ANALISIS PROSEDUR DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS

Transkripsi

1 ANALISIS PROSEDUR DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III Oleh: NOVRIANTY KAMATRA PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS POLITEKNIK NEGERI BATAM 2012

2 HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS Tugas Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. Nama : Novrianty Kamatra NIM : Tanda Tangan : Tanggal : 18 Juli 2012

3 LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR ANALISIS PROSEDUR DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS Oleh: NOVRIANTY KAMATRA BATAM, 18 Juli 2012 Dosen Pembimbing Mega Mayasari, SE NIK : Dosen Penguji I Dosen Penguji II ( M. Zaenuddin, S.Si, M.Sc ) ( Arif Darmawan, SE., M.Sc ) NIK NIK

4 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan khidayah-nya serta shalawat teriring salam atas junjungan Nabi besar Muhammad SAW sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Batam. Berdasarkan persyaratan tersebut, maka penulis menyusun Tugas Akhir dengan judul Analisis Prosedur Dan Pencatatan Dana Kas Kecil Pada CV Mitra Dinamis. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan, bimbingan, saran, doa serta semangat dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang terhingga kepada: 1. Kedua orang tua penulis, Papa dan Mama tercinta yang selalu mencurahkan kasih sayang dan doa yang tiada henti-hentinya kepada penulis, serta semangat dan dukungan baik moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 2. Ibu Marihot Nasution, SE., selaku Ketua Prodi Akuntansi dan selaku Dosen Penguji komprehensive penulis, terima kasih ibu atas saran dan kritiknya selama penulis menjalankan sidang komprehensive. 3. Ibu Mega Mayasari, SE., selaku Dosen Pembimibing yang tidak kenal lelah dalam memberikan bimbingan, pengarahan, waktu, tenaga, nasihat serta mengembalikan semangat ketika penulis terjatuh dan kehilangan arah selama penyusunan Tugas Akhir ini. 4. Bapak M. Zaenuddin, S.Si, M.Sc dan Bapak Arif Darmawan, SE., M.Sc selaku Dosen Penguji yang telah memberikan saran dan kritik untuk Tugas Akhir penulis. iv

5 5. Bapak M. Zaenuddin, S.Si, M.Sc selaku wali kelas yang telah memberikan arahan dan motivasi dari awal penulis menginjakkan kaki di bangku kuliah sampai akhirnya menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Seluruh Dosen pengajar jurusan Akuntansi yang telah memberikan bekal pendidikan dan ilmu pengetahuan yang sangat berharga dan berguna selama penulis mengikuti perkuliahan dan penyusunan Tugas Akhir ini. 7. Bapak Benny Rusbini selaku Direktur CV Mitra Dinamis yang telah memberikan penulis kesempatan untuk magang di kantor bapak. 8. Ibu Theresia Pradiani selaku pembimbing pertama di perusahaan, dan Bapak Yusrizal, SE., selaku pembimbing kedua, yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama penulis selama melaksanakan magang dan dalam menyusun Tugas Akhir ini. 9. Staf CV Mitra Dinamis yaitu Bapak Makhfudin, Bapak Mugi, Mbak Mirna, Ibu Oni, Mbak Vivi, Mbak Yuni, Bang Memed, Bapak Yarju dan seluruh staf CV Mitra Dinamis yang telah membantu penulis selama melaksanakan magang dan dalam menyusun Tugas Akhir ini. 10. Adikku satu-satunya dan yang tercinta Indah Yulia Kamatra, yang sudah berbaik hati mau mengalah demi penulis, dan yang selalu memberikan semangat serta dukungan kepada penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini. 11. Nurul Iman seseorang yang tak kalah berjasanya bagi penulis, terima kasih telah memberikan waktu, dukungan, perhatian, serta semangat kepada penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini, serta selalu sabar menghadapi krisis kesibukan dan krisis emosional penulis. You re the best, now and forever. 12. Teman-teman terbaikku pitii, ays, puput. Terima kasih karena sudah mau mendengar curhat2 penulis, terima kasih juga atas bantuan, semangat serta dukungannya dari awal semester sampai akhirnya kita sama-sama menyusun Tugas Akhir ini. Terima kasih yaa darl, gak sabaarr pengen liburan bareng dengan kalian. 13. Teman-teman seperjuangan, Master cepii terima kasih sudah dengan ikhlas mau mengajari penulis selama perkuliahan dan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, Jeniusss yatii terima kasih juga sudah sangat berbaik hati kepada penulis pada saat penulis kesusahan selama perkuliahan. Merdy, Claudia, v

6 Yuke, Titis, Vivi, Lusy, Ambar, Nadra, Tia, Chuey, si kembar Ana & Ani, Ivo, Evelyn dll yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Terima kasih sudah menjadi teman yang baik bagi penulis. 14. Seluruh angkatan 09 jurusan AK, IT, ELIND yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terutama anak-anak AK terima kasih atas kebersamaan dan harihari yang indah di kampus tercinta. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih atas dukungan, semangat serta doa nya. Semoga Allah SWT memberikan yang setimpal dengan apa yang telah diberikan kepada penulis. Penulis juga menyadari bahwa sebagai manusia banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan bagi penyempurnaan Tugas Akhir ini. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkanya. Wassalamu alaikum wr. wb. Batam, 18 Juli 2012 Penulis, Novrianty Kamatra vi

7 HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik Politeknik Negeri Batam, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Novrianty Kamatra NIM : Program Studi : Akuntansi Jenis Karya : Tugas Akhir/Skripsi/Karya Ilmiah Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Politeknik Negeri Batam Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: ANALISIS POSEDUR DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Politeknik Negeri Batam berhak menyimpan, mengalih media/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Batam Pada tanggal : 18 Juli 2012 Yang Menyatakan (Novrianty Kamatra) vii

8 ABSTRAK Nama Program Studi Judul : Novrianty Kamatra : Akuntansi : Analisis Prosedur dan Pencatatan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Penelitian tugas akhir ini dilaksanakan pada CV Mitra Dinamis dan yang menjadi objek penelitian adalah Analisis Prosedur dan Pencatatan Dana Kas Kecil. Hal ini dikarenakan kas merupakan harta yang paling lancar kas dan merupakan aktiva yang mudah dipindahtangankan, mudah digelapkan, mudah diselewengkan dan diperlukan oleh setiap orang. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu mengelola kasnya dengan baik, agar tercipta suatu efisiensi dan efektifitas. Hal ini juga diterapkan pada prosedur pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil. Pengelolaan yang tidak baik terhadap dana kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis, dan apakah sudah sesuai dengan teori serta untuk memberikan solusi apabila terdapat prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil yang tidak sesuai dengan teori. Metode analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dengan menjelaskan prosedur pengelolaan dan proses pencatatan kas kecil mulai dari pembentukan dana kas kecil sampai dengan pengisian dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis. Sehingga penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa terdapat pengelolaan dana kas kecil yang tidak sesuai dengan teori yaitu pada pencatatan dana kas kecil yang menggunakan sistem fluktuatif dan juga pada prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Kata kunci: Dana Kas Kecil viii

9 DAFTAR ISI Halaman Judul... i Halaman Pernyataan Orisinalitas... ii Lembar Pengesahan... iii Kata Pengantar... iv Halaman Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah... vii Abstrak... viii Daftar Isi... ix Daftar Tabel... xii Daftar Gambar... xiii Daftar Lampiran... xiv BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Sistematika Penulisan... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Kas Pengertian Dana Kas Kecil Pengelolaan dan Pengendalian Dana Kas Kecil Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Dokumen yang digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil ix

10 2.5 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Sistem Imprest (Metode Dana Tetap) Sistem Fluktuatif (Metode Dana Berubah-ubah) BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Metodologi Penelitian Obyek Penelitian Teknik Pengumpulan Data Metode Analisis Data Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Umum Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Produk Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Deskripsi Tugas dan Wewenang BAB IV PEMBAHASAN Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Flowchart Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis x

11 Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Flowchart Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pengisan Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Flowchart Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Dokumen yang digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Pencatatan Pembentukan Dana Kas Kecil Pencatatan Pengeluaran Dana Kas Kecil Pencatatan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Analisis Pengelolaan dan Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Analisis Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Analisis Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Solusi Prosedur dan Metode Pencatatan Dana Kas Kecil yang Tidak Sesuai dengan Teori BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi

12 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Imprest Tabel 2.2 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest Tabel 2.3 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest (jika ada selisih kas) Tabel 2.4 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Fluktuatif Tabel 2.5 Pembayaran Biaya-Biaya Pengeluaran Kas Kecil Sistem Fluktuatif Tabel 2.6 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Fluktuatif Tabel 4.1 Pencatatan Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis.. 61 Tabel 4.2 Pencatatan Pengeluaran Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Tabel 4.3 Pencatatan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Tabel 4.4 Perbandingan Pencatatan Kas Kecil Tabel 4.5 Pencatatan yang disarankan xii

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada CV Mitra Dinamis Gambar 4.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Gambar 4.2 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar Rp 0 Rp Gambar 4.3 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar Rp Rp Gambar 4.4 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar Rp Rp Gambar 4.5 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar >Rp Gambar 4.6 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan Cek Gambar 4.7 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan Uang Tagihan yang diterima Gambar 4.8 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan Pinjaman Uang xiii

14 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Daftar Pertanyaan Wawancara... Lampiran 2. Bukti Kas Keluar... Lampiran 3. Dokumen Pendukung.... Lampiran 4. Cek.... Lampiran 5. Catatan Keluar Kas Harian... Lampiran 6. Account List Summary... Lampiran 7. Laporan Magang... xiv

