BAB 3 DESKRIPSI UMUM PT. PADUMACOM KARYA JAYA

Transkripsi

1 BAB 3 DESKRIPSI UMUM PT. PADUMACOM KARYA JAYA 3.1 Tentang Perusahaan Dalam subbab ini akan dijelaskan hal-hal mengenai perusahaan PT. PADUMACOM KARYA JAYA seperti sejarah, kegiatan, struktur organisasi perusahaan, visi misi, dan juga sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan Sejarah Perusahaan PT. PADUMACOM KARYA JAYA adalah perusahaan yang didirikan pada tahun 1996 untuk menjadi perusahaan spesialis di bidang Sistem Komunikasi Radio. Dengan pengalaman kerja selama 12 tahun dalam bidang Radio Komunikasi, perusahaan PT. PADUMACOM KARYA JAYA mampu membangun dan memelihara Jaringan Radio dari Sistem Komunikasi Radio Konvensional yang sederhana sampai Jaringan Radio Trunking yang rumit di seluruh Indonesia. Secara umum, sampai saat ini PT. PADUMACOM KARYA JAYA telah banyak menyelesaikan proyek-proyek Radio Komunikasi yang bersifat turn-key basis dengan melakukan : Design, survey lokasi, pengadaan, pemasangan sampai Testing, Commissioning dan Maintenance (Jasa Perawatan Rutin). Pada tahun 2001, PT. PADUMACOM KARYA JAYA telah dipercaya oleh pihak Motorola Inc. untuk menjadi Authorized Service Center Radio komunikasi merk Motorola di Indonesia hingga saat ini. Untuk menjaga citra Radio Motorola di Indonesia - PT. PADUMACOM KARYA JAYA berusaha untuk terus mempercepat pelayanan purna jual dan perbaikan radio-radio Motorola yang diserahkan kepada PT. PADUMACOM 81

2 82 KARYA JAYA dengan tetap menjaga mutu hasil kerja perusahaan. Untuk itu PT. PADUMACOM KARYA JAYA menyiapkan suku cadang radio yang lengkap di gudang perusahaan dan memberikan training kepada teknisi-teknisi PT. PADUMACOM KARYA JAYA agar tetap mengikuti perkembangan teknologi radio - terutama radio merk Motorola. Sampai saat ini perusahaan PT. PADUMACOM KARYA JAYA telah banyak menyelesaikan proyek-proyek Radio Komunikasi besar di seluruh Indonesia dan dipercaya untuk memelihara keseluruhan sistem radio tersebut sampai saat ini. PT. PADUMACOM KARYA JAYA berpengalaman dan mampu untuk mengintegrasikan Sistem Radio Komunikasi dengan media lain, misalnya : Jaringan kabel Telepon (Telkom), Fiber Optic, VSAT bahkan GPS (Global Positioning System), untuk menciptakan suatu sistem telekomunikasi yang kompleks lengkap serta memenuhi keinginan pelanggan. Perusahaan besar yang menjadi pelanggan PT. PADUMACOM KARYA JAYA sampai saat ini, antara lain : 1. PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) 2. PT. Transportasi Gas Indonesia 3. ConocoPhillips Indonesia Inc. (d/h Gulf Resources Indonesia Inc.) 4. ExxonMobil Indonesia Inc. 5. PT. Perusahan Listrik Negara (Persero) 6. PT. Tripatra Engineerings & Constructors 7. PT. Petrosea 8. PT. Nindya Karya (Persero) 9. PT. Indosiar Visual Mandiri

