PEKELILING BENDAHARI BIL : 12/2008 No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 September 2008 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia Pengarah UiTM Negeri Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri Yg. Bhg. Datuk / Dato / Datin / Prof. / Tuan / Puan GARIS PANDUAN PEROLEHAN PELANTIKAN PERKHIDMATAN PERUNDING UiTM 1.0 TUJUAN Pekeliling ini disediakan dengan tujuan untuk memberi garis panduan mengenai proses pelantikan perunding selaras dengan :- 1.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2006 (SPP 8/2006) bertarikh 6 November 2006 ; dan 1.2 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2007 (SPP 8 / 2007) bertarikh 14 Mei 2007 (Tambahan Pertama SPP Bil. 8 Tahun 2006). 1
2.0 TAKRIF PERUNDING Perolehan perkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua: 2.1 Perkhidmatan Bukan Perunding Meliputi perkhidmatan seperti pengendalian, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya 2.2 Perkhidmatan Perunding Meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti seni binaan kejuruteraan dan kerja-kerja ukur bangunan, perundingan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang khusus seperti alam sekitar, pertanian, pengurusan projek dan sebagainya. Perkhidmatan perunding yang dimaksudkan adalah perkhidmatan kepakaran yang disediakan oleh firma perunding yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan dikategorikan seperti berikut: a. Perunding Fizikal (i) Arkitek, kejuruteraan awam dan struktur, kejuruteraan mekanikal dan elektrikal, ukur bahan, perancang bandar dan desa, landskap, hiasan dalaman, akustik, pengurusan projek, alam sekitar dan perkhidmatan teknikal lain yang berkaitan dengan kejuruteraan dan/atau pembinaan; (ii) Kerja-kerja ukur tanah dan kerja khusus seperti hydrography, aerial photogrammetry, remote sensing dan lain-lain; 2
(iii) Perkhidmatan penilaian fizikal seperti penilaian harta, audit and assessment dan lain-lain; dan (iv) Kajian fizikal yang berkaitan dengan kerja-kerja kejuruteraan dan/atau pembinaan. b. Perunding Bukan Fizikal (i) Kajian kemungkinan, kajian ekonomi, kajian penswastaan dan kajian-kajian lain; (ii) Perkhidmatan pengurusan sumber manusia, kewangan dan perakaunan, percukaian, pengurusan kualiti, kerjakerja audit kewangan, kerja-kerja audit pengurusan, teknologi maklumat dan komunikasi serta bidang-bidang pengurusan lain; dan c. Perkhidmatan perunding lain mengikut kategori yang diperlukan oleh Agensi dan ditentukan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa 3.0 KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING Pelantikan perunding boleh dilaksanakan dengan dua kaedah iaitu: 3.1 Lantikan Terus Kaedah pelantikan secara terus hanya boleh digunakan untuk skop kerja pembangunan fizikal, ukur tanah dan alam sekitar. 3
3.2 Lantikan Secara Cadangan Teknikal Dan Kewangan (CTK) Kaedah pelantikan secara Cadangan Teknikal dan Kewangan (CTK) digunakan untuk skop kerja yang berbentuk kajian fizikal dan bukan fizikal. 4.0 HAD KUASA MELANTIK DAN MELULUSKAN KOS PERKHIDMATAN PERUNDING Lembaga Perolehan A UiTM adalah diberi kuasa untuk melantik dan meluluskan kos perkhidmatan perunding bagi :- 4.1 Projek Pembangunan Fizikal dengan Kos Projek sehingga RM 50 juta dan Kos Perunding sehingga RM 5 juta. 4.2 Kajian Fizikal / Bukan Fizikal dengan Kos Perunding tidak melebihi RM 1 juta. 4.3 Kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar dengan Kos Perunding tidak melebihi RM 300 ribu. Bagi pelantikan perunding yang melebihi nilai di atas, permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan Malaysia untuk mendapatkan kelulusan. Pemohon perlu menghantar dokumen seperti di perenggan 5.0 dan 6.0 pekeliling ini kepada Kementerian Kewangan Malaysia serta mematuhi semua peraturan terkini kerajaan mengenai pelantikan perunding. 5.0 PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA LANTIKAN TERUS Proses pelantikan perunding Secara Lantikan Terus bagi item di dalam perenggan 4.1 dan 4.3 adalah seperti berikut: 5.1 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi pelantikan perunding. 4
