BAB 3 DATA DAN ANALISIS. Arahan strategi bisnis diperoleh dari analisis terhadap kondisi perusahaan

Transkripsi

1 BAB 3 DATA DAN ANALISIS 3.1 Arahan Strategi Bisnis Arahan strategi bisnis diperoleh dari analisis terhadap kondisi perusahaan sekarang, khususnya pada Human Resource Department (HRD) Bank XYZ. Analisa yang diperoleh akan memberikan kumpulan arahan strategis yang mampu dilaksanakan dan mudah dipahami oleh karyawan guna memperbaiki strategi usaha dan keefektifitasan operasional organisasi Gambaran Umum Perusahaan Berikut adalah informasi seputar PT Bank XYZ, Tbk: Visi : Menempatkan diri sebagai salah satu bank terbesar di Indonesia Pernyataan Misi : Menjadi bank yang dapat memberikan kualitas terbaik bagi stakeholders, yang didasari penyediaan layanan berkualitas, pengelolaan finansial yang cermat, penerapan teknologi, dan mengutamakan kinerja dan loyalitas karyawan. Filosofi Perusahaan : Orientasi kepada nasabah Etika dan moral sebagai landasan kerja Manajemen dan karyawan sebagai aset utama 42

2 43 dari perusahaan Iklim kerja yang mendukung kinerja, kreativitas dan motivasi kerja tinggi Komitmen dalam tanggung jawab sosial Nilai Pokok Karyawan : Bekerja dengan dasar integritas yang tinggi Selalu fokus kepada nasabah Energik dan bersemangat tinggi di dalam menghadapi setiap tantangan Mampu memotivasi rekan-rekan sekerja dan lingkungan untuk mencapai visi Bank XYZ Selalu fokus kepada implementasi, tindak lanjut serta pencapaian hasil guna memberikan nilai tambah dan kontribusi kepada Bank XYZ Selalu siap menghadapi perubahan baik intern maupun ekstern Falsafah : Melampaui kepuasan Nasabah adalah tekad kami. Pelayanan Penjelasan akan struktur organisasi di Human Resource Department Bank XYZ, seperti gambar 3.1, adalah sebagai berikut: HR Examiner mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: Compliance

3 44

4 45 Quality enforcement Assurance atau auditing HR Representative mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: Business related HR plan / program Organisation diagnosis Organisation development Employee relation Policy Clearance Recruitment an Assessment Division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: Manpower plan Recruitment strategy Selection hiring Emplooye assessment Performance and Career Management Division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: Organisation/culture Career management Talent management Performance management Communication

5 46 Employee relation Job analysis/evaluation Reward and Compensation Management Division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: HR planning Compensation planning Reward strategy Reward policy Incentive & bonus scheme Award program HR Information Division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: Research & inteligent Data maintenance System development HR budgeting HR services & administrations division mempunyai peran atau tugas yang berkaitan dengan: Payroll services Staff loan services PA services GHS/insurance administration Industrial relation

6 47 Internal affairs Arahan Strategi Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer dari Human Resource Information Division Bank XYZ, arahan strategi dari Human Resource Department adalah sebagai berikut: Tabel 3.1 Arahan Strategis untuk Human Resource Department Arahan Strategis Tujuan Metrik Bobot Pengurangan workload administratif dengan pemanfaatan HR Transformation. Mengurangi workload administratif HR dan mengalokasikannya ke kegiatan yang lebih Waktu dan jumlah SDM yang dialokasikan untuk kegiatan 40 Peningkatan kualitas kegiatan analitis dan strategis. Peningkatan kompetensi karyawan. Perekrutan karyawan baru yang kompeten sesuai kebutuhan. bersifat analitis. Hasil analisis yang lebih akurat, objektif, berkualitas. Dapat meningkatkan kualitas kemampuan dan pengetahuan karyawan. Mendapatkan karyawan yang benar-benar sesuai dengan visi dan misi perusahaan. administratif. Keobjektifan dan akurasi hasil analisis. Tingkat prestasi dan pencapaianpencapaian karir karyawan. Standar perekrutan, metode seleksi, dan hasil seleksi karyawan Analisa Kebutuhan dan Pasokan Strategis Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisis terhadap arahan strategis sebagai berikut:

