PERENCANAAN STRATEGIS E-GOVERNMENT BERDASARKAN INPRES NO. 3 TAHUN 2003 PADA KANTOR PUSAT DATA, ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN FLORES TIMUR

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS E-GOVERNMENT BERDASARKAN INPRES NO. 3 TAHUN 2003 PADA KANTOR PUSAT DATA, ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN FLORES TIMUR Natalis Sariman Simbolon 1), Febriliyan Samopa ) 1) Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya natalis.simbolon@gmail.com 2) Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya iyan@is.its.ac.id ABSTRAK Perencanaan Strategis SI/TI dalam organisasi Pemerintah Daerah merupakan wujud dari pelaksanaan Instruksi Presiden No.3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government. Kebutuhan terhadap perencanaan strategis SI/TI diperlukan karena adanya sistem yang tidak terintegrasi, sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi data yang menyebabkan inaccuracy dan tidak adanya keterkaitan sumber informasi. Pada penelitian ini diajukan perencanaan strategis SI/TI dengan menggunakan konsep CSFs (Critical Success Factors) dan e-government untuk merumuskan strategi SI pada Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Flores Timur. Konsep CSFs akan menterjemahkan keselarasan strategi bisnis dengan strategi informasi dengan pemanfaatan TI secara optimal.hasil dari penelitian ini selanjutnya akan menghasilkan perencanaan strategis sistem informasi berupa portofolio aplikasi dan prioritas pengembangan aplikasi yang dapat dijadikan sebagai acuan bagi pengembangan SI/TI pada Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan (KPDAP) Kabupaten Flores Timur. Kata kunci: Perencanaan Strategis, e-government, Balanced Scorecard, Critical Success Factor, SWOT, dan McFarlan. PENDAHULUAN Pengembangan e-government merupakan upaya pemerintah dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas, penyelenggaraan pemerintahan yang berbasiskan TIK untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi. Melalui e-government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi yang diharapkan dapat mencapai tujuan peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Studi kasus yang diambil penulis pada Kantor PDAP Kabupaten Flores Timur. Permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat dokumen perencanaan strategis portofolio aplikasi sistem informasi e-government sesuai dengan kondisi yang ada pada Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Flores Timur dan berdasarkan amanat Inpres Nomor 3 Tahun Adapun tujuan dari penelitian ini adalah membuat portofolio aplikasi sistem informasi e-government serta menentukan prioritas pembangunan aplikasi tersebut. C-11-1

2 STUDI LITERATUR Perencanaan Strategi SI/TI Perencanaan merupakan proses memikirkan secara seksama usaha-usaha yang harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan (Robson, 1997). Sedangkan Strategi adalah pola perencanaan yang menyeluruh meliputi serangkaian usaha dan pemberdayaan sumber daya untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya (Wheelen dan Hunger, 2004).Perencanaan Strategi Informasi merupakan suatu proses untuk memformulasikan strategi informasi bagi suatu perusahaan yang meliputi perumusan kegunaan dari sistem informasi dan pengelolaannya. Perencanaan Strategi SI/TI Model perencanaan strategis SI/TI terdiri dari tiga bagian utama yaitu : Input, Output and Approach(Ward and Peppard,2002). Proses perencanaan strategi SI/TI merupakan strategi perusahaan di dalam merencanakan bagaimana SI/TI dapat mengenabler bisnis. Perencanaan Strategis ini harus dilihat secara menyeluruh mulai dari kondisi portofolio aplikasi saat ini, keadaan bisnis internal dan eksternal dan lingkungan bisnis internal dan eksternal. Proses membangun strategi SI/TI dapat dilihat pada gambar 1 berikut ini : Gambar 1. Model Perencanaan Strategis SI/TI (Ward and Peppard,2002) Perumusan Perencanaan Strategis SI/TI dimulai dengan inisialisasi terhadap visi dan misi kemudian melakukan analisis SWOT untuk melakukan identifikasi terhadap kekuatan dan kelemahan, peluang dan ancaman dan merumuskannya kedalam bentuk isu-isu strategis dengan menggunakan kekuatan untuk mengambil peluang dan kekuatan untuk mengatasi ancaman yang ada. Kemudian dilakukan pemodelan bisnis dengan analisa activity chain, guna membantu menganalisa aktifitas organisasi secara lebih spesifik. Analisa activity chain digambarkan dengan menggunakan rantai nilai Porter (Porter s Value Chain), selanjutnya guna mendapatkan portofolio aplikasi SI/TI dilakukan analisa : Analisa Balanced Scorecard(BSC) merupakan salah satu model sistem pengukuran kinerja yang menjadikan strategi sebagai titik awal dalam menterjemahkan kedalam ukuran kinerjanya. Analisa ini mengukur kinerja perusahaan pada empat perspektif yang seimbang yaitu financial, pelanggan, proses bisnis internal dan kemampuan melakukan inovasi (Kaplan. Robert S. Norton. David P, 1996). C-11-2

