6 Bab 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Teori Umum 2.1.1 Pendekatan Sistem Informasi 2.1.1.1 Pengertian Sistem Menurut Martin (2004, p.355), sistem adalah serangkaian komponen yang saling berhubungan yang harus bekerja bersama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Mathiassen (2000, p.9), sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasi persyaratan modeling, function dan interfaces. Menurut O'Brien (2005, p29), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan seperangkat komponen yang saling terintegrasi satu sama lain untuk mencapai tujuan melalui tahap input, proses, output.
7 2.1.1.2 Komponen Sistem Menurut O'Brien (2005, p30), sistem memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi : a) Input: penangkapan dan peralatan berbagai elemen yang memiliki sistem untuk diproses. b) Pemrosesan: proses transformasi yang mengubah input menjadi output. c) Output: perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya. Menurut Turban et al (2005, p56) sistem dibagi menjadi tiga bagian berbeda yakni input, proses, dan output. Ketiga bagian tersebut dikelilingi oleh sebuah lingkungan, adanya pengambil keputusan, adanya batasan sistem. a) Input diartikan sebagai elemen yang masuk ke dalam sistem b) Proses adalah semua elemen yang diperlukan untuk mengubah input ke dalam output. c) Output mengandung pengertian produk akhir dari sistem d) Umpan balik adalah ada aliran informasi dari komponen output ke pengambil keputusan berkenaan dengan output atau performa sistem.
8 e) Lingkungan sistem terdiri dari beberapa elemen yang ada di luar, dalam hal elemen tersebut tidak input, output, ataupun proses. f) Batasan merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan lingkungannya. Sistem berada di dalam batasan, sedangkan lingkungan berada di luar. 2.1.1.3 Pengertian Informasi Menurut Laudon ( 2004, p.8 ), informasi adalah data yang sudah diubah menjadi sesuatu yang memiliki arti dan bermanfaat bagi manusia. Sedangkan menurut Mdeod ( 2001, p.15 ), informasi adalah kata - kata yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Menurut O'Brien (2005, p703), informasi adalah data yang ditempatkan dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pemakai. Menurut Hanif (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Jadi, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah dan memiliki arti bagi pemakainya.
9 2.1.1.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut O'Brien (2003, p10) merupakan kumpulan dari orang, prosedur dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan informasi dalam perusahaan. Sedangkan Martin (2004, p.355), mendefinisikan Sistem Informasi sebagai koleksi yang besar dari teknologi informasi, prosedur, dan tanggung jawab dari perorangan untuk mendapat, menggerakkan, mengelola dan mendistribusikan data dan informasi. Menurut Whitten et al ( 2001, p.8 ), Sistem Informasi adalah rangkaian dari orang, data, proses, presentasi informasi dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mendukung dan memperbaiki kegiatan operasional sehari-hari dalam bisnis begitu juga untuk mendukung pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah bagi manajemen dan penggunanya. Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah suatu komponen berupa teknologi informasi, prosedur, dan perorangan untuk menyelesaikan permasalahan manajemen serta proses bisnis.