15 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Suatu perusahaan yang beroperasi pasti membutuhkan kas untuk menjalankan aktivitas sehari-hari, karena kas merupakan alat yang sangat penting dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Hampir semua transaksi bermula dan berakhir ke penerimaan kas atau pengeluaran kas. Tanpa tersedianya kas yang memadai, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Kas meliputi uang kertas maupun uang logam dan surat-surat berharga yang dapat disamakan dengan uang, serta simpanan di bank yang dapat digunakan sewaktuwaktu (Sugiri dan Sumiyana, 2005). Lazimnya, kas dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang diterima bank untuk disetor ke rekening bank. Begitu mudahnya mentransfer uang, sehingga aktiva yang cenderung diselewengkan atau disalahgunakan adalah kas. Bagi perusahaan baik itu perusahaan besar, menengah maupun kecil, kas merupakan suatu hal yang memerlukan penanganan khusus, terutama dalam administrasinya. Sebagai aktiva lancar yang sifatnya liquid, dibandingkan dengan aktiva lainnya, kas merupakan aktiva yang mudah diselewengkan, mudah digelapkan, dan diperlukan oleh setiap orang. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu mengelola kasnya secara efisien dan efektif agar perusahaan terhindar dari kesulitan-kesulitan yang menghambat atau mungkin menghancurkan perusahaan itu sendiri. 1

16 2 Salah satu prinsip pokok dalam pengawasan terhadap pengeluaran kas adalah setiap pengeluaran kas sebaiknya dilakukan dengan menggunakan cek (Jusup, 2005). Akan tetapi dalam kegiatan operasional perusahaan terdapat pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sehingga tidak efektif jika perusahaan mengeluarkan cek untuk membayar pengeluaran-pengeluaran tersebut. Hal ini menuntut perusahaan untuk mengambil kebijaksanaan membentuk dana khusus dengan jumlah yang relatif kecil yang biasa disebut dengan dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin dan jumlahnya yang relatif kecil. Penetapan jumlah dana kas kecil pada perusahaan harus sesuai dengan keputusan manajemen dan jumlah dana kas kecil tersebut harus dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditetapkan. Apabila perusahaan menetapkan jumlah kas kecil lebih besar dari jumlah kebutuhan mengakibatkan jumlah kas yang tertanam di dalam perusahaan semakin besar, semakin banyak uang yang menganggur dan tidak produktif. Sebaliknya apabila dana kas kecil lebih kecil dari kebutuhan maka perusahaan akan mengalami kesulitan untuk memenuhi kewajiban lancarnya untuk membayar kebutuhankebutuhan yang harus segera dipenuhi. Melihat hal tersebut, terlihat jelas betapa pentingnya membuat pengelolaan yang baik terhadap dana kas kecil disuatu perusahaan. CV Mitra Dinamis merupakan perusahaan yang bergerak di bidang supplier peralatan Fire Fighting dan Life Safing Equipment serta jasa (service). Dalam pengendalian pengeluaran kasnya, CV Mitra Dinamis membentuk dana kas kecil yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang rutin seperti

17 3 pembelian bensin kendaraan, biaya tagihan langganan koran dan sebagainya. Penerapan dana kas kecil di CV Mitra Dinamis menggunakan sistem fluktuatif (metode dana berubah-ubah) ini karena pada saat pengeluaran dana kas kecil langsung dicatat oleh kasir kas kecil dan pada saat pengisian kembali jumlah nominalnya berubah-ubah. Namun terdapat kelemahan yang harus diperbaiki yaitu adanya kesalahan pada prosedur dan pencatatan dana kas kecil. Kesalahan ini menyebabkan tidak terkontrolnya pengelolaan dana kas kecil yang dikelola oleh kasir kas kecil, contohnya pada penggunaan dokumen. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil pada saat pembentukan, pengeluaran, dan pengisian kembali dana kas kecil hanya menggunakan 1 (satu) bukti transaksi, yaitu bukti kas keluar (BKK). Seharusnya diperlukan dokumen yang berbeda-beda untuk setiap prosedur, agar dapat terkontrol dan mudah dalam hal pengecekan, penelusuran serta pertanggungjawabannya. Selanjutnya pada pencatatan dana kas kecil, CV Mitra Dinamis mencatat dengan menggunakan akun kas, seharusnya dicatat dengan menggunakan akun dana kas kecil. Ini juga menyebabkan tidak terkontrolnya dalam pencatatan dana kas kecil, dan apabila ada pengecekan tidak bisa mengetahui berapa jumlah uang yang telah digunakan ataupun saldo dari dana kas kecil ini, karena tercampurnya pencatatan dana kas kecil dengan pencatatan lainnya yang menggunakan akun kas. Berdasarkan uraian di atas, dan melihat betapa pentingnya membuat pengelolaan dana kas kecil dengan baik, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul ANALISIS PROSEDUR DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS.

18 4 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk merumuskan masalah penelitian sebagai berikut: a. Bagaimana prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis. b. Apakah prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis sudah sesuai dengan teori. c. Bagaimana solusi apabila prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis tidak sesuai dengan teori. 1.3 Batasan Masalah Agar penelitian lebih terfokus, maka penulis memberikan batasan masalah sebagai berikut: a. Batasan Data Data yang digunakan penulis dalam penelitian ini hanya data pada prosedur dan pencatatan kas kecil yang dilakukan oleh bagian kasir kas kecil CV Mitra Dinamis, untuk periode bulan Februari dan Maret b. Batasan Lapangan Pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan di CV Mitra Dinamis pada Bagian Kasir Kas Kecil. c. Batasan Aspek Hanya membahas tentang pengelolaan dana kas kecil meliputi: pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.

19 5 1.4 Tujuan Penelitian Ada beberapa tujuan dari penelitian ini, antara lain: a. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis. b. Untuk mengetahui apakah prosedur dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis sudah sesuai dengan teori. c. Untuk memberikan solusi apabila prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis tidak sesuai dengan teori. 1.5 Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak yang berkepentingan, seperti : a. Bagi Perusahaan Dapat memberikan informasi yang dapat dipakai sebagai bahan untuk menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan prosedur dan pencatatan dana kas kecil. b. Bagi Pembaca Diharapkan dapat menjadi tambahan referensi mengenai prosedur dan pencatatan dana kas kecil, khususnya bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian dengan topik yang sama. c. Bagi Penulis Dapat menambah pengetahuan mengenai prosedur dan pencatatan dana kas kecil serta pengalaman dan wawasan, dan meningkatkan kemampuan bersosialisasi dengan pihak luar.

20 6 1.6 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan tugas akhir penulis akan membagi menjadi 5 (lima) bab secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut: BAB I Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. BAB II Tinjauan Pustaka Menjelaskan landasan teori atau konsep yang mendasari penyusunan penelitian ini seperti pengertian kas, pengertian kas kecil, metode pencatatan dana kas kecil dan yang berhubungan dengan pembahasan penelitian ini. BAB III Metedologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai metodologi penelitian yang terdiri dari objek penilitian, teknik pengumpulan data dan metode analisis data. Pada bab ini pula penulis menguraikan tentang gambaran umum perusahaan yang terdiri dari latar belakang berdirinya perusahaan, sejarah perusahaan, kegiatan dan jenis usaha, struktur organisasi perusahaan serta visi misi perusahaan. BAB IV Pembahasan Pada bab ini penulis akan menguraikan jawaban atas pertanyaan pada rumusan masalah.

21 7 BAB V Penutup Pada bab terakhir ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan dan juga memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan.

22 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kas Kas merupakan aktiva lancar yang paling berharga bagi perusahaan karena sifatnya liquid. Hampir semua transaksi bermula dan berakhir ke penerimaan kas atau pengeluaran kas. Tanpa tersedianya kas yang memadai, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Akibatnya kegiatan atau aktivitas perusahaan akan terhambat dan tujuan tidak dapat dicapai (Anthon, 2003). Kas adalah aktiva perusahaan yang selalu berputar ke segenap bagian dalam tubuh perusahaan. Kas merupakan media pertukaran dan dasar untuk mengukur perkiraan yang terdapat di dalam laporan keuangan karena kas bersifat relevan, sederhana serta dipakai secara universal di dalam menilai perubahan modal dan pertukaran barang dan jasa. Kas juga dimasukkan sebagai aktiva lancar karena kas memiliki tingkat likuiditas yang tinggi, bahkan paling tinggi diantara semua aktiva perusahaan yang ada. Oleh karena itu, di dalam mengelola kas harus diterapkan suatu pengendalian yang baik atas kas, karena kas sering dijadikan alat untuk melakukan penyelewengan dan kecurangan (Anthon, 2003). Menurut Baridwan (2004) kas adalah aktiva yang tidak produktif, oleh karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada idle cash. Uang kas yang dibatasi penggunaannya, biasanya dalam bentuk dana, tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan terpisah sebagai dana. Jika penggunaannya masih dalam satu tahun, maka termasuk dalam kelompok aktiva 8

23 9 lancar, tetapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu satu tahun, maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar. Kas kecil dan kas yang ada di cabang-cabang tetap termasuk dalam kas, karena memenuhi batasan-batasan diatas. Cek-cek yang sudah ditulis tetapi belum diserahkan kepada orang yang dibayar tidak dikeluarkan dari kas. Apabila pada waktu menulis cek sudah dikreditkan ke rekening kas maka pada akhir periode jika ceknya belum diserahkan, dibuat jurnal untuk mendebit kembali rekening kas. Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005) kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas meliputi uang tunai (kertas dan logam) yang ada di perusahaan dan simpanan di rekening giro (PSAK No. 9, par 7). Dokumen-dokumen tertentu misalnya wesel pos, wesel bank, cek wisata, dan cek tunai dari pihak lain yang dapat disebut kas karena dapat diuangkan dengan segera sebesar nilai nominalnya. Menurut Jusup (2005) kas adalah aktiva yang digunakan dan dimiliki pada hampir semua perusahaan. Kas meliputi uang tunai (uang kertas dan uang logam) dan kertas-kertas berharga yang dapat disamakan dengan uang, serta simpanan di bank yang dapat digunakan sewaktu-waktu (misalnya rekening giro). 2.2 Pengertian Dana Kas Kecil Menurut Baridwan (2004) dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah dana kas kecil tinggal sedikit, kasir

