BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Ranch Market Indonesia (PT. Supra Boga Lestari) merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang retail, khususnya supermarket. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1997 dan membuka cabang pertamanya di daerah Kebon Jeruk pada awal tahun 1998, beberapa bulan kemudian membuka cabang baru di Pondok Indah, lalu pada tahun 2002 membuka cabang ketiganya di daerah Dharmawangsa Square, dan yang terakhir pada tahun 2003 Ranch Market Indonesia membuka cabang keempatnya di daerah Pejaten, Jakarta Selatan. Ranch Market dikenal sebagai Supermarket untuk kalangan atas dan para ekspatriat hal ini memang menjadi target perusahaan, dimana segmen ini tidak mempunyai banyak pesaing. Sebenarnya Ranch Market Indonesia merupakan sebuah franchise dari Ranch Market yang berpusat di Amerika Serikat. Barang-barang yang ditawarkan di Ranch Market cukup beragam bahkan setiap cabangnya menjual barang-barang yang berbeda misalnya pada cabang Kebon Jeruk yang banyak menjual barang-barang oriental goods sedangkan pada cabang Pondok Indah banyak menjual western goods Hal ini dikarenakan segmentasi yang berbeda dari setiap cabangnya. Nantinya Ranch Market Indonesia tidak akan membuka cabang tidak lebih dari 4 atau 5 saja, hal ini untuk menjaga keeksklusifitasan setiap store-nya. 45
46 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dalam suatu organisasi mempunyai peranan yang penting dalam menjalankan aktifitas sehari-hari. Struktur organisasi ini haruslah fleksibel sehingga dapat diubah-ubah untuk memenuhi perubahan-perubahan kebutuhan lingkungan dimana perusahaan beroperasi. Dengan adanya struktur organisasi maka dalam perusahaan terhadap pembagian tugas yang jelas.
48 Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada PT. Supra Boga Lestari sebagai berikut : 1. Direktur Utama Tugas dan tanggung jawab seorang Direktur Utama adalah: a. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan. b. Membuat perencanaan dan mengawasi setiap rencana yang telah dibuat. c. Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan departemen/divisi. d. Merekomendasikan segala kegiatan yang telah dilakukan bawahan melalui manajer setiap saat. e. Melakukan pengawasan terhadap setiap kegiatan perusahaan dan menentukan kebijakan perusahaan. 2. Management Representative Tugas dan tanggung jawab seorang Management Representative adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. Melakukan pengawasan dan bertanggung jawab terhadap ISO. c. Mengawasi standarisasi untuk bagian makanan. 3. Direksi Financial Tugas dan tanggung jawab seorang Direksi Financial adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. Menetapkan tujuan dan sasaran pengelolaan keuangan perusahaan sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan. c. Membuat perencanaan strategis di dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
49 4. Direksi Operasional Tugas dan tanggung jawab seorang Direksi Operasional adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. Menetapkan tujuan dan sasaran jalannya operasional perusahaan sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan. c. Membuat perancanaan strategis di dalam pengoperasian perusahaan. d. Membuat keputusan jangka panjang dan mengatasi permasalahan-permasalahan kritis mengenai kegiatan operasional perusahaan. 5. Direksi Human Resources Development and General Affair Tugas dan tanggung jawab seorang Direksi Human Resources Development and General Affair adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. Mengawasi segala kegiatan yang berhubungan dengan Human Resources. 6. Direksi Purchasing Tugas dan tanggung jawab seorang Direksi Purchasing adalah: a. Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama. b. Menetapkan tujuan dan sasaran dalam hal pengadaan dan pemasaran produk sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan. c. Membuat perencanaan strategis di dalam pengadaan dan pemasaran produk. d. Membuat keputusan jangka panjang dan mengatasi permasalahan- permasalahan di dalam pengadaan dan pemasarannya. 7. Manager Financial Tugas dan tanggung jawab seorang Manager Financial adalah: a. Bertanggung jawab kepada Direksi Financial.
