POLITEKNIK MUADZAM SHAH JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PMS-MPK-USH-15 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA SAIFUL BAKHTIAR BIN MASDUKI DR SHAMSURI BIN ABDULLAH JAWATAN PEGAWAI PENGARAH POLITEKNIK MUADZAM SHAH TARIKH 16 NOVEMBER 2017 17 NOVEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini dibangunkan untuk membuat perancangan aktiviti Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PPP) bagi memastikan : 1.1 Mencapai 82% bilangan pelajar PMS yang mendapat pendedahan keusahawanan semasa dalam pengajian 1.2 Mencapai 1% bilangan pelajar PMS yang menceburi bidang keusahawanan selepas menamatkan pengajian 1.3 Mencapai 5.4% bilangan pelajar PMS menjalankan perniagaan semasa dalam pengajian 1.4 Menyediakan tenaga pengajar dalaman dan luaran yang mempunyai kepakaran keusahawanan dan membantu atau menjadi penasihat dan mentor kepada perniagaan dan projek keusahawanan pelajar 1.5 Memberi pendedahan kepada pelajar tentang dunia perniagaan sebenar melalui program inkubator 2.0 DEFINISI PMS Politeknik Muadzam Shah UK Unit Keusahawanan ialah unit yang dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan program atau aktiviti keusahawanan pelajar-pelajar Politeknik Muadzam Shah Ketua Unit Keusahawanan ialah pegawai yang mengetuai pengurusan Unit Keusahawanan dan lantikan dibuat oleh Jabatan Pengajian Politeknik PKJ Penyelaras Keusahawanan Jabatan ialah pegawai yang dilantik oleh KetuaJabatan untuk menguruskan aktiviti keusahawanan pelajar di jabatan masing-masing serta membantu melaksanakan program / aktiviti keusahawanan pelajar di samping melaksanakan tugas-tugas jawatankuasa yang telah ditetapkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik AJKP Ahli Jawatankuasa Program ialah Penyelaras Keusahawanan Jabatan dan beberapa pensyarah/staf sokongan yang telah dilantik dalam mesyuarat pelaksanaan sesuatu program/aktiviti pelajar yang telah dirancang MPEC Pusat Keusahawanan Politeknik Malaysia / Malaysia Polytechnics Entrepreneurship Centre
3.0 CARTA ORGANISASI TIMBALAN PENGARAH SOKONGAN AKADEMIK DH 48 KETUA UNIT SETIAUSAHA JABATAN PERDAGANGAN JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI JABATAN PELANCONGAN DAN HOSPITALITI JABATAN REKABENTUK DAN VISUAL JABATAN MEKANIKAL
4.0 FUNGSI UTAMA UNIT 4.1 Mencapai Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan di peringkat politeknik 4.2 Merancang, mengurus dan mengawalselia aktiviti keusahawanan dari semasa ke semasa 4.3 Melaksanakan kursus dan latihan dalam bidang keusahawanan kepada pelajar 4.4 Mendedahkan ilmu-ilmu keusahawanan kepada pelajar 4.5 Menerapkan dan membentuk nilai inovasi keusahawanan di kalangan pelajar 5.0 SPESIFIKASI TUGAS UTAMA BAGI BAHAGIAN DAN JAWATANKUASA JAWATANKUASA KETUA UNIT SETIAUSAHA JABATAN PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN & LATIHAN HUBUNGAN KORPORAT SPESIFIKASI TUGAS 1. Membuat perancangan program / aktiviti sepanjang tahun yang akan dilaksanakan dan memastikan program / aktiviti keusahawanan yang dirancang berjalan lancar dan mencapai objektif dan matlamat yang telah ditetapkan 2. Memastikan semua KPI yang ditetapkan dapat dicapai 1. Membantu urusan surat menyurat dan memo serta mengemaskini fail-fail di peringkat unit 1. Melaksanakan program / aktiviti yang telah dirancang pada peringkat politeknik dan MPEC 2. Membantu unit mencapai KPI yang telah ditetapkan 3. Bertanggungjawab membimbing dan memberi tunjuk ajar kepada pelajarpelajar yang mengikuti program inkubator keusahawanan 4. Melaksanakan spesifikasi tugas mengikut jawatankuasa yang telah ditetapkan 1. Menyuburkan aktiviti penyelidikan berkaitan keusahawanan di politeknik 2. Memantap dan memperkasakan pembangunan keusahawanan yang lebih terancang bagi menghasilkan usahawan yang holistik 3. Mengukuhkan kompetensi tenaga pengajar dan pembimbing keusahawanan di politeknik 1. Merancang, mengurus, menyelaras dan memantau hubungan korporat dengan pelbagai pihak seperti institusi kewangan, institusi pengajian tinggi lain, agensi kerajaan dan badan-badan bukan kerajaan
