e-attendance.malangkota.go.id

Transkripsi

1 USER MANUAL / PETUNJUK PENGOPERASIAN SISTEM ABSENSI ELEKTRONIK BAGI ADMIN SKPD e-attendance.malangkota.go.id 1. Menu Login 2. Menu Utama Terdiri dari 3 menu, antara lain : Menu Laporan, berisi sub menu : Absensi Pegawai Perhitungan Tunjangan Rekap Absensi Bulanan 1 User Manual Admin SKPD

2 Daftar Hadir Master Data, berisi sub menu : Data Pegawai Master Jadwal Bobot Jabatan Transaksi, dengan sub menu : Absensi Manual Pegawai 3. Menu Laporan a. Sub Menu Absensi Pegawai Berisikan data hasil absensi masing-masing PNS perbulan 2 User Manual Admin SKPD

3 b. Sub Menu Perhitungan Tunjangan Berisikan form Pengajuan Tunjangan Penghasilan c. Sub Menu Rekap Absensi Bulanan Berisikan Laporan Rekap Absensi seluruh PNS di SKPD perbulan 3 User Manual Admin SKPD

4 d. Sub Menu Daftar Hadir Berisikan Laporan Daftar Hadir PNS perbulan 4. Master Jadwal 4 User Manual Admin SKPD

5 Berisikan pengaturan Jam kerja Reguler dan tertentu, dengan mengisikan nama jam kerja regular dan jam kerje khusus. Mekanismenya adalah pada menu Data Master Jadwal di pilih tambah data, kemudian isikan nama jadwal dan pilih hari-hari apa saja yang masuk dalam jam-jam kerja yang akan diatur. Misal, Nama Jadwal : Jam Kerja Reguler1 Hari-hari kerja yang dipilih dengan memberikan tanda dalam jadwal adalah senin sampai Kamis, kemudian diisi Waktu Check In dengan nilai 08:00 dan check out diisi dengan nilai Jam Kerja Reguler2 Hari-hari kerja yang dipilih dengan memberikan tanda dalam jadwal adalah Jum at, kemudian diisi Waktu Check In dengan nilai 08:00 dan check out diisi dengan nilai lalu diakhiri dengan pilih tombol simpan, maka jadwal akan tersimpan ke dalam server. 5 User Manual Admin SKPD

6 5. Pengaturan Bobot Jabatan Pengisian bobot jabatan berdasarkan data bobot jabatan PNS yang ada dalam pengajuan pencairan Tunjangan Penghasilan Masukkan nilai bobot jabatan kemudian tombol update bobot jabatan tunggu beberapa saat kemudian kembali ke menu pengaturan bobot jabatan, demikian seterusnya semua data PNS di SKPD juga diisikan nilai bobot jabatannya. Data bobot jabatan PNS didapat dari daftar Tabel Penghitungan Pengurangan Penghasilan seperti contoh dibawah ini (di kolom kuning): 6 User Manual Admin SKPD

7 6. Menu Transaksi, Sub Menu Absensi Manual Absensi Manual Cek in dan Cek Out, pilih Nama PNS dan bagian bulan serta tahun, yang datanya akan dientry diikuti dengan menekan tombol submit. 7 User Manual Admin SKPD

8 Isikan di kotak keterangan alasan dilakukannya presensi manual, contoh : Mewakili kepala bagian rapat di Dinas Perindag jam WIB sampai selesai, bukti terlampir, jika sudah yakin benar, diakhiri dengan menekan tombol proses presensi. Bukti pelaksanaan tugas bisa berupa surat tugas, disposisi, undangan atau memo tugas yang formatnya menyesuaikan dengan kebutuhan SKPD. Contoh memo tugas dapat dibuat seperti contoh format berikut : 8 User Manual Admin SKPD

9 9 User Manual Admin SKPD

10 Pengisian status absen Ijin, Cuti, Sakit, DL, dan Tugas belajar Bukti ijin : 1. Ijin kepentingan pribadi (berupa surat tertulis dari PNS yang mengajukan ijin kepada Kepala SKPD, demikian juga untuk yang ijin sakit dapat dilengkapi dengan surat keterangan dari dokter yang memeriksa, 2. Dinas Luar dibuktikan dengan surat tugas dari Kepala SKPD, 3. Ijin Cuti, dibuktikan dengan surat cuti yang telah ditanda tangani atasan. 4. Tugas Belajar dibuktikan dengan surat tugas dari Walikota. Mencetak Laporan Absensi Per PNS : 1. Pilih Menu Absensi Pegawai 1010 User Manual Admin SKPD

11 2. Pilih Nama PNS yang akan dicetak Laporan, kemudian pilih bangian bulan dan tahun, diikuti menekan tombol submit 3. Tekan tombol cetak di bagian atas halaman Keluar dari Aplikasi e-attendance, tekan tombol nama admin kemudian tekan tombol sign out 1111 User Manual Admin SKPD

12 PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN MENU PADA MESIN ABSENSI A. Buka menu admin pada mesin absensi, tahapannya adalah sebagai berik t : 1 MENU 2 1 : 1 3. Masukkan id user admin : x lalu tekan tombol kunci 4. Masukkan Password : xxxxx lalu tekan OK Maka menu admin mesin absensi akan Nampak seperti pada gambar B. Pendaftarkan atau mengupdate template sidik jari atau wajah PNS kedalam mesin absen, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a) Lakukan langkah 1 sampai dengan 4 untuk membuka menu admin mesin absen. b) Pilih Menu Mgt. User (lihat gambar) 1212 User Manual Admin SKPD