7 48 Tabel 3.2 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 1 Strategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Business Strategic Context Pengurangan workload administratif dengan pemanfaatan HR Transformation. Mengurangi workload administratif HR dan mengalokasikannya ke kegiatan yang lebih bersifat analitis. Otomatisasi kegiatan administratif. Strategic Plan for the Use of IT Staf HR dapat menggunakan aplikasi administratif. Kegiatan administratif menggunakan aplikasi akan lebih efisien dan akurat. Mulai merubah proses administratif HR yang masih manual dengan menggunakan aplikasi. Strategic Plan for the Supply of IT Membangun aplikasi otomatisasi kegiatan administratif dan pengembangan aplikasi yang bersifat strategis. Memanfaatkan aplikasi otomatisasi untuk mempermudah proses administratif. Pembangunan aplikasi Employee Self Service (ESS) yang dapat mengurangi administrasi manual dan memperbaiki prosesnya. Tabel 3.3 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 2 Strategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Business Strategic Context Peningkatan kualitas kegiatan analitis dan strategis. Hasil analisis yang lebih akurat, objektif, berkualitas. Menentukan analisa-analisa Strategic Plan for the Use of IT Staf HR dapat menggunakan aplikasi-aplikasi monitoring, analitis, dan aplikasi administratif. Aplikasi dapat membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi. Adanya aplikasi yang dapat menyediakan Strategic Plan for the Supply of IT Membangun aplikasi analitis berbasis model dan data-data yang dimiliki HR. Aplikasi dapat memberikan perhitungan logis dengan menggunakan model-model pemikiran tertentu. Membangun aplikasi HR Analysis yang

8 49 bisnis apa saja yang diperlukan dalam HR. fungsi-fungsi perhitungan dan analitis. dapat memberikan fungsi analitis dan mendukung kegiatan pengambilan keputusan. Tabel 3.4 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 3 Strategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Business Strategic Context Peningkatan kompetensi karyawan. Dapat mengetahui karyawan-karyawan berpotensi sehingga dapat lebih dikembangkan. Dapat meningkatkan kualitas kemampuan dan pengetahuan karyawan. Penilaian kinerja karyawan tiap jangka waktu tertentu. Membuat programprogram peningkatan kinerja karyawan. Strategic Plan for the Use of IT Pemanfaatan aplikasi pemantauan kinerja. Aplikasi yang menyediakan datadata kinerja dan potensi karyawan sehingga dapat memberi informasi peluang pengembangan karir. Adanya aplikasi yang mendukung pengembangan pengetahuan karyawan Aplikasi yang dapat menilai tingkat kinerja karyawan dan mencatat perkembangannya. Aplikasi yang dapat meningkatkan kemampuan karyawan sesuai bidangnya. Strategic Plan for the Supply of IT Pengembangan aplikasi pemantauan yang akan menerima masukan mengenai data karyawan dari pihak manajemen. Pembangunan database kinerja karyawan, posisiposisi dalam perusahaan, beserta kriterianya. Pengadaan database yang berisi informasi mengenai kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam bisnis. Pengembangan fungsi analitis yang dapat membandingkan kinerja karyawan dengan posisi-posisi yang dapat ditempatinya (peluang karir). Pengembangan aplikasi knowledge management yang terintegrasi dengan aplikasi Employee Self Service (ESS).

9 50 Tabel 3.5 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 4 Strategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Business Strategic Context Perekrutan karyawan baru yang kompeten sesuai kebutuhan. Mendapatkan karyawan yang benar-benar sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Penentuan standar dan metoda-metoda seleksi yang komprehensif. Strategic Plan for the Use of IT Bagian perekrutan mempunyai aplikasi yang dapat membantu proses perekrutan. Aplikasi perekrutan dapat memberikan informasi yang tepat mengenai kebutuhan akan SDM. Aplikasi dapat menyediakan standar/kriteria dan metoda seleksi karyawan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Strategic Plan for the Supply of IT Mengembangkan aplikasi perekrutan dengan melakukan penyesuaianpenyesuaian. Pembangunan database mengenai kebutuhan sumber daya manusia beserta kriteria-kriterianya. Mengupgrade aplikasi perekrutan dengan menyediakan fungsi Expert System yang mampu memberikan rekomendasirekomendasi akan calon karyawan yang qualified. 3.3 Portfolio Investasi Sistem dan Teknologi Informasi (SI dan TI) yang sedang berjalan dan Proyek Investasi SI dan TI Penggunaan portfolio didasarkan pada aplikasi yang sedang berjalan dan rencana proyek yang akan datang Portfolio Aplikasi yang Sedang Berjalan (Lights-On) Lights-on portfolio meliputi portfolio aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen. Nilai-nilai dari portfolio diperoleh dari kuesioner yang telah diisi oleh para user dari aplikasi, infrastruktur, service dan manajemen berjalan.

