KANDUNGAN 1.0 PENDAHULUAN 1.1 Tujuan Garis Panduan 1.2 Penyediaan Garis Panduan 1.3 Penggunaan Garis Panduan

Transkripsi

1 KANDUNGAN 1.0 PENDAHULUAN 1.1 Tujuan Garis Panduan 1.2 Penyediaan Garis Panduan 1.3 Penggunaan Garis Panduan 2.0 INTERNATIONAL INVITATION PROGRAM 2.1 Definisi 2.2 Tempoh 2.3 Destinasi 2.4 Pegawai Bertanggungjawab 3.0 TANGGUNGJAWAB 3.1 Pelajar 3.2 Pegawai Bertanggungjawab 3.3 Fakulti 3.4 Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) 3.5 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) 4.0 KELAYAKAN/ KRITERIA 5.0 PROSEDUR PERMOHONAN 6.0 PERUNTUKAN 7.0 INSURANS/ IMUNISASI 8.0 SURAT KEBENARAN IBU/BAPA/PENJAGA 9.0 PELAPORAN PROGRAM

2 1.0 Pendahuluan 1.1 Tujuan Garis Panduan Garis panduan program mobiliti pelajar International Invitation Program disediakan untuk memberikan maklumat kepada pihak pengurusan universiti dan pelajar mengenai kerangka kerja yang menyeluruh untuk pengendalian program ini. 1.2 Penyediaan Garis Panduan Garis panduan ini disediakan oleh Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa dengan semakan dan perakuan oleh YBhg Timbalan Naib Canselor (Akdemik & Antarabangsa) Penyediaan garis panduan ini adalah berdasarkan amalan semasa yang dilaksanakan di Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) dan mengambil kira keputusan-keputusan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti serta Mesyuarat Jawatankuasa Mobiliti Pelajar UTM berkaitan International Invitation Program Penyediaan garis panduan ini adalah untuk hebahan kepada pelajar melalui fakulti/sekolah/pusat kecemerlangan dalam UTM. 1.3 Penggunaan Garis Panduan Garis Panduan ini wajib digunakan oleh semua pelajar dan fakulti/sekolah/pusat kecemerlangan di UTM yang terlibat dengan program International Invitation Program dan ia adalah terpakai sehingga satu garis panduan yang baharu atau yang dikemaskini dikeluarkan pada masa akan datang.

3 2.0 INTERNATIONAL INVITATION PROGRAM 2.1 Definisi Melibatkan penghantaran pelajar bagi mengikuti program bertemakan akademik/budaya/kemasyarakatan/pembangunan modal insan anjuran universiti/ institusi/organisasi di luar negara 2.2 Tempoh Tempoh program adalah tertakluk kepada pengajur program/ tuan rumah. 2.3 Destinasi Pelajar boleh menyertai program ini di universiti/institusi/organisasi seperti berikut: Universiti/ institusi/organisasi yang mempunyai hubungan MOU/MOA/LOC dengan UTM; Universiti/ institusi/organisasi yang tidak mempunyai hubungan MOU/MOA/LOC dengan UTM tetapi aktif menjalankan aktiviti dengan UTM; Universiti/ institusi/organisasi yang tidak mempunyai hubungan MOU/MOA/LOC dengan UTM tetapi dipilih sendiri oleh pelajar mengikut kesesuaian program yang ditawarkan di sana dan dipersetujui oleh pihak fakulti. 2.4 Pegawai Pengiring Seorang hingga dua orang pegawai pengiring adalah dibenarkan untuk menyertai peserta program mengikut keperluan dan tertakluk kepada kelulusan Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa); Kos perjalanan bagi pegawai pengiring boleh ditanggung oleh universiti atau mana-mana peruntukan khas yang diperuntukan bagi program tersebut.

4 3.0 Tanggungjawab Setiap pihak/individu yang terlibat dalam International Invitation Program (IIP) adalah bertanggungjawab melakukan perkara-perkara yang berikut: 3.1 Pelajar Memastikan status kelayakan penyertaan masing-masing; Memenuhi kriteria/syarat kemasukan yang telah ditetapkan oleh penganjur; Melengkapkan borang permohonan yang disediakan oleh Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) dan dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan; Bersedia menjalani proses saringan dan pemilihan di peringkat universiti; Mendapat nasihat dan kebenaran daripada Timbalan Dekan (Akademik) berkenaan penyertaan dalam IIP; Memaklumkan kepada ibu bapa/ penjaga/ suami/ isteri tentang penyertaan mereka dalam IIP dan mendapat kebenaran (jika perlu); Bersedia untuk menandatangani sebarang kontrak/perjanjian yang disediakan oleh universiti bagi mengikuti program; Menguruskan permohonan kebenaran keluar negara melalui Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni sekurang-kurangnya 45 hari sebelum tarikh program; Pemohon dibenarkan mencari sumber kewangan lain seperti penaja dengan mengikut garis panduan seperti yang telah ditetapkan oleh universiti. Pemohon juga amat digalakkan untuk menjana pendapatan sendiri melalui program keusahawanan untuk menampung kos aktiviti/ program; Menguruskan pendaftaran program dan tempahan penginapan bagi program tersebut; Menguruskan dokumen perjalanan (passport/ visa) dibawah tanggungan sendiri; Memaklumkan dan mendapat persetujuan daripada Pejabat HEA mengenai tarikh dan laluan perjalanan; Menguruskan tempahan tiket penerbangan setelah mendapat persetujuan daripada Pejabat HEA; Menguruskan peruntukan kewangan yang diberikan oleh universiti secara berhemah;

