsx d. Maksimal entri peserta pada file Excel 34 kolom sebanyak 4500 record e. Untuk data peserta yang akan di pisahkan ke file excel lainnya harus satu keluarga utuh ( antara data Peserta dan Keluarga jangan terpisah file). User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 7

8 f. Untuk mengupload file Excel tersebut klik tombol Telusuri kemudian pilih lokasi dimana file excel berada kemudian klik upload. Jika sukses upload file maka pada Files uploaded akan tampil File Excel xlsx beserta ukuran size filenya, kemudian klik tombol Proses, maka akan tampil tampilan berikut ini: g. Pada saat proses file Excel 34 kolom akan divalidasi oleh sistem. Pada Validasi data akan muncul field utama yang kosong, field yang tidak sesuai dengan referensi dan keterangan data migrasi. h. Pada keterangan data migrasi jika berhasil akan muncul nomor tiket migrasi (harap dicatat untuk selanjutnya dikirim ke kantor BPJS Kesehatan melalui menu approval data), data yang sudah valid dan data yang belum valid. Untuk data yang sudah valid akan mendapatkan kode tiket migrasi contoh: M Maka akan tampil tampilan berikut ini: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 8

9 i. Apabila file excel yang diupload masih ada data yang belum valid, maka data tersebut dapat langsung diperbaiki dengan mengklik link Cek Data yang belum valid atau melalui sub menu Peserta Tidak Valid. Maka akan tampil tampilan berikut ini: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 9

10 Untuk mendownload data yang belum valid klik link Download data yang belum valid maka akan tampil tampilan berikut ini: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 10

11 Apabila data yang tidak valid akan langsung diperbaiki maka klik link Cek data yang belum valid, maka akan tampil tampilan berikut ini: j. Untuk upload data file Excel 34 kolom yang sukses tervalidasi dan mendapatkan nomor tiket, data tersebut sudah otomatis terkirim ke Kantor BPJS Kesehatan. Data tersebut dapat dilihat pada menu home dengan kode tiket contoh: M tanggal 27/10/2014. Maka akan tampil tampilan berikut ini: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 11

12 IV.4 DOWNLOAD PESERTA Pada Sub Menu Download Peserta berfungsi untuk mendownload data peserta format Excel 34 kolom yang sukses tervalidasi dan terkirim ke Kantor Cabang BPJS Kesehatan dengan nomor tiket yang dapat dilihat pada menu Home, maka akan tampil tampilan sebagai berikut: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 12

13 IV.5 PESERTA TIDAK VALID Pada Sub Menu Peserta Tidak Valid berfungsi untuk mengedit data peserta format Excel 34 kolom yang belum sukses tervalidasi, maka akan tampil tampilan sebagai berikut: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 13

14 Klik tombol Edit pada peserta yang akan diperbaiki datanya, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 1. Klik tombol Edit Alamat jika akan merubah alamat. Maka data Provinsi, Dati2, Kecamatan dan Desa akan otomatis terbuka. 2. Klik tombol Edit Faskes jika akan merubah Fasilitas Kesehatan. User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 14

15 3. Jika data telah selesai di perbaiki pada kolom Gaji Pokok + Tunj di klik Tab untuk otomatisasi pemilihan kelas rawat peserta. 4. Jika data kelas rawat sudah tampil maka klik tombol Simpan, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: V. APPROVAL DATA Menu Aproval Peserta dilakukan untuk mengirimkan data mutasi tambah dan kurang peserta yang telah di entri user untuk di proses oleh kantor cabang BPJS Kesehatan. Dengan catatan sebagai berikut : 1. Periksa Data terlebih dahulu sebelum kirim data peserta ke Kantor BPJS 2. Untuk Menu edit dan hapus peserta hanya bisa dilakukan sebelum data peserta User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 15

16 dikirim ke Kantor BPJS 3. Jika data telah sesuai dan benar klik tombol "kirim data ke kantor BPJS" 4. Setelah data terkirim ke kantor BPJS,Anda akan menerima notifikasi nomor tiket (harap no tiket di catat untuk di konfirmasi ke kantor BPJS) Untuk melakukan approval data mutasi tambah atau kurang peserta sebagai berikut: 1. Pilih jenis mutasi : Mutasi Tambah atau Mutasi Kurang 2. Masukan tanggal entri : mulai entri s/d terakhir entri 3. Klik tombol Lihat Data, maka data peserta akan tampil 4. Ceklist kolom untuk pernyataan : Saya menyatakan dan menjamin bahwa semua informasi diatas adalah benar dan sah dalam segala hal dan saya tidak menyembunyikan fakta yang sesungguhnya. jumlah data peserta 1 orang jumlah data keluarga 0 orang 5. Klik tombol Kirim Data ke Kantor Cabang User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 16

17 6. Jika data telah berhasil dikirim maka dapat dilihat di menu Home dengan kode tiket diawali huruf T (Tambah Peserta) dan huruf K(Kurang Peserta) berdasarkan tanggal kirim tiket. Pada kolom progress menunjukan status tiket tersebut yaitu: a. Menunggu Persetujuan yaitu data tersebut baru dikirim ke Kantor Cabang BPJS Kesehatan. b. Proses yaitu data tersebut sedang diproses oleh Kantor Cabang BPJS Kesehatan. c. Selesai yaitu data tersebut sudah selesai diproses oleh Kantor Cabang BPJS Kesehatan. User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 17