10 Portfolio Aplikasi Penggunaan aplikasi pada Human Resource Department (HRD) Bank XYZ meliputi aplikasi Human Resource (HR) Administration, HR Planning & Simulation, HR Collaboration & Relationship. Tabel 3.6 Portfolio Aplikasi Portfolio Aplikasi Aplikasi Unit Kerja Biaya (Juta Rupiah) Nilai Penyelerasan Tingkat Layanan Kualitas Ketergantungan Intensitas Pengguna Breadth HR Administration Personal Administration Recruitment & Assessment Division, HR Services & Administrative Organizational Management Payroll Benefit Division HR Services & Administrative Division, HR Information Division, Performance & Career Management Division HR Services & Administrative Division HR Information Division, Reward &

11 52 Time HR Planning & Simulation Personal Development Learning Event Management Recruitment Management Personal Cost Planning Compensation Division Recruitment & Assessment Division, HR Services & Administrative Division Performance & Career Management Division, Services & Administrative Division Performance & Career Management Division Recruitment & Assessment Division Reward & Compensation Management Division, HR Information Division HR Collaboration & Relationship Manager Self Service All Managers HR Lobby HRD Group Portfolio Infrastruktur Infrastruktur berjalan yang digunakan dalam Human Resource Department (HRD) Bank XYZ meliputi server, local area network (LAN), PC Client, license.

12 53 Tabel 3.7 Portfolio Infrastruktur Portfolio Infrastruktur Infrastruktur Unit Kerja Biaya (Juta Rupiah) Nilai Penyelerasan Tingkat Layanan Kualitas Ketergantungan Intensitas Pengguna Breadth Server HR group LAN HRD group PC Client HRD group SAP License HR services & administrations division Database HRD group Portfolio Service Bentuk services yang disediakan untuk mendukung penggunaan aplikasi berjalan di Human Resource Department (HRD) BankXYZ meliputi helpdesk dan infrastructure service.

13 54 Tabel 3.8 Portfolio Service Portfolio Service Service Unit Kerja Biaya (Juta Rupiah) Nilai Penyelerasan Tingkat Layanan Kualitas Ketergantungan Intensitas Pengguna Breadth Helpdesk HRD Group Service Infrastructure HRD Group SAP Maintenance HRD Group Portfolio Manajemen Manajemen dalam mendukung aplikasi yang berjalan di Human Resource Department (HRD) Bank XYZ meliputi training SAP HR, programming, Basis, dan project execution. Tabel 3.9 Portfolio Manajemen Portfolio Manajemen Manajemen Unit Kerja Biaya (Juta Rupiah) Nilai Penyelerasan Tingkat Layanan Kualitas Ketergantungan Intensitas Pengguna Breadth Training SAP HR HR Representative Training HR

14 55 Programming Training Basis Project Execution SAP Consulting Representative HR Representative HR Representative HR Representative Diagram Lights-On Portfolios Diagram berikut menunjukkan alokasi biaya investasi untuk Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) berjalan: Segmentasi Biaya Lights-On Portfolios Manajemen, 13.74% (Rp ,00) Service, 6.95% (Rp ,00) Aplikasi, 28.15% (Rp ,00) Infrastruktur, 51.16% (Rp ,00) Gambar 3.2 Segmentasi Biaya Lights-On Portfolios Business Value Scorecard dan Portfolio Proyek Business value scorecard digunakan untuk mengukur dampak dari rencanarancana proyek terhadap arahan strategi perusahaan. Portfolio proyek

15 56 digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko, serta jumlah biaya dari masing-masing proyek Business Value Scorecard for Employee Self Services (ESS) Business value scorecard berikut ditujukan terhadap proyek Employee Self Service (ESS), teknologi interaktif yang memungkinkan karyawan untuk langsung memperoleh informasi dan melakukan transaksi seputar administrasi pribadinya sendiri. Tabel 3.10 Business Value Scorecard for ESS Business Value Scorecard for Employee Self Services Implementation Pengurangan workload administratif dengan pemanfaatan HR Transformation Peningkatan kualitas kegiatan analitis dan strategis Perekrutan karyawan baru yang kompeten sesuai kebutuhan A Manajer HRIS B Staf HR C Staf HR D Staf HR E Staf HR F Staf HR G Staf HR H Staf HR I Staf HR J Staf HR K Staf HR L Staf HR M Staf HR Peningkatan kompetensi karyawan

