KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA PENYEDIAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Nama : ATI ARINI BINTI SALIM Jawatan : Ketua Perdagangan Tarikh : 25 Jun 2018 Nama : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah (Akademik) Tarikh : 25 Jun 2018
Mukasurat 1 /13 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES... 2 1.1 Maklumat Umum Proses... 2 1.2 Rujukan... 2 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 3 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 3 1.5 Definisi... 3 1.6 Singkatan... 4 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1... 4 2.1 Proses Penyediaan.4 3. SWIMLANE 4.4.1... 7 3.1 Proses Penyediaan jadual Waktu..7 4. PROSES KERJA 4.4.1... 8 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 10 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 11 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 11 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5... 12 9. LAMPIRAN 8.5... 12 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 13
Mukasurat 2 /13 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Memastikan jadual disiapkan seminggu sebelum semester bermula supaya aktiviti Pembelajaran dan Pengajaran (P&) dapat dilaksanakan dengan berkesan. 2) Skop (key activities) a. Penyediaan jadual b. Pindaan jadual c. Pengemaskinian jadual 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Jadual disediakan seminggu sebelum semester bermula. b. Semua pensyarah akan diberikan jadual c. Pindaan jadual akan dibuat secara berperingkat d. Setiap jabatan akademik akan mempunyai Jadual Waktu Induk dan Induk Bilik 4) Pemilik proses a. Ketua b. Ketua Penyelaras c. Penolong Ketua Penyelaras d. Penyelaras 5) Pelanggan proses 5.2 a. b. Pelajar c. Kakitangan lain 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Pendidikan Politeknik b. Kementerian Pendidikan Tinggi 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. Dokumen Kurikulum b. Struktur Program c. Takwim Akademik d. Takwim Proses Pembelajaran & Pengajaran e. Pekeliling, peraturan & perundangan Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja b. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)
Mukasurat 3 /13 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia 7.1.2 Ketua Ketua Penyelaras Penolong Ketua Penyelaras Penyelaras Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Kemudahan mesyuarat dan penyediaan laporan Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan printer Pengangkutan 7.1.3 (c) - Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) - Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 - Bahan 7 Alat tulis dan perisian jadual Persekitaran 7.1.4 Selamat & kondusif Pengetahuan 7.1.6 Kemahiran melayari perisian jadual Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan Kompetensi kakitangan 7.2 Kursus dalaman berkaitan perisian jadual Lain-lain 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima Penyelaras 1 minggu sebelum Perisian jadual Semua semester bermula pensyarah 1. 2. Makmal/Bengkel 3. Induk 4. Induk Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel 5. Induk Program 1.5 Definisi Penyelaras Penyelaras Penyelaras Penyelaras 1 minggu sebelum semester bermula 1 minggu sebelum semester bermula 1 minggu sebelum semester bermula 1 minggu sebelum semester bermula Perisian jadual Perisian jadual Perisian jadual Perisian jadual Penyelaras Makmal/Bengkel Ketua Ketua Ketua PERKATAAN Ketua PENERANGAN Pegawai yang dilantik untuk mengetuai hal-hal pengurusan dan pentadbiran di dalam sesuatu jabatan.
