PERANCANGAN APLIKASI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. BINTANG REZEKI UTAMA DENGAN METODE IMPREST

Transkripsi

1 Majalah Ilmiah INTI, Volume 12, Nomor 2, Mei 217 ISSN X PERANCANGAN APLIKASI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. BINTANG REZEKI UTAMA DENGAN METODE IMPREST Devi Yunita Mahasiswa Teknik Informatika STMIK Budi Darma Jl. Sisingamangaraja No. 338 Simpang Limun, Medan ABSTRAK memiliki karakteristik yang tidak dimiliki aktiva lancar lainnya, yaitu kas tidak mudah diidentifikasi pemiliknya, dapat diuangkan segera, mudah dibawa-bawa serta mudah untuk ditransfer dalam kurun waktu yang relatif cepat.mengingat karakteristiknya, kas merupakan aktiva yang paling mudah disalahgunakan.oleh karenanya bagian penerimaan dan pengeluaran kas di dalam suatu perusahaan harus dapat berfungsi dengan sebaik - baiknya untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan terhadap kas.manajemen mempunyai tanggung jawab paling utama dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan serta menemukan dan mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan ataupun pemborosan pada saat perusahaan beroperasi adalah manajemen.manajemen terhadap kas juga bertanggungjawab terhadap pembuatan perencanaan, melakukan prosedur atau otorisasi serta menetapkan dan mengawasi suatu kegiatan melalui pengendalian internal.jurnal Skripsi ini disusun untuk memberikan gambaran bagaimana suatu komputerisasi dapat digunakan untuk membuat program kas masuk dan kas keluar serta mempertimbangkan pembelian bahan baku secara optimal dengan menggunakan metode economis Imprest dan diaplikasikan dalam bahasa pemograman Visual basic net 28 Kata Kunci: Imprest, Pengeluaran I. PENDAHULUAN Dalam setiap kegiatan perusahaan, baik itu perusahaan kecil, menengah, maupun perusahaan besar, perlu sekali adanya suatu sistem yang baik dalam menjalankan setiap kegiatan usahanya. Kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan akan dapat dilakukan secara lancar dan tersusun rapi apabila dalam perusahaan tersebut tercipta suatu sistem yang baik, efektif, dan efisien, dapat membantu dalam pelaksanaan, pengawasan, ataupun dalam tiap aktivitas dalam perusahaan tersebut. Pelaksanaan suatu sistem yang baik ini akan mencerminkan kokohnya suatu perusahaan. Dalam metode Imprest pembentukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi sebagai arsip sementara oleh pemegang kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti penggeluaran ini dicap telah dibayar agar tidak digunakan lagi.pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Diharapkan dari keluaran skripsi ini proses pendapatan dan pengeluaran kas padapt. Bintang Rezeki Utama dapat dilakukan dengan lebih tepat waktu dan hemat biaya. Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pembayaran 168 dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari-hari dimana pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan menjadi tertunda, membosankan, dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil.yang bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari kas besar. II. LANDASAN TEORI A. Metode Imprest Pembentukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi sebagai arsip sementara oleh pemegang kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti penggeluaran ini dicap telah dibayar agar tidak digunakan lagi.pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. 1. Pengeluaran kas dengan menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, yaitu dengan digunakan cek atas nama,

