Project Integration Management. Binsar Parulian Nababan Sutrisno Diphda Antaresada Adrian Kosasih

Transkripsi

1 Project Integration Management Binsar Parulian Nababan Sutrisno Diphda Antaresada Adrian Kosasih

2 Kunci Sukses Proyek Keseluruhan: Manajemen Integrasi Proyek yang Baik Manajer proyek harus mengkoordinasikan semua area pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup sebuah proyek Banyak manajer proyek baru mengalami masalah dalam melihat "gambaran besar" dan ingin berfokus pada terlalu banyak rincian Manajemen integrasi proyek tidak sama dengan integrasi perangkat lunak

3 Proses Manajemen Integrasi Proyek 1. Mengembangkan project charter melibatkan kerja sama dengan stakeholders untuk membuat dokumen yang secara resmi mengotorisasi sebuah project (the charter). 2. Mengembangkan rencana pengelolaan proyek yang melibatkan koordinasi semua upaya perencanaan untuk membuat dokumen yang konsisten dan koheren (the project management plan). 3. Mengarahkan dan mengelola pekerjaan proyek melibatkan pelaksanaan rencana pengelolaan proyek dengan melakukan kegiatan yang termasuk di dalamnya.

4 Proses Manajemen Integrasi Proyek Pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek melibatkan kegiatan pengawasan untuk memenuhi tujuan kinerja proyek Melakukan integrated change control yang melibatkan identifikasi, evaluasi, dan pengelolaan perubahan selama siklus hidup proyek. Menutup proyek atau fase melibatkan penyelesaian semua kegiatan untuk menutup proyek atau tahap secara formal.

5 Project Integration Management Summary

6 Perencanaan Strategis dan Seleksi Proyek Perencanaan strategis melibatkan penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk dan layanan baru Organisasi sering melakukan analisis SWOT menganalisis Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman Sebagai bagian dari perencanaan strategis, organisasi mengidentifikasi proyek potensial gunakan metode realistis untuk memilih proyek mana yang akan dikerjakan meresmikan inisiasi proyek dengan mengeluarkan project charter

7 Mind Map dari Analisis SWOT untuk Membantu Mengidentifikasi Proyek Potensial

8 Proses Perencanaan Teknologi Informasi

9 Metode untuk Memilih Proyek Biasanya ada lebih banyak proyek daripada waktu dan sumber daya yang tersedia untuk menerapkannya Metode untuk memilih proyek meliputi: berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas mengkategorikan proyek teknologi informasi melakukan net present value atau analisa keuangan lainnya menggunakan weighted scoring model menerapkan balanced scorecard

10 Berfokus pada Kebutuhan Organisasi yang Luas Tiga kriteria penting untuk proyek: Ada kebutuhan untuk proyek ini Ada dana yang tersedia Ada kemauan yang kuat untuk membuat proyek ini berhasil

11 Mengkategorikan Proyek TI Kategorisasi alamat proyek : sebuah masalah, sebuah kesempatan, atau sebuah petunjuk Kategorisasi lainnya adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan dan kapan dibutuhkan dan prioritas keseluruhan proyek

12 Financial Analysis of Projects Pertimbangan keuangan seringkali menjadi pertimbangan penting dalam memilih proyek Tiga metode utama untuk menentukan proyeksi nilai proyek yang diproyeksikan: Net present value (NPV) analysis Return on investment (ROI) Analisis Payback

13 Net Present Value Analysis NPV adalah metode untuk menghitung keuntungan atau kerugian net monetary yang diharapkan dari sebuah proyek dengan mendiskonkan semua arus masuk, arus kas dan arus keluar yang diharapkan sampai pada titik sekarang. Proyek dengan NPV positif harus dipertimbangkan jika nilai finansial merupakan kriteria utama Semakin tinggi NPV, semakin baik

14 Contoh NPV

15 Return on Investment Return on investment (ROI) dihitung dengan mengurangkan biaya proyek dari manfaat dan kemudian membagi dengan biaya ROI = (total discounted benefits - total discounted costs) / discounted costs Semakin tinggi ROI, semakin baik Banyak organisasi memiliki tingkat pengembalian yang diperlukan atau tingkat pengembalian pengembalian investasi yang minimum untuk proyek-proyek Internal rate of return (IRR) dapat dihitung dengan cara menemukan tingkat diskon yang membuat NPV sama dengan nol