Dokumen berikut perlu dihantar ke Perolehan, Pejabat Bendahari Bahagian Pengurusan 5.1.1 Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A). 5.1.2 Terms Of Reference (Lampiran B). 5.1.3 Salinan cetakan daripada laman web Kementerian kewangan untuk sekurang-kurangnya 3 profil dan beban kerja perunding Bumiputera Tempatan yang hendak dicadangkan mengikut bidang perunding. (Contoh adalah di Lampiran C) 5.1.4 Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian Kewangan). (Contoh adalah di Lampiran D) 5.1.5 Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari Bahagian Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) berserta kertas kerja (jika ada) dengan pengesyoran perunding mengikut susunan keutamaan. 5.1.6 Salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah dikemaskini oleh Pejabat Bendahari/Unit Kewangan Zon yang berkenaan. 5.2 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi pelantikan perunding: 5.2.1 Urusetia Lembaga Perolehan A melantik Jawatankuasa Teknikal Kewangan Perunding (JTKP) di atas cadangan pemohon atau menggunakan JTKP yang sedia ada. 5
5.2.2 Urusetia Lembaga Perolehan A akan mengeluarkan surat makluman keputusan Lembaga Perolehan A kepada pemohon. 5.2.3 JTKP/Pemohon mengeluarkan Surat Niat kepada firma perunding yang telah diluluskan. 5.2.4 JTKP mengadakan rundingan harga dengan firma perunding yang telah menerima Surat Niat. 5.2.5 JTKP bermesyuarat untuk mengesyorkan skop kerja dan anggaran kos perunding untuk kelulusan Lembaga Perolehan A. 5.3 Pemohon mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi skop kerja dan anggaran kos pelantikan perunding Dokumen berikut perlu dihantar kepada Bahagian Pengurusan Perolehan: 5.3.1 Salinan minit mesyuarat JTKP yang berkenaan. 5.3.2 Anggaran kos terperinci dan skop kerja yang dicadangkan serta menyatakan jika terdapat pertambahan / pengurangan skop kerja serta implikasi kewangan, berbanding dengan permohonan asal dalam perenggan 5.1.1 dan 5.1.2 5.3.3 Salinan minit Mesyuarat Lembaga Perolehan A yang terdahulu berkaitan dengan kelulusan pelantikan perunding. 5.4 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi anggaran kos dan skop kerja, urusetia Lembaga Perolehan A akan mengeluarkan surat makluman kepada pemohon. 6
5.5 Urusan Surat Tawaran dan Tandatangan Kontrak Pelantikan Perunding 5.5.1 Bagi projek yang tidak melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, pengeluaran surat tawaran dan tandatangan kontrak pelantikan perunding diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Perolehan. Pemohon akan memantau projek mengikut skop kerja serta mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja. 5.5.2 Bagi projek yang melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pembangunan akan: a. Mengeluarkan surat tawaran. b. Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak. c. Memantau projek mengikut skop kerja. d. Mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja. 6.0 PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA CADANGAN TEKNIKAL DAN KEWANGAN (CTK) Proses pelantikan perunding Secara Cadangan Teknikal dan Kewangan bagi item di dalam perengan 4.2 adalah seperti berikut: 7
6.1 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A untuk mempelawa sekurang-kurangnya 5 firma perunding yang telah dikenalpasti. Dokumen berikut perlu dihantar Perolehan: ke Bahagian Pengurusan a. Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A) b. Terms Of Reference (Lampiran B ). c. Salinan cetakan daripada laman web Kementerian Kewangan untuk sekurang-kurangnya 5 profil dan beban kerja perunding Bumiputera Tempatan mengikut bidang perunding. (Contoh adalah di Lampiran C) d. Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian Kewangan). (Contoh adalah di Lampiran D) e. Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari Bahagian Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) berserta kertas kerja (jika ada) dengan pengesyoran sekurang-kurangnya 5 firma perunding untuk tujuan pelawaan. 6.2 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A untuk mempelawa sekurang-kurangnya 5 firma perunding: a. Urusetia Lembaga Perolehan A akan melantik Jawatankuasa Teknikal Kewangan Perunding (JTKP) di atas cadangan pemohon pemohon atau menggunakan JTKP yang sedia ada. b. JTKP menyedia dan mengesahkan dokumen spesifikasi untuk tujuan pelawaan teknikal dan harga secara berasingan. 8
c. Dokumen tersebut diserahkan kepada Bahagian Perolehan untuk tujuan panggilan, penutupan dan penyerahan kepada JTKP untuk tujuan analisa. d. JTKP bermesyuarat untuk mengesyorkan perunding, skop kerja dan anggaran kos perunding untuk kelulusan Lembaga Perolehan A. 6.3 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi pelantikan perunding, skop kerja dan anggaran kos pelantikan perunding Dokumentasi berikut perlu dihantar kepada Bahagian Pengurusan Perolehan a. Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A) b. Terms Of Reference (Lampiran B ). c. Salinan cetakan daripada laman web Kementerian Kewangan untuk profil dan beban kerja perunding yang dianalisa mengikut bidang perunding. (Contoh adalah di Lampiran C) d. Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian Kewangan).(Contoh adalah di Lampiran D) e. Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari Bahagian Perolehan yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan berserta kertas kerja (jika ada) dengan pengesyoran perunding mengikut susunan keutamaan. f. Salinan minit mesyuarat JTKP yang berkenaan. 9