3 Kegiatan Perusahaan Produk Sesuai dengan komitmen PT. PADUMACOM KARYA JAYA untuk selalu memasarkan produk-produk ternama dan berkualitas terbaik, PT. PADUMACOM KARYA JAYA telah menjalin kerjasama dengan para produsen peralatan Radio Komunikasi dunia, antara lain : Two-way Radio Communication: Motorola Coaxial Cable and Connector: Andrew Antenna, Duplexer and Filter: Celwave Untuk melengkapi produk-produk ternama di atas, PT. PADUMACOM KARYA JAYA juga mampu memfabrikasi tower radio untuk jenis : Deep Galvanized Triangle Mast and Self Support segala ukuran termasuk pemasangannya di seluruh Indonesia Jasa Seluruh pengalaman dan komitmen PT. PADUMACOM KARYA JAYA tersebut membuat perusahaan tersebut berani untuk menjamin bahwa PT. PADUMACOM KARYA JAYA adalah perusahaan spesialis Radio Komunikasi yang handal dan dapat dipercaya untuk memberikan pelayanan Jasa Radio Komunikasi di seluruh Indonesia, untuk jenis pekerjaan sebagai berikut : 1. Survey lokasi 2. Desain Sistem 3. Pengadaan dan Pemasangan 4. Pelatihan dan Pengetesan 5. Pemeliharaan 6. Perbaikan

4 Workshop Karena kepercayaan pelanggan PT. PADUMACOM KARYA JAYA, sampai saat ini perusahaan terus berkembang pesat terutama di bidang workshop. PT. PADUMACOM KARYA JAYA berkeyakinan bahwa tanpa dukungan workshop yang handal, perusahaan tidak akan mampu memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggannya. Workshop PT. PADUMACOM KARYA JAYA dilengkapi dengan peralatan Radio Test Instrument terbaik serta didukung oleh personil teknisi yang berpengalaman di bidangnya serta bersertifikat Motorola, sehingga PT. PADUMACOM KARYA JAYA mampu memperbaiki peralatan radio hingga ke level komponen. Investasi di atas PT. PADUMACOM KARYA JAYA lakukan agar PT. PADUMACOM KARYA JAYA dapat memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan PT. PADUMACOM KARYA JAYA dalam hal : pemasangan, pemeliharaan dan perbaikan Peralatan Radio Komunikasi. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Peran Struktur Organisasi Perusahaan

5 85 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Wewenang dan Tanggung Jawab Director Direktur memiliki wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut: 1. Menentukan serta mengambil keputusan akan langkah dan kebijakan yang akan diambil perusahaan. 2. Mengawasi kinerja, relasi, dan mengarahkan departemendepartemen yang ada di bawahnya beserta staff yang bernaung di bawahnya. 3. Memberikan persetujuan dan mengawasi penggunaan sumber dana perusahaan Marketing Manager Marketing manager membawahi beberapa divisi yaitu divisi project dan retail dengan wewenang dan tanggung jawab masingmasing sebagai berikut: 1. Divisi Project bertugas untuk mencari, menerima, mengatur, dan mengawasi permintaan klien perusahaan yang berbentuk projek, seperti pemasangan dan perbaikan produk. 2. Divisi Retail bertugas untuk mencari, menerima, mengatur, dan mengawasi permintaan klien perusahaan yang ingin membeli produk dari perusahaan Technical Manager Technical manager membawahi beberapa divisi yaitu divisi workshop, field, IT dan Intern IT dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing sebagai berikut:

6 86 1. Divisi Workshop menerima perbaikan dan melakukan riset akan teknologi yang akan dipakai untuk memenuhi permintaan klien. 2. Divisi Field melakukan pemasangan, pemeriksaan atau perbaikan perangkat yang berada di lapangan. 3. Divisi IT melakukan pemasangan, perbaikan, serta pengawasan terhadap perangkat lunak pada perangkat yang ada di klien perusahaan serta kantor perusahaan PT. PADUMACOM KARYA JAYAsendiri. 4. Divisi Intern IT memiliki beberapa tanggung jawab berupa : Mengumpulkan kebutuhan dan menganalisa sistem yang sedang berjalan dan menemukan poin-poin permasalahan yang disebabkan oleh kondisi sistem yang sedang berjalan beserta menganalisa solusinya. Merancang sistem untuk membantu perusahaan berpindah dari pengerjaan yang bersifat manual ke sistem yang terotomatisasi. Melakukan pelatihan mengenai tata cara dan prosedur penggunaan aplikasi kepada pegawai perusahaan Administration Manager Administration manager membawahi beberapa divisi yaitu divisi accounting, general affair, HRD dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing sebagai berikut: 1. Divisi accounting melakukan penghitungan akan dana yang diterima atau harus dikeluarkan perusahaan. 2. Divisi general affair menjaga hubungan dengan pihak dari eksternal perusahaan.