5 Mengikuti program yang disertai sehingga tamat; Memaklumkan dan mendapat kebenaran daripada pihak UTM dan penganjur sekiranya perlu kembali ke Malaysia atas sebab-sebab kecemasan. Pelajar juga perlu mengemukakan bukti kepada Pejabat HEA Menjaga nama dan imej baik UTM sepanjang berada di luar negara tertakluk kepada Kaedah-Kaedah Universiti Teknologi Malaysia (Tatatertib Pelajar-Pelajar) 1999 Dan Akta Universiti Dan Kolej Universiti (Pindaan 2009); Wajib sentiasa mematuhi peraturan dan program yang ditetapkan oleh penganjur; Wajib sentiasa mematuhi undang-undang negara yang dilawati; Menjaga penampilan diri dengan berpakaian sopan dan kemas sepanjang program berjalan; Membuat persediaan untuk memperkenalkan UTM, Malaysia dan budaya Malaysia kepada masyarakat di negara yang dilawati; Sentiasa memaklumkan perkembangan semasa pelajar sepanjang tempoh program seperti yang diarahkan oleh Pejabat HEA; Kembali ke Malaysia mengikut tarikh dan laluan perjalanan yang telah dipersetujui (3.1.12); Mengemukakan laporan aktiviti dan kewangan ke Pejabat HEA dalam masa 14 hari selepas aktiviti berakhir bersama dengan keratan tiket kapal terbang serta bukti pembayaran yang lain; Menyediakan artikel bertulis atau apa-apa bahan penulisan sepertimana yang dinyatakan dalam kontrak/perjanjian yang ditandatangani (3.1.7); Membuat persediaan untuk penyertaan dalam program seminar yang dianjurkan oleh universiti pada setiap tahun (jika terpilih); Menyediakan bahan untuk poster program; dan Bersedia untuk memberi kerjasama kepada Pejabat HEA/fakulti/UTM sekiranya dipanggil untuk sesi dialog/seminar/perkongsian ilmu dan sebagainya. PERINGATAN: i. Sekiranya gagal untuk mematuhi peraturan yang telah ditetapkan, pihak universiti boleh mengambil tindakan ke atas pelajar

6 ii. iii. Sekiranya pelajar tarik diri dari program tanpa sebab yang munasabah, semua perbelanjaan yang telah diberikan mestilah dipulangkan semula Pemulangan wang bagi kes penarikan diri atas sebab-sebab yang telah dipersetujui adalah tertakluk kepada Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Anatarabansga) atau Pejabat Hal Ehwal Anatarabansga. 3.2 Fakulti Membuat hebahan kepada pelajar di fakulti mengenai apa-apa program yang ditawarkan; Menyediakan dan menghantar senarai nama calon yang layak kepada Pejabat HEA dalam tempoh yang ditetapkan; Menyediakan maklumat pelajar jika diminta oleh Pejabat HEA; Memastikan setiap program yang akan disertai pelajar di fakulti adalah melalui Pejabat HEA. Jika tidak, fakulti perlu memaklumkan kepada Pejabat HEA bagi apa-apa penyertaan pelajar dalam program jemputan peringkat antarabangsa yang diuruskan sendiri; 3.3 Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) Menerima maklumat program daripada penganjur luar negara dan menghebahkan maklumat tersebut kepada fakulti; Menerima senarai calon pelajar daripada fakulti; Membuat saringan pemilihan daripada senarai calon yang diterima daripada fakulti; Memastikan pelajar menghantar dokumen yang lengkap; Memberi taklimat kepada calon tentang tanggungjawab pelajar, keperluan dan proses permohonan; Mencadangkan kos untuk setiap program yang dipohon; Menyediakan kertas kerja permohonan peruntukan kewangan untuk kelulusan Yang Berbahagia Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) atau Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) (jika perlu); Menyediakan kontrak/perjanjian penyertaan program mobiltii dan memastikan pelajar menandatangani kontrak/perjanjian yang disediakan; Merekodkan maklumat program dan data pelajar; Berhubung dengan universiti penganjur bagi sebarang maklumat dan pertanyaan lanjut;