24 10 kas kecil akan meminta agar dananya ditambah. Penambahan dana kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan. Menurut Gade (2005) kas kecil dibentuk untuk menyediakan dana bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar melalui cek. Menurut Jusup (2005) dana kas kecil adalah dana yang dikeluarkan untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil. Jika pengeluaran-pengeluaran tersebut dilakukan dengan cek, maka lembar cek yang dibuat untuk pengeluaranpengeluaran tersebut akan banyak sekali. Hal ini selain menyebabkan pemborosan waktu, dan juga mahal. Oleh karena itu agar perusahaan tidak menarik cek untuk setiap pengeluaran kas yang jumlahnya kecil, maka perusahaan perlu membentuk suatu kas kecil yang disediakan khusus untuk pengeluaran-pengeluaran. Dari beberapa definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa dana kas kecil adalah dana kas yang dibentuk dan tersedia yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan yang jumlahnya relatif kecil. 2.3 Pengelolaan dan Pengendalian Dana Kas Kecil Sesuai dengan namanya kas kecil atau yang dalam bahasa Inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun yang khusus dipergunakan untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin. Menurut Riyadi (2011) dalam pengelolaan dana kas kecil memiliki karakteristik dasar yaitu :

25 11 a. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan. b. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari. c. Disimpan di tempat khusus, misalnya itu dengan kotak kecil yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop. Perusahaan sebaiknya melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak baik terhadap kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Dalam pengelolaan dana kas kecil juga dapat menggunakan dua metode, yaitu: Metode Dana Tetap (Imprest Fund System) dan Metode Fluktuatif (Fluctuating Fund System). Pengendalian dana kas kecil dilakukan dengan alasan untuk mengadakan kontrol atau pengendalian terhadap pengeluaran kas perusahaan. Oleh karena itu pengendalian dana kas kecil harus dilakukan melalui prosedur-prosedur yang berlaku diperusahaan yaitu berdasarkan pengesahan dan pejabat yang berwenang. 2.4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai jam operasional di sore atau malam hari. Dalam prosedur dana kas kecil

26 12 secara garis besar terdapat beberapa tahapan, yaitu: Pembentukan Dana Kas Kecil, Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil, dan Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil (Mulyadi, 2001). Penjelasan selanjutnya akan diuraikan sebagai berikut: Dokumen Yang Digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil Menurut Mulyadi (2001) dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah: a. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. b. Cek Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek. c. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil. d. Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri

27 13 dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. e. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Prosedur pembentukan dana kas kecil sistem imprest tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil sistem fluktuatif. Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah: a. Bagian Utang 1) Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan. 2) Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar. 3) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. 4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 dan 3 : Diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil Lembar 2: Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan. 5) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir. 6) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.

28 14 7) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi. b. Bagian Kasir/Kassa 1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang. 2) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan meminta tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut. 3) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1 dan 3) beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil. 4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1: Diserahkan ke bagian utang beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Lembar 3: Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil. c. Pemegang Dana Kas Kecil 1) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir. 2) Menguangkan cek ke bank. 3) Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank. 4) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut nomor. d. Bagian Akuntansi 1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang. 2) Mencatat bukti kas keluar dalam register cek.

29 15 3) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kecil Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada sistem imprest sedikit berbeda dengan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada sistem fluktuatif. Berikut penjelasan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada sistem imprest. Fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah: a. Pemakai Dana Kas Kecil 1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) sebanyak 2 (dua) lembar dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil. 2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1. 3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 1 menurut nomor urut. 4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung. 5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK). 6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK lembar 1 kepada Pemegang kas kecil. 7) Menerima kembali PPKK lembar 1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas. 8) Mengarsipkan kembali PPKK lembar 1 menurut nomor urut.

30 16 b. Pemegang Dana Kas Kecil 1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil. 2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK lembar 1. 3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad. 4) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil. 5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil. 6) PPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas. 7) Mengarsipkan sementara BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil. Dalam Prosedur pengeluaran dana kas kecil dengan sistem fluktuatif saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Berikut penjelasan Prosedur pengeluaran dana kas kecil dengan sistem fluktuatif. Fungsi yang terkait dengan prosedur ini adalah: a. Pemakai Dana Kas Kecil 1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) sebanyak 2 (dua) lembar dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil. 2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1. 3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 1 menurut nomor urut. 4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung. 5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK).

31 17 6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK lembar 1 kepada Pemegang kas kecil. 7) Menerima kembali PPKK lembar 1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas. 8) Mengarsipkan kembali PPKK lembar 1 menurut nomor urut. b. Pemegang Dana Kas Kecil 1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil. 2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK lembar 1. 3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad. 4) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil. 5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil. 6) PPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas. 7) Menyerahkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung kepada Bagian jurnal. c. Bagian Jurnal 1) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung dari Pemegang dana kas kecil. 2) Mencatat jurnal pengeluaran dana kas kecil berdasarkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung yang diterima. 3) Menyerahkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung kepada Bagian kartu biaya.

32 18 d. Bagian Kartu Biaya 1) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung dari Bagian Jurnal. 2) Mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil ke dalam kartu biaya berdasarkan BPKK. 3) Mengarsipkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung menurut urut nomor Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest sedikit berbeda dengan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem fluktuatif. Pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem imprest didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan sistem fluktuatif didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil. Berikut penjelasan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest. Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah: a. Pemegang Dana Kas Kecil 1) Pemegang dana kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) sebanyak 2 (dua) lembar. 2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang. 3) Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Kasa. 4) Menguangkan cek ke bank.

33 19 5) Menyimpan uang tunai. 6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3 menurut urut tanggal. b. Bagian Utang 1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil. 2) Membuat bukti kas keluar (BKK) sebanyak 3 lembar. 3) Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar. 4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada). 5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa. 6) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK. 7) Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K lembar 1. 8) Menyerahkan PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal. c. Bagian Kasa 1) Menerima BKK lembar 1 dan 2, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari bagian utang. 2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada Direktur Keuangan. 3) Menyerahkan Cek dan BKK lembar 3 kepada pemegang dana kas kecil.

34 20 4) Menyerahkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK. d. Bagian Jurnal/Akuntansi 1) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian utang. 2) Mengisi Register cek berdasarkan BKK lembar 1. 3) Mengarsipkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP menurut Nomor urut. e. Bagian Kartu Biaya 1) Menerima BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 dari Bagian utang. 2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK lembar 2. 3) Mengarsipkan BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 menurut nomor urut. Dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem fluktuatif permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Namun, dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dokumen pendukung (bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya) telah diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran kas kecil. Dengan demikian permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil diserahkan ke Bagian utang tanpa dilampiri dengan dokumen pendukung. Penjelasan selanjutnya tentang prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem fluktuatif tidak berbeda dengan penjelasan prosedur

35 21 pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest yang telah dijelaskan di atas. 2.5 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005) dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu: Sistem Imprest (Metode Dana Tetap) Menurut Baridwan (2004) di dalam metode ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Oleh kasir kas kecil, cek tadi diuangkan ke bank dan dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran. Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil. Pengisian kembali perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari kas kecil bisa dicatat karena dalam metode imprest pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Kasir kas kecil bertanggung jawab atas uang yang diserahkan kepadanya. Apabila sebagian dari kas kecil sudah digunakan untuk membayar pengeluaranpengeluaran maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada di petty cash box. Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar pengeluaran yang sudah dibayar. Yang membuat jurnal adalah bagian akuntansi.

36 22 Menurut Mulyadi (2001), dalam sistem imprest, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut : a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas. Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005), dalam metode dana tetap pencatatan dana kas kecil dapat dilakukan dengan cara : a. Membentuk Dana Kas Kecil. Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya Rp untuk satu periode, misalnya 2 (dua) minggu. Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke bagian kasir dana kas kecil untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persutujuan dari pihak yang berwenang misalnya atasan dari pihak yang membutuhkan. Dengan persetujuan tersebut, kasir dana kas kecil mengeluarkan dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditanda tangani oleh pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas

37 23 kecil di arsip penyimpanan dana kas kecil. Jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut: Tabel 2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Imprest Tanggal Keterangan Debit Kredit Dana Kas Kecil xxx Kas atau Kas di Bank xxx (Mencatat pembentukan kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005). b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil. Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil dengan cara mengeluarkan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat yang berwenang. Pada metode dana tetap biaya-biaya tidak dicatat pada saat dikeluarkan, tetapi pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Tabel 2.2 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest Tanggal Keterangan Debit Kredit Biaya xxx Kas atau Kas di Bank xxx (Mencatat pengisian kembali dana kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005). Apabila jumlah kas dan bukti-bukti transaksi tidak sama dengan jumlah dana kas kecil yang dibentuk, selisihnya disebut Selisih Kas dapat berupa selisih kurang atau selisih lebih (Cash Over and Short).

38 24 Tabel 2.3 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest (jika ada selisih kas) Tanggal Keterangan Debit Kredit Biaya xxx Selisih Kas xxx Kas atau Kas di Bank xxx (Mencatat pengisian kembali dana kas kecil jika ada selisih kas) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005). Berdasarkan uraian di atas, penulis menuliskan kelebihan dan kekurangan yang terdapat pada Sistem Imprest yaitu : a. Kelebihan sistem imprest adalah: Pengendalian dalam mengelola dana kas kecil perusahaan dapat terjamin, karena adanya pemisahan fungsi dari yang melakukan transaksi dan mengumpulkan bukti-bukti transaksi dengan melakukan pencatatan jurnal transaksi. Adanya perhitungan secara periodik oleh perusahaan atas transaksi dana kas kecil. b. Kelemahan sistem imprest adalah: Memerlukan tenaga tambahan untuk mencatat jurnal transaksi sehingga dapat memperlambat proses pengelolaan. Dapat mengakibatkan tercecernya bukti-bukti transaksi, karena pencatatan jurnal tidak langsung pada saat terjadi transaksi.

