DORONGAN DAN KERJA BERPASUKAN. Oleh: Najwa Ahmad Zawawi Unit Perkhidmatan, BSM.

Transkripsi

1 DORONGAN DAN KERJA BERPASUKAN Oleh: Najwa Ahmad Zawawi Unit Perkhidmatan, BSM.

2 KERJA BERPASUKAN Kerja berpasukan merupakan kumpulan yang matang dengan ahli yang saling bergantung antara satu sama lain serta sangat komited untuk mencapai satu matlamat yang sama. 2

3 PERBEZAAN ANTARA KUMPULAN DAN KERJA BERPASUKAN Kumpulan kerja terdiri daripada individu yang melakukan kerja-kerja tertentu dalam satu kumpulan tetapi tidak mempunyai matlamat yang sama malah masing-masing berusaha menyiapkan kerja masingmasing dengan mendapat ganjaran tertentu. Pasukan kerja terdiri daripada individu yang bekerja dalam satu kumpulan yang mempunyai matlamat yang sama untuk menyiapkan sesuatu kerja. Mereka mempunyai garis paduan dan aturcara kerja yang telah ditetapkan untuk dilakukan bersama ke arah wawasan organisasi. 3

4 PERBEZAAN ANTARA KUMPULAN DAN KERJA BERPASUKAN Contoh: UKM merupakan satu organisasi yang mempunyai pelbagai kumpulan seperti Pensyarah, Pakar Perubatan, kakitangan pentadbiran dan sebagainya. Namun apabila kumpulan ini bergerak dalam satu jabatan yang sama sebagai sebuah pasukan maka matlamat pencapaiannya adalah sama serta bertanggungjawab dalam perkara yang sama. 4

5 CIRI-CIRI UTAMA KERJA BERPASUKAN Mempunyai komitmen yang sangat tinggi terhadap pencapaian matlamat. Bertanggungjawab bersama. Budaya yang berdasarkan kepada kepercayaan dan kesepaduan. Wujudnya sinergi dalam pasukan kerja. 5

6 JENIS KERJA BERPASUKAN Terdapat beberapa jenis pasukan kerja digunakan oleh sesebuah organisasi dalam mencapai matlamat mereka. Kebiasaannya terdapat 4 jenis iaitu: 1. Pasukan Penyelesaian Masalah. 2. Pasukan Silang Fungsian. 3. Pasukan Maya. 4. Pasukan Pengurusan. 6

7 PASUKAN PENYELESAIAN MASALAH Terdiri daripada 5 hingga 12 orang ahli daripada jabatan yang sama bertemu beberapa jam setiap minggu membincangkan cara untuk meningkatkan kecekapan, kualiti dan persekitaran kerja. 7

8 PASUKAN SILANG FUNGSIAN Gabungan beberapa orang pekerja mempunyai kedudukan yang sama atau hampir sama dalam hieraki organisasi tapi bidang tugasnya berbeza, bekerjasama untuk menyempurnakan sesuatu matlamat. Contoh pasukan silang fungsian terdiri dari Pensyarah, Doktor, Jurutera, Pegawai Teknologi Maklumat, Penolong Pendaftar dll. 2 bentuk silang fungsian ialah pasukan petugas dan jawatankuasa. Kebiasaannya, pasukan petugas dan jawatankuasa ini bersifat sementara dan ia akan dibubarkan apabila sesuatu perkara dapat diatasi. 8

9 PASUKAN MAYA Pasukan Maya menggunakan teknologi komputer untuk perhubungan ahli yang berada di tempat-tempat yang berlainan dalam usaha mencapai matlamat umum. Dalam pasukan ini, individu bekerjasama secara online menggunakan rangkaian komunikasi Mel elektronik, Video konferens tanpa mengambilkira lokasi mereka. 9

10 PASUKAN PENGURUSAN KENDIRI Ia merupakan pasukan proses yang mempunyai kawalan menyeluruh ke atas kerja mereka. Mereka menggunakan segala kemahiran yang berbeza mengenalpasti tugas yang dijalankan serta kepentingannya. Ahli pasukan juga mempunyai autonomi yang tinggi serta mudah mendapat maklumbalas berkaitan dengan tugas yang dijalankan. 10

11 Ciri-Ciri Pasukan Kendiri: 1. Kuasa Untuk Menguruskan Tugasan Sendiri: Perancangan dan penetapan maktlamat, penyusunan jadual, pemilihan ahli, pelaksanaan dan membuat keputusan di bawah kuasa ini. 2. Ahli Daripada Pelbagai Kepakaran & Kefungsian : Bagi memastikan segala tugas dapat disiapkan oleh ahli sendiri yang terdiri daripada pelbagai aspek dan mempunyai kepakaran dalam Dorongan fungsi & Kerja Berpasukan yang berbeza. 11

12 Ciri-Ciri Pasukan Kendiri 3. Kuasa Untuk Melaksanakan Keputusan : Pengurusan kendiri berhak mengambil tindakan yang dirasakan perlu tanpa mendapat persetujuan pihak pengurusan atasan. 4. Tiada Pengurus Luar : Pasukan ini tidak perlu melapor kepada pengurus luar. Ahli pasukan mengurus diri, belanjawan dan tugas mereka melalui kepimpinan yang 12 dikongsi bersama.