TEKNOLOGI MAKLUMAT PROMOSI DAN ALUMNI KEBOLEHPASARA N DAN SUMBER MANUSIA 2. Meningkatkan profesionalisme dan kompetensi di kalangan tenaga pengajar, pegawai dan penyelaras keusahawanan di politeknik 1. Menyalurkan maklumat program-program yang telah dilaksanakan bersama gambar untuk dikemaskini oleh urusetia kluster Teknologi Malumat peringkat MPEC 2. Menghebahkan penggunaan web, laman sosial MPEC 1. Terlibat dalam merancang dan mengendalikan kempen promosi aktiviti politeknik dan MPEC 2. Bertanggungjawab bekerjasama dengan agensi kerajaan dan swasta dalam penyelarasan perlaksanaan aktiviti promosi yang dianjurkan olehmpec 3. Mengumpul, menyusun maklumat untuk diterbitkan dalam buletin aktiviti MPEC 4. Mengumpul dan mengenalpasti alumni usahawan politeknik 1. Menjadi pemudahcara dalam usaha pengkomersilan produk keusahawanan pelajar 2. Mengenalpasti peluang-peluang perniagaan untuk diceburi oleh pelajar / alumni 3. Menyediakan garispanduan dan pemantauan kebolehpasaran produk keusahawanan pelajar 4
6.0 PROSES KERJA CARTA ALIR PROSES KERJA PROSES KERJA: MERANCANG PROGRAM / AKTIVITI PELAJAR MULA PKJ Memohon semua PKJ kemukakancadangan program/aktiviti Kemukakan kertaskerja cadangan program/aktiviti pelajar 1. Terima cadangan program/aktiviti 2. Menyediakan takwim pelaksanaan program Kemukakan cadangan program/aktiviti pelajar yang telah dirancang kepada JPP Tidak lulus Proses Tamat Kelulusan program/aktiviti daripada JPP Lulus PKJ, AJKP TAMAT Pelaksanaan program/aktiviti 5
CARTA ALIR PROSES KERJA PROSES KERJA: PELAKSANAKAN PROGRAM / AKTIVITI PELAJAR DALAMAN MULA Persediaan program/aktiviti a. Tarikh c. Masa b. Tempat d. Pelajar Menghantar permohonan bekalan kepada Unit Kewangan bersama beberapa dokumen ; a. Kertas kerja b. Sebutharga (sekiranyaterlibatdenganpihakluar) c. Sijil Pendaftaran Kewangan(sekiranya terlibat dengan pihak luar) d. Permohonan elaun pelajar sekiranya perlu Keluarkansuratjemputanpenceramah / Keluarkan memo panggilan hadir program/aktiviti kepada pelajar / Keluarkan memo pelepasan kuliah pelajar kepada jabatan terlibat dan pegawai pengiring Permohonan pengangkutan sekiranya perlu Tempahan makanan pelajar dan penceramah Persiapan tempat; a. PA system d. LCD projektor b. Komputer e. Kerusi & meja c. Jurugambar TAMAT Edar Borang kehadiran pelaja runtuk ditandatangan dan Borang Keberkesanan Program 6
CARTA ALIR PROSES KERJA PROSES KERJA: LAPORAN PROGRAM / AKTIVITI PELAJAR MULA Membuat laporan bertulis pelaksanaan kursus mengikut format yang dikehendaki Sertakan lampiran; a. Senarai kehadiran pelajar yang ditandatangan b. Gambar sepanjang program berlangsung Menyerahkan laporan bersama lampiran kepada Unit Keusahawanan Menyerahkan laporan bersama lampiran kepada MPEC, JPP TAMAT 7
CARTA ALIR PROSES KERJA PROSES KERJA :PENYERTAAN PROGRAM ANJURAN PIHAK LUAR MULA Terima surat jemputan menyertai program yang dianjurkan pihak luar PKJ PKJ Serahkan kepada PKJ yang berkaitan untuk menguruskan program Tindakan; 1. Mendapatkan pelajar yang berminat 2. Melantik pensyarah pengiring 3. Memohon tuntutan atau elaun pelajar 4. Permohonanan pengangkutan sekiranya perlu Mengeluarkan; 1. Surat jawapan kepada pihak luar 2. Surat pelepasan kuliah pelajar (tandatanganpengarah) 3. Memo pelepasan kuliah pelajar kepada jabatan terlibat Penyediaan Laporan Program TAMAT 8