Pendokumentasian Kemahiran Pengurusan Maklumat dan Pembelajaran Sepanjang Hayat Nama No. Matriks Projek No. Kelulusan JPPEL Tarikh Pelaksanaan Siti Hajar binti Salihudin A146041 Seminar Pengurusan Risiko & Keselamatan Pekerjaan DN00620/2015 21 November 2015 & 5 Disember 2015 Tempoh Pelaksanaan Jawatan Nama Penasihat Anjuran 7/10/2015-8/12/2015 Setiausaha I Dr. Humaida Banu Pensyarah Pusat Pengajian Sains Matematik Pusat Pengajian Sains Matematik (dengan kerjasama) PMFST, ROSH-UKM & OHSEM
1.0 Penghargaan Dengan nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Mengasihani. Bersyukur ke hadrat Ilahi yang telah memberi kekuatan dan hidayah dalam menjalankan amanah sebagai setiausaha Seminar Pengurusan Risiko dan Keselamatan Pekerjaan. Pertama-tama, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Dr. Humaida Banu binti Samsuddin yang telah memberi panduan dalam menghasilkan pendokumentasian HP Kemahiran Pengurusan Maklumat dan Pembelajaran Sepanjang Hayat. Di kesempatan ini, saya ingin mendedikasikan ucapan penghargaan kepada Dr. Humaida Banu binti Samsuddin sekali lagi sebagai penasihat projek. Beliau telah banyak memberi tunjuk ajar dalam gerak kerja khususnya dalam meningkatkan produktiviti kerja. Tidak dilupakan, ucapan terima kasih buat semua yang terlibat dalam menjayakan projek ini terutamanya buat rakan-rakan setiausaha. Mereka umpama faktor utama kejayaan saya. Ribuan terima kasih buat penaja rasmi seminar ini iaitu Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) selaku penaja rasmi. Akhir sekali, ucapan penghargaan saya dedikasikan buat semua yang membantu sama ada secara langsung atau tidak langsung. 2.0 Pengenalan Semua pelajar Pusat Pengajian Sains Matematik yang mengambil kursus Pengenalan Insurans dan Takaful pada semester 1 2015/2016 ditugaskan untuk menganjurkan dua siri Seminar Pengurusan Risiko dan Keselamatan Pekerjaan. Tugasan yang diberikan bagi memenuhi kehendak pembelajaran untuk lebih memahami kandungan kursus. Di samping itu, seminar ini menyediakan platform buat mahasiswa/i Pusat Pengajian Sains Matematik yang terdiri daripada kursus Sains Aktuari, Sains Matematik dan Statistik untuk membina sahsiah yang mantap dan keperibadian yang teguh serta berdaya saing dan mempunyai pengalaman dalam penganjuran majlis.
Pada mesyuarat pertama diadakan, pemilihan jawatankuasa bagi seminar dilakukan. Hasil perbincangan dalam mesyuarat tersebut, empat setiausaha diperlukan untuk menguruskan suratmenyurat bagi kedua-dua siri seminar. Oleh itu, saya merupakan salah seorang yang empat orang dipilih antara mereka. Terdapat beberapa tugasan yang perlu kami laksanakan dalam menggalas amanah sebagai setiausaha. 3.0 Objektif Terdapat beberapa tujuan pendokumentasian ini dibuat: 1. Memenuhi kehendak kursus HP Kemahiran Pengurusan Maklumat dan Pembelajaran Sepanjang Hayat. 2. Menceritakan pengalaman ringkas dalam menjalankan amanah sebagai setiausaha projek. 3. Memahami kepentingan kemahiran insaniah. 4.0 Tugasan Tugasan setiausaha Seminar Pengurusan Risiko dan Keselamatan Pekerjaan terbahagi kepada tugasan umum dan tugasan khusus: 4.1 Tugasan Umum Tugas umum yang pertama ialah berkomunikasi secara berkesan. Hal ini berperanan dalam menggelakkan salah faham dan pertindihan tanggungjawab. Selain untuk memastikan pembahagian tugas dibuat dengan yang adil. Tanpa komunikasi, pasti terdapat kegagalan dalam pembahagian tugas. Tugas umum seterusnya ialah mencatat minit mesyuarat. Kami dapati terdapat banyak nilai daripada pengalaman ini, antaranya nilai bertimbang rasa. Sebagai contoh, kami sentiasa menentukan pencatat minit mesyuarat dalam kalangan kami sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. Kami mengambil kira kebolehhadiran setiausaha yang dilantik sebagai pencatat ketika itu. Kami membenarkan anggota yang mempunyai perkara yang lebih penting untuk tidak menghadirkan diri. Sebaliknya, pencatat yang berkesempatan sedia menggantikan tempatnya.