10 2.1.1.5 Pengertian Teknologi Informasi Menurut O'Brien (2005, p704), teknologi informasi adalah hardware, software, telekomunikasi, manajemen database, dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Menurut Ward dan Peppard (2002, p3), telmologi informasi merujuk secara spesifik pada teknologi, khususnya hardware, software, dan jaringan telekomunikasi. Teknologi informasi memfasilitasi perolehan, pemrosesan, penyimpanan, pengiriman, dan penyebaran informasi dan komponen digital lainnya. Memifut Whitten et al (2004, p10), teknologi informasi adalah istilah yang menggambarkan kombinasi teknologi komputer (perangkat keras dan lunak) dengan teknologi komunikasi (jaringan, data, gambar, dan suara). Jadi, dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah sekumpulan dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan jaringan telekomnukasi 2.1.1.6 Pengertian Investasi Investasi menurut Sutojo (2000,p1) adalah upaya menanamkan faktor faktor produksi langka (dana, sumber daya,
11 tenaga ahli dan teknologi) pada proyek tertentu. Proyek tersebut dapat bersifat baru sama sekali atau perluasan proyek yang sudah ada. 2.1.1.7 Investasi Teknologi Informasi Weill dan Olson, seperti yang dikutip oleh Hendarti, H. (1998) melihat investasi TI sebagai biaya yang berhubungan dengan perolehan komputer, komunikasi, perangkat lunak, jaringan dan personil untuk mengelola dan mengoperasikan sistem informasi manajemen. 2.1.2 Pendekatan Manajemen 2.1.2.1 Pengertian Manajemen Menurut G. R. Terry, manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau arahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan tujuan organisasional atau maksud - maksud yang nyata. Menurut James A. F. Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemitnpinan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. 12 Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu senin yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian untuk mengarahkan orang - orang pada satu tujuan yang sama. 2.1.2.2 Definisi Strategi Pengertian strategi menurut Rangkuti (2001, p3) adalah alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut serta prioritas alokasi sumber daya. Menurut David (2009, p18) strategi adalah sarana bersama dengan tujuan jangka panjang yang hendak di capai. Strategi bisnis mencakup ekspansi geografis, difersifikasi, akuisisi, pengembangan produk, penetrasi pasar, pengetatan, divestasi, likuidasi, dan usaha patungan atau joint venture. Menurut Wheelen dan Hunger (2008, p 14), strategi adalah suatu rencana yang luas yang menguraikan bagaimana suatu perusahaan akan mencapai misi dan sasaramiya. Jadi dapat disimpulkan bahwa Strategi adalah suatu konsep yang digunakan untuk mencapai tujuan bisnis.
13 2.1.2.3 Definisi Lead Time Menurut Rosenberg ( 1978 : 251-252 ), lead time adalah waktu yang berlalu antara dimulainya proses ekonomi maupun manufaktur hingga berakhirnya proses tersebut. Lead time dapat bersifat deterministik yaitu tetap setiap waktunya maupun probabilitas yaitu berubah-ubah sesuai dengan pola distribusi tertentu. 2.2 Teori Teori Khusus 2.2.1 New Information Economics 2.2.1.1 Pengertian New Information Economics ( NIE ) New Information Economics menurut Benson et al (2004, p99) adalah sekumpulan praktek terkoordinasi yang berdasarkan pada prinsip - prinsip dan aktifitas-aktifitas terintegrasi yang secara efektif menghubungkan bisnis dan proses manajemen teknologi informasi, serta tambahan menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan inisiatif - inisiatif dan aktifitas - aktifitas TI. NIE (New Information Economics) merupakan pandangan yang lengkap mengenai hubungan unit bisnis dengan teknologi infonnasi, berdasarkan prinsip utama bahwa semua aktivitas dan
sumber daya perusahaan harus mendukung strategi perusahaan dan memberikan dampak pada bottom line. 14 Menurut Benson et al (2004, p4), kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan bergantung pada tujuan berikut : a. Tujuan Pengurangan Biaya Dengan mengaplikasikan kerangka kerja dan praktek manajemen, perusahaan dapat mengurangi biaya TI dan mempertahankan kontribusi yang dibuat TI ke bottom line. b. Tujuan Biaya Stabil Manajemen perusahaan dapat tents meningkatkan kegunaan TI dan tetap dengan pertumbuhan bisnis, dan dapat mengontrol seluruh biaya yang digunakan TI. TI dapat meningkatkan dukungannnya pada bisnis dan dampaknya pada bottom-line, namun dengan tingkat biaya sekarang c. Tujuan "Sweet Spot" Mengkombinasikan pengurangan biaya dengan dampak pada bottom-line yang lebih baik. TI dapat mengurangi biaya dan juga meningkatican anya dengan dampak pada bottom line.
