UNTUK KELAS X SEMESTER GENAP

Transkripsi

1 UNTUK KELAS X SEMESTER GENAP Berdasarkan Kurikulum 2013 Oleh: Khoirun Nisa Nafisah UNIVERSITAS NEGERI MALANG DESEMBER 2016 pg. 1

2 KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT sehingga kami dapat menyelesaikan sebuah modul Pengembangan Bahan Ajar Pengantar Akuntansi untuk kelas X SMK di semester genap ini. Modul yang berisi tentang Kas terutama mengenai alur pembayaran uang tunai melalui kas. Modul ini juga disusun berorientasi pada K13 (Kurikulum 2013) yang bertujuan agar siswa mampu menjelaskan tentang Apa definisi dari kas serta alur pembayaran uang tunai di tiap materi tersebut. Bertolak dari apa yang harus diajarkan, bagaimana cara mengajarkannya serta bagaimana cara mengatahui bahwa yang kita ajarkan dapat dipahami oleh siswa, maka modul ini berisikan teori dan praktek serta latihan dan tugas yang dikerjakan siswa agar lebih trampil juga diberikan soal-soal untuk evaluasi yang didesain sedemikian, sehingga mudah untuk dipelajari, dipahami dan diaplikasikan. Modul ini diharapkan dapat memberikan bekal kemampuan minimal yang harus dikuasai siswa tentang pengertian Administrasi Gaji dan upah yang dapat menambah pengetahuan setiap siswa. Semoga modul ini berguna bagi pembelajaran Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran di lingkungan siswa SMK khususnya dan umumnya bagi pembaca. Akhir kata, segala saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan modul ini saya terima kasih dengan tangan terbuka. Malang, 6 Desember 2016 Penulis pg. 2

3 PENGANTAR ADMINISTRASI KEUANGAN KI 1 KI 2 KI 3 KI 4 KOMPETENSI INTI : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. MATERI PEMBELAJARAN: KOMPETENSI DASAR 3.4 Menelaah alur pembayaran uang tunai melalui kas Pengertian Kas Pengertian Transaksi Dan Administrasi Transaksi Alur Bukti Transaksi Kas Kecil Alat Yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Kas Kecil Alur Pembayaran Contoh Nyata Penerapan Alur Pembayaran Uang Tunai Melalui Kas pg. 3

4 PETUNJUK BELAJAR 1. Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik. b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Tanyakan apabila masih belum memahami isi modul ini. c. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggungjawab. d. Untuk kegiatan praktik, diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahami teori yang mendukung materi praktik. e. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat tersebut. 2. Guru a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan. b. Bimbinglah peserta didik agar tidak mendapatkan kesulitan dalam mempelajari modul ini. c. Berilah kesempatan bertanya pada peserta didik. d. Berikan lebih banyak latihan atau pekerjaan pada peserta didik agar lebih memahami lebih dalam kompentensi yang telah diajarkan. e. Berikan evaluasi untuk kemajuan belajar, sehingga tujuan akhir dapat tercapai dengan baik. pg. 4

5 DAFTAR ISI Kata Pengantar 2 Kompetensi Inti 3 Kompetensi Dasar 3 Petunjuk Belajar.. 4 Daftar Isi... 5 Paparan Isi Materi 6 A. Pengertian Kas 6 B. Pengertian Transaksi Dan Administrasi Transaksi 8 C. Alur Bukti Transaksi 11 D. Kas Kecil. 13 E. Peralatan Yang Dibutuhkan Untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil 14 F. Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Alur Pembayaran Prosedur Pembayaran Atau Penerimaan Melalui Kas. 22 Contoh Nyata Penerapan AlurPembayaran Uang Tunai Melalui Kas 24 Soal Latihan 28 Lembar Penilaian Daftar pustaka 30 pg. 5

6 PAPARAN MATERI A. PENGERTIAN KAS Menurut Kamus Besar Indonesia, kas adalah tempat penyimpanan uang, tempat membayar, atau menerima uang, dan peri kayu sebagai alat untuk mengirim barang. Menurut James Cashin, kas adalah alat penukar berupa uang kertas, uang logam, deposito yang segera dapat ditarik, rekening giro, dana kas kecil, bank draft, cek, cek pribadi, dan alat penukar uang atau money order. Menurut pengertian akuntansi, kas adalah alat pertukaran yang diterima untuk melunasi utang atau kewajiban membayar, dapat diterima sebagai setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, termasuk juga simpanan di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kas dapat berisi uang tunai dan kertas-kertas berharga yang bernilai uang. Dengan demikian, pengurusan kas tidak hanya mengurus uang tunai semata yang digunakan sebagai alat pembayaran lainnya, tetapi mengurus pula kertas berharga yang bukan berwujud uang tunai. Dalam kamus Istilah Akuntansi dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan). Dalam modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. pg. 6

7 Agar pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas. Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya. Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap. Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank). ~{Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas. Maka TANPA KAS, PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.}~ pg. 7