Kami juga dilatih untuk meningkatkan efisiensi melalui catatan ringkas tetapi padat, dikenali sebagai short-hand writing. Oleh sebab, kami perlu mencatat setiap perkataan yang disebut oleh ahli mesyuarat semampu yang boleh. Catatan ringkas ini pula lazimnya dalam keadaan yang tidak teratur. Maka, nilai yang seterusnya yang kami pelajari ialah menyusun atur. Laporan minit mesyuarat bertaip memerlukan kami untuk mengenal pasti pengelasan subjek minit mesyuarat agar menjadi tersusun. Di samping itu, pencatat minit mesyuarat secara tidak langsung dilatih untuk memberi konsenstrasi terhadap penyampaian seseorang. Setiausaha juga berperanan dalam menyampaikan maklumat daripada suatu pihak ke suatu pihak yang lain. Sama ada daripada golongan atasan ke bawahan atau sebaliknya. Apatah lagi, banyak pihak percaya terhadap kesahihan maklumat kami sebagai pencatat maklumat. Kami juga memainkan peranan sebagai majlis tertinggi projek yang memerlukan kami untuk berkongsi pendapat atau idea. Akhir sekali, kami bertanggungjawab untuk membantu sesama setiausaha. Hal ini penting bagi meningkatkan produktiviti dan efisiensi. Kami juga saling mentaati dan menghormati kehendak penyelaras sesama kami. 4.2 Tugasan Khusus Selain daripada tugasan setiausaha secara umum, anggota setiausaha telah memperincikan tugasan secara tidak rasmi. Saya Siti Hajar binti Salihudin bertindak sebagai penyelaras minit mesyuarat. Selebihnya adalah penyelaras Kertas Kerja, penyelaras Emel Rasmi dan Surat Menyurat. Penyelaras Minit Mesyuarat Sebelum sesuatu mesyuarat, kami akan membincangkan kehadiran setiausaha ke mesyuarat tersebut. Ketidakhadiran hanya dibolehkan sekiranya setiasuaha tersebut mempunyai hal yang tidak dapat dielakkan seperti melibatkan akademik dan tanggungjawab kepimpinan. Dalam kalangan setiausaha yang hadir pula, ditentukan seorang pencatat minit mesyuarat. Lalu ditaip semula secara teratur dan diemelkan kepada saya. Sekiranya, sampai giliran saya mencatat minit mesyuarat, proses yang sama yang akan saya jalani.
Selepas itu, saya akan menggabungkan dan menyelaras hasil kerja semua setiausaha terlibat. Saya dapati halangan dan cabaran sebagai penyelaras adalah setiap setiausaha mempunyai gaya tulisan yang tersendiri. Maka, menjadi tanggungjawab saya untuk membuat suntingan (edit). Setelah itu, minit-minit mesyuarat yang telah diselaraskan akan diemel ke emel rasmi Seminar Pengurusan Risiko dan Keselamatan Pekerjaan. Saya melatih diri saya dan anggota yang lain, untuk memulakan sesuatu mesyuarat dengan membacakan minit menyuarat terdahulu sebelum dimulakan mesyuarat. Hal ini untuk memastikan kecekapan gerak kerja atau penambahbaikan hasil perbincangan mesyuarat. 5.0 Perbincangan Secara keseluruhannya, projek yang telah dijalankan menekankan kemahiran Pengurusan Maklumat dan Pembelajaran Sepanjang Hayat. Pengurusan maklumat adalah kemahiran untuk menerima, mengesan, mengenal pasti, mendapat semula, menilai, memurni, menyusun, dan menggunakan maklumat pada masa yang perlu dan mengambil manfaat untuk diri dan orang lain. Hal ini terbukti melalui peranan saya sebagai seorang setiausaha. Saya telah didedahkan dengan ilmu pendokumentasian, komunikasi berkesan dan teknologi maklumat. Seperti yang dinyatakan dengan terperinci di bahagian 4.0 Tugasan, saya berperanan untuk mencatat minit mesyuarat, menyampaikan maklumat dari satu pihak ke satu pihak, menyusun atur maklumat kepada bentuk dokumentasi dan kandungan surat menyurat. Tidak lupa, saya telah merujuk beberapa kertas kerja dan laporan akhir projek-projek yang telah berjaya dilaksanakan. Hal ini termasuk dalam kemahiran Pengurusan Maklumat dan Pembelajaran Sepanjang Hayat. Malahan, saya berpendapat pengalaman menjadi setiausaha sesuai dengan kos yang saya pelajari yang bersifat konvensional. Cadangan Sekiranya projek ini dijalankan sekali lagi, saya berharap setiausaha dapat menjalankan tugas dengan lebih efisien. Memandangkan kami adalah perintis projek tahunan ini, maka saya mencadangkan supaya para junior menggunakan peluang untuk merujuk orang-orang yang berpengalaman. Kemahiran menggunakan teknologi maklumat juga penting bagi setiausaha.
Maka, adalah penting untuk melantik sekurang-kurangnya seorang setiausaha yang berkemahiran tinggi bagi memimpin rakan sepasukannya dalam meningkatkan efisiensi. Saya juga melihat bahawa penting untuk sesama ahli bersikap telus dan saling membantu. Ahli pasukan sepatutnya lebih terbuka mendengar luahan dan menerima ketidakupayaan ahli supaya yang berat sama dipikul, yang ringan sama dijinjing. 6.0 Kesimpulan Kesimpulannya, pendokumentasian ini meliputi pengenalan projek, tugas yang saya jalani serta perbincangan dan cadangan penambahbaikan elemen Kemahiran Pengurusan Maklumat dan Pembelajaran Sepanjang Hayat. 7.0 Rujukan Contoh Halim N. Kertas Kerja Majlis Anugerah Dekan FST 2014/2015 UKM, Bangi Mohd Razali N.H. Laporan Akhir Hari Interaksi PMFST 15/16 UKM, Bangi Definisi anu. Bab 4 Pengurusan Maklumat dan Pembelajaran Sepanjang Hayat diperoleh pada 14 Januari 2015 daripada http://www.slideshare.net/naemarbain/bab-4-pengurusan-maklumat-danpembelajaran-sepanjang-hayat 8.0 Lampiran Lampiran A- Gambar Pembuktian Lampiran B- Minit-minit Mesyuarat yang dihadiri