BAB 3 ANALISIS 3.1 Sejarah perusahaan PT Pintu Mas Mulia Kimia didirikan sejak 26 April 1989 oleh Bapak William Nasrin sebagai sebuah perusahaan yang bergerak pada penjualan dan jasa bahan bahan kimia. Sejak didirikan, perusahaan ini telah menjadi sebuah perusahaan distributor bahan kimia yang terpercaya di Indonesia. Dimana beberapa konsumen besarnya antara lain adalah P.T. Indofood Frito lay, P.T. Sinar Mas, dan juga P.T. lautan Luas. Dengan didirikannya pabrik dan gudang yang memadai, maka sejak tahun 19 September 1996, P.T. Pintu Mas Mulai Kimia kemudian melebarkan sayap bisnisnya ke bidang kertas sebagai salah satu penyedia bahan baku untuk membuat berbagai macam kertas ke perusahaan perusahaan pembuat kertas seperti P.T. Sinar Mas. Pada awalnya berdirinya, P.T. Pintu Mas Mulia Kimia mempunyai jumlah tenaga kerja sebanyak 39 orang. Namun seiring dengan semakin berkembangnya perusahaan ini, maka hingga saat ini, P.T. Pintu Mas Mulia Kimia telah memiliki tenaga kerja sebanyak 89 orang dan pada masa masa kedepan dapat dipastikan bahwa P.T. Pintu Mas Mulia Kimia akan menambah jumlah pegawainya, karena permintaan dari perusahaan yang membeli bahan baku dari P.T. Pintu Mas Mulia Kimia semakin meningkat jika dilihat dari laporan tahunan dari perusahaan ini. P.T. Pintu Mas Mulia Kimia berlokasi di daerah Tanah Abang, tepatnya pada Jalan Tanah abang 3 nomor 5-7, Jakarta Pusat. 25
26 3.2 Struktur Organisasi Presiden Direktur Marketing &Finance Direktur Executive Direktur Engineer Direktur Purchasing Marketing & Sales Finance & Accounting Human Resources Department Production and Operation Management (POM) Technical Support Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.3. Pembagian tugas dan tanggung jawab Secara garis besar uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : Presiden Direktur 1. Menentukan garis besar kebijaksanaan perusahaan serta menetapkan tujuan jangka pajang
27 2. Memberikan pengarahan serta menangani masalah yang timbul pada tingkat manajemen. 3. Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan secara keseluruhan. 4. Secara berkala memantau jalannya perusahaan serta mendapatkan laporan mengenai kondisi perusahaan secara garis besar. 5. Menggantikan tugas direktur pada saat direktur berhalangan hadir, contohnya : bila Direktur harus mengikuti rapat tahunan pihak principal Marketing & Finance Direktur 1. Menetapkan harga maupun syarat penjualan untuk setiap jenis produk. 2. Bertanggung jawab atas para karyawan bawahannya. 3. Membina hubungan yang baik dengan pihak principal, khususnya dengan direktur dan tingkat diatasnya. 4. Membuat rencana pemasaran untuk barang yang dijual 5. Membina hubungan baik dengan pelanggan. Executive Direktur 1. Membina hubungan baik dengan pihak principal khususnya tingkat direktur ke atas, dalam hal ini PT Pintu Mas Mulia Kimia. 2. Mengatur kelancaran seluruh aktifitas yang berkaitan dengan SDM sehari-hari. 3. Menyetujui permintaan karyawan yang bersifat khusus. 4. Menganalisa laporan-laporan yang masuk serta menentukan tindak lanjut yang harus diambil berdasarkan laporan tersebut.
28 Engineer Direktur 1. Membina hubungan yang baik dengan pihak principal, khususnya dengan direktur dan tingkat diatasnya. 2. Mengatur kelancaran seluruh aktifitas yang berkaitan dengan teknisi sehari-hari. Purchasing 1. Bertanggung jawab atas para karyawan bawahannya. 2. Membina hubungan yang baik dengan pihak principal, khususnya dengan direktur dan tingkat diatasnya. 3. Menentukan barang apa yang harus dibeli untuk mencukupi stok yang ada di gudang, sehingga persediaan barang tidak kekurangan. 4. Memeriksa laporan gudang yang berisi tentang laporan jumlah stok dan juga laporan pergerakan barang. 5. Bekerja sama dengan manager divisi marketing dan sales untuk menentukan harga jual sebuah barang. Marketing & Sales 1. Memasarkan produk yang dijual oleh perusahaan. 2. Memikirkan strategi pemasaran yang tepat 3. Menangani transaksi transaksi dan pemesanan dari customer. 4. Membuat laporan penjualan dan laporan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan sales dan marketing.