39 Sistem Fluktuatif (Metode Dana Berubah-ubah) Menurut Baridwan (2004) dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam sistem Imprest, perbedaannya dengan sistem Imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi metode fluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali, dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran uang dari kas kecil langsung dicatat. Jadi buku pengeluaran kas kecil mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar. Karena pencatatan dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran, maka rekening kas kecil akan dikreditkan sebesar jumlah yang dikeluarkan. Pada saat pengisian kembali rekening kas kecil didebit sebesar uang yang diterima. Menurut Mulyadi (2001) dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saldo rekening ini berfluktuasi. c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005), pada metode dana berfluktuasi, pembentukan dana kas kecil dibentuk dengan cek sejumlah tertentu dan kemudian

40 26 diserahkan ke kasir dana kas kecil. Berbeda dengan metode dana tetap, pada metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu, dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pada akhir periode, merode ini tidak mengharuskan pengisian kembali dan jurnal penyesuaian, sebab setiap pengeluaran segera dicatat di buku jurnal. a. Membentuk Dana Kas Kecil. Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya Rp untuk satu periode, misalnya 2 (dua) minggu. Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke bagian kasir dana kas kecil untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persutujuan dari pihak yang berwenang misalnya atasan dari pihak yang membutuhkan. Dengan persetujuan tersebut, kasir dana kas kecil mengeluarkan dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditanda tangani oleh pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas kecil di arsip penyimpanan dana kas kecil. Jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut: Tabel 2.4 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Fluktuatif Tanggal Keterangan Debit Kredit Dana Kas Kecil xxx Kas atau Kas di Bank xxx (Mencatat pembentukan kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).

41 27 b. Pembayaran biaya-biaya pengeluaran dana kas kecil. Tabel 2.5 Pembayaran Biaya-Biaya Pengeluaran Kas Kecil Sistem Fluktuatif Tanggal Keterangan Debit Kredit Biaya xxx Dana Kas Kecil xxx (Mencatat biaya pengeluaran dana kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005). c. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil. Pada metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu, dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat yang berwenang. Pada akhir periode, metode ini tidak mengharuskan pengisian kembali dan jurnal penyesuaian, sebab setiap pengeluaran segera dicatat di buku jurnal. Tabel 2.6 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Fluktuatif Tanggal Keterangan Debit Kredit Dana Kas Kecil xxx Kas atau Kas di bank (Mencatat pengisian kembali dana kas kecil) Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005). xxx

42 28 Berdasarkan uraian di atas, penulis menuliskan kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada sistem fluktuasi yaitu: a. Kelebihan dan kekurangan sistem fluktuasi : Tidak memerlukan tenaga tambahan dalam pengelolaan, karena tidak adanya pemisahan fungsi antara melakukan transaksi dan mengumpulkan pencatatan jurnal transaksi. Karena disebabkan hal tersebut diatas, maka dapat berpeluang besar terjadinya penyelewengan terhadap kas (terutama pada kas kecil).

43 BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Metodologi Penelitian Objek Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di CV Mitra Dinamis, penulis melakukan penelitian khusus pada bagian yang menangani transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran kas kecil, sehingga dapat menunjang penelitian dan penulis dapat mengamati langsung proses pencatatan dan prosedur dana kas kecil mulai dari pembentukan dana kas kecil sampai pengisian kembali dana kas kecil Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis adalah: a. Wawancara Penulis melakukan metode pengumpulan data dengan wawancara kepada bagian yang mencatat penerimaan dan pengeluaran kas. Bagian tersebut dapat memberikan informasi tentang metode pencatatan dana kas kecil yang digunakan, mulai dari pembentukan dana kas kecil, sampai proses pengisian kembali dana kas kecil, serta informasi tentang prosedur pengelolaan dana kas kecil. Adapun rancangan daftar pertanyaan terdapat pada bagian lampiran. 29

44 30 b. Dokumentasi Penulis menggunakan metode pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dokumen yang berhubungan dengan dana kas kecil perusahaan. Meliputi: bukti kas keluar, cek, dokumen pendukung, dan pencatatan (jurnal) dana kas kecil. c. Observasi Penulis melakukan penelitian langsung mengenai prosedur pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil sehingga diperoleh kebenaran data. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data yang akurat Metode Analisis Data Metode analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dengan menjelaskan prosedur pengelolaan dan proses pencatatan kas kecil mulai dari pembentukan dana kas kecil sampai dengan pengisian dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis. 3.2 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Umum Perusahaan CV Mitra Dinamis adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang supplier peralatan Fire Fighting dan Life Safing Equipment, selain itu CV Mitra Dinamis juga bergerak dalam jasa yaitu pengisian tabung pemadam kebakaran dan pemasangan installasi fire alarm dan hydrant. CV Mitra Dinamis didirikan pada bulan November Perusahaan ini beralamat di Komplek Pertokoan Seruni Blok B No. 12 Sungai Panas Batam. Pada awalnya perusahaan ini dimulai dengan usaha kecil yang membuka usaha di rumah pemilik perusahaan, perusahaan tidak memiliki produk milik

45 31 sendiri untuk dijual akan tetapi dengan cara menjual produk kepemilikan orang lain, dengan mengambil keuntungan dari penjualan tersebut. Sehingga sejak tahun 1998 perusahaan telah mengalami perkembangan yang cukup signifikan. Perusahaan telah memiliki kantor pemasaran sendiri, dan beberapa kelengkapan lain. Saat ini CV Mitra Dinamis telah berkembang pesat dan menjadi salah satu perusahaan terkemuka dibidangnya khusus untuk daerah kota Batam, Selain itu CV Mitra Dinamis saat ini telah memiliki satu kantor cabang yang berpusat di Tanjung Pinang Visi dan Misi Perusahaan CV Mitra Dinamis telah memilki visi kedepan yaitu: Menjadi salah satu perusahaan terkemuka yang mampu memenuhi kebutuhan costumer akan peralatan keselamatan kerja baik di industri darat maupun laut. Dalam mewujudkan visi tersebut perusahaan ini memiliki strategi dalam bentuk misi perusahaan yaitu: Berupaya meningkatkan kinerja, daya saing dan pelayanan, dengan menggunakan pengetahuan sebagai salah satu sumber daya yang strategis, serta tekad yang kuat agar senantiasa memberikan pelayanan terbaik bagi kepuasan costumer kami Produk Perusahaan CV Mitra Dinamis merupakan Supplier peralatan Fire Fighting dan Life Safing Equipment. Perusahaan ini memberikan fasilitas harga yang terjangkau dan fasilitas pelayanan yang baik kepada semua pelanggan serta barang-barang yang berkualitas tinggi, sehingga membuat CV Mitra Dinamis dapat bersaing ketat

46 32 dengan perusahaan lainnya. Adapun berbagai jenis produk yang dijual oleh perusahaan yaitu: New Fire Extinguisher Dry Powder, New Fire Extinguisher CO2, New Fire Extinguisher Foam, New Fire Extinguisher Halotron, New Fire Extinguisher Water, Fire Hose Reel Eversave, Fire Hose Rubber, Hydrant Valve Instantanious, Hydrant Valve Machino, Hydrostatic Release, Life Jacket, Nozzle For Hose Reel, Line Throwing, Liferaft, Adaptor Instantanious, Adaptor Machino dan Alarm Bell Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dapat diartikan sebagai suatu susunan yang meliputi bermacam-macam fungsi yang dijalankan bersama-sama dengan pedoman kerja yang sekaligus memiliki peraturan serta hubungan yang baik. Struktur ini menunjukkan pembagian wewenang (authority), tanggung jawab (responbility) dan hubungan kerja antara bagian-bagian dalam perusahaan secara jelas. Struktur organisasi masing-masing perusahaan yang dimiliki tidak selalu sama. Hal ini tergantung dengan besar kecilnya perusahaan itu sendiri, bentuk badan usaha dan jenis aktivitas perusahaan. Semakin besar sebuah perusahaan biasanya semakin kompleks dan semakin besar pembagian tugas serta wewenang yang harus dilakukan dan semakin berat tanggung jawab yang diembannya. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka CV Mitra Dinamis melakukan pendelegasian wewenang serta tugas kepada beberapa bagian sesuai dengan tingkat kebutuhan perusahaan. Dengan adanya pembagian tugas dan wewenang bertujuan untuk membantu kelancaran aktivitas perusahaan dan tidak

47 33 terjadi tumpang tindih wewenang yang dilakukan. Berikut struktur organisasi yang terdapat pada CV Mitra Dinamis. Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada CV Mitra Dinamis Deskripsi Tugas dan Wewenang Deskripsi tugas dan wewenang dalam struktur organisasi dijelaskan sebagai berikut: a. Director Tugas dan wewenang Director meliputi: 1) Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. 2) Memimpin, mengkoordinasi dan mengawasi seluruh kegiatan bagian perusahaan. 3) Pengambilan keputusan tertinggi dalam perusahaan.

48 34 4) Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan. 5) Bertanggung jawab sepenuhnya untuk menjaga stabilitas perusahaan. b. Satuan Pengawas Internal (SPI) Tugas dan wewenang Satuan Pengawas Internal meliputi: 1) Menyusun rencana kerja audit tahunan. 2) Menyusun pedoman, mekanisme kerja SPI dan prosedur audit yang berbasis risiko. 3) Melaksanakan rencana kerja audit tahunan. 4) Mempunyai akses terhadap seluruh dokumen, pencatatan, personil dan fisik kekayaan perusahaan diseluruh baguian dan unit-unit untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas auditnya. c. HRD/ADM Finance Tugas dan wewenang HRD/ADM Finance meliputi: 1) Rekrutment: bertanggung jawab dalam memilih atau menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan kerja sampai dengan penempatan kerja para karyawan baru. 2) Training: bertangggung jawab dalam menjaga kualitas SDM yang ada di perusahaan dengan cara pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya dalam peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. 3) Penilaian kerja serta pengawasan terhadap efektifitas kerja seseorang, dilihat dari grafik standard kinerja dengan kinerja yang ditunjukan oleh karyawan.