18 VI. CARI DATA PESERTA Untuk pencarian data peserta berfungsi untuk : 1. Mengedit Data Peserta jika data yang telah diinputkan tidak sesuai 2. Menghapus Data Peserta jika peserta telah diinputkan tidak jadi didaftarkan. Pilih menu Cari Data, maka akan muncul tampilan berikut ini : Pencarian data peserta BU dapat dicari berdasarkan NPP, NIK, Nama atau Tanggal Mutasi dengan cara sebagai berikut: a. Klik pada salah satu tombol pencarian berdasarkan NPP, NIK, Nama atau Tanggal Mutasi b. Lalu isikan data peserta yang akan dicari c. Klik tombol Cari untuk pencarian. User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 18

19 VI.1 EDIT DATA PESERTA Pada sub menu edit data peserta dapat dilakukan apabila data belum dikirim ke kantor cabang melalui menu approval data. Data yang belum dikirim ke kantor cabang dapat dilihat pada kolom approval, apabila kolom approval Sudah di Approve maka data sudah tidak dapat di edit, tampilan sebagai berikut: Apabila pada kolom approval belum di Approve dan Status Aktif maka data masih dapat di edit, tampilan sebagai berikut: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 19

20 Apabila sudah sukses maka perubahan data peserta yang telah di edit dapat dilihat pada menu Laporan sub menu Daftar Peserta, maka akan tampil tampilan sebagai berikut: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 20

21 VI.2 Tambah Keluarga Apabila data belum dikirim ke kantor cabang melalui menu approval data dan kolom Approval belum di Approve, maka pada kolom Action akan terdapat link untuk Tambah Keluarga, Edit dan Hapus. Tampilan sebagai berikut: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 21

22 User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 22

23 VI.3 Hapus berikut ini : Untuk menghapus data peserta klik tombol Hapus, maka akan muncul tampilan User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 23

24 VII. CETAK DAFTAR ISIAN PESERTA (DIP) Menu Utama cetak daftar inputan peserta berfungsi sebagai cetak formulir daftar isian peserta yang telah dientri oleh badan usaha. Setelah user memilih menu utama Cetak DIP maka akan muncul tampilan berikut ini : Cetak inputan peserta BU dapat dipilih berdasarkan perorangan, keluarga atau kolektif dengan cara sebagai berikut: d. Klik pada salah satu tombol pencarian berdasarkan : - Klik tombol No.KK - Klik tombol cetak semua peserta jika akan mencetak seluruh data yang telah di entri. e. Lalu isikan data peserta yang akan dicetak User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 24

25 f. Klik tombol Cetak maka akan tampil tampilan seperti berikut ini: g. Untuk mencetak formulir daftar isian peserta klik tombol cetak pada gambar yang dilingkari di atas. Maka akan tampil tampilan seperti berikut ini: User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 25

26 VIII. LAPORAN Pada menu utama laporan terdapat beberapa sub menu yang berfungsi untuk: a. Laporan Daftar Peserta b. Laporan Tagihan Premi c. Laporan Mutasi Peserta d. Laporan Peserta Per Faskes VIII.1 DAFTAR PESERTA Pada Sub Menu Laporan Daftar Peserta berfungsi untuk menampilkan daftar peserta yang aktif, data peserta dapat di export kedalam format Excel. Setelah user memilih sub menu Daftar Peserta maka akan muncul tampilan berikut ini : User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 26

27 VIII.2 MUTASI PESERTA Pada Sub Menu Laporan Mutasi Peserta berfungsi untuk menampilkan daftar peserta mutasi penambahan atau pengurangan peserta berdasarkan bulan dan tahun yang dipilih. Setelah user memilih sub menu Mutasi Peserta maka akan muncul tampilan berikut ini : User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 27

28 VIII.3 TAGIHAN PREMI Pada Sub Menu Laporan Tagihan Premi berfungsi untuk menampilkan tagihan premi bulan berjalan. Setelah user memilih sub menu Tagihan Premi maka akan muncul tampilan berikut ini : VI.4 PESERTA PER FASILTAS KESEHATAN Pada Sub Menu Laporan Peserta Per Faskes berfungsi untuk menampilkan rekap jumlah peserta per PPK. Setelah user memilih sub menu Peserta Per Faskes maka akan muncul tampilan berikut ini : User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 28

29 IX. REFERENSI Menu Utama Referensi ini berfungsi sebagai referensi user pada saat mengentri data peserta badan usaha. Pada menu utama referensi terdapat sub menu : a. Referensi Dati2 b. Referensi Kecamatan c. Referensi Desa d. Referensi Fasilitas Kesehatan User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 29

30 IX.1 REFERENSI DATI2 Pada Sub Menu Dati 2 berfungsi untuk menampilkan referensi Dati 2 berdasarkan Provinsi yang dipilih. Setelah user memilih sub menu DATI2 maka akan muncul tampilan berikut ini : IX.2 REFERENSI KECAMATAN Pada Sub Menu Kecamatan berfungsi untuk menampilkan referensi kecamatan berdasarkan Provinsi dan Dati 2 yang dipilih. Setelah user memilih sub menu Kecamatan maka akan muncul tampilan berikut ini : User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 30

31 IX.3 REFERENSI DESA Pada Sub Menu Desa berfungsi untuk menampilkan referensi desa berdasarkan Provinsi, Dati 2 dan Kecamatan yang dipilih. Setelah user memilih sub menu Desa maka akan muncul tampilan berikut ini : IX.4 REFERENSI FASILITAS KESEHATAN (FASKES) Pada Sub Menu Faskes berfungsi untuk menampilkan referensi Faskes berdasarkan Provinsi, Dati 2 dan Jenis PPK yang dipilih. Terdapat 4 Jenis PPK yaitu Puskesmas, Dokter Keluarga, Dokter Gigi dan Rumah Sakit. Setelah user memilih sub menu Faskes maka akan muncul tampilan berikut ini : ====================Good Luck==================== User Manual Aplikasi edabu u/ BU Page 31