g. Anggaran kos dan skop kerja yang dicadangkan serta menyatakan jika terdapat pertambahan / pengurangan skop kerja serta implikasi kewangan, berbanding dengan permohonan asal dalam perenggan 6.1.a dan 6.1.b. h. Salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah dikemaskini oleh Pejabat Bendahari /Unit Kewangan Zon yang berkenaan. i. Salinan minit Mesyuarat Lembaga Perolehan A yang terdahulu yang meluluskan cadang perunding untuk dipelawa. 6.4 Surat Tawaran dan Tandatangan Kontrak Pelantikan Perunding Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi anggaran kos dan skop kerja bagi: 6.4.1 Projek Kajian Bukan Fizikal 6.4.1.1 Urusetia Lembaga Perolehan A akan :- i. Mengeluarkan surat makluman kepada pemohon. ii. Mengeluarkan Surat Tawaran. iii. Menguruskan penyediaan dan tandatangan dokumen kontrak. 6.4.1.2 Pemohon akan a. Memantau projek mengikut skop kerja. b. Mengesahkan bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja. 10
6.4.2 Projek Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar 6.4.2.1 Urusetia Lembaga Perolehan A akan mengeluarkan surat makluman kepada Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pembangunan. 6.4.2.2 Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pembangunan akan: a. Mengeluarkan Surat Tawaran. b. Menguruskan penyediaan dan menandatangan kontrak. c. Memantau projek mengikut skop kerja. d. Mengesahkan bayaran yuran perunding mengikut progres kerja. 7. 0 KRITERIA PEMILIHAN PERUNDING 7.1 Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan; 7.2 Keutamaan kepada perunding tempatan di lokasi projek/kajian berkenaan; 7.3 Keutamaan kepada perunding Bumiputera; 7.4 Pelantikan secara giliran (rotation basis); 7.5 Beban kerja semasa perunding. 11
7.6 Saiz dan keupayaan perunding bersesuaian dengan projek/kajian; 7.7 Kepakaran khusus; 7.8 Pengalaman dan prestasi firma perunding; 7.9 Lulus penilaian teknikal dan kewangan; 7.10 Kedudukan kewangan firma perunding; dan 7.11 Kriteria lain yang bersesuaian. 8.0 MAKLUMAT PERUNDING Bagi tujuan untuk mendapatkan nama firma perunding, membuat semakan permohonan, membuat semakan firma perunding atau mendapatkan salinan dokumen lampiran pofil dan beban kerja perunding dari laman web Kementerian Kewangan (untuk dilampirkan bersama dokumen yang dikemukakan kepada Lembaga Perolehan A), pemohon boleh menghubungi pegawai berikut : 8.1 Perunding bagi Projek Fizikal/Kajian Fizikal/Kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar yang diuruskan oleh Pejabat Pembangunan. Tuan Hj Junaidi Muslim Timbalan Pengarah Bahagian Pembangunan UiTM Shah Alam No. Telefon : 03-55442224 12
8.2 Perunding bagi Projek Fizikal/Kajian Fizikal/Kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti /Bahagian Pengurusan Fasiliti UiTM Negeri Encik Mohd Faiz Mohsin Bahagian Kontrak dan Kos Pejabat Pengurusan Fasiliti UiTM Shah Alam No. Telefon : 03-55442313 8.3 Perunding Bukan Fizikal En. Mohamad Husaini Bin Mohamad Saleh Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam No. Telefon : 03-55443342 Syarat-syarat khusus dan terperinci mengenai pelantikan perunding adalah di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2006 bertarikh 6 November 2006 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2007 (Tambahan Pertama SPP Bil. 8 Tahun 2006) dan boleh diperolehi melalui www.treasury.gov.my. Pemohon diminta membaca Pekeliling Bendahari ini bersama-sama dengan peraturan terkini kerajaan mengenai pelantikan perunding supaya urusan pelantikan perunding dapat dilaksanakan dengan teratur dan segera. 9.0 MESYUARAT LEMBAGA PEROLEHAN A Bagi memastikan fail Mesyuarat Lembaga Perolehan A dapat dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, semua dokumentasi berkenaan mestilah diterima dengan lengkap oleh Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat 13
Bendahari UiTM Malaysia tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan. Tarikh Mesyuarat Lembaga Perolehan A UiTM akan dimaklumkan dari masa ke semasa. 10. PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri, bagi semua Kumpulan Wang mulai 1 September 2008. Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) 4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) Nombor Sijil: KLR: 0500283 14