49 35 4) Perencanaan karir: bahwa setiap karyawan memiliki potensi-potensi, fungsi ini guna menjawab setiap karyawan memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab dan kompentensi yang mereka miliki. 5) Menindak dengan tegas dengan mengacu kepada undang-undang ketetapan perusahaan terhadap karyawan indisipliner serta karyawan yang melanggar peraturan perusahaan. 6) Hubungan masyarakat: memberikan keterangan mengenai keadaan perusahaan yang dibutuhkan oleh pihak dari luar perusahaan. d. Manager Accounting Tugas dan wewenang Manager Accounting meliputi: 1) Melaporkan Laporan Manajemen setiap bulannya. 2) Memastikan dan menjamin Laporan Jamsostek dikeluarkan setiap bulannya. 3) Mengawasi penerimaan dan pelaporan mengenai omset penjualan perusahaan setiap bulan. 4) Berhubungan dengan auditor perpajakan yang mengadakan audit dan memberikan bantuan dalam menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan. 5) Berhubungan dengan akuntansi perpajakan untuk membuat laporan pajak tahunan serta bekerjasama dalam menyiapkan dokumen-dokumen. e. Manager Operational Tugas dan wewenang Manager Operational meliputi:

50 36 1) Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan yang berhubungan dengan operasional dan masalah teknis serta mencari solusi atas pemecahan masalah tersebut. 2) Bertanggung jawab penuh atas kinerja dari divisi fire extinguisher, Co2 systems, Liferaft, dan fire alarm. 3) Mengontrol setiap kegiatan agar sesuai dengan jadwal yang sudah dibuat. 4) Mengontrol kegiatan peyediaan bahan-bahan baku serta peralatan yang diperlukan dalam kegiatan operasional perusahaan. 5) Merekap laporan progres pekerjaan tiap bulan, dan mengevaluasi dalam rapat pertanggung jawaban bersama Direktur utama. f. Manager Marketing Tugas dan wewenang Manager Marketing meliputi: 1) Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian pemasaran 2) Manajer pemasaran sebagai koordinator manajer produk dan manajer penjualan 3) Manajer pemasaran membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan dibagian pemasaran 4) Membuat strategi pengembangan dan segmentasi pasar yang tepat yang dapat menunjang peningkatan penjualan perusahaan. 5) Merencanakan program-program pemasaran, baik jangka menengah maupun yang bersifat taktis serta penggunaan media promosinya.

51 37 6) Ikut memberikan masukan atas harga jual barang dagang yang tepat denganikut memperhatikan harga dari saingan. 7) Ikut memberikan masukan atas planning pengadaan barang kepada bagian Purchasing. 8) Bertanggung jawab penuh atas kelancaran penjualan. g. Manager Project Tugas dan wewenang Manager Project meliputi: 1) Menyusun rencana aktifitas kerja proyek. 2) Mengawasi dan mengendalikan kelancaran aktivitas proyek. 3) Mengawasi dan mengendalikan peralatan dan material kebutuhan dalam pelaksanaan proyek 4) Mengadakan rapat tentang kemajuan proyek setiap minggu dengan anggota pelaksana proyek. 5) Membuat laporan progress. 6) Menjalin kerjasama yang baik dengan pemilik proyek atau Owner. h. Department Adm. Tugas dan wewenang Department Adm. meliputi: 1) Menerbitkan SO dan DO yang telah divalidasi, sesuai dengan kode barang. 2) Membuat laporan mingguan PO yang sudah terbit. 3) Membuat invoice setelah mendapat DO dari admin penjualan baik penjualan cash maupun hutang/tempo. 4) Merekapitulasi akumulasi penjualan marketing setiap bulan. 5) Merekapitulasi gaji karyawan setiap bulan.

52 38 6) Membuat tanda terima pengeluaran. 7) Membuat jurnal pengeluaran maupun pemasukan operasional. 8) Membuat laporan mingguan uang cash yang masuk untuk operasional harian. 9) Mengupdate status invoice dan membuat laporan mingguan invioce yang sudah tertagih/terbayar. 10) Membuat kuitansi pembayaran invoice cash atau piutang tertagih. 11) Membuat laporan pajak bulanan dan membuat arsip seluruh dokumen pajak yang sudah terbayar. 12) Menerima dan mengarsip kuitansi pembayaran yang diterima dari supplier. i. Department Purchasing Tugas dan wewenang Department Purchasing meliputi: 1) Membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaa pembelian yang diterima dari department terkait. 2) Mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh department terkait. 3) Mencari dan membandingkan beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas yang baik. 4) Memberikan beberapa alternative pengganti untuk barang atau jasa (jika diperlukan). 5) Melakukan negosiasi harga, penalty, cara dan waktu pembayaran serta cara dan waktu pengiriman. 6) Membuat claim/complain supplier jika terjadi penyimpangan. 7) Mengontrol kegiatan pembelian (harga, kualitas, dan delivery) dan administrasi pembelian.

53 39 8) Memproses permintaan pembelian menjadi Po (Purchase Order) serta memonitor kedatangan barang atau jasa. j. Department IT Tugas dan wewenang Departmen IT meliputi: 1) Menghandle semua masalah dan memberi solusi tentang maintance computer system operasional kantor. 2) Mengembangkan dan membuat inovasi aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan perusahaan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. 3) Membantu membuat program untuk semua divisi yang membutuhkan. 4) Melakukan instalasi dan mengimplementasikan aplikasi yang diperlukan oleh perusahaan. 5) Secara periodik memback-up data-data perusahaan. 6) Membantu memperkenalkan dan mempromosikan produk perusahaan agar lebih cepat dan mudah diakses oleh masyarakat melalui website yang selalu diupdate. k. Department Store Tugas dan wewenang Department Store meliputi: 1) Membuat pencatatan stock card. 2) Bertanggung jawab terhadap persediaan barang. 3) Bertanggung jawab atas pemeliharaan, penataan dan keamanan gudang. 4) Bertanggung jawab terhadap jumlah barang terkirim. 5) Bertanggung jawab terhadap pengiriman barang dalam ataupun luar kota.

54 40 l. Department Liferaft Tugas dan wewenang Department Liferaft meliputi: 1) Bertanggung jawab atas pekerjaan secara teknis yang menyangkut pekerjaan Life safing terutama Liferaft. 2) Pengambilan dan pengantaran Liferaft. 3) Mengontrol dan mengendalikan proses service. m. Department CO2 System Tugas dan wewenang Department CO2 System meliputi: 1) Bertanggung jawab atas pekerjaan secara teknis yang menyangkut pekerjaan Co2 Systems. 2) Melakukan proses komisioning pada tahap finishing dalam pengerjaan suatu proyek, dan disaksikan langsung oleh pemilik proyek. 3) Diprioritaskan untuk menangani pekerjaan Marine. 4) Bertanggung jawab atas Pengambilan, pengantaran, dan intalasi Co2 Systems. 5) Mengontrol dan mengendalikan proses service dan refiilling. 6) Bertanggung jawab atas pekerjaan luar kota. 7) Merekap data service dan refilling Co2 Systems dan melaporkan kepada Manager operasional. n. Department Fire Extinguisher Tugas dan wewenang Department Fire Extinguisher meliputi: 1) Bertanggung jawab atas pekerjaan secara teknis yang menyangkut pekerjaan Fire extinguisher. 2) Pengambilan dan pengantaran Fire extinguisher.

55 41 3) Mengontrol dan mengendalikan proses service dan refiilling. 4) Merekap data service dan refilling Fire extinguisher dan melaporkan kepada Manager operasional. o. Department Alarm System Tugas dan wewenang Department Alarm System meliputi: 1) Bertanggung jawab atas pekerjaan secara teknis yang menyangkut pekerjaan Fire Alarm. 2) Melakukan proses komisioning pada tahap finishing dalam pengerjaan suatu proyek, dan disaksikan langsung oleh pemilik proyek. 3) Pengecekan berkala Installasi jaringan, control panel, fire control monitor. 4) Bekerja sama dengan Manager proyek. 5) Merekap data dan melaporkan kepada Manager operasional.

56 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis CV Mitra Dinamis memiliki 3 (tiga) prosedur pengelolaan dana kas kecil yaitu: pembentukan dana kas kecil, prosedur pengeluaran dan pertanggungjawaban dana kas kecil dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Prosedur pembentukan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis dimulai dengan keputusan dari direktur mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Tujuan dari pembentukan dana kas kecil adalah untuk membiayai pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil dan untuk mengantisipasi adanya kebutuhan yang mendadak Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis a. Direktur Direktur merupakan pimpinan dan juga sebagai pemilik perusahaan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerbitkan cek dan mengotorisasinya. Kemudian menyerahkan cek tersebut kepada kasir kas kecil. 42

57 43 b. Kasir Kas Kecil Kasir kas kecil merupakan karyawan yang ditunjuk untuk memegang dana kas kecil. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menggandakan (fotokopi) cek yang diterima dari direktur. Setelah cek digandakan, kasir kas kecil akan menguangkan cek ke bank kemudian menyimpan uang tunai di petty cash box. Fotokopian cek akan diarsip menurut urut tanggal dan kasir kas kecil akan mencatat jurnal pembentukan dana kas kecil Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis a. Cek Dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Setelah cek dicairkan maka uang tersebut akan digunakan untuk pembentukan dana kas kecil. b. Jurnal dana kas kecil Dokumen ini berisi tentang jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil. Jurnal ini dicatat oleh pemegang dana kas kecil.