2 169 Majalah Ilmiah INTI, Volume 12, Nomor 2, Mei 217 ISSN X pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. 2. Dilibatkannya pihak luar dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas. 3. Bagi perusahaan yang mengeluarkan cek, pengembalian cancelled check digunakan sebagai tanda terima dari pihak yang menerima pembayaran. Check Issuer secara otomatis menerima tanda penerimaan kas di pihak yang menerima pembayaran. 4. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Bukti Keluar 2. Cek 3. Permintaan cek Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Jurnal Pengeluaran 2. Register Cek 3. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: a. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang. b. Fungsi Pencatat UtangBertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai buku pembantu. c. Fungsi KeuanganFungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. d. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. e. Fungsi Akuntansi UmumBertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register. f. Fungsi Audit InternFungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. III. ANALISA DAN PERANCANGAN Analisa merupakan tahap awal yang harus dilakukan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Tahap ini sangat penting karena dengan proses analisa yang akurat menghasilkan perkembangan dari perangkat lunak dan dapat memuaskan pengguna. Dalam analisa yang sedang berjalan, perlu adanya pemeriksaan secara terperinci agar segala permasalahan dan keterbatasan-keterbatasan sistem yang lama diketahui dengan jelas. Hal dikaitkan dengan kemampuan sistem dalam mencapai tujuan dan objektifitas organisasi. Imprest Fund System atau Sistem Dana Tetap Adalah metode pembukuan petty cash dimana jumlah rekening kas kecilnya tidak berubah alias tetap.apabila terjadi pengeluaran kas kecil, pemegang petty cash tidak serta merta melalukan pencatatan atas transaksinya, tetapi sebatas mengumpulkan bukti bukti transaksi pengeluaran. Jika danapetty cashmau habis barulah pemegang kas kecil pencatatan transaksi dengan berdasar bukti transaksi ekonomi yang telah dikumpulkan, lalu kemudian mengajukan pembentukan kembali dana kas kecil pada bendahara yang nominalnya sesuai dengan pembukuan dan bukti transaksi, sehingga jumlah dana kas kecilnya sama seperti semula. Langkah - langkah operasional kas kecil metode imprest : 1. Pembentukan dana kas kecil, pemegang petty cash diberi sejumlah uang guna pembayaran transaksi atau pengeluaran yang tidak material yang diprediksi bisa memenuhi kebutuhan dengan jangka waktu tertentu. 2. Penggunaan kas kecil untuk pembayaran transaksi pengeluaran-pengeluaran. 3. Saat dana kas kecil tidak ada (habis), kas kecil diisi kembali dengan jumlah nominal yang sama dengan jumlah pengeluaran atas transaksi yang terjadi Penerapan Metode Imprest Metode dana tetap / Imprest Yaitu pencatatan kas kecil dimana setiap ada pengeluaran kas kecil tidak akan merubah saldo kas kecil tersebut. Contoh Soal Kecil Metode Imprest Sistem Dana Tetap Pada PT. Bintang Rezeki Utamamenetapkan kas kecil untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal yang kecil. kecil tersebut dimulai pada tanggal 1 Januari 2 dengan menerima uang sebesar Rp 2.5. dari akun kas.berikutnya, kas kecil akan diisi lagi pada setiap tanggal dan 3. Transaksi transaksi pengeluaran yang menggunakan kas kecil selama bulan Januari 2 adalah sebagai berikut:

3 17 Majalah Ilmiah INTI, Volume 12, Nomor 2, Mei 217 ISSN X 3 januari Dibeli materai Rp 3. 8 januari Pembayaran beban listrik Rp 32. dan air Rp januari Dibayar biaya iklan di koran jawa pos Rp januari kecil dianggap terlalu besar Rp 5. sehingga disetor kembali ke kas januari Dana kas kecil diisi kembali. 19 januari Dibayar biaya angkut Rp januari Dibayar biaya barang perlengkapan truk Rp januari Dibayar untuk biaya pengobatan staf yang sakit Rp 2. 3 januari Dana kas kecil diisi kembali. Tabel 1. Jurnal umum dengan menggunakan Metode Imprest Tanggal Keterangan Debit Kredit 1/1/2 [ Pembentukan dana Kecil ] Rp2.5. Kecil Rp2.5. [pengeluaran kas kecil tidak dicatat saat terjadi transaksi] 3/1/2 8/1/2 11/1/2 14/12/2 14 /12/ /1/2 [Penurunan saldo' kas kecil dan dikembalikan ke akun kas] Rp5. Kecil Rp5. [ Pengisian kembali dana kas kecil ] Perlengkapan Rp3. Kantor Rp32. Listrik Rp28. Air Rp25. Iklan Rp1.. [pengeluaran kas kecil tidak dicatat saat terjadi transaksi] 21/1/2 29/1/2 3/1/2 [ pengisian dana kas kecil ] B. Rp24. Angkut perlengkapan Rp36. truk B servis Rp2. truk Rp8. UML (Unified Modeling Language) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis OO (Object-Oriented). Prosedur sistem akan digambarkan dengan menggunakan UML. Penggambaran UML menggunakan diagram use-case yang selanjutnya setiap proses bisnis yang terjadi akan diperjelas dengan diagram activity lalu diilustrasikan secara detail menggunakan diagram sequence. Aktor atau pelaku yang terlibat dalam sistem adalah sebagai berikut : Use Case Diagram Use case diagram adalah abstraksi dari interaksi antara sistem dan aktor. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipe interaksi antara user, sebuah sistem dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai Use case merupakan sebuah konstruksi untuk mendeskripsikan bagaimana sistem akan terlihat di mata user. Sedangkan use case diagram memfasilitasi komunikasi diantara analisis dan pengguna serta antara analisis dan client. Aktor atau pelaku yang terlibat dalam aplikasi yang berhubungan dengan Aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Bintang Rezeki Utama adalah sebagai berikut : USER ADMIN Data Persediaan KAS Masuk dan Keluar Menghitung Persediaan Dengan Metode impres Selesai Gambar 1. UML Use Case Diagram