16 57 N Staf HR O Staf HR P Staf HR Q Staf HR R Staf HR S Staf HR T Staf HR TOTAL AVERAGE SCORE Perhitungan dari tabel 3.10 adalah sebagai berikut: TOTAL (masing-masing untuk arahan strategi adalah 92, 76, 31, dan 63) diperoleh dari penjumlahan nilai responden atas hubungan antara implementasi ESS dengan masing-masing arahan strategi. AVERAGE (masing-masing untuk arahan srategi adalah 4.6, 3.8, 1.42, dan 1.55) diperoleh dari hasil bagi antara TOTAL dengan jumlah keseluruhan dari responden. SCORE (masing-masing untuk arahan strategi adalah 184, 114, 14 dan 31) diperoleh dari hasil kali antara AVERAGE dengan bobot dari masing-masing arahan strategi. Nilai dampak sebesar 343 diperoleh dari penjumlahan SCORE untuk masing-masing arahan strategi Business Value Scorecard for Human Resource (HR) Analysis Business Value Scorecard berikut ditujukan terhadap rencana proyek HR Analysis, sistem untuk menganalisis kinerja secara objektif.

17 58 Perhitungan dari tabel 3.11 di bawah adalah sebagai berikut: TOTAL (masing-masing untuk arahan strategi adalah 45, 39, 36, dan 43) diperoleh dari penjumlahan nilai responden atas hubungan antara implementasi HR Analysis dengan masingmasing arahan strategi. AVERAGE (masing-masing untuk arahan strategi adalah 4.5, 3.9, 3.6, dan 4.3) diperoleh dari hasil bagi antara TOTAL dengan jumlah keseluruhan dari responden. SCORE (masing-masing untuk arahan strategi adalah 180, 117, 36, dan 86) diperoleh dari hasil kali antara AVERAGE dengan bobot dari masing-masing arahan strategi. Nilai dampak sebesar 419 diperoleh dari hasil penjumlahan SCORE untuk masing-masing arahan strategi. Tabel 3.11 Business Value Scorecard for HR Analysis Business Value Scorecard for HR Analysis Implementation A Manajer HRIS Pengurangan workload administratif dengan pemanfaatan HR Transformation Peningkatan kualitas kegiatan analitis dan strategis Perekrutan karyawan baru yang kompeten sesuai kebutuhan Peningkatan kompetensi karyawan

18 59 B Staf HR C Staf HR D Staf HR E Staf HR F Staf HR G Staf HR H Staf HR I Staf HR J Staf HR TOTAL AVERAGE SCORE Portfolio Proyek Portfolio proyek berikut memuat rencana proyek dari Human Resource Department (HRD) Bank XYZ, yaitu Employee Self Service (ESS) dan Human Resource (HR) Analysis. Tabel 3.12 Portfolio Proyek Portfolio Proyek Nama Proyek Dampak Resiko Biaya (Juta Rupiah) Portfolio Employee Self Service (ESS) Human Resource (HR) Analysis Business Infrastructure Strategic 3.4. Manajemen Agenda Pertanyaan-pertanyaan yang dicantumkan di dalam manajemen agenda berikut merupakan pertanyaan-pertanyaan yang akan memperlihatkan sejumlah kelemahan proses perencanaan teknologi informasi (TI) yang sedang berjalan dengan apa yang harus dilakukan.

19 60 Tabel 3.13 Manajemen Agenda untuk Menentukan Sasaran Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah rencana bisnis dan TI sepenuhnya terkait dan terpadu? Apakah TI mampu berinovasi memberikan impak pada rencana bisnis dan mengajukan usulan baru? Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? Apakah seluruh pengeluaran TI(pengembangan, operasi, perawatan, layanan) selaras dengan strategi bisnis? Apakah bisnis TI dan kinerja teknis terlacak? Apakah bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah? Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI baik operasional maupun proyek? Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen?