15 Sasaran idealnya adalah "sweet spot" yakni mencapai kombinasi pengurangan biaya dan memperbaiki dampak pada bottom-line. Gambar 2.1. Kemungkinan Pengeluaran Biaya (Benson et al, 2004, p 5) 2.2.1.2 Praktek NIE Gambar 2.2.Kemungkinan Pengeluaran Biaya Perusahaan (Benson et al, 2004, p5 )
16 Menurut Benson et al (2004, p 9-10), lima praktek NIE menciptakan kumpulan alat untuk TI dan manajer bisnis, mencakup pada proses bisnis untuk menterjemahkan strategi bisnis perusahaan ke program dan inisiatif lainnya yang dapat diimplementasikan IT. Lima praktek tersebut adalah : a. Demand / Supply Planning Menterjemahkan strategi bisnis ke dalam tahapan yang memberikan arah yang jelas pada TI akan apa yang diharapkan perusahaan (harapan strategi perusahaan). Manajer bisnis dan TI menerima konsensus akan ke mana arah perusahaan dan apa yang dapat dilakukan TI untuk mendukung hal tersebut. Mereka melakukan hal ini dengan menciptakan penggerak bisnis. Kebutuhan strategi TI menciptakan permintaan strategi (demand) bisnis untuk TI, dimana perencanaan strategi TI harus mengantarkan solusi teknologi sebagai persediaan strategi (supply). b. Innovation Perubahan-perubahan dalam strategi bisnis melalui kemampuan TI. TI biasanya merespon pada kebutuhan bisnis dan arah perubahan bisnis
17 bergantung pada apa yang mungkin dapat dibuat oleh TI. Praktek ini secara eksplisit menggerakkan manajemen bisnis untuk membuka kesempatan bisnis yang dimungkinkan oleh TI dan juga menyediakan cara merubah kesempatan tersebut menjadi strategi bisnis. Hasilnya adalah kumpulan peluang bisnis yang kompetitif. c. Prioritization Menganalisa dampak bisnis dari TI, member prioritas pada proyek, dan menyetujui sumber daya kepada proyek yang memiliki nilai tinggi. Praktek ini mengatakan pada manajer proyek, TI mana yang secara kuat mendukung harapan strategi dan menguuang yang di habiskan di tempat yang tepat, untuk alasan yang tepat dan secara bersama manajer bisnis dan TI menyetujui keputusan tersebut. d. Alignment Menganalisa dampak bisnis dari aktivitas TI yang sudah ada. Setiap uang yang dihabiskan untuk menjaga sistem yang ada adalah uang yang tidak dihabiskan untuk pengembangan baru. Jadi,
18 manajer TI dan bisnis dapat memutuskan inisiatif TI yang manakah yang seharusnya mendapatkan sumber daya perusahaan. e. Performance Measurement Praktek ini mengukur kinerja TI dengan cara yang berhubungan dengan bisnis. Sangat mudah untuk menghitung kinerja TI pada tahap operasional dan taktik, tapi sangat sulit untuk mengukur dampak TI pada bisnis. Praktek ini mencampur keduanya dan memungkinkan TI untuk mengetahui apa yang harus diukur, bagaimana mengelola TI berdasarkan ukuran tersebut, dan bagaimana mengkomunikasikan kinerja tersebut kepada manajer bisnis dengan cara yang dapat mereka mengerti. Hasilnya meningkatkan performa TI dan meningkatkan komunikasi dengan manajemen bisnis. 2.2.1.3 Tujuan NIE Menurut Benson et al (2004,p 68-69), tujuan NIE secara keselutuhan, yaitu: Menyediakan kemampuan meliihat 100% pengeluaran IT
