DANA KAS KECIL Kamis 10-12 Oleh: Aning Drastari (09) Putri Ekasari (10)
MENGELOLA ADMINISTRASI DANA KAS KECIL
Pengertian Kas kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva.
Pengertian Kas Kecil Pengertian Kas Kecil Kas kecil atau (petty cash) adalah dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan seharihari dengan jumlah yang relatif kecil. Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.
Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan Dana Kas Kecil: 1. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil 2. Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil 3. Jurnal pengeluaran kas 4. Buku jurnal kas kecil 5. Buku laporan penggunaan dana kas kecil 6. Bukti pengeluaran kas kecil 7. Alat tulis dan alat hitung.
Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil: Pembentukan Dana Kas Kecil:Penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil&menetapkan jumlah dana kas kecil. Pembayaran Melalui Kas Kecil:Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan Bukti Pengeluaran Kas Kecil Pengisian kembali kas kecil:apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali.
MENGIDENTIFIK ASI MUTASI DANA KAS KECIL
Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Kas Kecil Mutasi dana kas kecil merupakan perubahan yang terjadi pada saldo dana kas kecil akibat adanya pengeluaran kas kecil serta penerimaan (pengisian kembali) dana kas kecil. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil antara lain: Dokumen/ Bukti Penerimaan Kas Kecil Dokumen/ Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Metode pencatatan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dan kas kecil tergantung dari kebijakan akuntansi perusahaan yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) maupun dana tidak tetap (fluctuation fund method).
a. Metode Dana Tetap (Imprest Fund Method) D a l a m m e t o d e d a n a t e t a p, j i k a j u m l a h d a n a y a n g d i t e t a p k a n d i a n g g a p c u k u p u n t u k p e n g e l u a r a n k a s ke c i l d a l a m s u a t u p e r i o d e t e r t e n t u, m a k a j u m l a h d a n a k a s ke c i l t i d a k d i n a i k k a n a t a u d i t u r u n k a n.
Ciri-ciri penerapan metode dana tetap pada kas kecil adalah: Pengelola kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan sesuai kewenangannya. Dengan bukti-bukti tersebut, pengelola kas kecil meminta penggantian kepada bendahara kas umum. Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan, sehingga dana kas kecil tersedia kembali. Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, sebagai pengeluaran kas kecil.
b. Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund Method) Dalam metode dana tidak tetap (fluktuatif), pemakaian kas kecil oleh bendahara kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan. Oleh karena itu dalam metode fluktuasi tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode.
Keterangan Imprest fund system Fluctuating fund system 1. Jumlah saldo akun kas kecil 2. Catatan hariannya 3. Fungsi catatan hariannya Tetap Bukti pengeluaran dicatat pada petty cash book atau pretty cash record Petty cash record berfungsi sebagai catatan tambahan, tidak sebagai book of original entry sehingga tidak dapat dipakai sebagai sumber posting ke buku besar. Berubah- ubah Bukti pengeluaran dicatat pada jurnal kas kecil (petty cash journal) Petty cash journal berfungsi sebagai book of original entry, sehingga dapat dijadikan sumber pencatatan ke buku besar.
Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan benda-benda yang tergolong dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis dan nilai per satuan.
Selisih Dana Kas Kecil Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan disebut selisih kas lebih (cash overage). Jika sebaliknya disebut selisih kas kurang (cash shortage). Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut. 1. Jumlahnya yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat karena tidak terjadinya uang pecahan kecil. 2. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan uang kembali. 3. Adanya uang palsu
MENDOKUMENTAS IKAN BUKTI-BUKTI KAS KECIL
Mencatat Mutasi Dana Kas Kecil ke Buku Kasir. Setiap transaksi yang akan mempengaruhi posisi saldo kas kecil harus dicatat ke dalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil. Dokumen tersebut antara lain: 1.Bukti Kas Keluar (BKK): Bukti ini diperlukan pada saat kasir mengeluarkan dana kas, misalnya untuk pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dan kas kecil. 2.Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK): Bukti ini digunakan untuk meminta uang ke pemegang kas kecil. Sedangkan bagi pemegang kas kecil, bukti ini sebgai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil. 3.Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK): Bukti ini untuk digunakan mempertanggungjawabkan pemakain dan aks kecil. 4.Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil ( PPKKK): Bukti ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta pengisian kembali kas kecil kepada bagian keuangan.
Menyusun Laporan Mutasi. Laporan mutasi dana kas kecil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil selama periode tertentu. Laporan mutasi dana kas kecil memuat informasi saldo awal kas kecil, penggunaan atau pengeluaran kas kecil yang disertai bukti penggunaanya, selisih kas kecil pada periode tertentu, serta pengisian kembali kas kecil.