20 61 Tabel 3.14 Manajemen Agenda untuk Bertanya dengan Pertanyaan yang Tepat RIGHT DECISION RIGHT ACTIONS RIGHT RESULT Pertanyaan Manajemen Apakah investasi TI sudah pada tepat yang tepat? Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan? Apakah dapat menghilangkan biaya TI yang tidak perlu? Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain? Dapatkah mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk? Dapatkah kita merubah strategi bisnis kita pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat? Apakah kita akan mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional? Dapatkah kita mengontrol secara efektif biaya TI? Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Tidak Alokasi dana agar dana yang tidak terpakai dapat digunakan untuk mengoptimalkan proyek lainnya. Tidak Meningkatkan kinerja yang buruk sehingga biaya yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang didapat.

21 62 Tabel 3.15 Manajemen Agenda untuk Menghubungkan dengan Lapisan Bawah Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah kita tahu arahan strategi? Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi? Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) sudah selaras dengan arahan strategi? Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tak perlu? Apakah kita mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi? Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen? Apakah investasi TI diprioritaskan berdasar arahan strategi? Tabel 3.16 Manajemen Agenda untuk Memahami Biaya dan Sumber Daya Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah ada pengelolaan pada proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portfolio proyek? Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang portfolio? Tidak Analisis biaya operasional dengan portfolio. Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategis? Tidak Membuat anggaran operasional yang sesuai arahan strategis untuk mencapai strategi perusahaan Adakah penaksiran kegiatan

22 63 operasional oleh kualitas atau tingkat layanan? Apakah diketahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen? Adakah strategi investasi pada aplikasi yang ada? Bila kita saat ini melakukan portfolio, apakah kita mampu merawat informasi secara akurat? Tabel 3.17 Manajemen agenda untuk Fokus pada Sesuatu yang Benar Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategis secara tegas dan mampu untuk dilaksanakan? Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategis bisnis? Apakah kegiatan TI dan rencana penggunaan sumber daya diprioritaskan, dilaksanakan dan diukur berdasarkan hubungan Tidak Memprioritaskan, melaksanakan dan mengukur setiap kegiatan TI dan rencana penggunaan sember daya. mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis? Apakah sumber daya-baik pengeluaran operasional dan investasi barudialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategis? Apakah peranan manajer jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta

23 64 akibat budaya yang ada? Apakah semua kegiatan TI dan pengeluaran organisasi pada sumber daya dan proses portfolio ditujukan untuk penilaian dampak, pengelolaan kinerja, penilaian tingkat kualitas dan layanan dan kesepakatan sumber daya? Apakah proses perencanaan, prioritas, pengukuran dikombinasikan untuk mendukung tindakan strategi dengan kemampuan untuk bereaksi atas kejadian yang tak terduga dan perubaan bisnis? Tabel 3.18 Manajemen Agenda untuk Mengadopsi Proses yang Efektif untuk Menghasilkan Tindakan Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Perencanaan kebutuhan / pasokan apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya? Inovasi-apakah perusahaan punya inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja? Prioritasasi apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi? Penyelarasan apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TI-nya? Pengukuran kinerja apakah penggunaan

24 65 pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis? Pengelolaan biaya apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis? Manajemen portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis? Pengelolaan dampak TI apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis yang telah meningkatkan pendapatan pada TI? Tabel 3.19 Manajemen Agenda untuk Menangani Masalah-Masalah yang Umum Terjadi pada Praktek Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Ya, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah terdapat masalah Ya Optimalisasi SAP. umum dari ketiadaan hubungan antar proses? Apakah terdapat masalah umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong? Ya Melakukan sosialisasi secara menyeluruh serta membentuk tim yang bertanggung jawab atas investasi SI dan TI yang Apakah budaya kita merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerja sama? Sanggupkah proses pengelolaan TI bekerja baik dengan proses manajemen perusahaan seperti menganggarkan? Apakah manajer mengharapkan sesuatu salah berjalan? baru. Tidak - Ya Membuat laporan-laporan yang menunjukkan peningkatan kinerja perusahaan yang dihasilkan atas implementasi SI dan TI pada perusahaan. Tidak -