13 Ciri-Ciri Pasukan Kendiri 5. Koordinasi & Kerjasama Dengan Pasukan atau Individu Lain Dipengaruhi oleh Keputusan Pasukan: Setiap ahli bertanggungjawab terhadap hasil prestasi pasukan. Ini disebabkan ahli pasukan bebas dan tidak perlu melapor kepada pengurus secara formal. Oleh itu pasukan kendiri perlu mengkoordinasikan tugas serta aktiviti bagi mencapai perpaduan dengan pihak lain. 13

14 Ciri-Ciri Pasukan Kendiri 6. Kepimpinan Dalaman : Fungsi ketua bukanlah memberikan arahan, menetapkan matlamat atau memantau tetapi adalah untuk mengalihkan halangan yang dihadapi oleh pasukan serta memastikan pasukan mendapatkan sumber yang diperlukan. Peranan utama ketua ialah memudahkan pasukannya bukan mengawal pasukannya. 14

15 Dorongan Kerja Berpasukan Yang Berkesan Kejayaan tidak akan diperolehi secara seorang diri. Organisasi yang sihat perlukan dorongan. Berikut adalah beberapa aspek yang boleh mendorong dan membawa kejayaan sesuatu organisasi pasukan yang berjaya iaitu: 1. Bina Matlamat Bersama Yang Jelas : Pernyataan matlamat pasukan biasanya pendek dan jelas. Semua ahli perlu jelas dengan matlamat pasukan serta mempunyai pelan tindakan untuk mencapai visi, misi dan matlamat. 15

16 Dorongan Kerja Berpasukan Yang Berkesan 2. Jelaskan Kemahiran dan Tenggungjawab Ahli : Setiap ahli perlu bertindak sebagai pemain pasukan dan bertanggungjawab memikul tanggungjawab berdasarkan kemahiran mereka. Bagi ahli baru, bimbingan dan kursus perlu diberikan bagi membina kemahiran dan pengalaman mereka. 3. Menyediakan Peraturan Sebagai Penduan : Pasukan memerlukan peraturan bagi menentukan kekerapan pertemuan, persediaan bermesyuarat, peraturan dalam mengendalikan permasalahan serta membuat keputusan secara kolektif. 16

17 Dorongan Kerja Berpasukan Yang Berkesan 4. Komunikasi Terbuka : Ahli Pasukan perlu merasa bebas untuk meluahkan perasaan tentang tugas dan operasi pasukan. Luahan ini biasanya di luar waktu mesyuarat yang formal. 5. Kepimpinan Yang Dikongsi : Walaupun pasukan mempunyai seorang ketua yang formal, fungsi kepimpinan beralih daripada seorang ahli kepada seorang ahli yang lain dari masa ke semasa. Ini bergantung kepada keperluan pasukan, keadaan dan kemahiran ahli. 17

18 Dorongan Kerja Berpasukan Yang Berkesan 6. Hapuskan Virus Konflik : Ahli pasukan kerja haruslah sedar untuk mencapai matlamat. Komitmen ahli-ahli memainkan peranan penting. Segala persaingan dikalangan ahli perlulah dilupakan. Fokus kepada usaha mencapai matlamat organisasi. Konflik perlu dilihat sebagai hasil sampingan yang mewujudkan pelbagai idea. Elakkan melihat konflik secara emosi. 7. Percaya Antara Satu Sama Lain : Kerjasama tidak akan terjalin jika tiada kepercayaan. Maka setiap ahli perlu menunjukkan sikap bertanggungjawab melakukan tugas dengan mahir. Jangan hampakan harapan rakan-rakan Dorongan ahli. & Kerja Berpasukan 18

19 Dorongan Kerja Berpasukan Yang Berkesan 8. Kerap Menilai Pasukan Kerja : Setiap ahli perlu sentiasa menilai pencapaian pasukan sebagai sebuah pasukan. Matlamat dan perlembagaan atau peraturan pasukan perlu dikaji semula samada bersesuaian dengan keadaan semasa. Jika perlu, lakukan kemaskini perkembangan atau peraturan berdasarkan realiti proses pasukan. 9. Membentuk Jaringan : Jalinkan hubungan dengan organisasi atau agensi luar bagi meluaskan pengetahuan serta idea. Penanda aras boleh dilakukan bagi menggalakkan pencapaian pasukan agar dapat dipertingkatkan dari masa ke semasa. 19

20 Dorongan Kerja Berpasukan Yang Berkesan 10. Pengiktirafan Antara Satu Sama Lain : Motivasi utama pekerja ialah perasaan naluri bahawa mereka telah menyumbangkan hasil kerja yang baik. Satu cara pengiktirafan ialah melalui anugerah kualiti dan hasil kejayaan pasukan dihebahkan. Ucapkanlah terima kasih kepada semua ahli sebagai tanda penghargaan. 20

21 KESIMPULAN Pasukan kerja berbeza dengan kumpulan kerja dari segi prinsipnya. Pasukan kerja ada 4 jenis : Pasukan Penyelesaian Masalah, Pasukan Silang Fungsian, Pasukan Maya dan Pasukan Pengurusan Kendiri. Antara langkah yang mendorong keberkesanan kerja berpasukan ialah semangat kerjasama, toleransi dan dedikasi, tujuan serta matlamat yang jelas. Pengiktirafan amatlah penting dalam menjayakan hasil pencapaian pasukan kerja agar kerja berpasukan terus berkekalan ke arah Dorongan pembangunan & Kerja Berpasukanorganisasi. 21

22 Rujukan Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 : Panduan Pengurusan Pejabat. Etika Kerja Kakitangan Pentadbiran dan Sokongan Cetakan Pelan Integriti Nasional Cetakan