19 Membuat kerangka kerja untuk perencanaan melalui anggaran (mendukung rantai nilai strategi bottom line). Praktek NIE Demand / Supply Planning dan Innovation bertujuan untuk: Menghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan arahan strategi yang ada dalam perusahaan. Membuat pondasi untuk mengakses portfolio yang ada dan mendefinisikan strategi yang akan datang Menjelaskan ke arah mana sumber daya TI akan dipergunakan dan menghubungkannya dengan anggaran dan proses perencanaan perusahaan. Menyediakan kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan TI, termasuk pembaharuan dan pertumbuhan. Hal terpenting yang harus diperhatikan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan NIE adalah faktor kritis keberhasilan (CSF- Critical Success Factor). Perusahaan diharapkan mampu menghasilkan 5 outcomes (proyek yang lebih baik, pemilihan proyek yang lebih baik, mengurangi biaya yang tidak menghasilkan apapun, meningkatkan kinerja atas investasi,
ketepatan tindakan manajemen) dengan memperhatikan 8 CSF berikut ini : 20 Investasi TI diprioritaskan berdasar strategi bisnis Seluruh biaya dan investasi TI termasuk pengembangan, pengoperasian, perawatan, layanan diselaraskan dengan strategi bisnis Tim manajemen bisnis dan TI secara konsisten melakukan proses manajemen dan sehingga kontribusi TI pada kinerja bottom-line unit bisnis menjadi nyata Bisnis TI dan kinerja teknik dapat terlacak Proses perencanaan dan proses manajemen berfokus pada seluruh biaya TI yaitu biaya operasi harian dan proyek Manajer TI dan bisnis secara efektif berpartisipasi dalam manajemen proses ini. 2.2.1.4 Pedoman Mendapatkan Hasil NIE Menurut Benson et al ( 2004, p19), untuk mendapatkan hasil NIE manajemen harus menjawab pertanyaan - pertanyaan di bawah ini sebagai pedoman.
questions) a. Pertanyaan yang memberikan hasil (affordability 21 Apa yang dapat kita peroleh dari investasi TI? Apakah kita dapat merancang ulang biaya untuk mendukung kebutuhan proyek? Apakah kita dapat mengurangi biaya TI yang tidak perlu? b. Pertanyaan yang berdampak (Impact Questions) Apakah investasi TI sudah tepat sasaran? Apakah strategi bisnis perusahaan dapat mengendalikan tindakan TI dan menghasilkan dampak bottom line? Apakah kita memperoleh dampak bottom line dari pengoperasian TI? Apakah ada keseimbangan antara investasi pada tingkat strategi dengan tingkat operasional TI? 2.2.2 Strategic Intention ( Arahan Strategi ) Menurut Benson et al. (2004, p.37), strategic intention merupakan suatu rencana dan strategi pihak manajemen untuk meningkatkan efektivitas strategi maupun operasional. Dari suatu strategic intention, pihak tim manajemen tingkat atas dapat mengalokasi sumber daya yang
cukup sesuai dengan pandangan dan komitmen mereka terhadap strategi yang mereka buat. 22 2.2.2.1 Hubungan dengan Bottom Line Menurut Benson et al (2004, p34), fokus kita adalah terhadap pengeluaran TI, mencakup semua pengeluaran proyek dan aplikasi yang sudah ada. Tantangan dalam menggunakan metode biasa yaitu untuk menghubungkan bottom-line ke semua proyek baru dan semua komponen dari pengeluaran TI yang berjalan, dan untuk mencari cara mengontrol pengeluaran dari seluruh pengeluaran TI. bottom line : Ada 3 cara menghubungkan pengeluaran TI dengan a. Pada umumnya, perusahaan mengeluarkan uang pada TI sebagai biaya perusahaan, sehingga mengeliminasi proyek atau mengurangi biaya operasional akan mempengaruhi bottom line. b. Suatu investasi TI baru akan langsung menghasilkan pendapatan atau mengurangi pengeluaran sehingga langsung menghubungkan TI dengan bottom line.