25 66 Apakah manajer bisnis demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan menolak bila ada setiap perubahan yang signifikan? Adakah perbedaan pendapat antara manajer bisnis tentang kebutuhan mereka dan apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka? Tidak - Ya Bekerja sama dalam perencanaan demand/supply. Tabel 3.20 Manajemen Agenda untuk Membuat Keputusan yang Jitu Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah kasus bisnis yang digunakan mencerminkan dukungan pada arahan strategi bisnis? Apakah proses prioritasasi saat ini berdasarkan arahan strategi bisnis? Apakah tim manajemen paham akan keseluruhan portfolio pengembangan aplikasi? Apakah kita memeriksa dengan seksama siklus anggaran operasional, dan membuang komponen yang kinerjanya buruk? Apakah kita punya strategi investasi yang tepat untuk anggaran operasional? Tidak Penilaian dan analisis portfolio untuk perencanaan strategi investasi. Apakah kita paham dengan biaya- biaya pada anggaran operasional? Apakah seluruh pihak terkait berpartisipasi dalam prioritasasi? Apakah seluruh pihak terkait berpartisipasi saat menaksir anggaran operasional? Tidak Tidak Membuat suatu perencanaan prioritasasi beserta dengan tim yang bertanggung jawab terhadap perencanaan tersebut. Membuat taksiran anggaran operasional dengan melibatkan Human Resource Department Manager dan Human Resource Information

26 67 Apakah faktor resiko secara formal ditaksir pada prioritasasi proyek? Apakah arsitektur perusahaan menyediakan input pada prioritasasi? Division. Tabel 3.21 Manajemen Agenda Perencanaan untuk Mendapatkan Hasil yang Benar Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Apakah perencanaan bisnis dan TI dikerjakan bersamaan? Apakah perencanaan bisnis secara nyata memperhatikan inovasi TI sebagai input dan konsekuensi TI sebagai output? Apakah perencanaan TI nayata diperhatikan dan didorong oleh arahan strategi bisnis? Tim manajemen seniot meminta kegiatan TI langsung mendukung strategi bisnis dan juga arahan strategi lainnya serta adanya keterkaitan ke dua jenis perencanaan ini. Tim mendorong hal ini dan berusaha untuk meningkatkannya. Karena perencanaan terkait, maka investasi TI fokus pada strategi bisnis yang penting. Strategi bisnis bergantung pada kontribusi TI saat strategi tadi dilakukan. Tim manajemen senior memperhatikan implikasi TI pada strategi bisnisnya. Rencana-rencana manajer TI berdasarkan strategi bisnis. Organisasi TI dikenal di industri sebagai kontributor penting pada strategi perusahaan dan operasional yang unggul. Inovasi bisnis diperhatikan, terjadi dan berdasar peluang TI

27 68 yang baru. Peluang TI yang baru diterjemahkan pada kegiatan bisnis yang mungkin dilakukan dan arahan strategi serta diperhatikan secara serius oleh manajemen. Peluang TI diajukan dan diperhatikan dengan tujuan untuk mendukung arahan strategi yang ada. Harapan manajemen sebagai bagian dari tugas ialah mengembangkan gagasan baru sebagaimana layaknya dilakukan pada bisnis. Rencana bisnis fokus pada inovasi dan secara berkesinambungan diperbaharui melalui gagasangagasan baru. Tabel 3.22 Manajemen Agenda untuk Menjaga Angka Kinerja Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Informasi porfolio secara aktif digunakan di semua tingkatan manajemen TI. Informasi portfolio mencakup pengukuran biaya tahunan, tingkat layanan, kualitas, intetnsitas penggunaan dan kategori penggunaan. Keputusan alokasi sumber daya dan prioritas proyek secara berkala ditinjau ulang di antara daur anggaran. Pengukuran kinerja TI dikaitkan pada dampak bisnis menggunakan kaitan sebab-akibat dan taksiran penyelarasan. Pertanggungjawaban dari pengelolaan yang dijalankan terhadap pengukuran kinerja TI terdefinisi dengan jelas. Penjajakan kinerja TI terjadi

28 69 secara berkala melalui proses pengukuran yang terdokumentasi dimana pelatihan dan dukungan tersedia. Manajemen telah membuat kesepakatan pada satu atau lebih proses model kematangan TI (contoh: COBIT, SEI/CMM). Manajemen TI mampu menjawab pertanyaan: Apakah kita mengerjakan sesuatu yang benar? Orientasi bisnis mengukur tingkat layanan dan kualitas telah tersedia Tabel 3.23 Manajemen Agenda untuk Berhubungan dengan Budaya Pertanyaan Manajemen Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Budaya manajemen mendukung proses perencanaan bisnis dan ti secare penuh terkait dan terpadu. Budaya manajemen mendukunga TI untuk menciptakan inovasi yang merupakan dampak rencana bisnis dan hasil dari strategi bisnis baru dan cara yang lebih baik untuk mengimplementasikan strategi yang ada. Manajer bisnis dan TI dapat bekerjasama sehingga investasi TI diprioritaskan sebab terkait dengan strategi bisnis. Keseluruhan pengeluaran TI, termasuk pengembangan, operasi, perawatan, layanan selaras dengan strategi bisnis. Pengukuran kinerja adalah bagian dari budaya perusahaan sehingga bisnis TI dan kinerja teknis dapat diketahui. Tim manajemen bisnis dan TI dapat bekerjasama secara konsisten dalam melakukan proses manajemen yang akan