Mukasurat 4 /13 Ketua Penyelaras Penolong Ketua Penyelaras Penyelaras Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel Makmal/ Bengkel Tarikh Siap Tarikh Kuatkuasa Pegawai yang dilantik untuk menyelaras jdual bagi semua jabatan. Pegawai yang dilantik untuk membantu KPJW menyelaras jadual bagi semua. Pegawai yang dilantik untuk menyediakan jadual jabatan. Jadual yang mengandungi hari, masa, program, kursus, kod nama pensyarah dan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel bagi satu semester. Jadual yang mengandungi hari, masa, kod nama pensyarah, kursus, program dan Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel bagi satu semester. Jadual yang mengandungi hari, masa, Bilik Kuliah/ Makmal/Bengkel, kursus, program dan kod nama pensyarah bagi satu semester. Jadual yang mengandungi hari, masa, kursus, program dan kod nama pensyarah kursus bagi satu semester Jadual yang mengandungi hari, masa, kursus, program dan kod nama pensyarah kursus bagi satu semester Merujuk seminggu sebelum sesi baharu bermula Merujuk seminggu sebelum kuliah bermula 1.6 Singkatan SINGKATAN KJ KPJW PKPJW PJWJ PENERANGAN Ketua Ketua Penyelaras Penolong Ketua Penyelaras Penyelaras 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Proses Penyediaan SOURCE OF INPUTS KJ KP Penyelaras Kualiti INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS Senarai kursus yang akan ditawarkan Senarai nama pensyarah kursus Salinan kurikulum Salinan Struktur Program Kalender Akademik DAPAT MAKLUMAT KANDUNGAN YANG DISAHKAN DARIPADA KETUA JABATAN Maklumat yang diperlukan untuk membina jadual KPJW KJ KP KPJW Senarai bilik kuliah Slot bagi jabatan sokongan BUAT MESYUARAT Agihan bilik kuliah Agihan slot jabatan sokongan Tarikh siap penyediaan jadual Tarikh kuatkuasa jadual KPJW PKPJW
Mukasurat 5 /13 PKPJW KJ KJ Maklumat kandungan jadual Keputusan mesyuarat jadual Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel Induk Program Induk Induk SEDIA JADUAL SEMAK JADUAL SAH JADUAL PAMER JADUAL Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ Induk Program yang telah disemak Induk yang telah disemak Induk Bilik Kuliah/ yang telah disemak yang telah disemak yang telah disemak Induk Program yang telah disahkan Induk yang telah disahkan Induk Bilik Kuliah/ yang telah disahkan yang telah disahkan yang telah disahkan Induk Program dipamer di Bilik /Bilik KJ PKPJW KJ
Mukasurat 6 /13 PKPJW PKPJW Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel Makmal/ Bengkel Borang Penyerahan Dan Penerimaan Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ Makmal / Bengkel Maklumat kandungan jadual Keputusan mesyuarat jadual Maklumat Kursus / jadual yang tidak lancar Sebarang perancangan terhadap Tindakan Pembetulan SERAH JADUAL NILAI KEBERKESANAN PROSES PENYEDIAAN SIMPAN JADUAL PINDA JADUAL JIKA TERDAPAT SEBARANG PEMBETULAN Induk dipamer di Bilik KJ / Bilik Induk Bilik Kuliah/ dipamer di Bilik KJ/ Bilik dipamer di Makmal / Bengkel Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu yang telah ditandatangani oleh pensyarah Proses P&P berjalan lancar Perancangan Tindakan Pembetulan Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ Pelaksanaan Tindakan Pembetulan Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ PKPJW KJ
Mukasurat 7 /13 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Proses Penyediaan KETUA JABATAN KETUA PENYELARAS / PENOLONG KETUA PENYELARAS JADUAL PENYELARAS JADUAL JABATAN PENSYARAH BUAT MESYUARAT DAPAT MAKLUMAT KANDUNGAN JADUAL Tidak Lengkap SEDIA / PINDA JADUAL SEMAK Lengkap SAH / PINDAAN JADUAL PAMER JADUAL / PINDAAN SERAH JADUAL / PINDAAN TERIMA JADUAL TIDAK NILAI KEBERKESANAN SIMPAN JADUAL / PINDAAN YA
Mukasurat 8 /13 4. PROSES KERJA 4.4.1 Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Penyelaras Jadual Waktu Dapat maklumat kandungan jadual yang disahkan daripada Ketua, seperti: Senarai kursus yang akan ditawarkan Senarai nama pensyarah kursus Salinan kurikulum Salinan Struktur Program Kalender Akademik 2. Ketua Penyelaras 3. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu / Penyelaras Jadual Waktu Buat mesyuarat jadual.tentukan bagi setiap jabatan: Senarai bilik kuliah Slot bagi jabatan sokongan Tarikh siap jadual Tarikh kuatkuasa jadual Sedia jadual. Memastikan setiap jabatan mempunyai set jadual yang berikut (yang berkaitan): Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ 4. Ketua / Penyelaras Jadual Waktu Semak jadual. Memastikan semua set jadual yang berkaitan disemak. 5. Ketua Sah jadual. Mengesahkan semua set jadual yang telah disemak. 6. Penyelaras Jadual Waktu 7. Penyelaras Jadual Waktu Pamer jadual. Memastikan setiap set jadual berikut dipamerkan: Induk Program dipamer di Bilik KJ / Bilik Induk dipamer di Bilik KJ / Bilik Induk Bilik Kuliah/ dipamer di Bilik KJ/ Bilik Makmal/ Bengkel dipamer di Bilik Penyelaras Makmal/ Bengkel Serah jadual kepada pensyarah. Bukti penyerahan menggunakan Borang Penyerahan Dan Penerimaan yang telah ditandatangani oleh pensyarah.