23 c. Yang terpenting bahwa pengeluaran TI memungkinkan atau mendukung kegiatan bisnis yang memberi dampak pada bottom line. Menurut Benson et al (2004, p34-36), pendekatan untuk menghubungkan ke bottom line ada 3 elemen: a. Melakukan prioritisasi semua investasi TI dengan dampak pada bottom-line (mencakup resiko), perusahaan meningkatkan kinerja keseluruhan bottom-line dengan memilih investasi yang berdampak tinggi dan mengeliminasi atau memperbaiki investasi yang berdampak kecil. b. Dengan menyelaraskan pengeluaran TI yang ada (seperti infrastruktur, aplikasi yang sedang berjalan) pada bisnis, perusahaan meningkatkan seluruh kinerja bottom-line dengan merubah atau mengeliminasi aktivitas yang berdampak kecil. c. Dengan memahami elemen-elemen biaya pada pengeluaran TI dan menaksir kinerja TI yang ada dalam tingkat teknologi, arsitektur, kualitas, dan pelayanan, perusahaan meningkatkan kinerja bottom-line dengan mengeliminasi aktivitas TI yang kinerjanya buruk.
24 2.2.2.2 The Strategy to Bottom Line Value Chain Menurut Benson et al (2004, p5) untuk mengontrol biaya IT dan meningkatkan dampak yang lebih besar terhadap seluruh staf, dibutuhkan proses perencanaan yang efektif, alokasi sumber daya yang tepat, budget, proyek dan operational plan yang tepat, yang semuanya bisa bekerja sama secara konsisten. Gambar 2.3 Strategy-to-Bottom-Line Value Chain Sumber : (Benson, 2004, p6) Menurut Benson et al (2004, p.92) The Strategy to Bottom Line Value Chain adalah suatu rangkaian dari proses manajemen yang terhubung dan dijabarkan dalam proyek dan anggaran operasional serta pengukuran kinerja untuk memantau tindakan dan dampak bottom-line. Penjelasan terhadap elemen-elemen tersebut yaitu:
25 a. Arahan Strategi Bisnis Strategi dan perencanaan manajemen untuk meningkatkan efektivitas strategi dan operasional. Setiap arahan strategi perusahaan disertai dengan tujuan, ukuran dan bobot. Arahan strategi bisnis digunakan oleh lima praktek NIE yang isinya adalah misi perusahaan ditambah dengan arahan strategi. b. Analisis Portfolio Kumpulan sumber daya yang digunakan untuk praktek NIE sebagai alat untuk perencanaan dan pengambilan keputusan sumber daya dan investasi TI. Portfolio aplikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen digunakan untuk menganalisa penyelarasan, layanan, kualitas dan intensitas penggunaan.perkiraan portfolio digunakan untuk perencanaan dan pengembangan strategi kebutuhan TI melalui proyek. Ada 4 konsep portfolio dalam TI : 1. Portfolio manajemen yang dipakai meliputi seluruh kumpulan sumber daya TI.