7 3. Divisi HRD mengawasi dan mengatur sumber daya manusia milik perusahaan Visi dan Misi Visi Menjadi distributor dan retailer yang memberikan produk dan jasa terbaik kepada para pelanggan kami Misi 1. Menjalankan bisnis komunikasi radio yang menjunjung tinggi kepuasaan pelanggan dan kesejahteraan anggota perusahaan. 2. Menjalankan kegiatan usaha dengan kualitas tinggi dan inovatif yang memilik iintegritas tinggi terhadap kemajuan perusahaan. 3.4 Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang sekarang berjalan di PT. PADUMACOM KARYA JAYA adalah : 1. Pengajuan Cuti Pengajuan cuti dilakukan jika pegawai ingin meninggalkan kantor dengan alasan tertentu. Jika cuti dikarenakan hal-hal khusus, misal (Kedukaan, Pernikahan, dll), maka tidak akan mempengaruhi jatah cuti. Jatah cuti diberikan setiap awal tahun sebanyak 12 hari dan berlaku sepanjang tahun. Untuk pegawai baru (dibawah 1 tahun bekerja) jatah cutinya didapat dengan rumus : 12 bulan ketika pegawai tersebut mulai bekerja. Proses kerjanya adalah sebagai berikut : 1. Pegawai meminta formulir pengajuan cuti kepada divisi HRD. 2. Pegawai mengisi formulir pengajuan cuti. 3. Formulir pengajuan cuti diberikan ke divisi HRD. 4. Divisi HRD melihat sisa jatah cuti di arsip pegawai. 5. Divisi HRD mengisi data dan jatah cuti pegawai di formulir pengajuan cuti. 6. Divisi HRD memeriksa jatah cuti pegawai.

8 88 7. Jika jatah cuti pegawai kurang dari jumlah cuti yang diajukan, maka pengajuan cuti akan ditolak, divisi HRD akan memberi konfirmasi penolakan, kemudian pegawai menerima konfirmasi dari divisi HRD dan tidak bisa mengambil cuti. 8. Jika jatah cuti cukup, maka divisi HRD akan menandatangani formulir pengajuan cuti pegawai dan mengembalikan formulir pengajuan cuti ke pegawai. 9. Pegawai akan menyerahkan formulir pengajuan cuti kepada manajer divisinya untuk meminta persetujuan. 10. Jika manajer divisi menolak memberikan cuti, maka manajer divisi akan memberikan konfirmasi penolakan, kemudian pegawai menerima konfirmasi dari manajer divisi dan tidak bisa mengambil cuti. 11. Jika Manajer divisi menyetujui memberikan cuti, maka manajer divisi akan menandatangani formulir pengajuan cuti pegawai, mengembalikan formulir pengajuan cuti dan memberikan konfirmasi kepada pegawai. 12. Pegawai akan menerima konfirmasi dan formulir pengajuan cuti dari manajer divisi kemudian dapat mengambil cuti. 13. Pegawai akan menyerahkan formulir pengajuan cuti kepada divisi HRD. 14. Divisi HRD akan menyimpan formulir pengajuan cuti sebagai arsip. 15. Divisi HRD akan mengurangi jatah cuti pegawai.

