GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MAJLIS DAN ACARA IPG KPM

Transkripsi

1 Disediakan Oleh: PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2016

2 KANDUNGAN MUKA SURAT Pengenalan 2 Tujuan 2 Punca Kuasa/ Rujukan 3 Jenis-jenis Majlis 4 Jenis-jenis Acara 4 Penyelaras Majlis dan Acara IPGK 6 Pengurusan dan Publisiti Media 6 Kaedah Jemputan Tetamu 10 Proses Kerja 12 Carta Aliran Proses Kerja 15 Rumusan 16 INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 1

3 1.0 PENGENALAN Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi impak kepada imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK) tetapi juga kepada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara yang dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis dialog/bual bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis penghargaan dan lain-lain banyak melibatkan tetamu kenamaan dan jemputan dari dalam dan luar negara. Justeru, semua majlis atau acara IPG KPM perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM. 2.0 TUJUAN Garis Panduan Pelaksanaan Majlis dan Acara ini bertujuan untuk: 2.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis dan acara yang dilaksanakan di peringkat IPG KPM; 2.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis dan acara di peringkat IPG KPM; 2.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila merancang majlis atau acara IPG KPM. INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2

4 3.0 PUNCA KUASA/ RUJUKAN 3.1 Berdasarkan cabutan Minit Mesyuarat Profesional Kementerian Pendidikan Malaysia (MPKPM) Bil.04/2016, YBhg. Dato Sri Dr. KPPM selaku Pengerusi Mesyuarat telah memutuskan di bawah perkara Perutusan Pengerusi seperti berikut: semua undangan rasmi kepada menteri ke program yang dianjurkan oleh bahagian/jpn hendaklah melalui pejabat KPPM terlebih dahulu, juga hendaklah melalui SUSK/SUS seperti yang diputuskan dalam MPKPM Bil.03/2016. Laluan perintah (line of command) ini juga termasuk hal-hal lain seperti pengisian jawatan, penempatan murid di sekolah berasrama penuh, juga daripada pihak luar berkaitan mempromosi produk dan sebagainya. 3.2 Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM ) 3.3 Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun 2014, Jabatan Perdana Menteri 3.4 Lampiran 1 Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun 2014 berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar di Bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 3

5 3.5 Lampiran 2 Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam P.B 3.1/ Lampiran 3 Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman Serta Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional Kementerian Pelajaran Malaysia Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM 4.0 JENIS-JENIS MAJLIS 4.1 Rasmi Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan. 4.2 Rasmi dan Formal Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti hari bekerja dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar pejabat, majlis penuh istiadat, majlis jamuan (malam atau hujung minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja). Majlis yang melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati aspek protokol secara penuh. 4.3 Rasmi dan Tidak Formal Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti program turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat sedikit kelonggaran dari segi protokol. INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 4

6 4.4 Tidak Rasmi Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi Kerajaan/swasta yang tidak melibatkan peruntukan Kerajaan serta aspek protocol sepenuhnya. 4.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-orang kenamaan daripada Senarai Keutamaan Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang terkini). 4.6 Separa Rasmi Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana sebahagian sumber peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya daripada sumbangan oleh wang kelab sukan atau pertubuhan 5.0 JENIS-JENIS ACARA 5.1 Dalaman Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan warga IPG KPM. 5.2 Luaran Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak terhad dalam kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan peserta atau penceramah luar negara. INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 5

7 5.3 Kebangsaan Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau penyertaan dari pelbagai Negeri. 5.4 Antarabangsa Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan daripada beberapa Negara tertentu. 6.0 PENYELARAS MAJLIS DAN ACARA IPGK 6.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung antara IPGK dan IPGM apabila terdapat sebarang urusan berkaitan majlis atau acara yang dianjurkan di peringkat kampus terutamanya yang melibatkan mana-mana kenamaan atau pihak dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar negara. 6.2 Surat pelantikan dikeluarkan oleh IPGM dan ditandatangani oleh Rektor IPGM. 7.0 PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA 7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak media. Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu dirancang dan dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu program anjuran IPG KPM turut diukur melalui publisiti media, yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis sama ada di peringkat kebangsaan atau antarabangsa. INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 6