16 Payback Analysis Pertimbangan keuangan penting lainnya adalah analisis pengembalian modal Payback period adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menutup, dalam bentuk arus kas masuk bersih, jumlah dolar yang diinvestasikan dalam sebuah proyek Payback terjadi bila net kumulative discounted benefits sama dengan biaya Banyak organisasi menginginkan proyekti memiliki waktu pengembalian yang cukup singkat

17 Charting the Payback Period

18 Weighted Scoring Model Weighted Scoring Model adalah alat yang menyediakan proses sistematis untuk memilih proyek berdasarkan banyak kriteria Identifikasi kriteria penting untuk proses seleksi proyek Tentukan bobot (persentase) untuk setiap kriteria sehingga mereka menambahkan hingga 100% Tetapkan nilai pada setiap kriteria untuk setiap proyek Kalikan skor dengan bobot dan dapatkan skor terbobot total Semakin tinggi skor tertimbang, semakin baik

19 Contoh Weighted Scoring Model untuk Memilih Proyek

20 Implementing a Balanced Scorecard Drs. Robert Kaplan dan David Norton mengembangkan pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola proyek yang sesuai dengan strategi bisnis Sebuah balanced scorecard adalah sebuah metodologi yang mengarahkan nilai suatu organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan, hingga serangkaian metrik yang didefinisikan.

21 Sample of Balanced Scorecard

22 Mengembangkan Project Charter Setelah memutuskan proyek apa yang harus dikerjakan, penting untuk menginformasikan kepada organisasi lain supaya mereka mengetahui Project charter adalah dokumen yang secara formal mengakui adanya proyek dan memberikan arahan mengenai tujuan dan pengelolaan proyek Stackholder utama proyek harus menandatangani chart project untuk mengakui kesepakatan mengenai kebutuhan dan maksud proyek; chart yang ditandatangani merupakan kunci utama pengelolaan integrasi proyek

23 Input untuk Project Charter Sebuah laporan kerja proyek Sebuah kasus bisnis Agreement / kontrak / perjanjian Faktor lingkungan perusahaan Aset proses organisasi, yang mencakup rencana dan kebijakan formal dan informal, kebijakan, prosedur, pedoman, sistem informasi, sistem keuangan, sistem manajemen, dan informasi historis.

24 Developing a Project Management Plan Developing a Project Management Plan adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan membantu memandu pelaksanaan dan pengendalian proyek Rencana yang dibuat di bidang pengetahuan lainnya merupakan bagian dari keseluruhan rencana pengelolaan proyek

25 Elemen Perencanaan Manajemen Proyek Pendahuluan atau ikhtisar proyek Deskripsi tentang bagaimana proyek disusun Proses manajemen dan teknis yang digunakan dalam proyek Kerja yang harus dilakukan, jadwal, dan informasi anggaran

26 Software Project Management Plan (SPMP)

27 Mengarahkan dan Mengelola Proyek Melibatkan pengelolaan dan pelaksanaan pekerjaan yang dijelaskan dalam rencana pengelolaan proyek Mayoritas waktu dan uang biasanya dihabiskan untuk eksekusi Area aplikasi proyek secara langsung mempengaruhi pelaksanaan proyek karena produk dari proyek diproduksi selama eksekusi

28 Koordinasi Perencanaan dan Pelaksanaan Proyek Perencanaan dan pelaksanaan proyek saling terkait dan kegiatan yang tidak terpisahkan Mereka yang akan melakukan pekerjaan juga harus membantu merencanakan pekerjaan Manajer proyek harus meminta masukan dari tim untuk menyusun rencana yang realistis

29 Kepemimpinan Manajer Proyek Manajer proyek harus memimpin dengan memberi contoh untuk menunjukkan pentingnya menciptakan dan kemudian mengikuti rencana proyek yang baik Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan proyek dengan : Memberikan panduan dan template Melacak kinerja berdasarkan rencana Manajer proyek mungkin masih perlu memecahkan peraturan untuk memenuhi tujuan proyek, dan manajer senior harus mendukung tindakan tersebut