9 Gambar 3.2 Flow Chart Pengajuan Cuti 89

10 90 2. Pengajuan Dinas Pengajuan Dinas dilakukan jika pegawai akan meninggalkan kantor keluar kota untuk alasan pekerjaan. Proses kerjanya adalah sebagai berikut : 1. Manajer proyek mengumumkan kepada pegawai jika ada pekerjaan di luar kota. 2. Pegawai meminta formulir pengajuan dinas kepada divisi HRD. 3. Pegawai mengisi formulir pengajuan dinas. 4. Formulir pengajuan dinas diberikan ke divisi HRD. 5. Divisi HRD meneruskan formulir pengajuan dinas yang telah diisi ke manajer teknikal. 6. Manajer teknikal akan menilai pegawai yang mengajukan dinas dengan kapabilitasnya untuk mengerjakan proyek. 7. Jika pegawai dianggap tidak mampu, maka pengajuan dinas akan ditolak, manajer teknikal akan memberi konfirmasi penolakan, kemudian pegawai menerima konfirmasi dari manajer teknikal dan tidak bisa mengajukan dinas. 8. Jika pegawai dianggap mampu, maka manajer teknikal akan menandatangani formulir pengajuan dinas pegawai kemudian mengembalikan formulir pengajuan dinas ke pegawai. 9. Pegawai akan menyerahkan formulir pengajuan dinas kepada manajer proyek untuk meminta persetujuan. 10. Jika manajer proyek menolak memberikan ijin dinas, maka manajer proyek akan memberikan konfirmasi penolakan, kemudian pegawai menerima konfirmasi dari manajer proyek dan tidak bisa mengajukan dinas. 11. Jika manajer proyek menyetujui memberikan ijin dinas, maka manajer dinas akan menandatangani formulir pengajuan dinas pegawai, mengembalikan formulir pengajuan dinas ke pegawai dan memberi konfirmasi kepada pegawai.

11 Pegawai akan menerima konfirmasi dan formulir pengajuan dinas dari manajer proyek. 13. Pegawai akan menyerahkan formulir pengajuan dinas kepada divisi HRD. 14. Divisi HRD akan menyimpan formulir pengajuan dinas sebagai arsip. 15. Divisi HRD akan mengirim salinan formulir pengajuan dinas kepada divisi akuntansi.

12 92 Gambar 3.3 Flow Chart Pengajuan Dinas

13 93 3. Pengajuan Lembur Pengajuan Lembur dilakukan jika pegawai akan/telah bekerja diluar jam kerja. Prosesnya adalah sebagai berikut : 1. Pegawai meminta formulir pengajuan lembur kepada divisi HRD. 2. Pegawai mengisi formulir pengajuan lembur. 3. Formulir pengajuan lembur diberikan ke divisi HRD. 4. Divisi HRD meneruskan formulir pengajuan lembur yang telah diisi ke manajer divisi. 5. Jika manajer divisi menolak pengajuan lembur, maka manajer divisi akan memberikan konfirmasi penolakan, kemudian pegawai menerima konfirmasi dari manajer divisi dan tidak bisa mendapat uang lembur. 6. Jika manajer divisi menyetujui pengajuan lembur, maka manajer divisi akan menandatangani formulir pengajuan lembur pegawai, mengembalikan formulir pengajuan lembur dan memberi konfirmasi kepada pegawai. 7. Pegawai akan menerima konfirmasi dan formulir pengajuan lembur dari manajer divisi. 8. Pegawai akan menyerahkan formulir pengajuan lembur kepada divisi HRD. 9. Divisi HRD akan menyimpan formulir pengajuan lembur sebagai arsip. 10. Divisi HRD akan mengirim salinan formulir pengajuan lembur kepada divisi akuntansi.

14 94 Gambar 3.4 Flow Chart Pengajuan Lembur

15 95 4. Pengajuan Penggantian Biaya Kesehatan Pengajuan Penggantian Biaya Kesehatan dilakukan jika pegawai telah berobat. Prosesnya adalah sebagai berikut : 1. Pegawai meminta formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan kepada divisi HRD. 2. Pegawai mengisi formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan.. 3. Formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan beserta dokumendokumen pendukung diberikan ke divisi HRD. 4. Divisi HRD memeriksa formulir penggantian biaya kesehatan. 5. Divisi HRD akan memeriksa formulir penggantian biaya kesehatan dan dokumen-dokumen pendukung. 6. Jika divisi HRD menolak pengajuan penggantian biaya kesehatan, maka divisi HRD akan memberikan konfirmasi penolakan, kemudian pegawai menerima konfirmasi dari divisi HRD dan tidak mendapat penggantian uang kesehatan. 7. Jika divisi HRD menerima pengajuan penggantian biaya kesehatan, maka divisi HRD akan menandatangani dan mengisi biaya apa saja yang akan diganti oleh perusahaan. 8. Divisi HRD akan memberi konfirmasi dan memberi formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan kepada pegawai. 9. Pegawai akan menerima konfirmasi dan formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan dari divisi HRD. 10. Pegawai akan menandatangani formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan untuk menyetujui hal-hal yang biayanya akan diganti oleh perusahaan. 11. Pegawai akan mengembalikan formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan kepada divisi HRD. 12. Divisi HRD akan menyimpan formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan sebagai arsip.