3 Analisa Critical Success Factors (CSFs) dilakukan untuk menginterprestasikan lebih jelas objektif dan aktifitas operasional dinyatakan dalam kebutuhan informasi kunci, membantu memprioritaskan aktifitas dan kebutuhan informasi. METODA Gambar 2. Metodologi Dalam melakukan penelitian ini penulis menggunakan 5 tahapan metode yang digunakan dalam ruang lingkup kegiatan perencanaan strategis TI. Pada tahap pertama pendahuluan merupakan tahap awal inisialisasi perencanaan terhadap objek antara lain mempersiapkan rencana kerja, inisialisasi terhadap ketersediaan data, batasan dari penelitian dan memastikan komitmen manajemen dalam mendukung perencanaan strategis aplikasi e-government pada Kantor PDAP. Tahap Kedua, Pengumpulan data dan Informasi, penulis melakukan pengumpulan data yang akan digunakan dalam rangka pemenuhan perencanaan strategis aplikasi e-government pada Kantor PDAP.Tahap ketiga, merupakan tahap pemahaman situasi terkini. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan pengetahuan dan informasi lingkup organisasi, lingkup kegiatan, proses bisnis organisasi, serta sistem dan teknologi informasi saat ini. Kemudian dilakukan analisa kondisi bisnis dan SI/TI saat ini, yang kemudian data-data tersebut dianalisa dengan menggunakan analisa SWOT.Pada tahap keempat, dilakukan analisa terhadap interpretasi kebutuhan mendatang. Pada tahap awal dilakukan analisa terhadap kegiatan yang ada pada Kantor PDAP guna mendapatkan aktifitas-aktifitas spesifik yang memberikan nilai kompetitif dengan menggunakan analisa Value Chain, kemudian dilanjutkan dengan Analisa Balanced Scorecard(BSC) untuk melihat integrasi SI/TI dengan bisnis organisasi sehingga kebutuhan SI/TI akan dapat terintegrasi dengan pencapaian visi organisasi. Analisa dilanjutkan dengan melakukan analisa Critical Success Factors (CSF), dari analisa BSC yang dilakukan selanjutnya dilakukan identifikasi tindakan-tindakan yang dibutuhkan dalam mendukung setiap objektif sesuai yang dikemukakan dari analisa BSC tersebut. Pemodelan ini disusun sehingga menghasilkan portofolio aplikasi yang akan menjadi informasi dan juga pengetahuan bagi organisasi. Dari beberapa potensi aplikasi yang didapat dari analisa diatas selanjutnya aplikasi-aplikasi tersebut akan di petakan kedalam matrik McFarlan guna mendapatkan jenis aplikasi, apakah sebagai : Support, C-11-3

4 Key Operational, Strategic atau High Potensial. Tahapan terakhir, melakukan penyusunan Tahapan Pengembangan Aplikasi e-government, dari beberapa aplikasi yang telah dikelompokkan kedalam Matrik McFarlan akan disusun pengembangan aplikasi tersebut untuk jangka waktu selama lima tahun. Pada tahap ini kemudian akan dilakukan proses prioritas dimana tahap pengembangan aplikasi dilakukan adalah dengan membangun aplikasi yang bersifat Key Operational kemudian Support, High Potential dan terakhir aplikasi Strategic. HASIL DAN DISKUSI Analisa Kondisi Saat ini Pada awal analisa penulis melakukan analisa lingkungan internal/eksternal Kantor PDAP. Analisa lingkungan internal kantor mengidentifikasi strategi kantor, lingkungan organisasional dan proses pelayanan saat ini. Sedangkan pada analisa lingkungan eksternal mengidentifikasi perundang-undangan atau kebijakan yang sedang berlaku, serta analisa terhadap kondisi Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi (PEST) yang sedang berlaku. Selanjutnya penelitian ini juga melakukan identifikasi dan analisa terhadap lingkungan internal dan eksternal SI/TI, diantaranya dengan mengidentifikasi SI/TI yang sedang digunakan pada Kantor PDAP dan memetakan kondisi SI/TI saat ini kedalam Matrik McFarlan, serta bagaimana trend SI/TI kedepan yang dapat menunjang perencanaan strategis SI/TI. Analisa SWOT Pada analisa ini penulis melakukan identifikasi dan inventarisasi terhadap lingkungan internal (kekuatan dan kelemahan) dan lingkungan eksternal (peluang dan ancaman) Kantor PDAP. Hal ini dilakukan untuk menetapkan faktor-faktor yang menjadi kunci keberhasilan sehingga dapat memilih dan menetapkan strategi untuk mencapai tujuan, visi dan misi organisasi. Tabel 1 berikut ini adalah hasil analisa SWOT berupa identifikasi isu strategi. Tabel 1. Identifikasi Isu Strategis C-11-4