29 Finance & Accounting 1. Membuat laporan keuangan dan laporan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan akunting secara periodik. 2. Bertanggung jawab terhadap segala kegiatan akunting dalam perusahaan. 3. Bertanggung jawab untuk mengarsipkan dokumen - dokumen akunting sehingga tersimpan dengan rapi dan aman. 4. Bersama-sama dengan bagian gudang melakukan stock opname mingguan serta tahunan. Human Resources Departement (HRD) Bertanggung jawab atas para karyawan bawahannya. 1. Membina hubungan yang baik dengan pihak principal, khususnya tingkat direktur keatas. 2. Bertanggung jawab atas penerimaan dan juga pemberhentian karyawan. 3. Memasukkan data dari setiap karyawan yang bekerja di perusahaan ini dan juga memantau kinerja dari karyawan tersebut. 4. Mengatur kelancaran jalannya sistem pembayaran gaji dan tunjangan seluruh karyawan. 5. Menetapkan besarnya bonus tahunan dan kenaikan gaji yang diterima oleh setiap karyawan berdasarkan laporan dari direktur dan dari bagian HRD. Production and Operation Management (POM) 1. Bertanggung jawab dalam membuat barang yang akan dipasarkan. 2. Bertanggung jawab dalam pengoperasian mesin produksi
30 3. Bekerja sama dengan bagian gudang untuk menjaga agar stok barang baku tetap tersedia dengan baik. Technical Support 1. Memastikan pemasangan komputer baik yang berfungsi sebagai work station maupun server beserta peralatan yang ada di perusahaan berfungsi dengan baik. 2. Menyimpan back up data server ke dalam CD setiap bulan. 3. Bertanggung jawab memberikan training tentang sistem kepada karyawan. 4. Bertanggung jawab terhadap pekerjaan teknis di dalam perusahaan. 5. Mengurus pekerjaan yang bersifat teknis dalam proyek yang sedang dan akan dilakukan perusahaan. 6. Membuat laporan dan koordinasi kepada direktur engineer mengenai setiap pekerjaan yang dilakukan. 7. Bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem di perusahaan. 3.4. Tata Laksana Prosedur yang Berjalan Secara garis besar sistem memiliki 7 user yang terdiri dari presidan direktur, direktur, manager pada masing-masing departemen, HRD, accounting, sales, dan warehouse. HRD pada sistem ini mewakili karyawan yang bekerja di departemen bagian HRD dan warehouse mewakili karyawan di bagian gudang.
31 3.4.1. Prosedur Perekrutan dan Pendataan Karyawan Perekrutan karyawan dilakukan dengan dua jalan, yaitu : melalui jalan kontrak dan masa percobaan kerja selama tiga bulan. Perekrutan karyawan melalui masa percobaan selama tiga bulan dilakukan karena perusahaan membutuhkan tambahan karyawan tetap. Pendataan karyawan dilakukan dengan pencatatan secara manual pada kertas dan dimasukan di dalam arsip karyawan. Jika karyawan ingin melakukan perubahan pada data pribadinya maka karyawan akan mengisi kembali formulir data karyawan dan menyerahkannya ke bagian HRD untuk dicatat perubahan dari data tersebut dan dimasukan kembali ke dalam arsip karyawan. 3.4.2. Prosedur Tugas Dinas Pemberian tugas atau kerja dilakukan oleh manager dengan cara memberikan secara manual kepada karyawan dapat berupa pesan atau lembaran-lembaran kertas laporan / tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan pada saat itu juga, dan jika tugas yang diberikan adalah tugas dinas, maka karyawan akan melapor kepada divisi HRD bahwa dia akan melakukan tugas dinas dengan menyertakan tanggal tugas, kemudian, akomodasi dan transportasi akan diatur oleh bagian transportasi dan akomodasi setelah mendapatkan informasi tentang tugas dinas yang akan dilakukan oleh karyawan. 3.4.3. Prosedur Pemberian Bonus Pemberian bonus dilakukan pada akhir bulan dengan melihat hasil kerja seorang karyawan. Hasil kerja tersebut terbagi menjadi beberapa bagian yaitu, daftar absensi, penilaian oleh atasan karyawan yang bersangkutan, dan khusus untuk sales adalah