7 Mengeluarkan surat pemberitahuan pemilihan kepada pelajar; Mengeluarkan surat pengesahan penyertaan pelajar dalam IIP bagi tujuan visa; Menerima dan menguruskan laporan IIP yang dihantar oleh pelajar atau apa-apa laporan seperti yang tertulis pada kontrak/perjanjian ; Menyediakan dan mengedar sijil penyertaan IIP kepada pelajar yang menghantar laporan sahaja; Memantau aktiviti pelajar sepanjang program Menghantar pegawai pengiring daripada Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (jika perlu); Melakukan sebarang penambahbaikan atau pembaharuan terhadap perlaksanaan IIP; Menyediakan data, maklumat dan bukti-bukti IIP untuk tujuan audit dan penarafan universiti. 3.4 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Menyemak dan meluluskan penyertaan pelajar dan peruntukan kewangan bagi pelajar dalam IIP; Memantau bajet yang berkaitan supaya baki peruntukan mencukupi sebelum penyertaan IIP diluluskan; Meluluskan permohonan pendahuluan bagi IIP; Mengeluarkan surat kelulusan program dan peruntukan kewangan IIP untuk makluman dan tindakan Pejabat HEA; Memperakukan sijil penyertaan IIP pelajar; Mencadangkan sebarang penammbahbaikan pelaksanaan IIP; YBhg. Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) memperakukan kontrak/perjanjian yang telah disediakan 4.0 Kelayakan/ Kriteria Kelayakan pelajar yang memohon untuk menyertai IIP adalah seperti berikut: 4.1 Pemohon mestilah warganegara Malaysia; 4.2 Pemohon mestilah terdiri daripada pelajar UTM dan masih menyambung pengajian di UTM setelah tamat program sekurang-kurangnya untuk tempoh dua bulan; 4.3 Pemohon mesti mempunyai rekod akademik yang baik; 4.4 Pemohon mestilah tidak pernah dikenakan tindakan disiplin; 4.5 Tidak disenaraihitam atau tiada halangan oleh Penaja Pengajian.

8 4.6 Mempunyai dokumen perjalanan yang sah; 4.7 Pemohon mestilah mempunyai tahap kesihatan yang baik; 4.8 Pemohon bersetuju untuk menanggung kos-kos yang terlibat sepanjang program. 5.0 Prosedur Permohonan dan Pengesahan 5.1 Pejabat HEA membuat hebahan mengenai program kepada semua fakulti; 5.2 Pejabat HEA memohon fakulti untuk mengemukakan nama calon yang sesuai mengikut kriteria yang ditetapkan oleh penganjur. Jumlah penyertaan peserta adalah tertakluk kepada keputusan UTM atau penganjur; 5.3 Pemohon perlulah mengemukakan borang permohonan yang lengkap kepada Pejabat HEA melalui fakulti masing-masing dalam tempoh masa yang ditetapkan. Dekan/Timbalan Dekan (Akademik) fakulti perlu memperakukan penyertaan pelajar; 5.4 Fakulti mengemukakan nama calon kepada Pejabat HEA dalam tempoh masa yang ditetapkan bagi penghantaran nama calon kepada penganjur; 5.5 Pejabat HEA akan menjalankan proses saringan pemilihan peserta program. Pemilihan akhir akan dilakukan oleh pihak atasan universiti atau penganjur; 5.6 Pejabat HEA akan memohon kelulusan peruntukan kepada peserta daripada YBhg. Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa); 5.7 Pendaftaran program akan dilakukan oleh pelajar atau Pejabat HEA mengikut tetapan pihak penganjur; 6.0 Peruntukan 6.1 Pemberian peruntukan adalah dalam bentuk kewangan oleh UTM tertakluk kepada Kelulusan Yang Berbahagia Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) atau Jawatankuasa Pengurusan Universiti Teknologi Malaysia; 6.2 Pelajar amat digalakkan untuk menjana pendapatan sendiri bagi menampung kos penyertaan dalam IIP di universiti/ institusi luar negara melalui program keusahawanan selaras dengan matlamat universiti untuk menjadi Entreprenurial Research University. 7.0 Insurans/ Imunisasi 7.1 Pelajar yang mengikuti IIP akan mendapat perlindungan insurans oleh universiti sekiranya program diluluskan dan mendapat kebenaran oleh universiti;

9 7.2 Perlindungan insurans lain/ alternatif yang dirasakan perlu boleh diambil oleh pelajar di atas tanggungan sendiri; 7.3 Pelajar adalah digalakkan mendapatkan suntikan imunisasi sebelum program; 7.4 Universiti tidak membiayai kos suntikan imunisasi ke atas pelajar. Walaubagaimanapun, tertakluk kepada Kelulusan Yang Berbahagia Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa). 8.0 Surat Kebenaran Ibu Bapa/ Penjaga Semua pelajar di bawah umur 21 tahun (sebelum tarikh program) hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada ibu/ bapa/ penjaga (jika perlu) 9.0 Pelaporan Aktiviti/ Program Pelajar perlu mengemukakan laporan program kepada Pejabat HEA selewat-lewatnya 14 hari selepas tarikh akhir program.