13 c) Untuk Mencari NIK Absensi pilih menu QUERY (lihat gambar), Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1) Masukkan id user absensi atau pin yang bisa didapatkan pada daftar pegawai di aplikasi e-attendance) lalu tekan tombol ok, 2) Jika id user absensi tidak terdaftar maka kembali ke menu sebelumny ) tekan tombol menu kemudian pilih tombol tambah (lihat gambar diatas), 3) Masukkan id user absensi lalu tekan ok maka akan Nampak menu pendaftaran pegawai ( lihat gambar), 1313 User Manual Admin SKPD

14 4) Untuk merekam sidik jari/finger print tekan tombol fingerprint, kemudian letakkan salah satu jari tangan kanan pada scanner pada mesin (diulang 3 kali sampai sukses) 5) Untuk merekam sidik jari tangan kiri tekan lagi tombol finger print, kemudian letakkan salah satu jari tangan kiri pada scanner (diulang 3 kali sampai sukses) 6) Apabila dari kesepuluh jari mengalami kegagalan dalam perekaman, dapat menggunakan rekam wajah (scan face) dengan menekan tombol wajah kemudian arahkan lingkar mata pada kotak berwarna hijau pada layar mesin absensi, ikuti posisi kotak tersebut (3 posisi) sampai dengan sukses 7) Setelah proses perekaman selesai, untuk menyimpan hasil perekaman tekan tombol simpan yang ada di kanan atas layar monitor, kemudian tekan tombol menu yang berada di kiri atas layar monitor 8) Untuk keluar dari menu admin mesin absensi tekan tombol keluar yang berada di kiri atas layar monitor 9) Proses perekaman selesai. C. Pengaturan waktu jam, tanggal, hari dan tahun berikut jam dan menit mesin, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a) Jalankan prosedur buka menu admin mesin absen (langkah 1 sampai dengan 4) seperti pada mekanisme sebelumnya User Manual Admin SKPD

15 b) Setelah menu admin bisa dibuka, pilih menu system (lihat gambar), c) Kemudian tekan tombol kotak disebelah kanan menu tgl/waktu (lihat gambar), d) Kemudian atur waktu mesin sesuai dengan waktu saat ini dengan menekan tombol naik turun untuk masing-masing tahun, bulan, tanggal, jam, menit dan detiknya 1515 User Manual Admin SKPD

16 e) Untuk menyimpan hasil pengaturan tekan tombol simpan di kanan atas layar monitor, kemudian tekan tombol keluar untuk keluar dari menu admin mesin absen, dan proses pengaturan waktu mesin selesai. D. Mekanisme Pengolahan data absen secara off line 1) Tancapkan flash disk pada usb port di sisi samping mesin absensi, (lihat gambar), 2) Kemudian Lakukan langkah 1 sampai dengan 4 untuk membuka menu admin mesin absen User Manual Admin SKPD

17 3) pilih menu Dn/upload 4) Pilih menu download transaksi, Biarkan proses download berjalan sampai muncul pesan Download sukses 1717 User Manual Admin SKPD

18 5) Jika sudah selesai tekan lagi menu Dn/upload dan kembali ke menu dan keluar dari menu admin 6) Proses pengunduhan data transaksi absen sudah selesai, USB Flasdisk bisa dicabut. 7) File hasil download dari mesin absen adalah 1_attlog.dat, file tersebut diserahkan ke BKD Kota Malang (Admin Kota) untuk diolah menjadi excel, contoh hasil olahan data absen seperti pada gambar, 1818 User Manual Admin SKPD

19 Berisikan nomor serial Absensi, nama PNS, jabatan, SKPD, unit kerja, waktu melaksanakan check lock, dan status I untuk cek in dan O untuk Cek out. 8) Penyerahan file dat bisa dengan datang langsung ke BKD Kota Malang atau dikirim melalui bkd.malangkota.go.id (dengan pemberitahuan lewat telepon kalau sudah mengirim file tersebut), 9) Hasil olahan berupa file excel akan dikirim lagi ke SKPD/unit kerja, file ini yang akan dijadikan dasar entry pada menu absensi manual pegawai di aplikasi e- attendance. 10) Setelah proses entry absensi manual pegawai selesai dilanjutkan dengan mencetak laporan absen per PNS, dan laporan ini akan di gunakan untuk menyusun laporan absen rutin perbulan dan dasar penghitungan tunjangan penghasilan E. Tata Cara Penyusunan Laporan Absensi Pegawai dengan dasar print out dari aplikasi e-attendance adalah sebagai berikut : 1) Contoh Hasil Print out Absen Per PNS dari e-attendance seperti pada gambar berikut, 1919 User Manual Admin SKPD

20 Laporan absen masing-masing PNS tiap bulannya diharapkan disahkan oleh Admin SKPD dengan membubuhkan tanda tangan dan nama terang serta NIP dibagian bawah masing-masing lembar laporan absen sebagaimana contoh diatas. 2) Dari print out diatas data kehadiran masing PNS di entrykan secara manual di Laporan Daftar di Excel dengan contoh format laporan seperti pada gambar, 2020 User Manual Admin SKPD

21 3) Penyusunan Penghitungan Tunjangan Penghasilan PNS : 1. Rekapitulasi Tingkat Kehadiran Isian data pada form diatas berdasarkan tingkat kehadiran yang tercetak dalam form laporan absensi dari e-attendance, 2. Perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai, contoh seperti pada gambar, Isian Data pada form diatas berdasarkan jam kedatangan dan kepulangan PNS yang ada ada form laporan absen dari e-attendance, 2121 User Manual Admin SKPD

22 3. Daftar Penerima Tambahan Penghasilan 4. Isian Data pada form diatas berdasarkan pada form Rekapitulasi Tingkat Kehadiran dan form Perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai. F. Lain-lain : saran dan masukan sangat diharapkan untuk mengembangan dan perbaikan system. ===000O000=== 2222 User Manual Admin SKPD