Mukasurat 9 /13 Bil Tanggung jawab Tindakan 8. Penolong Ketua Nilai keberkesanan proses penyediaan jadual. Penyelaras Jadual Membuat perancangan dan melaksanakan tindakan pembetulan jika Waktu / proses P&P tidak dapat berjalan lancar disebabkan jadual. Penyelaras Jadual Waktu 9. Penolong Ketua Penyelaras Jadual Waktu / Penyelaras Jadual Waktu Pinda jadual jika terdapat sebarang pembetulan. Dapatkan maklumat yang berkaitan: Maklumat Kursus / jadual yang tidak lancar Sebarang perancangan terhadap tindakan pembetulan Pastikan pindaan jadual mempunyai set pindaan yang berikut (yang mana berkaitan): Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ 10. Ketua Semak pindaan jadual. 11. Ketua Sah pindaan jadual. Bukti pengesahan kepada set pindaan yang berikut (yang mana berkaitan): Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ 12. Penyelaras Jadual Waktu 13. Penyelaras Jadual Waktu Pamer pindaan jadual. Memastikan setiap set pindaan jadual berikut dipamerkan: Induk Program dipamer di Bilik KJ / Bilik Induk dipamer di Bilik KJ / Bilik Induk Bilik Kuliah/ dipamer di Bilik KJ/ Bilik Makmal/ Bengkel dipamer di Bilik Penyelaras Makmal @ Bengkel Serah pindaan jadual kepada pensyarah. Menggunakan Borang Penyerahan Dan Penerimaan dan ditandatangani oleh pensyarah. Cop BATAL ke atas jadual lama yang telah dipinda.
Mukasurat 10 /13 Bil Tanggung jawab Tindakan 14. Penolong Ketua Nilai keberkesanan proses penyediaan terhadap pindaan jadual. Penyelaras Jadual Membuat perancangan dan melaksanakan tindakan pembetulan jika Waktu / proses P&P tidak dapat berjalan lancar disebabkan jadual. Penyelaras Jadual Waktu 15. Ketua Simpan jadual / pindaan jadual. Memastikan set jadual induk / pindaan jadual induk (yang telah disahkan) disimpan : Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (PLAN) Output perancangan Senarai bilik kuliah Slot bagi jabatan sokongan Tarikh siap jadual Tarikh kuatkuasa jadual Kelulusan perancangan Ketua Penyelaras Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders Rujuk dan akur kepada proses kerja Penggunaan borang-borang seperti di lampiran Pemantauan ketua Kawalan proses yang disumber luar 8.4 Semakan dan pengesahan kompetensi Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 Kod Kursus Kod Nama Kod Bilik Kuliah/ Makmal/ Bengkel Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Jadual pensyarah Pemuliharaan 8.5.4 Perisian jadual Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5 Bengkel penggunaan perisian jadual (jika perlu) Kawalan Perubahan 8.5.6 Pindaan jadual Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Mukasurat 11 /13 Tindakan pembetulan 10.2 Senarai baru untuk kursus yang ditawarkan Senarai baru untuk nama pensyarah kursus Senarai agihan bilik kuliah yang baru Membuat pembetulan terhadap slot jabatan sokongan Membuat pindaan dan pembetulan hingga selari dengan takwim P&P Mengisi maklumat berkaitan tindakan pembetulan dalam Borang Penyerahan Dan Penerimaan Jadual Waktu. Membuat pindaan dan pembetulan hingga masalah dapat diselesaikan. Penambahbaikan 10.3 