58 Flowchart Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis DIREKTUR KASIR KAS KECIL Mulai 1 Membuat Keputusan & Menerbitkan Cek Cek Cek Menggandakan Cek Mengotorisasi Cek Cek (Fotokopi) Cek Menguangkan Cek ke Bank 1 Menyimpan Uang Tunai Mencatat Jurnal Pembentukan Dana Kas Kecil Jurnal Pembentukan Dana Kas Kecil T Gambar 4.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

59 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Pada CV Mitra Dinamis, prosedur pengeluaran dan pertanggungjawaban dana kas kecil terdapat 4 (empat) prosedur, sesuai dengan jumlah uang yang dikeluarkan oleh kasir kas kecil, yaitu: jika uang yang dikeluarkan sebesar Rp 0 Rp , jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp Rp , jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp Rp , dan jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp Fungsi yang terkait dengan Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis a. Jika uang yang dikeluarkan sebesar Rp 0 Rp ) Pemakai Dana Kas Kecil Pemakai dana kas kecil merupakan karyawan yang akan menggunakan dana kas kecil. Pada saat akan meminta dana kas kecil, fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat bukti kas keluar (BKK) dan menandatanganinya. Kemudian menyerahkan BKK beserta dokumen pendukung (DP) kepada kasir kas kecil. Setelah kasir kas kecil mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut, pemakai dana kas kecil akan menerima uang sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK. 2) Kasir Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab untuk memeriksa pertanggungjawaban dari pemakai dana kas kecil berdasarkan BKK dan dokumen pendukung yang diterima dari

60 46 pemakai dana kas kecil. Kemudian kasir kas kecil akan mengotorisasi BKK dan dokumen pendukung tersebut. Sebelum menyerahkan uang, kasir kas kecil akan mencatat pengeluaran dana kas kecil pada catatan kas keluar harian, kemudian akan menjurnalnya pada program Accurate. Setelah menjurnal, kasir kas kecil akan menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK. BKK dan dokumen pendukung akan diarsip menurut urut tanggal. b. Jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp Rp ) Pemakai Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat bukti kas keluar (BKK) dan menandatanganinya. Kemudian menyerahkan BKK beserta dokumen pendukung (DP) kepada HRD/ADM Finance. Setelah HRD/ADM Finance dan kasir kas kecil mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut, pemakai dana kas kecil akan menerima uang sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK. 2) HRD/ADM Finance Fungsi ini bertanggungjawab untuk memeriksa pertanggungjawaban dari pemakai dana kas kecil berdasarkan BKK dan dokumen pendukung yang diterima dari pemakai dana kas kecil. Kemudian HRD/ADM Finance akan mengotorisasi BKK dan dokumen pendukung tersebut. Setelah mengotorisasi, BKK dan dokumen pendukung akan diserahkan kepada kasir kas kecil.

61 47 3) Kasir Kas Kecil Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengotorisasi BKK dan dokumen pendukung setelah diotorisasi oleh HRD/ADM Finance. Sebelum menyerahkan uang, kasir kas kecil akan mencatat pengeluaran dana kas kecil pada catatan kas keluar harian, kemudian akan menjurnalnya pada program Accurate. Setelah menjurnal, kasir kas kecil akan menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK. BKK dan dokumen pendukung akan diarsip menurut urut tanggal. c. Jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp Rp ) Pemakai Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat bukti kas keluar (BKK) dan menandatanganinya. Kemudian menyerahkan BKK beserta dokumen pendukung (DP) kepada kasir kas kecil. Setelah kasir kas kecil mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut, pemakai dana kas kecil akan menerima uang sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK. 2) Kasir Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab untuk memeriksa pertanggungjawaban dari pemakai dana kas kecil berdasarkan BKK dan dokumen pendukung yang diterima dari pemakai dana kas kecil. Karena jumlah uang yang diminta cukup besar, maka kasir kas kecil akan meminta persetujuan direktur via telepon, jika disetujui maka kasir kas kecil akan mengotorisasi BKK dan dokumen pendukung tersebut. Sebelum

62 48 menyerahkan uang, kasir kas kecil akan mencatat pengeluaran dana kas kecil pada catatan kas keluar harian, kemudian akan menjurnalnya pada program Accurate. Setelah menjurnal, kasir kas kecil akan menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK. BKK dan dokumen pendukung akan diarsip menurut urut tanggal. d. Jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp ) Pemakai Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat bukti kas keluar (BKK) dan menandatanganinya. Kemudian menyerahkan BKK beserta dokumen pendukung (DP) kepada kasir kas kecil. Setelah direktur dan kasir kas kecil mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut, pemakai dana kas kecil akan menerima uang sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK. 2) Kasir Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab untuk memeriksa pertanggungjawaban dari pemakai dana kas kecil berdasarkan BKK dan dokumen pendukung yang diterima dari pemakai dana kas kecil. Karena jumlah uang yang diminta besar, maka terlebih dahulu kasir kas kecil akan meminta pengotorisasian direktur dengan menyerahkan BKK dan dokumen pendukung. Jika diotorisasi, maka kasir kas kecil akan mengotorisasi BKK dan dokumen pendukung setelah diotorisasi oleh direktur. Sebelum menyerahkan uang, kasir kas kecil akan mencatat pengeluaran dana kas kecil pada catatan kas keluar harian, kemudian akan menjurnalnya pada program

63 49 Accurate. Setelah menjurnal, kasir kas kecil akan menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK. BKK dan dokumen pendukung akan diarsip menurut urut tanggal. 3) Direktur Fungsi ini bertanggungjawab untuk memeriksa pertanggungjawaban dari pemakai dana kas kecil berdasarkan BKK dan dokumen pendukung yang diterima dari pemakai dana kas kecil. Kemudian direktur akan mengotorisasi BKK dan dokumen pendukung tersebut. Setelah mengotorisasi, BKK dan dokumen pendukung akan diserahkan kepada kasir kas kecil Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis a. Bukti Kas Keluar (BKK) Dokumen ini berfungsi untuk meminta pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai dana kas kecil kepada kasir kas kecil. b. Dokumen Pendukung Dokumen ini berfungsi sebagai lampiran pendukung pada Bukti Kas Keluar, serta digunakan pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Namun tidak menjadi masalah jika tidak ada dokumen pendukung ini, karena dokumen yang harus ada pada saat permintaan pengeluaran dana kas kecil adalah BKK.

64 Flowchart Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis a. Jika uang yang dikeluarkan sebesar Rp 0 Rp Pemakai Dana Kas Kecil Kasir Kas Kecil Mulai 2 1 Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) Menerima Uang BKK DP BKK DP Selesai Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil 1 Mengotorisasi BKK dan DP DP BKK Mencatat Pengeluaran Dana Kas Kecil Kas Harian Mencatat Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Menyerahkan Uang T 2 Gambar 4.2 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar Rp 0 Rp

65 51 b. Jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp Rp Pemakai Dana Kas Kecil HRD/ADM Finance Kasir Kas Kecil Mulai Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) Menerima Uang BKK DP BKK DP BKK DP Selesai Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil Mengotorisasi BKK dan DP 1 Mengotorisasi BKK dan DP BKK DP DP BKK Mencatat Pengeluaran Dana Kas Kecil 2 Kas Harian Mencatat Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil T Menyerahkan Uang 3 Gambar 4.3 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar Rp Rp

66 52 c. Jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp Rp Pemakai Dana Kas Kecil Kasir Kas Kecil Mulai 2 1 Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) Menerima Uang BKK DP BKK DP Selesai Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil 1 Meminta Persetujuan Direktur via telepon Disetujui? Tidak Ya Mengotorisasi BKK dan DP DP BKK Mencatat Pengeluaran Dana Kas Kecil Kas Harian Mencatat Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Menyerahkan Uang T 2 Gambar 4.4 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Jika Uang yang dkeluarkan Sebesar Rp Rp

67 53 d. Jika uang yang dikeluarkan sebesar >Rp Pemakai Dana Kas Kecil Kasir Kas Kecil DIREKTUR Mulai Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) Menerima Uang BKK DP BKK DP BKK DP BKK DP Selesai 2 Mengotorisasi BKK dan DP Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil 1 BKK DP Mengotorisasi BKK dan DP Mencatat Pengeluaran Dana Kas Kecil DP BKK Kas Harian 3 Mencatat Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil T Menyerahkan Uang 4 Gambar 4.5 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan sebesar >Rp

68 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Prosedur Pengisian Kembali pada CV Mitra Dinamis terdiri dari 3 (tiga) prosedur, sesuai dengan sumber uang yang akan digunakan untuk pengisian kembali dana kas kecil, yaitu pengisian kembali dengan menggunakan cek, pengisian kembali dengan menggunakan uang tagihan yang diterima dan pengisian kembali dengan menggunakan pinjaman uang koperasi Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis a. Pengisian kembali dengan menggunakan cek. Pengisian kembali dana kas kecil menggunakan cek apabila Direktur ada di perusahaan dan terdapat dana yang akan dicairkan di Bank. Adapun fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah sebagai berikut: 1) Kasir Kas Kecil Fungsi ini bertanggungjawab untuk meminta persetujuan kepada direktur untuk pengisian kembali dana kas kecil. Jika disetujui, maka kasir kas kecil akan menerima cek yang telah diotorisasi oleh direktur, kemudian akan menggandakan (fotokopi) cek yang diterima dari direktur. Setelah cek digandakan, kasir kas kecil akan menguangkan cek ke bank kemudian menyimpan uang tunai di petty cash box. Fotokopian cek akan diarsip menurut urut tanggal dan kasir kas kecil akan mencatat pengisian kembali dank kas kecil pada catatan kas keluar harian, kemudian akan menjurnalnya pada program Accurate.

69 55 2) Direktur Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerbitkan cek dan mengotorisasinya. Kemudian menyerahkan cek tersebut kepada kasir kas kecil. b. Pengisian kembali dengan menggunakan uang tagihan yang diterima. Pengisian kembali dana kas kecil menggunakan uang tagihan yang diterima apabila direktur tidak ada ditempat atau dana yang akan dicairkan di Bank tidak mencukupi. Kasir kas kecil merangkap sebagai pemegang uang tagihan. Adapun fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah sebagai berikut: 1) Kasir Kas Kecil Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat permintaan pengisian kembali dana kas kecil dengan menggunakan bukti kas keluar (BKK). Kemudian menyerahkan BKK kepada HRD/ADM Finance. Setelah BKK diotorisasi oleh HRD/ADM Finance, maka kasir kas kecil akan mengambil uang tagihan sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK, kemudian menyimpan uang tunai di petty cash box. BKK akan diarsip menurut urut tanggal dan kasir kas kecil akan mencatat pengisian kembali dana kas kecil pada catatan kas keluar harian, kemudian akan menjurnalnya pada program Accurate. 2) HRD/ADM Finance Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima BKK dari kasir kas kecil, kemudian mengotorisasinya dan menyerahkan BKK tersebut kepada kasir kas kecil.