16 Divisi HRD akan mengirim salinan formulir pengajuan penggantian biaya kesehatan kepada divisi akuntansi.

17 Gambar 3.5 Flow Chart Pengajuan Penggantian Biaya Kesehatan 97

18 98 5. Penggajian Penggajian dilakukan tiap bulan. Prosesnya adalah sebagai berikut: 1. Divisi HRD akan memeriksa detil absensi pegawai. 2. Divisi HRD akan memeriksa detil lembur pegawai. 3. Divisi HRD akan memeriksa detil dinas pegawai. 4. Divisi HRD akan memeriksa detil penggantian biaya kesehatan pegawai. 5. Divisi HRD akan menghitung gaji bruto pegawai. 6. Divisi HRD akan menghitung PPH Divisi HRD akan membuat slip gaji. 8. Divisi HRD akan mencetak laporan slip gaji. 9. Divisi HRD akan memberikan laporan slip gaji kepada divisi akuntansi. 10. Divisi akuntansi akan memeriksa laporan slip gaji. 11. Jika ditolak, divisi akuntansi akan memberikan konfirmasi penolakan, divisi HRD akan menerima konfirmasi dari divisi akuntansi dan divisi HRD akan memperbaiki slip gaji. 12. Divisi akuntansi akan men-transfer gaji ke rekening pegawai. 13. Divisi akuntansi akan menyimpan laporan slip gaji sebagai arsip. 14. Divisi akuntansi akan memberikan salinan laporan slip gaji kepada divisi HRD. 15. Divisi HRD akan menyimpan salinan laporan slip gaji sebagai arsip.

19 Gambar 3.6 Flow Chart Penggajian 99

20 Absensi Absensi digunakan sebagai tolak ukur kedisiplinan pegawai yang bekerja di PT. PADUMACOM KARYA JAYA. Proses Absensi yang dilakukan hanya mencatat pegawai yang tidak masuk kerja. Prosesnya adalah sebagai berikut : 1. Jika ada pegawai yang tidak masuk, maka akan dicatat oleh divisi HRD. 2. Tiap bulan data absensi pegawai digunakan untuk penentuan gaji. 7. Arsip Pegawai Gambar 3.7 Flow Chart Absensi

21 101 Arsip pegawai digunakan sebagai histori data-data pegawai yang pernah bekerja di PT. PADUMACOM KARYA JAYA. Pengarsipan pegawai dilakukan ketika ada perubahan data pegawai. Proses yang dilakukan ketika ada penambahan data pribadi pegawai adalah sebagai berikut : 1. Divisi HRD memberikan formulir data pegawai kepada pegawai yang baru masuk. 2. Pegawai mengisi formulir data pegawai. 3. Pegawai menandatangani formulir data pegawai. 4. Pegawai mengembalikan formulir data pegawai kepada divisi HRD. 5. Divisi HRD meyimpan formulir data pegawai ke rak pegawai aktif.

22 102 Gambar 3.8 Flow Chart Penambahan Data Pegawai

23 103 Proses yang dilakukan ketika ada perubahan data pribadi pegawai adalah sebagai berikut : 1. Pegawai meminta formulir data pegawai kepada Divisi HRD. 2. Pegawai mengisi formulir data pegawai. 3. Pegawai menandatangani formulir data pegawai. 4. Pegawai mengembalikan formulir data pegawai kepada divisi HRD. 5. Divisi HRD akan meyimpan formulir data pegawai ke rak pegawai aktif. 6. Divisi HRD memindahkan formulir data pegawai yang lama dari rak pegawai aktif ke rak arsip pegawai.