26 2. Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru dan operasional. 3. Semua sumber daya lights-on TI diklasifikasikan sebagai berikut : aplikasi, infrastruktur dan manajemen 4. Investasi baru juga diklasifikasi ke dalam portfolio strategic, factory, mandated dan future strategic. c. Agenda Strategi TI Agenda sebagai hasil dari strategi perencanaan TI. Agenda strategi TI mendefinisikan harapan bisnis terhadap TI yang sesuai dengan tujuan strategi bisnis. Isinya Strategic Intention manajemen bisnis untuk penggunaan TI, tujuan strategi untuk penggunaan TI dan inisiatif strategi TI untuk mencapai Strategic Intention bisnis perusahaan. d. Perencanaan Strategi TI Perencanaan ini adalah hasil dari perencanaan strategi TI. Perencanaan ini digunakan sebagai kerangka strategi anggaran TI
27 yang sedang berjalan dan proyek yang berhubungan dengan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung proyek bisnis. Isinya Strategic Intention organisasi TI untuk mendukung TI memenuhi kebutuhan bisnis yang didefinisikan diatas. e. Kebutuhan Strategi TI. Merupakan pernyataan prioritas dari program dan inisiatif yang selama perencanaan strategi akan memenuhi kebutuhan agenda strategi TI dan strategic intention bisnis. Ini adalah Portfolio inisiatif strategi, dalam jangkauan 3 sampai 5 tahun, untuk mencapai kebutuhan bisnis yang didefinisikan diatas, diprioritaskan berdasarkan Strategic Intention bisnis. f. Proyek. Proyek spesifik didefinisikan sebagai respon bagi program dan inisiatif yang didefinisikan dalam kebutuhan strategi proyek adalah kandidat untuk praktek prioritasasi dan dicantumkan dalam perencanaan proyek tahunan
28 atau anggaran. Isinya realitis proyek yang dapat dilakukan. g. Perencanaan Proyek Tahunan. Perencanaan ini adalah kumpulan proyek tahunan yang diharapkan untuk diambil pada tahun fiskal berjalan. Isinya adalah Portfolio dari proyek yang dijadwalkan dengan sumber daya yang diterapkan, diprioritaskan berdasarkan Strategic Intention. h. Perencanaan Bisnis Tahunan. Perencanaan ini adalah kumpulan taktik dan perencanaan operasional tahunan untuk unit bisnis. Ini adalah dasar untuk membuat perencanaan proyek tahunan dan mendefinisikan hal-hal yang unit bisnis akan perlukan dari TI. i. Perencanaan TI Perencanaan ini merupakan kumpulan perencanaan taktik dan operasional untuk organisasi TI. Perencanaan ini juga merupakan dasar untuk membuat anggaran TI yang sedang
29 berjalan untuk mendukung unit bisnis. Isinya terdokumentasi menurut praktek perusahaan. j. Anggaran Proyek. Anggaran proyek adalah kumpulan anggaran invesatasi untuk proyek tahun ini. Anggaran proyek berdasarkan kemampuan yang dapat diberikan untuk unit bisnis. Isinya terdokumentasi berdasarkan praktek perusahaan. k. Anggaran TI Berjalan. Anggaran TI berjalan adalah tahunan dari aktivitas yang berjalan. Menjelaskan semua layanan dan dukungan yang tidak secara khusus ada di anggaran proyek. Bersama-sama dengan anggara proyek maka 100% pengeluaran TI ditetapkan. l. Metrik Pengukuran Kinerja. Metrik atau ukuran untuk TI dan penggunaan bisnis pada TI.
30 Gambar 2.4 Strategi Menuju Lapisan Bawah Rantai Nilai (Benson, 2004, p12) Deskripsi hasil dari 12 elemen tersebut yaitu : Tabel 2.1 Deskripsi 12 elemen value chain (Benson et al, 2004, p96)
31 2.2.3 Portfolio 2.2.3.1 Pengertian Portfolio Menurut Benson et al (2004, p.47) Portfolio adalah kumpulan dari semua sumber daya yang ada, yang merupakan alat ampuh untuk melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan untuk berinvestasi di bidang Teknologi Informasi. Portfolio digunakan untuk mendapatkan dan mengelola informasi tentang yaitu Aplikasi, Infrastruktur, Service dan Manajemen. Portfolio digunakan untuk menggambarkan keseluruhan sumber daya IT. Sumber daya IT itu sendiri dibagi menjadi dua, yaitu investasi baru dan lights-on. Yang dimaksud dengan investasi baru adalah proyek, termasuk modal dan budget biaya untuk membiayai kebutuhan software / hardware baru. Sedangkan biaya lights-on adalah biaya yang sedang berjalan karena penggunaan aplikasi, infrastruktur, jasa, dan aktivitas manajemen yang ada. 2.2.3.2 Pengertian Balance Scorecard Menurut Atkinson, Banker, Kaplan, Young, definisi Balanced Scorecard adalah pengukuran dan sistem manajemen penilaian kinerja dengan empat aspek, yaitu: aspek keuangan, aspek pelanggan, aspek proses bisnis internal, serta aspek pembelajaran dan pertumbuhan (Kaplan, et. All,2000: 7).