8 7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah promosi bagi majlis dan acara seperti persidangan, bengkel, seminar, lawatan kenamaan, syarahan awam, dan lain- lain yang berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran daripada pihak Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit Komunikasi Korporat KPM. 7.3 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam melaksanakan perhubungan media yang berkaitan dengan sesuatu majlis dan acara: Kenyataan Media (Press Release) merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan untuk menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti, perkhidmatan, produk, pencapaian, individu dan lainlain) yang berguna, tepat dan menarik untuk sebaran media Penyediaan Kenyataan Media IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan majlis dan aktiviti boleh mempromosikan maklumat kepada media massa melalui kenyataan media, dengan kebenaran Rektor IPGM dan kelulusan KPM. INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 7

9 7.3.3 Jemputan Media Penyelaras Majlis dan Acara IPGK perlu menghantar maklumat mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada IPGM sebulan sebelum program bermula Penyediaan Press Kit Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur mengandungi semua bahan seperti berikut: a) Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan lain- lain risalah yang mengandungi perjalanan dan penerangan sesuatu majlis tersebut. b) Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk memberi ucapan seperti yang terkandung dalam atur cara majlis. c) Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya berkaitan) press kit. d) Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan Press Release bagi program yang diadakan. e) IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara di digalakkan memasukkan risalah atau brosur mengenai IPG KPM dalam kit tersebut. f) Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media yang membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam press kit (sekiranya perlu). g) Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama "Press kepada wakil media jika program tersebut berkaitan dengan bengkel atau seminar yang berlangsung lebih daripada sehari. INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 8

10 h) Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama ada wartawan dan jurugambar akhbar, majalah, televisyen, radio dan media alternatif Publisiti Media Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada empat situasi. Ianya penting bagi mengelak harapan terlalu tinggi terhadap liputan media. a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam program anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa besarnya impak nilai berita sesuatu program tersebut. b) Program Yang Dihadiri Menteri Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis atau acara IPG KPM bukanlah ukuran pentingnya majlis atau acara tersebut. Kehadiran wakil media didorong oleh kehadiran Menteri atau Timbalan Menteri yang lebih berminat untuk bertanya isu selain daripada program yang dianjurkan. c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama) Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur bersama digalakkan kerana majlis/acara tersebut dijamin mendapat liputan meluas media sebelum dan selepas ianya dilaksanakan. Walau bagaimanapun INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 9

11 kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada wakil media lain yang berminat untuk membuat liputan. d) Sidang Akhbar (Press Conference) Sidang Akhbar kebiasaannya dibuat sekiranya terdapat sesuatu penjelasan isu atau pengumuman. 8.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU 8.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut: BIL TETAMU KEHORMAT KAEDAH JEMPUTAN 1 SPB Yang di-pertuan Agong/ DYMM Raja/Permaisuri/ TYT Yang di-pertuan Besar Warkah Persilaan dibawa mengadap 2 TYT Yang di-pertuan Negeri/ YAB Perdana Menteri/ YAB Timbalan Perdana Menteri/ YB Menteri Surat Jemputan 3 YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri Surat/Kad Jemputan 4 Jemputan lain Surat/Kad Jemputan Faks E-mel Telefon Sistem Pesanan Ringkas Sumber : Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara, Edisi Pertama Tahun 2014, Jabatan Perdana Menteri INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 10

12 8.2 Warkah Persilaan, Surat Jemputan atau Kad Jemputan perlu ditandatangani seperti berikut: BIL. 1 TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP SPB Yang di-pertuan Agong DYMM Raja/Permaisuri TYT Yang di-pertuan Negeri YAB Perdana Menteri YAB Timbalan Perdana Menteri YB Menteri-menteri Kabinet WARKAH PERSILAAN/ SURAT JEMPUTAN/ KAD JEMPUTAN DITANDATANGANI OLEH Warkah Persilaan dan Surat Jemputan ditandatangani oleh Menteri Pendidikan 2 3 Menteri Pendidikan Timbalan Menteri Pendidikan I Timbalan Menteri Pendidikan II Ketua Setiausaha KPM Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia. YAB Menteri Besar YAB Ketua Menteri Exco Negeri Agensi Luar Pengarah-pengarah Bahagian KPM Surat Jemputan ditandatangani oleh Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia. Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Rektor IPGM. 4 Rektor IPGM Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Pengarah IPG kampus INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 11