24 104 Gambar 3.9 Flow Chart Perubahan Data Pegawai

25 105 Proses yang dilakukan ketika ada pegawai keluar (Non Aktif) adalah sebagai berikut : 1. Divisi HRD akan memberikan formulir penonaktifan pegawai kepada pegawai yang terkait. 2. Pegawai mengisi formulir penonaktifan pegawai. 3. Pegawai menandatangani formulir penonaktifan pegawai. 4. Pegawai mengembalikan formulir penonaktifan pegawai kepada divisi HRD. 5. Divis HRD akan menyimpan formulir penonaktifan pegawai dan seluruh formulir data pegawai ke rak pegawai non aktif.

26 106 Gambar 3.10 Flow Chart Penonaktifan pegawai

27 Identifikasi Masalah Setelah dilakukan observasi ke perusahaan PT. PADUMACOM KARYA JAYA dan wawancara terhadap sistem yang berjalan di perusahaan PT. PADUMACOM KARYA JAYA, disimpulkan beberapa permasalahan sebagai berikut: 1. Sistem absensi yang tidak tercatat secara akurat, sehingga mengurangi kedisiplinan kerja dan ketepatan waktu absensi dalam perusahaan. Sistem seperti ini juga menyulitkan ketika masa kenaikan gaji dan promosi, karena data mengenai kedisiplinan absensi sangat minim. 2. Sistem pengajuan cuti, lembur, penggantian biaya kesehatan, dan perjalanan dinas yang masih manual dan menggunakan dokumen fisik, mempersulit pegawai divisi HRD dalam merekapitulasi dokumen-dokumen pengajuan cuti, lembur, penggantian biaya kesehatan, dan perjalanan dinas, karena ada yang tercatat dan tidak tercatat. Ketelitian tinggi dan tempat khusus untuk menyimpan dokumen juga diperlukan dengan sistem seperti ini. 3. Sistem penggajian menggunakan slip gaji masih diisi dengan manual, memerlukan ketelitian tinggi dalam melakukan pengisian slip gaji. Sistem seperti ini memakan waktu lama setiap bulannya ketika mengisi slip gaji, mengingat bagaimana pegawai divisi HRD harus melakukan rekapitulasi dan penghitungan manual dalam pembayaran uang lembur, penggantian biaya kesehatan, dan perjalanan dinas, juga dengan pengurangan uang makan dan transportasi apabila seorang pegawai tidak masuk kerja. 4. Sistem penyimpanan arsip data pegawai yang berupa dokumen fisik, memungkinkan tingginya resiko kehilangan data dan menyulitkan bagi pegawai divisi HRD jika sewaktu-waktu memerlukan data tersebut. 5. Penyampaian pengumuman berupa dokumen yang ditempel dipapan pengumuman yang bisa membingungkan jika ada banyak pengumuman yang ditempel.

28 Solusi yang Diusulkan Dengan mengamati dan meneliti masalah yang ada, maka diusulkan solusi-solusi sebagai berikut: 1. Merancang suatu sistem aplikasi yang dapat merekam jejak absensi masuk maupun keluar dari pegawai, berikut dengan pencatatan waktu yang akurat. 2. Merancang suatu sistem aplikasi yang dapat mengatur pengajuan cuti, lembur, penggantian biaya kesehatan, dan perjalanan dinas dimana pegawai dapat dengan mudah mengisi formulir dan divisi HRD dapat langsung melihatnya untuk melakukan penerimaan atau penolakan. 3. Merancang suatu sistem aplikasi yang dapat melakukan penghitungan gaji secara otomatis, sesuai dengan absensi, pengajuan cuti, lembur, penggantian biaya kesehatan, dan perjalanan dinas yang telah diajukan. Pegawai HRD dapat melakukan generate slip gaji dan slip gaji untuk seluruh pegawai akan dibuat secara otomatis oleh sistem. Pegawai HRD juga dapat melakukan perubahan terhadap slip gaji apabila perlu (penambahan bonus). 4. Merancang suatu sistem aplikasi yang dapat merekam seluruh data pegawai dalam perusahaan, berikut dengan histori dalam perusahaan apabila terjadi kenaikan gaji, jabatan, golongan, dll. 5. Merancang suatu sistem aplikasi yang dapat menginformasikan seluruh pegawai mengenai pengumuman penting dan hal-hal yang terjadi di perusahaan seperti hari libur nasional, gathering perusahaan, hari libur kantor, dll.

29