70 56 c. Pengisian kembali dengan menggunakan pinjaman uang koperasi. Pengisian kembali dana kas kecil menggunakan pinjaman uang koperasi apabila uang tagihan telah disetor ke bank. Adapun fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah sebagai berikut: 1) Kasir Kas Kecil Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat permintaan pengisian kembali dana kas kecil dengan menggunakan bukti kas keluar (BKK) sebanyak 2 (dua) lembar. Kemudian menyerahkan BKK lembar 1 & 2 kepada HRD/ADM Finance. Setelah BKK diotorisasi oleh HRD/ADM Finance dan Department Adm, maka kasir kas kecil akan menerima uang dari Department Adm sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK beserta BKK lembar 1. Kemudian kasir kas kecil akan menyimpan uang tunai di petty cash box. BKK lembar 1 akan diarsip menurut urut tanggal dan kasir kas kecil akan mencatat pengisian kembali dana kas kecil pada catatan kas keluar harian, kemudian akan menjurnalnya pada program Accurate. 2) HRD/ADM Finance Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengotorisasi BKK lembar 1 dan 2 yang diterima dari kasir kas kecil. Kemudian menyerahkan BKK lembar 1 dan 2 tersebut kepada Department Adm. 3) Department Adm Department Adm adalah bagian yang memegang uang koperasi perusahaan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengotorisasi BKK lembar 1 dan 2 yang telah

71 57 diotorisasi sebelumnya oleh HRD/ADM Finance. Kemudian menyerahkan uang sesuai dengan jumlah yang terdapat pada BKK kepada kasir kas kecil beserta BKK lembar 1. BKK lembar 2 akan diarsip menurut urut tanggal Dokumen yang terkait dengan Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis 1) Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi untuk permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang dibuat oleh kasir kas kecil. 2) Cek Dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Setelah cek dicairkan maka uang tersebut akan digunakan untuk pengisian kembali dana kas kecil Flowchart Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis a. Pengisian kembali dengan menggunakan cek.

72 58 Kasir Kas Kecil DIREKTUR Mulai 1 Mengeluarkan Cek Meminta Persetujuan Direktur untuk Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Cek Menggandakan Cek Cek Mengotorisasi Cek Disetujui? YA Cek (Fotokopi) Cek TIDAK Menguangkan Cek ke Bank 1 Menyimpan Uang Tunai Mencatat Pengeluaran Dana Kas Kecil Kas Harian Mencatat Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil T Gambar 4.6 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan Cek

73 59 b. Pengisian kembali dengan menggunakan uang tagihan yang diterima. Kasir Kas Kecil HRD/ADM Finance Mulai 2 1 Membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil menggunakan Bukti Kas Keluar (BKK) BKK Mengambil Uang Tagihan BKK Mengotorisasi BKK BKK 1 Menyimpan Uang tunai BKK 2 Mencatat Pengeluaran Dana Kas Kecil Kas Harian Mencatat Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil T Gambar 4.7 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan Uang Tagihan yang diterima

74 60 c. Pengisian kembali dengan menggunakan pinjaman uang koperasi. Kasir Kas Kecil HRD/ADM Finance Department Adm. Mulai Membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil menggunakan Bukti Kas Keluar (BKK) Menerima Uang BKK 1 BKK BKK 1 2 BKK BKK 1 2 BKK BKK 1 2 Menyimpan Uang Tunai Mengotorisasi BKK BKK 2 Mengotorisasi BKK BKK 2 BKK 1 BKK 1 1 Mencatat Pengeluaran Dana Kas Kecil Kas Harian 2 Menyerahkan Uang T 3 Mencatat Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil T Gambar 4.8 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan Pinjaman Uang Koperasi

75 Dokumen yang digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil a. Bukti Kas Keluar (BKK) b. Dokumen Pendukung (DP) c. Cek d. Catatan Keluar Kas Harian e. Jurnal Dana Kas Kecil Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Pencatatan Pembentukan Dana Kas Kecil Adapun pencatatan jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel 4.1 Pencatatan Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Tanggal Keterangan Debit Kredit Jan Kas IDR Bank Niaga (Mencatat pembentukan kas kecil) Sumber: CV Mitra Dinamis Pencatatan Pengeluaran Dana Kas Kecil Pencatatan jurnal pada pengeluaran dana kas kecil dilakukan pada saat kasir kas kecil mengeluarkan uang untuk pemakai dana kas kecil. Adapun pencatatan jurnal pada saat pengeluaran dana kas kecil periode februari dan maret 2012 dapat dilihat pada tabel 4.2.

76 62 Tabel 4.2 Pencatatan Pengeluaran Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis Tanggal Keterangan Debit Kredit Feb Biaya Transportasi Pulsa Operasional Persediaan Barang Dagangan Rumah Tangga Kantor Media Biaya Operasional Workshop Kas IDR Biaya Operasional Workshop Biaya Transportasi Materai Post Gaji Karyawan Security Kas IDR Biaya Transportasi Pulsa Operasional Rumah Tangga Kantor Tunjangan Makan Karyawan Biaya Operasional Workshop Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Sertifikat & Dok.Perizinan Rumah Tangga Kantor Kas IDR

77 63 Tanggal Keterangan Debit Kredit 06 Biaya Transportasi Rumah Tangga Kantor Biaya Operasional Workshop Uang Tunai Bos IDR Post Prive Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Perawatan dan Pemeliharaan Kendaraan Uang Tunai Bos IDR Pinjaman Koperasi Kas IDR Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Biaya Transportasi Rumah Tangga Kantor Post Pinjaman Koperasi Kas IDR Biaya Transportasi Post Biaya Operasional Workshop Rumah Tangga Kantor Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Pinjaman Koperasi Kas IDR

78 64 Tanggal Keterangan Debit Kredit 10 Perbaikan & Install Komputer Biaya Transportasi Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Biaya Print & Foto Copy Media Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Perawatan & Pemeliharaan Kendaraan Rumah Tangga Kantor Kas IDR Biaya Transportasi Materai Biaya Kebersihan Mitra Tunjangan Makan Karyawan Prive Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Rumah Tangga Kantor Tunjangan Rumah Karyawan Post Kas IDR

79 65 Tanggal Keterangan Debit Kredit 15 Seminar & Training Biaya Transportasi Rumah Tangga Kantor Media Peralatan Kantor Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Seminar & Training Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Rumah Tangga Kantor Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Tunjangan Makan Karyawan Perbaikan & Install Komputer Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Seminar & Training Kas IDR

80 66 Tanggal Keterangan Debit Kredit 20 Biaya Transportasi Tunjangan Makan Karyawan Materai Kas IDR Biaya Transportasi Rumah Tangga Kantor Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Entertaintment Prive Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Perawatan & Pemeliharaan Kendaraan Post Komisi Penjualan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Rumah Tangga Kantor Tunjangan Makan Karyawan Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Kas IDR

81 67 Tanggal Keterangan Debit Kredit 24 Biaya Transportasi Biaya Perjalanan Dinas Karyawan Biaya Operasional Workshop Rumah Tangga Kantor Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Materai Post Tunjangan Makan Karyawan Rumah Tangga Kantor Biaya Operasional Workshop Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Biaya Transportasi Rumah Tangga Kantor Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Tunjangan Makan Karyawan Post

82 68 Tanggal Keterangan Debit Kredit Perawatan & Pemeliharaan Kendaraan Kas IDR Biaya Transportasi Materai Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Mar Biaya Transportasi Gaji Karyawan Biaya Operasional Workshop Rumah Tangga Kantor Tunjangan Makan Karyawan Biaya Perjalanan Dinas Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Pulsa Operasional Prive Tunjangan Makan Karyawan Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos Kas IDR Biaya Transportasi Post Biaya Print & Foto Copy Biaya Operasional Workshop

83 69 Tanggal Keterangan Debit Kredit Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Rumah Tangga Kantor Perbaikan dan Install Komputer Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Rumah Tangga Kantor Biaya Sertifikat & Dok. Perizinan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Persediaan Barang Dagangan Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Biaya Perjalanan Dinas Karyawan Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Perjalanan Dinas Karyawan Biaya Opersional Workshop Biaya Transportasi

84 70 Tanggal Keterangan Debit Kredit Tunjangan Makan Karyawan Biaya Kebersihan Mitra Persediaan Barang Dagangan Kas IDR Biaya Transportasi Post Biaya Operasional Workshop Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Tunjangan Makan Karyawan Persediaan Barang Dagangan Media Prive Kas IDR Biaya Transportasi Tunjangan Makan Karyawan Biaya Operasional Workshop Seminar & Training Prive Post Kas IDR Biaya Transportasi Post Materai Rumah Tangga Kantor

85 71 Tanggal Keterangan Debit Kredit Komisi Penjualan Biaya Iklan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Rumah Tangga Kantor Persediaan Barang Dagangan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Perbaikan & Install Komputer Biaya Pajak Kendaraan Operasional Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR

86 72 Tanggal Keterangan Debit Kredit 16 Biaya Transportasi Rumah Tangga Kantor Biaya Operasional Workshop Peralatan Kantor Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Persediaan Barang Dagangan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Pajak Kendaraan Operasional Air, Listrik & Telepon PPh Pasal Biaya Operasional Workshop Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Biaya Print & Foto Copy Tunjangan Makan Karyawan

87 73 Tanggal Keterangan Debit Kredit Persediaan Barang Dagangan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Persediaan Barang Dagangan Uang Tunai Bos IDR Pinjaman Koperasi Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Operasional Workshop Biaya Transportasi Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Rumah Tangga Kantor Persediaan Barang Dagangan Tunjangan Makan Karyawan Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Biaya Operasional Workshop

88 74 Tanggal Keterangan Debit Kredit Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Materai Persedian Barang Dagangan Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Rumah Tangga Kantor Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Persediaan Suplies Kantor Tunjangan Makan Karyawan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Biaya Operasional Workshop Tunjangan Makan Karyawan Persediaan Barang Dagangan Kas IDR Biaya Transportasi Biaya Operasional Workshop