32 komisi yang dia dapat dari hasil penjualan selama satu bulan. Bonus tersebut akan langsung ditambahkan ke jumlah gaji karyawan tersebut. 3.4.4. Prosedur Penilaian Karyawan Penilaian karyawan dilakukan oleh dua pihak, yaitu dari pihak HRD yang menilai tentang kerajinan seorang karyawan seperti apakah karyawan tersebut sering masuk telat atau tidak pernah telat. Pihak kedua adalah pihak atasan karyawan manager tersebut, dalam hal ini adalah manager yang menjadi atasan karyawan tersebut. Penilaian dilakukan setiap akhir bulan sebelum penghitungan gaji dengan cara sistem akan secara otomatis memberikan kuesioner tentang karyawan kepada HRD dan manager yang berisi tanda bintang sebanyak 5 buah. Bintang tersebut akan melambangkan penilaian karyawan, makin banyak bintang, maka makin baik pula performa karyawan tersebut. Hasil dari kedua pihak tersebut akan digabung untuk kemudian dicari hasil rata rata penilaian tersebut. 3.4.5. Prosedur Pemberian Laporan Pemberian laporan, dalam hal ini mencakup laporan dari setiap departemen, akan dikirim kedalam sistem, yang kemudian akan dikirim kepada manager untuk kemudian diperiksa, dan kemudian akan dikirim ke pihak direktur untuk dilakukan pemeriksaan sekali lagi, dan setelah selesai, maka laporan laporan tersebut akan disimpan kedalam arsip database untuk disimpan.
33 3.4.6. Prosedur Pengumuman Pengumuman, dalam hal ini mencakup pesan, pemberitahuan, dan juga peringatan. Pengumuman akan dikirim kedalam sistem beserta alamat yang dituju, kemudian sistem akan segera mengirimkannya ke alamat yang dituju berupa sebuah pesan yang menyerupai e-mail. 3.4.7. Prosedur Persetujuan transaksi Persetujuan transaksi akan dilakukan ketika sales akan membuat sebuah transaksi. Pertama, sales akan meminta persetujuan tentang transaksi yang akan dibuat, pertama, sales akan mengirimkan tentang penawaran yang dibuat oleh pelanggan, kemudian manager akan memeriksa harga dan stok dari bagian purchasing, kemudian setelah semua disetujui oleh manajer, kemudian laporan ini akan diterusakan kepada direktur finance dan marketing untuk mendapatkan persetujuan, kemudian setelah semua sudah setuju maka transaksi akan dilakukan. Pengambilan keputusan dilakukan oleh dua pihak yaitu manager dan direktur untuk alasan keamanan, karena jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pihak manager saja, ada kemungkinan keputusan yang diambil keliru.
34 3.5. Arsitektur Sistem yang Dimiliki Perusahaan Gambar 3.2 Arsitektur Sistem Keterangan Gambar 3.2 Simbol dari internet Simbol dari server pusat Simbol dari database pusat
35 Simbol dari router Simbol dari server cabang perusahaan Simbol dari database cabang perusahaan Simbol dari komputer / PC 3.6. Permasalahan PT Pintu Mas Mulia Kimia merupakan perusahaan yang sedang berkembang dimana perusahaan ini mempunyai sebuah sistem yang masih terbilang cukup sederhana sehingga masih mempunyai kekurangan sebagai berikut : 1. Besarnya biaya operasional yang dikeluarkan akibat transportasi dan komunikasi. 2. Pengaksesan data untuk karyawan rumit. 3. Pengaturan kerja karyawan yang sulit karena manager sering dinas keluar kota.. 4. Penyampaian informasi dan data yang masih cukup rumit karena masih menggunakan sistem yang sederhana. 5. Tidak ada mekanisme penilai kinerja karyawan. 6. karyawan dan manager harus berada di dalam kantor untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. 7. Letak pabrik dan gudang yang jauh dari kantor pusat.
36 3.7 Usulan pemecahan masalah Karena melihat sistem yang berjalan saat ini, maka di usulkan untuk : 1. Membuat sebuah sistem yang sederhana untuk mencatat dan menyimpan data karyawan. 2. Membuat sistem untuk menilai hasil kerja karyawan. 3. Membuat sistem untuk mempermudah dalam memberikan tugas kerja. 4. Membuat sebuah sistem yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh karyawan secara cepat, akurat dan terkini. 5. Membuat sebuah sistem yang berbasis web sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja selama mempunyai koneksi internet. 6. Pengaturan kerja melalui web.