30 Business & Product Knowledges Hal ini sering membantu manajer proyekti untuk memiliki pengalaman teknis sebelumnya Pada proyek kecil, manajer proyek mungkin diminta untuk melakukan beberapa anggota tim teknis atau mentor untuk menyelesaikan proyek Pada proyek besar, manajer proyek harus memahami area bisnis dan aplikasi proyek

31 Project Execution Tools and Techniques Expert judgment : Para ahli dapat membantu manajer proyek dan tim mereka membuat banyak keputusan terkait pelaksanaan proyek Meetings : Rapat memungkinkan orang untuk mengembangkan hubungan, mengambil bahasa tubuh atau nada suara yang penting, dan berdialog untuk membantu menyelesaikan masalah. Project management information systems : Ada ratusan produk perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia di pasar saat ini, dan banyak organisasi bergerak menuju sistem manajemen proyek perusahaan yang hebat yang dapat diakses melalui Internet.

32 Memantau dan Mengelola Pekerjaan Proyek Perubahan tidak bisa dihindari pada sebagian besar proyek, jadi penting untuk mengembangkan dan mengikuti proses untuk memantau dan mengendalikan perubahan Pemantauan pekerjaan proyek meliputi mengumpulkan, mengukur, dan menyebarkan informasi kinerja Baseline adalah rencana pengelolaan proyek yang disetujui ditambah perubahan yang disetujui

33 Tujuan Memantau dan Mengelola Pekerjaan Proyek Tiga tujuan utama adalah: Mempengaruhi faktor-faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan perubahan itu bermanfaat Menentukan bahwa sebuah perubahan telah terjadi Mengelola perubahan aktual saat terjadi

34 Perubahan Kontrol pada Informasi Teknologi Proyek Former view : Tim proyek harus berusaha keras untuk melakukan apa yang direncanakan tepat waktu dan sesuai anggaran Problem: Pemilik yang berkepentingan jarang sepakat di depan lingkup proyek, dan taksiran waktu dan biaya tidak akurat Modern view : Manajemen proyek adalah proses komunikasi dan negosiasi konstan Solusi: Perubahan sering menguntungkan, dan tim proyek harus merencanakannya

35 Change Control System Change Control System adalah proses formal dan terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen dan pekerjaan proyek resmi dapat diubah Menjelaskan siapa yang berwenang membuat perubahan dan cara membuatnya

36 Change Control Board (CCB) Change Control Board adalah sekelompok orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan pada sebuah proyek CCB menyediakan panduan untuk menyiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengelola pelaksanaan perubahan yang disetujui Termasuk pemangku kepentingan dari keseluruhan organisasi

37 Manajemen Konfigurasi Manajemen konfigurasi memastikan bahwa deskripsi produk proyek sudah benar dan lengkap Melibatkan identifikasi dan pengendalian karakteristik fungsional dan fisik dari produk dan dokumentasi pendukungnya Pakar manajemen konfigurasi mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, dan mengaudit produk untuk memverifikasi kesesuaian dengan persyaratan

38 Performing Integrated Change Control Secara Tepat

39 Closing Projects or Phases Untuk menutup sebuah proyek atau fase, Anda harus menyelesaikan semua aktivitas dan memindahkan pekerjaan yang telah selesai atau yang dibatalkan ke orang yang tepat Output utama meliputi Transisi produk akhir, layanan, atau hasil Pembaruan aset proses organisasi

40 Software untuk Manajemen Integrasi Proyek Beberapa jenis perangkat lunak dapat digunakan untuk membantu dalam pengelolaan integrasi proyek Dokumen bisa dibuat dengan software pengolah kata Presentasi dibuat dengan software presentasi Pelacakan bisa dilakukan dengan spreadsheet atau database Perangkat lunak komunikasi seperti dan alat authoring Web memudahkan komunikasi Perangkat lunak manajemen proyek dapat menarik semuanya dan menunjukkan informasi yang terperinci dan ringkas Alat Business Service Management (BSM) melacak pelaksanaan arus proses bisnis

41 Sample Portfolio

42 Kesimpulan Manajemen integrasi proyek melibatkan koordinasi semua bidang pengetahuan lainnya sepanjang siklus proyek tersebut Proses utama meliputi Developing project charter Developing rencana manajemen proyek Mengelola langsung pelaksanaan proyek Memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek Lakukan integrated change control Tutup proyek

43 TERIMA KASIH