8 B. PENGERTIAN TRANSAKSI DAN ADMINISTRASI TRANSAKSI 1. Pengertian Transaksi dan Administrasi Transaksi Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya. Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain. 2. Jenis-Jenis transaksi Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu : a) Trasnsaksi internal Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagianbagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor. b) Transaksi eksternal Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang. Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang. pg. 8

9 Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi : 1. Bukti transaksi internal, yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk. 2. Bukti transaksi eksternal, yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain : a) Faktur ( invoice ) Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit. b) Kuitansi ( official Receipt ) Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp ,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,- c) Nota debet ( Debit Memo ) Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit. pg. 9

10 d) Nota kredit ( Credit Memo) Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet. e) Cek ( Cheque ) Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro. Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. f) Bilyet giro Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya. g) Rekening Koran Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank. pg. 10

11 C. ALUR BUKTI TRANSAKSI 1. Alur transaksi pembelian proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi melakukan survei pasar menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan layanan purna jual membuat daftar barang yang akan dibeli mengirimkan surat pesanan membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier menerima barang menerima barang sesuai dengan pesanan membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas. 2. Alur penjualan tunai proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis ) negosiasi membuat dan menandatangani surat perjanjian membuat faktur ( invoice ) memeriksa barang yang dijual menerima pembayaran membuat bukti transaksi mengirim barang yang dijual 3. Alur penjualan kredit proses penjualan dimulai dari permintaan pg. 11

12 negosiasi menerima aplikasi kredit melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan membuat surat perjanjian penjualan kredit membuat bukti transaksi menyerahkan barang 4. Alur penerimaan kas dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan menghitung jumlah transaksi menerima pembayaran memeriksa keabsahan uang yang diterima membuat bukti transaksi 5. Alur pengeluaran uang kas dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan pembayaran biaya- biaya menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya memeriksa keabsahan bukti melekukan pembayaran menerima bukti transaksi pg. 12

13 D. KAS KECIL Dalam pembayaran dengan uang tunai, kita akan menggunakan kas kecil. Kas Kecil adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluranpengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil, misalnya dibawah Rp ,-. Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja. Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu. Sebenarnya, ada satu tipe kas lagi yaitu kas umum. Kas umum adalah kas yang digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lainlain.tetapi kali ini kita tidak akan membahas kas umum. Tujuan dibentuknya Kas Kecil pg. 13

14 Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: 1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. 2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh : Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek. 3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana. E. PERALATAN YANG DIBUTUHKAN UNTUK PENGELOLAAN DANA KAS Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain: 1. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil 2. Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil 3. Jurnal pengeluaran kas 4. Buku jurnal kas kecil 5. Buku laporan penggunaan dana kas kecil 6. Bukti pengeluaran kas kecil 7. Alat tulis dan alat hitung. pg. 14

15 F. PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL ALUR PEMBAYARAN Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut. a) Pembentukan Dana Kas Kecil Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil. Contoh: Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp ,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah, Maret 1 Kas Kecil... Rp ,00 Kas... Rp ,00 pg. 15

16 b) Pembayaran Melalui Kas Kecil Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan Bukti Pengeluaran Kas Kecil atau Voucher Kas Kecil. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp ,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan. pg. 16

17 Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran, perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang. Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran, perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang. Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb: 1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran 2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf 3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil 4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas. pg. 17

18 c) Pengisian kembali kas kecil Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara : 1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas 2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil. 3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan. Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula. Contoh: Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp ,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp ,00; biaya angkut pembelian Rp ,00; perlengkapan kantor Rp ,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp pg. 18

19 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut: Maret 15 Biaya Pos... Rp ,00 Biaya Angkut Pembelian... Rp ,00 Perlengkapan Kantor... Rp ,00 Macam-macam Biaya... Rp 5.000,00 Kas... Rp ,00 (Untuk mengisi kembali dana kas kecil) Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil. Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp ,00 (Rp ,00 Rp ,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp ,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp ,00 agar dana kembali menjadi Rp ,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas). Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp ,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp ,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lainlain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain. pg. 19

20 Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan. Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena: 1. Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil. 2. Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda Telah Dibayar. Kegiatan proses pencatatan meliputi beberapa kegiatan, yaitu: - Penerimaan dan penyimpanan, penggunaan dan pertanggung jawabannya. Penerimaan Setiap penerimaan uang harus dicatat oleh bendaharawan dalam buku kas umum dan buku kas pembantu sesuai dengan jenis penerimannya, yang meliputi: 1. Buku kas umum Buku kas umum yaitu buku yang digunakan untuk pencatatan penerimaan dan pengeluaran dana untuk semua mata anggaran dari satu jenis sumber pendapatan. 2. Buku kas pembantu Buku kas pembantu adalah buku yang digunakan untuk pencatatan dan penggunaan dari setiap mata anggaran dari satu jenis sumber pendapatan (Buku kas Tabelaris). - Penyimpanan dan penggunaan keuangan harus disimpan di tempat yang aman, seperti brankas peti besi. Penyimpanan uang tunai sebaiknya secukupnya saja, sesuai dengan pg. 20