89 75 Tanggal Keterangan Debit Kredit Komisi Penjualan Tunjangan Makan Karyawan Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Biaya Transportasi Tunjangan Makan Karyawan Biaya Operasional Workshop Biaya Sertifikat & Dok Perizinan Kas IDR (Mencatat pengeluaran kas kecil) Sumber: CV Mitra Dinamis Pencatatan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit, maka akan dilakukan pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu, dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pencatatan Pengisian Kembali pada CV Mitra Dinamis terdapat 3 (tiga) pencatatan sesuai dengan sumber uang yang akan digunakan untuk pengisian kembali dana kas kecil. Adapun

90 76 pencatatan jurnal pada saat pengisian kembali dana kas kecil periode februari dan maret 2012 dapat dilihat pada tabel 4.3. Tabel 4.3 Pencatatan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Tanggal Keterangan Debit Kredit Feb 2 Kas IDR Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR ,500,000 7 Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Bank NIAGA IDR Kas IDR Pinjaman Koperasi Kas IDR Uang Tunai Bos IDR

91 77 Tanggal Keterangan Debit Kredit 20 Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Bank NIAGA IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Pinjaman Koperasi Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Mar 1 Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Pinjaman Koperasi Bank NIAGA IDR

92 78 Tanggal Keterangan Debit Kredit 5 Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Bank NIAGA IDR Kas IDR Pinjaman Koperasi Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR

93 79 Tanggal Keterangan Debit Kredit 19 Kas IDR Bank NIAGA IDR Kas IDR Bank NIAGA IDR Kas IDR Uang Tunai Bos IDR Kas IDR Bank NIAGA IDR (Mencatat pengisian kembali kas kecil) Sumber: CV Mitra Dinamis 4.2 Analisis Pengelolaan dan Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Analisis Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang dilakukan penulis, prosedur pengisian kembali dana kas kecil diawali dari permintaan pengisian kembali dana kas kecil oleh kasir kas kecil dengan menggunakan bukti kas keluar (BKK). Prosedur pengisian kembali dana kas kecil terdiri dari 3 (tiga) prosedur sesuai dengan sumber uang yang digunakan untuk pengisian kembali dana kas kecil. Masing-masing prosedur akan dilakukan pengotorisasian BKK oleh pihak yang berwenang. Setelah diotorisasi, maka kasir kas kecil akan menerima uang untuk pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan jumlah yang tertera pada BKK.

94 80 Prosedur pengisian kembali dana kas kecil yang ada pada CV Mitra Dinamis tidak sesuai dengan teori, karena kasir kas kecil menggunakan bukti kas keluar (BKK) pada saat melakukan permintaan pengisian kembali dana kas kecil Analisis Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis menggunakan sistem fluktuatif, karena jumlah nominalnya yang berubah-ubah pada saat pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan aktivitas perusahaan dan langsung dicatat pada saat pengeluaran dana kas kecil. Pada pembentukan dana kas kecil langsung dicatat ke dalam jurnal dengan mendebit akun kas IDR dan mengkredit akun Bank Niaga. Ketika terjadi pengeluaran dana kas kecil, kasir kas kecil akan langsung mencatat jurnal sesuai dengan BKK yang diterima yaitu dengan mendebit akun biaya dan mengkredit akun kas IDR Kemudian pada saat pengisian kembali dana kas kecil jurnal yang dicatat yaitu dengan mendebit akun kas IDR 2012 dan mengkredit akun Bank Niaga IDR Tabel 4.4 menunjukkan perbandingan antara pencatatan jurnal pada CV Mitra Dinamis dengan teori. Tabel 4.4 Perbandingan Pencatatan Kas Kecil No Keterangan Perusahaan Teori 1 Pembentukan Dana Kas Kecil Kas IDR Bank Niaga Dana Kas Kecil Kas Sesuai/Tidak Sesuai Tidak Sesuai

95 Pengeluaran Dana Kas Kecil Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Biaya Kas IDR 2012 Kas IDR Bank Niaga Sumber: CV Mitra Dinamis & Sugiri dan Sumiyana (2005). Biaya Dana Kas Kecil Dana Kas Kecil Kas Tidak Sesuai Tidak Sesuai CV Mitra Dinamis memakai akun Kas IDR dalam mencatat dana kas kecil karena tidak memiliki akun dana kas kecil. Berdasarkan uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa metode pencatatan dana kas kecil dengan sistem fluktuatif pada CV Mitra Dinamis tidak sesuai dengan teori. 4.3 Solusi Prosedur dan Metode Pencatatan Dana Kas Kecil yang Tidak Sesuai dengan Teori Berdasarkan analisis yang dilakukan penulis, terdapat beberapa kegiatan dana kas kecil yang tidak sesuai dengan teori. Pada prosedur pengisian kembali dana kas kecil, kasir kas kecil menggunakan bukti kas keluar (BKK). Seharusnya menurut teori pada saat pengisian kembali dana kas kecil harus menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Jadi, sebaiknya CV Mitra Dinamis membuat formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dibuat agar bisa dibedakan antara dokumen pada saat permintaan pengeluaran dana kas kecil dengan dokumen pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Sedangkan pada metode pencatatan dana kas kecil yang menggunakan sistem fluktuatif juga tidak sesuai dengan teori. Pencatatan yang disarankan oleh penulis, bisa dilihat pada table 4.5 berikut ini:

96 82 Tabel 4.5 Pencatatan yang disarankan No Keterangan Perusahaan 1 Pembentukan Dana Kas Kecil Kas IDR Bank Niaga Pencatatan yang disarankan Dana Kas Kecil Bank Niaga 2 Pengeluaran Dana Kas Kecil Biaya Kas IDR 2012 Biaya Dana Kas Kecil 3 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Kas IDR Bank Niaga Dana Kas Kecil Bank Niaga Jadi sebaiknya CV Mitra Dinamis membuat kebijakan untuk membentuk akun dana kas kecil untuk mencatatan pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan rutin. Hal ini dilakukan agar dapat dipisahkan antara pencatatan dana kas kecil dengan pencatatan selain dana kas kecil yang berhubungan dengan kas.

97 DAFTAR PUSTAKA Anthon. (2003). Peranan Pengendalian Intern Kas Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Kas (Studi Kasus Pada PT X ). Skripsi. Bandung: Program Sarjana. Universitas Widyatama. Baridwan, Zaki. (2004). Intermediate Accounting. Yogyakarta: BPII-411. Gade, Muhammad. (2005). Akuntansi Keuangan Menengah I. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jusup, Al. Haryono (2005). Dasar-Dasar Akuntansi. Edisi 6. Jilid 2. STIE YKPN. Yogyakarta. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Riyadi, Slamet. (2011). Analisis Metode Dana Kas Kecil Pada PT Mass Sarana Motorama. Skripsi. Jakarta: Program Sarjana. Universitas Gunadarma. Sugiri, Slamet dan Sumiyana. (2005). Akuntansi Keuangan Menengah. Yogyakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada. 85

98 BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pada pembahasan yang telah dijabarkan pada bab IV, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: a. Prosedur pengelolaan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis terdiri dari 3 (tiga) prosedur yaitu: prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur pengeluaran dan pertanggungjawaban dana kas kecil serta prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Sedangkan metode pencatatan dana kas kecil menggunakan sistem fluktuatif, hal ini bisa dilihat dari cara pencatatan jurnalnya yang langsung dicatat oleh kasir kas kecil pada saat pengeluaran dana kas kecil, dan juga pada saat pengisian kembali dana kas kecil yang jumlah nominalnya berubah-ubah sesuai dengan aktivitas perusahaan. b. Metode pencatatan dana kas kecil menggunakan sistem fluktuatif tidak sesuai dengan teori, hal ini karena pada pencatatannya menggunakan akun Kas. Selanjutnya pada prosedur pengisian kembali dana kas kecil juga tidak sesuai dengan teori, karena pada saat kasir kas kecil melakukan permintaan pengisian kembali dana kas kecil menggunakan bukti kas keluar (BKK). c. Solusi untuk pencatatan dana kas kecil yang tidak sesuai dengan teori yaitu, sebaiknya perusahaan membuat kebijakan untuk membentuk akun dana kas kecil yang digunakan untuk mencatat pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan rutin. Selanjutnya solusi pada prosedur pengisian kembali dana kas kecil yang tidak sesuai dengan teori yaitu, sebaiknya kasir 83

99 84 kas kecil menggunakan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil pada saat melakukan permintaan pengisian kembali dana kas kecil, bukan menggunakan bukti kas keluar (BKK). 5.2 Saran Adapun saran yang dapat penulis sampaikan dari hasil penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Sebaiknya CV Mitra Dinamis mengikuti tujuan awal pembentukan dana kas kecil, yaitu digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin dan jumlahnya relatif kecil. Dan juga sebaiknya membuat kebijakan dengan membentuk akun dana kas kecil, ini dilakukan agar pengelolaan dana kas kecil dapat berjalan dengan efektif. b. Untuk mencegah agar tidak terjadi penyelewengan yang akan merugikan perusahaan, sebaiknya dilakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap pelaksanaan dana kas kecil. c. Selain dilakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap pelaksanaan dana kas kecil, sebaiknya diadakan rolling atau pertukaran karyawan pada kasir kas kecil sehingga terhindar dari penyalahgunaan atau penyelewangan yang mungkin saja terjadi pada perusahaan. d. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan untuk menetapkan batas jumlah uang yang akan digunakan untuk dana kas kecil, karena apabila jumlah dana kas kecil lebih besar dari jumlah kebutuhan akan berakibat jumlah kas yang tertanam didalam perusahaan semakin besar dan semakin banyak uang yang menganggur dan tidak produktif.

100

101 Lampiran 1 Daftar Pertanyaan 1. Bagian-bagian apa saja yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil? 2. Dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam dana kas kecil? 3. Bagaimana prosedur dana kas kecil di CV. Mitra Dinamis mulai dari prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur pertanggungjawaban dan pemakaian dana kas kecil serta prosedur pengisian kembali dana kas kecil? 4. Bagaimana sistem pencatatan dana kas kecil di CV. Mitra Dinamis?

102 Lampiran 2

103 Lampiran 3

104 Lampiran 4