32 Gambar 2.5 Pembagian sumber daya IT Sumber : (Benson, 2004, p57) a. Portfolio Lights-on Portfolio untuk biaya lights-on dibagi menjadi empat, yaitu aplikasi, infrastruktur, jasa, dan manajemen. Aplikasi yang dimaksud di sini adalah aplikasi yang digunakan untuk menunjang bisnis perusahaan. Infrastruktur adalah semua infrastruktur yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi dan jasa. Sedangkan jasa adalah hal-hal yang berhubungan dengan pelayanan terhadap
33 penggunaan aplikasi, misalnya helpdesk, reparasi, instalasi, dan konsultasi. Manajemen merupakan aktivitas-aktivitas seperti planning, training, dan budgeting. Dengan mengkategorikan sumber daya IT lights-on, akan memudahkan manajemen untuk memahami dan menganalisa pengeluaran IT saat ini dan investasi IT di masa mendatang. Keempat biaya lights-on tersebut digambarkan seperti dibawah ini. Gambar 2.6 Portfolio Lights-on Sumber : (Benson, 2004, p59)
34 b. Portfolio Investasi Baru Portfolio untuk biaya investasi baru, terdiri dari porfolio strategic, factory, mandated dan future strategic. Tujuan dari mengkategorikan investasi baru adalah untuk mengklasifikasi investasi IT dalam manajemen, sehingga memudahkan manajemen untuk memahami investasi itu sendiri dan memungkinkan manajemen untuk menyeimbangkan investasi yang dibuat. Keempat kategori investasi baru ditunjukkan dalam gambar dibawah ini. Gambar 2.7 Portfolio Investasi Baru Sumber : (Benson, 2004, p60)
35 2.2.3.3 Portfolio dalam Praktek New Information Economics Pada praktek New Information Economics terdapat pembagian seperti yang terlihat pada gambar 2.5. Gambar 2.8 Portfolio dalam Praktek New Information Economics Sumber : (Benson et al, 2004, p53) 2.2.3.4 Empat Konsep Portfolio Teknologi Informasi Menurut Benson et al (2004, p.56-62), portfolio TI memiliki 4 konsep dasar, yaitu : a. Konsep 1 Portfolio manajemen diaplikasikan ke seluruh sumber daya TI.
36 b. Konsep 2 Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru dan pengeluaran TI yang sudah ada (lights-on). c. Konsep 3 Semua sumber daya lights-on TI diklasifikasikan sebagai berikut : aplikasi, infrastruktur dan manajemen. d. Konsep 4 Investasi baru juga diklasifikasi ke dalam portfolio strategic, factory, mandated dan future strategic. 2.2.3.5 Empat Faktor Portfolio Lights-on Menurut Benson et al (2004, p.160), portfolio Teknologi Informasi yang sedang berjalan (lights-on) memiliki 4 faktor antara lain: a. Tingkat Layanan : Ketersediaan dan Kecepatan merespon. b. Kualitas : Fungsionalitas dan Keakuratan. c. Teknologi : Arsitektur, Dukungan vendor dan stabilitas, dukungan teknis, dan ketersediaan dukungan pasar atau industri.