4 171 Majalah Ilmiah INTI, Volume 12, Nomor 2, Mei 217 ISSN X IV. IMPLEMENTASI Pembuatan Program Aplikasi adalah Perancangan Interface dan Penulisan Kode program sesuai dengan sistem yang telah dirancang. Selain Visual Basic untuk mendukung pembuatan perancangan mengidentifikasi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Bintang Rezeki Utama dengan metode Imprest di dukung oleh beberapa menu dan sub menu seperti pada gambar berikut ini : Menu Utama Sebuah program yang baik adalah program yang mempunyai integrasi dan dijalankan dengan menggunakan menu utama sebagai akses utama pada program tersebut sehingga dapat memberikan keramahan pada sipengguna dan membuat pengguna nyaman memakai program aplikasi tersebut. Form utama merupakan tampilan utama dari isi program, dimana dengan tampilan menu utama yang ada di user dapat melakukan pengoperasian program secara maksimal dan juga dapat menggunakan fasilitas yang ada pada program tersebut. Form Data Metode Imprest Form input data metode Imprest berfungsi untuk mencatat data barang yang akan digunakan serta dilakukan perhitungan bagaimana untuk mengambil suatu keputusan dalam melakukan Imprest yang minimum dan seefisien mungkin. Form ini mempunyai 5 buah tombol yaitu Simpan untuk menyimpan dan menambahkan data transaksi yang baru dilakukan pada PT. Bintang Rezeki Utama, tombol cari berfungsi untuk mencari data yang pernah secara cepatdengan memasukan Id yang sudah ada sebelumnya, tombol hapusberfungsi untuk menghapus data yang sudah lama maupun data yang sudah tidak pernah digunakan lagi,tombol bersih berfungsi untuk membersihkan data yang ada padaform pada saat pengimputan data, dan tombol keluar berfungsi untuk keluar dari form input data Imprest dan akan kembali ke form menu utama. Gambar 4. Tampilan Form Metode Imprest Gambar 2. Tampilan Menu Utama Form Master Pelanggan Gambar 3. TampilanForm Master Pelanggan V. KESIMPULAN Kesimpulan dari penelitian ini adalah: 1. Sistem usulan memiliki rancangan format yang mudah dimengerti sehingga akan memberikan kemudahan dalam proses pengeluaran kas dan penerimaan kas dengan metode Imprest. 2. Dengan sistem yang penulis rancang, data yang sama cukup di-input sekali saja sehingga nilai data tetap konsisten dan hasil pengolahan data berupa output yang dihasilkan pun lebih akurat dan cepat dalam menjalankannya. 3. Dengan menggunakan metode Imprest sangat mempermudah dalam memprediksikan barang yang mana yang mau dibeli dengan quantity yang seminimum mungkin sehingga dapat mengutungkan perusahaan baik dari algoritma yang digunakan maupun dalam rancangan program yang sudah dirancang. DAFTAR PUSTAKA 1. Sutrisno. 21. Manajemen Keuangan. Edisi Pertama. Yogyakarta: EKONESIA. 2. Sabardi, Agus Manajemen Keuangan. Edisi Kedua. Yogyakarta: AMP YKPN.

5 3. Sundjaja, Ridwan S. inge Barlian Manajemen Keuangan Dua. Edisi Keempat. Jakarta: Literata Lintas Media. 4. Gitosudarmo, Indriyo. Basri Manajemen Keuangan. Edisi Keempat. Yogyakarta: BPFE. 5. Gitosudarmo, Indriyo. Basri Manajemen Keuangan. Edisi Ketiga. Yogyakarta: BPFE. 172 Majalah Ilmiah INTI, Volume 12, Nomor 2, Mei 217 ISSN X