5 Analisa Kebutuhan Kebutuhan Mendatang Analisa Value Chain Analisa value chain porter digunakan dalam membantu melakukan analisis terhadap aktifitas-aktifitas spesifik pada Kantor PDAP yang dapat menciptakan nilai kompetitif organisasi, selanjutnya ditunjukkan pada Gambar 3 berikut ini : Gambar 3. Diagram Activity Chain Pada Kantor PDAP Analisa Balanced Scorecard Pada analisa balanced scorecard (BSC) dilakukan berdasarkan empat perspektif yaitu customer, internal, finansial dan innovation yang ada pada Kantor PDAP. Pada Tabel 2 berikut ini di ambil hasil dari analisa BSC perspektif Internal untuk Mencapaian Pengoptimalan Fasilitas. Tabel 2. Analisa Balanced Scorecard Perspektif Internal Analisa Critical Success Factors (CSFs) Analisa Critical Success Factors (CSFs) dilakukan guna menentukan kebutuhan potensial bisnis dan SI/TI mendatang, setelah dilakukan identifikasi kesempatan untuk mempengaruhi strategi bisnis dengan BSC. Analisa ini merupakan metode yang sangat kuat untuk mengkonsentrasikan kunci kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh C-11-5

6 sebuah organisasi, sebuah unit bisnis.analisa ini juga digunakan untuk memfokuskan proses identifikasi tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk mendukung setiap objektif. Gambar 4 berikut ini, Analisa CSFs Perspektif Internal Objektif Mencapai Peningkatan Fasilitas. Gambar 4. Analisa CSFs Perspektif Internal Objektif Mencapai Peningkatan Fasilitas Tahap selanjutnya adalah memetakan setiap fungsi pada seksi di Kantor PDAP sesuai dengan objektif, Measurements/key performance indicators, CSF, aplikasiaplikasi yang dibutuhkan dalam menunjang pencapaian objektif bisnis, seperti yang ditunjukkan pada Tabel 3 berikut ini. Tabel 3. Pemetaan Fungsi Objektif, Measurement, CSF dan Aplikasi Menentukan Portofolio Aplikasi Mendatang Analisa-analisa yang telah dilakukan pada tahapan diatas, selanjutnya dirangkum menjadi potensi aplikasi sistem informasi. Potensi aplikasi tersebut kemudian dipetakan kedalam matrik McFarlan untuk mengetahui katagori dari masing- C-11-6

7 masing aplikasi apakah termasuk aplikasi strategic, high potensial, key operational atau support. Hasil pemetaan potensi aplikasi sistem informasi pada Kantor PDAP dapat dilihat pada Tabel 4 berikut ini. Tabel 4. Matrik McFarlan Potensi Aplikasi SI pada Kantor PDAP Tahapan Pengembangan Aplikasi Pengembangan potensi aplikasi SI yang diperoleh dari analisa-analisa diatas selanjutnya diimplementasikan secara bertahap selama lima tahun dengan tahapan implementasi berdasarkan urutan prioritas yaitu aplikasi yang bersifat key operasional, kemudian aplikasi support, aplikasi high potensial dan terakhir aplikasi strategic. Hasil pentahapan pengembangan aplikasi SI pada Kantor PDAP dapat dilihat pada Tabel 5 berikut ini. Tabel 5. Tahapan Pengembangan Aplikasi KESIMPULAN Arsitektur Aplikasi pada Kantor PDAP Kabupaten Flores Timur dari 33 Potensi Sistem Informasi, terdiri dari 13 Aplikasi Key Operational, 13 Aplikasi Support, 3 Aplikasi High Potensial dan 4 Aplikasi Strategic. Analisa model portofolio McFarlan menunjukkan bahwa aplikasi yang akan dibangun akan sangat potensial dalam C-11-7

8 menunjang kinerja organisasi, karena sebagian besar aplikasi terletak pada kuadran key operational dan support. Pengembangan 33 Sistem Informasi tersebut dilakukan bertahap selama jangka waktu 5 tahun, dengan prioritas tahap pengembangan adalah Aplikasi yang bersifat Key Operational, kemudian Aplikasi Support, Aplikasi High Potential dan tahap terakhir adalah aplikasi yang bersifat Strategic. Penelitian selanjutnya dapat memasukan pertimbangan kemampuan anggaran organisasi dan kesiapan aparatur dalam menerima sistem yang baru, dalam menentukan prioritas aplikasi sistem informasi e-government yang akan dibangun. DAFTAR PUSTAKA Departemen Komunikasi dan Informasi (2003). Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan E-Governement Lembaga. Jakarta. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Kaplan, Norton. (1996), The Balanced Scorecard : Translating Strategy Into Action. Harvard Busines Press. Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon. (2004), Management Information System Managing the Digital Firm, 8 th Edition, Perarson Prentice Hall Linda Parker Gates.(2010),"Strategic Planning with Critical Success Factors and Future Scenarios: An Integrated Strategic Planning Framework", Software Engineering Institute, Carnegie Mellon University. Robson, Wendy. (19 97). "Strategic Management & Information Systems", edition, Prentice Hall, London. second Ward, Jhon and Path Grifftihs. (2002), Strategic Planning for Information System. 3 rd Edition, Jhon Wiley & Sons Ltd. West Sussex C-11-8