d. Intensitas Pengguna : Ketergantungan dan Jangkauan pengguna. 37 2.2.3.6 Service and Quality Dalam hal ini yang dimaksud dengan kualitas (quality) adalah pertama bagaimana fungsionalitas aplikasi memenuhi kebutuhan khusus dari pengguna. Kedua adalah tingkat dimana fungsionalitas sesuai dengan yang dijanjikan. Dan ketiga adalah seberapa akurat aplikasi dan data. Pengertian level service dalam hal ini adalah pertama tingkat dimana aplikasi, infrastruktur atau jasa tersedia pada saat dibutuhkan. Kedua adalah kecepatan respon dari aplikasi, infrastruktur atau jasa. Berikut ini adalah penentuan nilai dengan alternatif yang kedua yaitu gabungan ketersediaan dan kecepatan respon dalam satu penilaian level service, dan gabungan fungsionalitas dan keakuratan dalam satu penilaian kualitas. 2.2.4 Praktek Demand / Supply Planning Menurut Benson et al (2004, p179), proses perencanaan yang ideal berhadapan dengan elemen-elemen sebagai berikut :
38 Tabel 2.2 Strategic Intention to IT strategic plan (Benson et al, 2004, p 179) Streategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Business Strategic Context Maximize marketing effectiveness be the best we can be. Establish and improve customer communication programs. Ensure that customer service is the best in the industry. Marketing a new marketing program for dealers and distributors. Distribution - revised call- center organization to maximize lime and quality responses to customers. Strategic Plan for the Use of IT Every marketing and sales person has immediate access to complete customer information. Collect and maintain complete information about every customer interaction. Establish business processes and organization support for a customer information system, leading to customer relationship management. Strategic Plan for the Supply of IT Establish the infrastructure and staff support to enable an effective, efficient, and complete data warehouse. Implement a phased approach to a customer data warehouse. Work with Beta Group to identify best approach to a data warehouse. Purchase CRM data package. 2.2.5 Praktek Innovation Menurut Benson et al (2004, p.187-192), Teknologi Informasi telah dan masih menjadi alat pendukung utama atas berjalannya perusahaan. Innovation pada New Information Economics terdiri dari
empat komponen, yaitu : Business and technology monitoring, Innovation visioning, Business Context and Choices, Actionable Innovation. 39 2.2.6 Praktek Alignment Berdasarkan keterangan pada situs Wiley (http://www.wiley.com), skor portfolio assessments memiliki skala (0-5). Menurut Benson et al (2004, p.150-156), praktek prioritization memungkinkan manajemen untuk menyetujui sumber daya untuk inisiatif Teknologi Informasi yang diusulkan berdasarkan pada dampak bottom-line dan hubungannya terhadap strategic intention, maka praktek alignment melakukan hal yang sama untuk aplikasi TI dan infrastruktur yang telah ada. 2.3 Risk Assessment Menurut Benson et al (2004, p147), penilaian resiko ini menerapkan tujuh kriteria resiko yaitu resiko proyek atau organisasi, ketidakpastian pendefinisian, ketidakpastian teknis, resiko infrastruktur sistem informasi, resiko teknis, resiko investasi, dan resiko manajemen proyek. Dalam penilaian resiko yang dilakukan, terdapat prinsip nilai yang tinggi berarti resikonya rendah dan menghasilkan potensi kesuksesan yang lebih besar (a higher number means lower risk, greater potential for success). Prinsip ini berarti bahwa pembobotan resiko yang dilakukan oleh setiap pihak yang terkait memberi arti bahwa bobot yang diberi nilai lebih tinggi akan menghasilkan tingkat pengembalian (return) yang lebih tinggi juga, demikian sebaliknya.
40 2.4 Kerangka Pikir Proposal Pemilihan Topik : New Information Economics Studi Pustaka dan Bedah Jaringan Gambaran Umum Investasi SI/TI PT. Universal Express Perumusan Masalah Penelitian Industri Analisa Industri Pengumpulan Data : - Observasi - Wawancara - Kuesioner Analisa Internal Analisa Eksternal Matriks SWOT Matriks EFAS IFAS Arahan Strategi Demand Supply Planning Portfolio Innovation Hasil Agenda Strategi SI/TI Perencanaan Strategi SI/TI Portfolio Lights-On Alignment Portfolio Proyek Prioritization Kebutuhan Strategi SI/TI Right Decision / Result Gambar 2.9 Skema Kerangka Pikir