13 8.3 Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah luar negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008 telah menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar antarabangsa perlu mendapatkan kelulusan Jemaah Menteri manakala jemputan penceramah luar pula perlu mendapatkan nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan Kementerian Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan. 9.0 PROSES KERJA BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN 1 Merancang Majlis/ Acara a) IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan. b) Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara berkenaan dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM bagi semua Majlis yang melibatkan kenamaan negara, Menteri Kabinet YB Menteri Pendidikan/ YB Timbalan Menteri/ KSU/ KPPM. c) Mengenalpasti peruntukan/ sumber kewangan untuk melaksanakan majlis/acara. IPG KPM perlu menghantar perancangan tersebut kepada Penyelaras Perancangan Tahunan IPGM selewat-lewatnya bulan Oktober tahun semasa bagi pelaksanaan pada tahun berikutnya Rujuk Lampiran 1 dan 2 (sekiranya berkaitan) INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 12

14 BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN 2 Menyediakan Kertas Cadangan Pelaksanaan Majlis/ Acara a) IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara. b) Bagi IPGK, kertas cadangan tersebut perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus. Rujuk Lampiran 3 bagi Format Kertas Cadangan Penyelaras Majlis & Acara IPGK. 3 Mendapatkan Kelulusan Pelaksanaan Majlis/ Acara a) Kertas cadangan pelaksanaan majlis/ acara berkenaan dihantar ke IPGM untuk semakan. b) Kertas cadangan dibentangkan untuk kelulusan di mesyuarat peringkat IPGM (Mesyuarat Profesional IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru atau manamana mesyuarat IPGM yang sesuai) c) Sekiranya kertas cadangan tersebut perlu mendapatkan kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM mahu pun sehingga peringkat Jemaah Menteri, prosedur pembentangan dan kelulusan IPGM Pengarah Pusat/ Sektor/ Jabatan/ Unit IPGM atau wakil Pengarah IPGK atau wakil IPGK Pegawai Meja PPPI IPGM INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 13

15 BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM. 4 Menyelaras Persediaan/ Pelaksanaan Majlis/Acara a) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK memastikan semua majlis yang dipersetujui untuk menjemput kehadiran kenamaan negara, diselaraskan bersama-sama IPGM. Penyelaras Majlis dan Acara IPGK b) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK mengambil kira aspek protokol termasuklah susunan keutamaan, susunan tempat duduk, panggilan hormat, pengacaraan majlis, atur cara majlis, penyambut tetamu dan lain-lain yang berkaitan. c) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK memastikan urusan yang berkaitan dengan pihak media berjalan lancar (Pengurusan Publisiti dan Media) d) Semua pihak yang terlibat di peringkat IPG KPM memastikan majlis/ acara berjalan lancar dan segala isu berkaitan diatasi dengan segera. Semua pihak INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 14

16 CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA Mula IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan. IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara. Perancangan Pelaksanaan Majlis/ Acara Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara tersebut dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM. Kertas cadangan IPGK perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan Pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus. Kertas cadangan dihantar ke IPGM untuk semakan. Pembentangan kertas cadangan untuk kelulusan di mesyuarat peringkat IPGM TAMAT Tidak Ya Sekiranya perlu kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM/ Jemaah Menteri: Persiapan Pelaksanaan Majlis/ Acara Prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM. Pelaksanaan Majlis/ Acara SELESAI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 15

17 10.0 RUMUSAN 10.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat Pekeliling dan Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan majlis dan acara Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan kepada semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal di samping memudahkan kawalan peruntukan kewangan. INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 16