21 batas jumlah yang telah ditentukan, sehingga tidak perlu terjadi sisa pengeluaran dana demi keselamatan dana. Dana yang akan dikelurkan untuk membiayai kegiatan yang tercantum dalam RAPB, maka pengeluaran harus dapat dipertanggungjawabkan oelh bendahara secara sah, benar, efisien. - Pertanggung jawaban Laporan pertanggungjawaban keuangan dibuat secara tertulis oleh bendaharawan. Isi laporan pertanggungjawaban itu mengenai penerimaan dan pengeluaran dana sekolah dalam bentuk surat pertanggungjawaban (SPJ) yang dibuat setiap bulan dan setiap akhir tahun anggaran. Laporan tersebut, kadang-kadang dilengkapi dengan pemeriksaan langsung terhadap pembukuan dan penyimpanan uang tunai serta tanda bukti. pg. 21

22 Prosedur pembayaran atau penerimaan melalui kas, yaitu sebagai berikut : Staf aministrasi kantor atau sekertaris membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan. Jika permohonan disetujui, administamnya yang telah disetujui oleh pimpinan. Jika permohonan disetujui, administasi kantor atau sekertaris menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek. Staf administrasi kantor atau sekertaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Buku Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekertaris dan kasir atau bendahara serta diketahui oleh pimpinan dari kantor atau sekertaris tersebut, serta dilampiri dengan fotocopy cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor urut berdasarkan tanggal. Catat pemasukan kas ke dalam buku kas. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti yang khusus yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box, kemudian disimpan dalam lemari yang terkunci. Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner (map besar untuk menyimpan surat). Staf administrasi kantor atau sekertaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekertaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan serta sah menurut hukum. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekertaris harus mencatat pengeluaran tersebut kedalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar. pg. 22

23 Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar kedalam Buku Kas sesuai dengan system yang digunakan. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner. Buat laporan pertanggung jawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu juga seterusnya. pg. 23

24 CONTOH NYATA PENERAPAN ALUR PEMBAYARAN UANG TUNAI MELALUI KAS Untuk memperjelas bayangan siswa mengenai alur pembayaran uang tunai melalui kas ini, berikut kami berikan contoh nyata penerapan alur pembayaran uang tunai melalui kas dalam suatu kantor beserta job descriptionnya. 1. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 2. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 3. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas. 4. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip. 5. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier. 6. Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. pg. 24

25 7. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 8. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. Job desc dari masing-masing entitas: 1. Supplier Membuat faktur rangkap 2 Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran Lembar 2 : disimpan sebagai arsip Menerima data pembayaran (berupa uang cash) dari Bagian Pembayaran Membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2 Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 2 2. Bagian Pembayaran Menerima faktur dari Supplier Membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2 Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer Lembar 2 : disimpan sebagai arsip Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) beserta uang dari Bagian Pemegang Kas Melakukan pembayaran ke Supplier Menerima SPP lembar 1 dari Supplier Membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2 Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Akuntansi Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 3. Bagian Pemegang Kas pg. 25

26 Menerima SPPK yang telah disetujui dari Manajer Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3 Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran beserta uang Lembar 2 : dikirimkan ke Bagian Akuntansi Lembar 3 : disimpan sebagai arsip 4. Bagian Akuntansi Menerima BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas Menerima Laporan Pembayaran (LP) lembar 1 dari Bagian Pembayaran Membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2 Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 5 5. Manajer Menerima Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) lembar 1 Menyetujui SPPK dan mengirimkan SPPK tersebut ke Bagian Pemegang Kas Menerima Laporan Pengeluaran Kas (LPK) dari Bagian Akuntansi sebagai pertanggungjawaban. pg. 26

27 pg. 27

28 Jawablah pertanyaan berikut dengan jelas dan benar! 1. Apa pengertian akuntansi menurut James Cashin? 2. Bukti transaksi eksternal adalah bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Sebutkan dan jelaskan dengan singkat 7 bentuk alat bukti transaksi tersebut! 3. Kenapa kas kecil sangat penting dilakukan dalam kegiatan perusahaan? 4. Jelaskan dengan singkat / sederhana bagaimana alur pembayaran uang tunai pada kas kecil yang baik! 5. gambarkan jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil dalam kasus ini: Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp ,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp ,00; biaya angkut pembelian Rp ,00; perlengkapan kantor Rp ,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. pg. 28

29 LEMBAR PENILAIAN No Uraian Nilai Keterangan Paraf Guru 1. Kegiatan Belajar 1 Tugas Tes Formatif 2. Kegiatan Belajar 2 Tugas Tes Formatif 3. Kegiatan Belajar 3 Tugas Tes Formatif 4. Kegiatan Belajar 4 Tugas Tes Formatif EVALUASI AKHIR SEMESTER GANJIL pg. 29

30 DAFTAR PUSTAKA Hendi Soemantri, Drs. Pengantar Akuntansi SMK Tingkat 1, Armico: 2001 Mulyadi, Drs, Ak., Sistem Akuntansi,. UGM, Salemba Empat: _ kas_kecil// pg. 30