50 b. Mengawasi ketelitian laporan keuangan dari seluruh divisi dalam perusahaan. c. Melaksanakan kegiatan akuntansi dan pembukuan perusahaan. 8. Manager Store Tugas dan tanggung jawab seorang Manager Store adalah: a. Bertanggung jawab kepada Direksi Operasional. b. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan operasional yang timbul di dalam store yang ia pimpin. c. Menjaga dan mempertahankan laju perkembangan store yang ia pimpin. d. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan operasional di dalam store yang dipimpin. 9. Manager SQ Tugas dan tanggung jawab seorang Manajer SQ adalah: a. Bertanggung jawab pada Direksi Operational. b. Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan promosi. c. Mengawasi kegiatan yang yang berhubungan dengan konsumen. 10. Manager Training Tugas dan tanggung jawab seorang Manager Training adalah: a. Bertanggung jawab kepada Direksi Human Resource Development dan General Affair. b. Membuat perancanaan jangka pendek mengenai kegiatan pelatihan karyawan. c. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan pelatihan karyawan. d. Membina hubungan kerjasama yang luas dengan berbagai pihak di luar perusahaan. 11. Manager GA Tugas dan tanggung jawab seorang Manager GA adalah:
51 a. Bertanggung jawab kepada Direksi Human Resource Development dan General Affair. b. Membuat perencanaan strategis dalam menjalin hubungan yang saling menguntungkan dengan pihak-pihak di luar perusahaan. c. Membina hubungan kerjasama yang luas dengan berbagai pihak di luar perusahaan. 12. Manager Personalia Tugas dan tanggung jawab seorang Manager Personalia adalah: a. Bertanggung jawab kepada Direksi Human Resource Development dan General Affair. b. Menyeleksi, merekrut, dan melatih para staff yang akan diterima. c. Pencatatan data staff dan administrasi. d. Membina pengembangan dan pengelolaan dalam bidang sumber daya manusia. e. Menetapkan sistem penggajian dan tunjangan sosial staff. 13. Manager Store and Office Supply Tugas dan tanggung jawab seorang Manager Store and Office Supply adalah: a. Bertanggung jawab pada Direksi Purchasing. b. Mengawasi pembelian baik pembelian peralatan kantor. c. Melaksanakan perencaaan yang dilakukan oleh Direksi Purchasing. 14. Manajer Merchandising Tugas dan tanggung jawab seorang Manager Merchandising adalah: a. Bertanggung jawab pada Direksi Purchasing. b. Melakukan kegiatan-kegiatan pembelian barang. c. Membina hubungan baik dengan supplier-supplier.
52 3.3 Departemen/Divisi yang Berkaitan dengan Sistem yang Diusulkan Departemen/divisi yang berkaitan dengan sistem yang diusulkan adalah Departemen Financial dan Accounting Divisi yang langsung terkait dengan sistem adalah divisi Financial & Accounting, dan divisi Management Information System. Divisi Financial & Accounting berfungsi sebagai divisi yang melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan keuangan dan sistem akuntansi perusahaan. Divisi MIS berfungsi sebagai divisi yang melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang berjalan dalam perusahaan. Departemen Operational Divisi yang langsung terkait dengan sistem adalah divisi Store mencakup Warehouse Receiving, Groceries, Meat & Fish, Fruit & Vege, Cashier, Dairy & Frozen. Divisidivisi ini berfungsi sebagai divisi-divisi yang melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional pada masing-masing bagian. Departemen Purchasing Divisi yang langsung terkait dengan sistem adalah divisi Merchandising. Divisi Merchandising berfungsi sebagai divisi yang melakukan kegiatan-kegiatan pembelian barang. 3.4 Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan 3.4.1 Prosedur Pembelian Barang yang Diterapkan Prosedur pembelian yang diterapkan pada PT Supra Boga Lestari adalah sebagai berikut:
53 Prosedur pembelian barang dimulai dari sales-sales yang secara rutin berkunjung. Setelah mengkonfirmasi bagian Warehouse dan menyesuaikan dengan stok barang yang ada di gudang kemudian bagian Warehouse membuat Surat Permintaan Barang yang telah disesuaikan dengan jumlah dan permintaan barang sebanyak dua rangkap: Rangkap pertama diarsipkan ke bagian Purchasing. Rangkap kedua di serahkan ke bagian Warehouse. Bagian Purchasing membuat Purchase Order (PO) sebanyak empat rangkap: Rangkap pertama diserahkan ke bagian Supplier. Rangkap kedua diarsipkan ke bagian Accounting. Rangkap ketiga diserahkan ke bagian Warehouse. Rangkap keempat diarsipkan ke bagian Receiving. 3.4.2 Prosedur Penerimaan Barang yang Diterapkan Prosedur penerimaan yang diterapkan pada PT Supra Boga Lestari adalah sebagai berikut: Menerima Purchase Order (PO) lebar keempat dari bagian Purchasing. Menerima faktur penjualan lembar pertama surat jalan lembar kedua dari supplier yang bersangkutan. Mengecek apakah faktur penjualan sesuai dengan Purcahase Order. Jika sesuai, barang akan dicek apakan merupakan barang perishable atau nonperishable.