Kemaskini perisian jadual 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 BIL OUTPUT 1. Senarai nama kursus yang ditawarkan Senarai nama pensyarah kursus yang akan mengajar POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Kesilapan dalam menyenaraikan kursus Kesilapan dalam menyenaraikan pensyarah kursus TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Semakan oleh Ketua Akademik TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Senarai baru untuk kursus yang ditawarkan Senarai baru untuk nama pensyarah kursus 2. Agihan bilik kuliah Agihan slot jabatan sokongan Penggunaan bilik kuliah yang tidak optimum Slot bagi Sokongan tidak dapat dijalankan Semakan oleh Ketua Penyelaras Semakan oleh Penolong Ketua Penyelaras Senarai agihan bilik kuliah yang baru Membuat pembetulan terhadap slot jabatan sokongan 3. Tarikh siap jadual Tarikh kuatkuasa jadual Jadual tidak dapat disiapkan dalam tempoh seminggu sebelum semester bermula Semakan oleh Ketua Penyelaras Semakan oleh Penolong Ketua Penyelaras Membuat pinda dan pembetulan hingga selari dengan takwim P&P
Mukasurat 12 /13 4. Induk Program Induk Induk Bilik Kuliah/ Jadual tidak berjalan lancar kerana perkara-perkara berikut: a. Kursus yang tertinggal dari senarai kursus b. Penggunaan bilik kuliah yang tidak sesuai c. 2 atau lebih kursus menggunakan bilik kuliah yang sama d. Lain-lain yang berkaitan Semakan oleh Penyelaras Mengisi maklumat berkaitan tindakan pembetulan dalam Borang Penyerahan Dan Penerimaan. Membuat pindaan dan pembetulan hingga masalah dapat diselesaikan. 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD 1. Induk Program 2. Induk 3. Induk Bilik Kuliah / Makmal / Bengkel 4. 5. 6. Borang Penyerahan Dan Penerimaan 7. Borang Kajiselidik Analisis Dan Laporan 8. Perancangan dan penilaian tindakan ke atas Analisis Laporan 9. LAMPIRAN 8.5 TEMPOH TEMPAT SIMPANAN SIMPANAN 3 tahun Pejabat Ketua 3 tahun Pejabat Ketua 3 tahun Pejabat Ketua 3 tahun Fail Rekod 3 tahun Pejabat Ketua 3 tahun Pejabat Ketua 1 tahun Fail Kajiselidik 1 tahun Fail Kajiselidik KATEGORI Terhad Terhad Terhad Terhad Terhad Terhad Terhad Terhad RUJUKAN NAMA LAMPIRAN 1) (1)(25-06-18) Induk Program 2) (2)(25-06-18) Induk 3) (3)(25-06-18) Induk Bilik Kuliah / 4) (4)(25-06-18) 5) (5)(25-06-18) 6) (6)(25-06-18) Borang Penyerahan Dan Penerimaan
Mukasurat 13 /13 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan organizational knowledge organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document b. Hardcopy vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal. vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08/09/2017 02 25/06/2018 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES, SIPOC DIAGRAM, PROSES KERJA dan LAMPIRAN P02. P03. 2-13 5.6.2018 KSP BIL 1/2018
(1)(25-06-18) LAMPIRAN 1
LAMPIRAN 2 (2)(25-06-18) (2)(25-06-18)
(3)(25-06-18) LAMPIRAN 3
(5)(25-06-18) LAMPIRAN 5
LAMPIRAN 6 BORANG PENYERAHAN DAN PENERIMAAN JABATAN SESI BIL NAMA PENSYARAH/ MAKMAL/BENGKEL TTGN TERIMA/TARIKH TTGN TERIMA/TARIKH (PINDAAN JIKA ADA) CATATAN PINDAAN (6)(25-06-18)