29 70 meningkatkan kontribusi TI pada kinerja lapisan bawah unit bisnis Manajer bisnis dapat berpartisipasi dalam perencanaan dan proses manajemen yang berfokus kepada keseluruhan investasi TI baik operasional maupun proyek. Manajer bisnis dan TI secara efektif berpartisipasi dalam proses manajemen Menguji Keterkaitan antara Kegiatan Unit Bisnis dengan Kegiatan Unit Teknologi Informasi (TI) Seringkali terjadi di banyak perusahaan, bahwa kegiatan yang dilakukan oleh unit bisnisnya tidak terkait langsung atau didukung oleh unit teknologi informasi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut dengan optimal. Masalah ini mengakibatkan perusahaan sulit untuk mengendalikan biaya yang digunakan oleh unit teknologi informasinya dan juga sekaligus usaha perusahaan untuk meningkatkan dampak teknologi informasi pada bottomline-nya. Berikut ini dipaparkan sejumlah pertanyaan yang bisa dipakai untuk mendiagnosa keterkaitan di atas. Petunjuk ini merupakan salah satu cara untuk memperbaiki tingkat keterkaitan antara kegiatan unit bisnis dengan kegiatan pada unit teknologi informasi. Bila dari sembilan pertanyaan dibawah ini didapatkan dua atau lebih yang dijawab dengan tidak, maka besar kemungkinan tidak terdapat keterkaitan antara kegiatan bisnis dengan

30 71 kegiatan teknologi informasi. Manajemen seyogyanya segera mengambil tindakan untuk memperbaikinya. Tabel 3.24 Manajemen Agenda untuk Aspek Rencana dan Arahan Strategi Perihal Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Keterkaitan perencanaan: Apakah rencana bisnis dan rencana teknologi informasi terkait? Pelaksanaan yang terkoordinasi dengan baik: Ada koordinasi antara pelaksanaan rencana bisnis dan teknologi informasi dan didorong oleh arahan strategi bisnis perusahaan Strategi yang mampu diimplementasikan: Strategi bisnis dan strategi teknologi informasi dapat diimplementasikan dan tercermin dari rencana dan anggaran tahunan. Inovasi: Adanya dorongan untuk selalu menghasilkan inovasi, baik di lingkungan bisnis maupun teknologi informasi, dimana peluang pemanfaatan teknologi informasi tercermin pada rencana bisnis. Tabel 3.25 Manajemen Agenda untuk Aspek Manajemen Portfolio Perihal Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Pengeluaran biaya TI: Pengeluaran biaya untuk teknologi informasi selaras dengan arahan strategi

31 72 maupun gagasan bisnis. Adanya prioritas investasi TI: Investasi di bidang teknologi informasi harus secara langsung mendukung dan diprioritaskan berdasarkan arahan strategi. Tabel 3.26 Manajemen Agenda untuk Manajemen Kinerja Perihal Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Pengukuran kinerja: Pengukuran kinerja perusahaan dapat dilacak melalui banyaknya penggunaan teknologi informasi pada perusahaan, investasi perusahaan pada teknologi informasi dan kemampuan unit teknologi memberikan dukungan Tabel 3.27 Manajemen Agenda untuk Peranan dan Tanggung Jawab Perihal Ya / Tidak Bila Tidak, Apa Rencana untuk Membetulkannya? Akuntabilitas unit Ti: Unit teknologi informasi dikelola secara akuntabel untuk memungkinkan adanya peningkatan kinerja perusahaan dan juga berdampak pada bottom-linenya. Keefektifan dan Efisiensi unit TI: Unit bisnis secara otonomi dan akuntabel untuk menghasilkan dan seimbangan dengan efektifitas dan efisiensinya unit teknologi informasi.