54 Jika barang yang dikirim adalah barang perishable, maka selnjutnya staff akan mengecek kondisi dan quantity barang denagn scanner. Jika pengecekan tidak sesuai, maka barang akan dikembalikan ke supplier. Jika pengecekan barang sesuai, PO akan disetujui. Jika faktur penjualan tidak sesuai dengan PO, maka faktur akan direvisi sesuai dengan PO oleh bagian Receiving. Menyerahkan PO lembar pertama ke supplier. Mencatat pengembalian barang ke supplier di buku tolakan. Menyerahkan PO lembar pertama, faktur penjualan lembar pertama ke supplier. Mencetak form receiving setelah pengecekan berhasil. Menyerahkan PO lembar kedua dan faktur penjualan lembar kesua ke bagian Accounting. 3.4.3 Prosedur Penyimpanan Barang yang Diterapkan Prosedur penyimpanan yang diterapkan pada PT Supra Boga Lestari adalah sebagai berikut: Menerima barang fisik dari bagian Receiving. Mengecek apakah barang merupakan kategori food atau non-food. Jika termasuk dalam kategori food, barang akan ditempatkan di gudang kering. Jika termasuk dalam kategori non-food, barang akan ditempatkan di tempat penyimpanan non-food. Membuat kartu stok dan mencatat tanggalnya.
55 3.5 Diagram Alir Data Berikut adalah diagram alir data (Flowchart) dari sistem yang sedang berjalan: SUPPLIER WAREHOUSE PURCHASING ACCOUNTING Mulai 2 Mengecek stok display Membuat Surat Permintaan Barang SPB 2 Buat PO SPB 1 SPB 1 4 3 2 N 2 3 PO 1 PO 2 3 A N Supplier Gambar 3.2 Diagram Alir Pembelian Barang
56 SUPPLIER RECEIVING WAREHOUSE Mulai Buat Faktur A 2 Faktur Penjualan1 3 SPB 1 PO 4 PO 3 Faktur Penjualan 1 PO 3 Cocok? Tidak Revisi PO Ya Barang Perishable Tidak C Ya Cek Kondisi dan Qty Barang Sesuai? Tidak Kembali ke Supplier Selesai Serah Terima Barang Ya Cek dan Approved PO Prosedur Penyimpanan Selesai B Gambar 3.3 Diagram Alir Penerimaan Barang
57 SUPPLIER RECEIVING ACCOUNTING B C Ok? Ya Tidak Revisi PO Cek quality dan Quantity barang Cetak form Receiving ke komputer Sesuai Order? Tidak Kembali kan ke Supplier Ya Serahkan PO ( copy ) + faktur ke Accounting Simpan Barang Selesai Selesai Ya Ada CN? PO 1 Tidak Faktur Penjualan 1 Cek dan Approve d PO OK Ya Tidak Revisi PO Cetak Form Receiving PO 2 Faktur Pejualan 2 Form Receiving Selesai Gambar 3.4 Diagram Alir Penerimaan Barang ( lanjutan )
Gambar 3.5 Diagram Alir Penyimpanan Barang
59 PURCHASING WAREHOUSE ACCOUNTING Mulai 1 PR 3 Membuat Purchase Return PR 2 3 Menyiapkan Barang yang Diinginkan 2 Diarsipkan Purchase Return 1 Kirim ke Supplier 1 N N PR 3 PR 3 N Gambar 3.6 Diagram Alir Retur Pembelian Barang
60 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melihat sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan, maka didapatkan point-point masalah yang dihadapi oleh PT. Supra Boga Lestari sebagai berikut: 1. Pada sistem yang lama sudah terkomputerisasi, namun masih ada kegiatan transaksi yang dicatat secara manual. 2. Keterlambatan menerima laporan pembelian dan stok barang yang akurat hingga akhir bulan sehingga menghambat strategi untuk bulan berikutnya 3. Pengadaan informasi tentang persediaan barang yang kurang akurat. Informasi persediaan barang belum terkoordinasi dengan baik sehingga apabila persediaan barang habis sebelum data diperbaharui akan terjadi penundaan transaksi yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 4. Keamanan data yang kurang terjamin. Hal ini disebabkan karena sistem yang diterapkan sekarang ini setiap karyawan dapat menggunakan sistem perusahaan. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Melihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah : 1. Merancang sistem basis data yang baru untuk mengelola data pembelian dan persediaan secara komputerisasi dan mengurangi pencatatan secara manual. 2. Membuat aplikasi database yang berhubungan dengan perubahan jumlah persediaan barang yang terintegrasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan data yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi pada perusahaan. Sistem yang dibuat dapat mensinkronisasi data jumlah barang berdasarkan transaksi yang terjadi
61 seperti receiving, stock adjustment, purchase return, transfer cabang dan transfer gudang. 3. Merancang aplikasi yang baru mempunyai fitur pencarian serta laporan yang lengkap sehingga memudahkan pihak manajemen untuk mencari informasi dan membantu dalam pengambilan keputusan. Bagian pembelian dapat membuat purchase order beserta data supplier baik supplier baru maupun lama beserta total pembelian dan memasukkannya ke dalam system, sehingga langsung dapat ditampilkan oleh bagian gudang dan juga dapat langsung digunakan dalam pembuatan laporan pembelian. 4. Merancang program dengan sistem password. Dengan demikian hanya pihak tertentu yang mempunyai wewenang dapat menggunakan sistem dari perusahaan.